Villa Pardoes
Salesforce-klant sinds 2017
Villa Pardoes biedt gezinnen met zieke kinderen een onvergetelijk verblijf met de hulp van Salesforce
Lotte is tien jaar en heeft leukemie. Door de chemotherapie is ze vaak moe en somber. De strijd tegen deze ziekte is zwaar voor het hele gezin, maar tijdens een fantastische week in Villa Pardoes met haar ouders, grootouders en beste vriendinnetje kan ze weer even zorgeloos kind zijn. Tijdens het verblijf wordt bovendien in al haar medische behoeften voorzien.
Villa Pardoes biedt gezinnen met kinderen van vier tot twaalf met een levensbedreigende ziekte of aandoening een onvergetelijke gratis vakantie in Kaatsheuvel. De luxueuze vakantieverblijven bieden de kinderen de mogelijkheid om aan allerlei leuke activiteiten deel te nemen bij attractiepark de Efteling om de hoek of om gewoon even tot rust te komen met hun familie.
"Deze kinderen hebben last van een ernstige medische aandoening", vertelt Leonique Rijnen, gastencoördinator bij Villa Pardoes. "Salesforce helpt ons om ze een onvergetelijke vakantie te bezorgen en alle narigheid even te vergeten."
Boekingen voor vijftig weken per jaar regelen
Het resort telt negen vaste medewerkers en nog eens 220 vrijwilligers, waaronder tuiniers, chauffeurs, hosts, beheerders en fondsenwervers. Jaarlijks verwelkomt Villa Pardoes tot wel 600 gezinnen.
Na twintig jaar werken met papieren dossiers besloot de instelling te digitaliseren om de efficiëntie te verbeteren en ervoor te zorgen dat de verblijven ten minste vijftig weken per jaar maximale bezetting hebben. Zowel het aanmeldproces, waarbij moet worden geëvalueerd welke gezinnen in aanmerking komen en welke medische ondersteuning is vereist, als de fondsenwerving zijn getransformeerd met Salesforce. "We moeten onze uitgaven kunnen verantwoorden en eventuele risico's bij donaties identificeren voordat er problemen ontstaan", zegt Chantal Frijters, fondsenwerver bij Villa Pardoes.
Snelle verwerking van aanmeldingen
Met steun van partner Acuity heeft Villa Pardoes in 2019 een op de instelling afgestemd Salesforce Nonprofit Success Pack (NPSP) geïmplementeerd. Nu kan een aanvraag inclusief alle vereiste medische informatie in één dag worden verwerkt in plaats van vier weken. "Door Salesforce te combineren met een slimmer selectieproces hoeven gezinnen niet meer zo lang te wachten op een beslissing", legt Rijnen uit. "Het is geweldig dat we nu sneller uitnodigingen kunnen versturen terwijl het minder papierwerk kost."
De systemen van Villa Pardoes zitten vol persoonlijke medische data. Salesforce helpt deze essentiële informatie veilig en up-to-date te houden, zodat het team voor elk kind de juiste medische professional kan inschakelen. Daarnaast gebruikt de instelling de Docomotion-app uit de AppExchange om het opstellen van documenten en gebruik van digitale handtekeningen te vereenvoudigen, bijvoorbeeld wanneer ouders toestemming moeten geven voor het delen van medische informatie. Het fondsenwervingsteam gebruikt de app ook om sneller bedankbrieven te maken.
Sterkere relaties dankzij beter donatiebeheer
Met het NPSP kan het team verschillende soorten donaties van verschillende kanalen registreren, beheren en volgen – bijvoorbeeld donaties die zijn verkregen via fondsenwervingsevenementen of de website. Het platform heeft ook aangepaste functionaliteit waarmee het innen eenvoudiger is. "We hebben nu een beter overzicht van donaties en prognoses, en beschikken over rapporten met informatie over ontvangen fondsen, donateurs en de soorten organisaties die we benaderen", zegt Frijters. "Het is belangrijk dat we een goed beeld krijgen van het komende jaar, zodat we makkelijker voorspellingen kunnen maken en onze targets kunnen halen. Tot nu toe hebben we nog geen target gemist!"
Bij de registratie van een nieuwe donateur kan het volledige traject inclusief telefoontjes en e-mail worden gevolgd. Zo kan het team goed voorbereid communiceren, voor een naadloze ervaring. Een goede langetermijnrelatie is van wezenlijk belang, vooral met grote donateurs zoals de tien bedrijven die het afgelopen decennium regelmatig hebben gedoneerd. Zulke donateurs worden bijvoorbeeld uitgenodigd voor een gezellige avond pannenkoeken bakken in Villa Pardoes, zodat ze kunnen kennismaken met de bewoners en vrijwilligers en kunnen zien hoe het geld wordt besteed.
Een platform voor toekomstige innovatie
Hoewel Villa Pardoes nog niet zo lang gebruikmaakt van Salesforce, worden er elke dag meer processen gestroomlijnd. De volgende stap is het uitbreiden van de NPSP-functionaliteit om meer aspecten van een verblijf te kunnen documenteren, beheren en volgen. Zo heeft elk appartement specifieke voorzieningen voor specifieke medische behoeften. Door de toewijzing via Salesforce te beheren, kunnen gezinnen sneller en eenvoudiger worden ondergebracht. "Je kunt een gezin niet in een willekeurig appartement onderbrengen. Sommige verblijven zijn bijvoorbeeld geschikt voor rolstoelen, andere niet. Het is essentieel dat gezinnen over de juiste faciliteiten beschikken", legt Rijnen uit.
Villa Pardoes heeft ook een app gemaakt waarmee gasten al vóór hun verblijf meer informatie over de accommodatie kunnen krijgen, zich kunnen inschrijven voor activiteiten en foto's van hun ervaringen kunnen delen. De app wordt samen met de webshop geïntegreerd in Salesforce voor een 360 graden overzicht van de organisatie en een betere stroomlijning van het voorraadbeheer.
Tot slot is het ook nog de bedoeling het beheer van vrijwilligers naar het Salesforce-platform te migreren, zodat persoonlijke vaardigheden beter aan vacatures kunnen worden gekoppeld en persoonsgegevens beter kunnen worden beheerd.
"Dankzij de hulp van Salesforce kunnen ons team en de vrijwilligers onze gasten een geweldige vakantie bezorgen", zegt Rijnen. "Ik ben erg benieuwd wat de komende twaalf maanden vol innovatie allemaal gaan opleveren. Houd ons in de gaten!"
Ontdek soortgelijke verhalen
BNG Bank heeft klanten beter in beeld met Salesforce
Heb je vragen? Onze medewerkers helpen je graag.
