De volledige gids voor het maken van een salesprognose
Het opstellen van salesprognoses is zowel een kunst als een wetenschap. Lees verder en leer professionele prognoses maken.
Het maken van een salesprognose is zowel een kunst als een wetenschap. Nauwkeurige salesprognoses houden je baas tevreden en je bedrijf gezond. In deze gids vind je alles wat je moet weten over het maken van verkoopprognoses, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de geraamde omzet van je bedrijf en de verwachtingen realistisch kunt houden.
We hebben dit artikel samengesteld aan de hand van de belangrijkste vragen die salesteams hebben over het salesprognoseproces. De informatie is gebaseerd op onze interne gesprekken en meer dan 20 jaar ervaring in het ontwikkelen van salesoplossingen.
Als je een salesmanager bent die al helemaal thuis is in het hoe en waarom van verkoopprognoses, kun je voor meer relevante informatie meteen door naar de gedeelten waarin we een salesprognoseplan opstellen en tools aanreiken voor het verbeteren van salesprognoses. Het maken van dit soort prognoses is de afgelopen tijd alleen maar lastiger geworden, dus als je daar meer over wilt weten, ga dan naar het gedeelte Wat gebeurt er met salesprognoses in onzekere tijden.
Een salesprognose is een uitdrukking van de verwachte omzet. In een salesprognose wordt geschat hoeveel een bedrijf in een bepaalde periode van plan is te verkopen (bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar). De beste salesprognoses zijn zeer nauwkeurig.
Salesprognoses verschillen in waar ze hun data vandaan halen. Ze kunnen bijvoorbeeld zijn gebaseerd op de intuïtie van salesmedewerkers of zelfs op kunstmatige intelligentie (AI). Meer daarover vind je in het gedeelte over tools die worden gebruikt om de omzet te voorspellen. Alle salesprognoses beantwoorden twee belangrijke vragen:
- Hoeveel: Elke opportunity heeft een eigen verwachte opbrengst. Of dat nu 500 of 5 miljoen euro is, salesteams moeten één getal doorgeven dat die potentiële nieuwe omzet vertegenwoordigt. Om op dat getal te komen, houden ze rekening met alles wat ze weten over de prospect.
- Wanneer: Salesprognoses geven aan in welke maand of welk kwartaal of jaar het verkoopteam verwacht dat de omzet zal worden gerealiseerd.
Het is niet makkelijk om deze twee voorspellingen te doen. Salesteams houden bij het maken van prognoses dus rekening met het wie, wat, waar, waarom en hoe:
Wie: Salesteams stemmen hun prognoses af op de identiteit van hun prospects. Gaat het om besluitvormers of bijvoorbeeld influencers? Afhankelijk daarvan kunnen prognoses meer of minder nauwkeurig zijn.
Wat: Baseer prognoses op precies die oplossingen die je van plan bent te verkopen. Die oplossingen baseer je op hun beurt weer op de problemen die prospects hebben aangegeven en die jouw bedrijf als geen ander kan oplossen.
Waar: Waar wordt de aankoopbeslissing genomen en waar worden de producten daadwerkelijk gebruikt? Salesteams komen tot nauwkeurigere inzichten wanneer ze weten hoe de omgeving van hun prospect er uitziet (en hier op zijn minst een bezoek aan hebben gebracht).
Waarom: Waarom overweegt de prospect of bestaande klant überhaupt om een nieuwe dienst af te nemen van je bedrijf? Is er een belangrijke reden waarom dit nu aan de orde is? Als er geen dringende noodzaak of duidelijke reden is, loop je het risico dat de deal niet doorgaat.
Hoe: Hoe neemt deze prospect zijn aankoopbeslissingen meestal? Als je in je prognose geen rekening houdt met de wijze waarop de prospect dit momenteel doet en in het verleden heeft gedaan, kan de uitkomst onzeker blijven.
Waarom zijn salesprognoses belangrijk?
De volgende twee voorbeeldscenario's van een autofabrikant en een webwinkel, laten duidelijk zien waarom verkoopprognoses zo belangrijk zijn om een bedrijf gezond te houden.
Neem de autofabrikant: het bouwen van een auto duurt lang. De fabrikant heeft een ingewikkelde supply chain om ervoor te zorgen dat alle benodigde onderdelen beschikbaar zijn op het moment dat er auto's moeten worden geproduceerd. Zo wordt het aantal voor de verkoop beschikbare auto's afgestemd op de vraag.
Wanneer je iets online koopt, of dat nu bij een groot warenhuis of bij een kleine boetiek is, kun je zien wanneer je bestelling ongeveer wordt bezorgd. Als je bestelling een dag of een week later wordt bezorgd dan beloofd, heeft dat invloed op je mening over het bedrijf en zal je minder snel bereid zijn om er nog eens iets te kopen.
De salesprognose is in beide gevallen vergelijkbaar. Salesprognoses geven het bedrijf bijvoorbeeld informatie die nuttig is voor het plannen van resources voor de verzending van producten, het financieren van marketingcampagnes, het aannemen van personeel, enzovoort. Nauwkeurige verkoopprognoses zorgen voor een goed geoliede machine die voldoet aan de vraag van de klant, zowel nu als in de toekomst. En intern bij verkoopteams houdt de omzet die binnen de beoogde periode wordt gerealiseerd managers en medewerkers tevreden, net als een bestelling die op tijd wordt bezorgd.
Als een prognose niet klopt, loopt een bedrijf tegen problemen aan die gevolgen hebben over de hele linie, van de prijsbepaling tot de levering van producten aan de eindgebruiker. Maar als prognoses wel kloppen, kan het bedrijf gerichter investeren en bijvoorbeeld besluiten om twintig nieuwe ontwikkelaars in dienst te nemen in plaats van tien, of om een nieuw verkoopkantoor te bouwen in een belangrijke nieuwe regio.
Wie is verantwoordelijk voor salesprognoses?
Elke organisatie heeft personeel dat verantwoordelijk is voor salesprognoses. Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid bij de volgende teams:
Productmanagers: zij beginnen het proces en bepalen welke producten wanneer beschikbaar zullen zijn voor de verkoop.
Salesmanagers: zij bepalen de aantallen die hun teams gaan verkopen. Afhankelijk van de senioriteit van de manager, varieert de manier waarop prognoses worden vormgegeven. Eerstelijnsmanagers voorspellen bijvoorbeeld clusters van opportunities, terwijl derdelijnsmanagers een breed scala aan cijfers en historische percentages van gesloten deals bekijken om tot een algehele prognose te komen.
Salesmedewerkers: Rapporteren hun eigen cijfers aan hun managers.
Wie maakt er gebruik van salesprognoses?
Salesprognoses hebben invloed op vrijwel alle afdelingen in een bedrijf. De financiële afdeling gebruikt salesprognoses bijvoorbeeld om te bepalen wat er in een jaar of in een kwartaal moet worden geïnvesteerd. Productmanagers gebruiken ze om de vraag naar nieuwe producten te plannen. En de personeelsafdeling gebruikt prognoses om de werving van nieuw personeel af te stemmen op de ontwikkelingen binnen het bedrijf.
Tot op zekere hoogte hebben salesprognoses consequenties voor iedereen in het bedrijf.
Waarom maken bedrijven salesprognoses?
Het belangrijkste doel van salesprognoses is een nauwkeurig beeld te schetsen van de te verwachten omzet. Salesteams willen de verwachte doelen halen of overtreffen.
Als een salesprognose klopt, zullen de dagelijkse processen goed verlopen en zal het management tevreden zijn met de uitvoering van het plan. Als de prognose wordt overtroffen, kan het bedrijf beslissen hoe dat extra geld wordt geïnvesteerd – en is de algehele tevredenheid nog groter. En als de omzet de prognose constant overtreft, zal deze moeten worden aangepast voor maximale precisie.
Afgezien van het streven naar nauwkeurigheid hopen salesteams met hun prognoses twee simpele doelen te bereiken: een soepel verloop van zowel de interne als de externe bedrijfsprocessen.
Soepele interne processen: Wanneer de prognose uitkomt, zal frictie in de organisatie over alles wat met de inkomsten moet worden betaald als sneeuw voor de zon verdwijnen. Er hoeft dan niet te worden nagedacht over zaken zoals het inkrimpen van het personeelsbestand, het terugschroeven van de support of het stopzetten van productontwikkeling. In plaats daarvan loopt alles op rolletjes.
Soepele externe processen: Elk bedrijf wil zijn klanten en partners tevreden houden. Als de prognose wordt gehaald en de interne processen verlopen zoals het hoort, heeft je bedrijf ruimte om te investeren in externe marketingactiviteiten, servicekanalen, de gemeenschap en nog veel meer. Van buitenaf is te zien dat alles werkt zoals het hoort.
Maar wanneer de salesprognose niet wordt gehaald, zul je merken dat de sfeer binnen het bedrijf een stuk minder opgewekt is dan bij kloppende of zelfs betere resultaten. Het is dan ook jouw doel om het moreel en de samenwerking op peil te houden met een goede prognose.
Een salesprognoseplan opstellen – hoe doe je dat?
Het maken van een salesprognose is niet zomaar een actiepunt dat je van je takenlijst kunt afvinken. Het is een kracht die je moet blijven ontwikkelen. Hoewel je absoluut een framework moet maken voor je jaarlijkse salesprognoseplan, moet je zeker ook van tijd tot tijd je strategieën aanpassen om die kracht verder uit te bouwen.
Stel samen met je team een salesprognoseplan op door je te concentreren op drie primaire activiteiten:
- Getallen berekenen en periodes bepalen: In je plan moet je uitleggen hoe je het geschatte bedrag hebt berekend en voor welk tijdsbestek een prognose geldt. Zie het gedeelte 'Hoe kan CRM helpen bij het maken van prognoses?' verderop in dit artikel voor meer informatie over de tools die je hiervoor kunt gebruiken.
- Herzien en aanpassen: Je moet in je planning ook de mogelijkheid opnemen om je prognose op belangrijke momenten te herzien en zo nodig aan te passen. De meeste salesmanagers houden dagelijks bij hoe de ontwikkelingen zich verhouden tot de prognose! Maar je zult in de loop van het kwartaal ook momenten willen inplannen om nieuwe ontwikkelingen te bespreken.
- Patronen doorbreken: Ook de beste salesorganisaties moeten hun processen af en toe veranderen. Door je patronen te doorbreken vind je misschien wel nieuwe manieren om tot nog betere prognoses te komen. Probeer eens een niveau over te slaan, stel andere vragen, beoordeel de executive sponsors en bekijk de data vanuit verschillende invalshoeken.
Wat gebeurt er met salesprognoses in onzekere tijden?
Onvoorspelbare gebeurtenissen hebben een enorme impact op je salesprognose. Extreem weer, een economische crisis of een pandemie zoals COVID-19 zijn stuk voor stuk zaken die je prognose behoorlijk ondermijnen. Wat je dacht te weten over te verwachten omzetgroei kan ineens compleet op zijn kop komen te staan.
In uitzonderlijke omstandigheden willen sales- en financieel managers in je bedrijf snel antwoord op vragen als:
- Hoe ziet onze pipeline er vandaag uit?
- Wat gebeurt er in het beste én het slechtste geval?
- Hoe is de prognose veranderd ten opzichte van vorige week of vorige maand?
Je prognose omvat middelen, personeel, etc. (zie het gedeelte over het doel van salesprognoses). Dus hoewel dingen snel kunnen veranderen, is dat nog geen reden om te stoppen met het maken van prognoses.
Je zult begrijpen dat het geen goed idee is om je prognose opnieuw te berekenen op basis van dubieuze schattingen of giswerk. Vertrouw liever op een CRM-oplossing om in realtime een nauwkeurig beeld te krijgen van de status van deals en van wat er in de pipeline zit.
Tijdens een crisis moeten salesmedewerkers hun CRM voeden met data zodra gebeurtenissen zich voordoen. Managers hebben dan duidelijk zicht op de snel veranderende pipeline. Op basis van deze data kunnen er op managementniveau beslissingen worden genomen over de vraag waar salesmedewerkers hun tijd aan moeten besteden – en kunnen er nieuwe prognoses worden opgesteld. Een prognose is zo goed als de data die je salesteams aanleveren.
In onzekere tijden kunnen snelle toegang tot salesdata en de mogelijkheid om je beleid daarop aan te passen, het verschil maken tussen continuïteit en het einde van een bedrijf. Er is geen gouden formule voor het maken van een perfecte prognose tijdens een crisis of een ander onverwacht scenario. Maar door oplettend en nauwgezet bij te houden wat er in de pipeline zit en salesdata vaker dan gebruikelijk te analyseren, kun je toch trends zien en je prognose daarop aanpassen.
Empathie en aandacht zijn altijd belangrijk, en in dit soort situaties al helemaal. Je kunnen inleven in de problemen van je klanten en de zorg voor je eigen salesmedewerkers moeten op nummer één staan. Werk aan een vertrouwensband met interne en externe partners. Dat vertrouwen zal je in de toekomst helpen weer te groeien. Kom alles te weten over het onderhouden van klantrelaties als salesmanager, zowel op afstand als in tijden van crisis.
Hoe nauwkeurig zijn salesprognoses?
Onze ruim twintig jaar ervaring met de verkoop van salestools heeft laten zien dat in meer dan de helft van de gevallen (meer dan 50%) de prognose van salesmanagers binnen een marge van 10% van de werkelijkheid ligt.
Het gebeurt zelden dat prognoses binnen de 5% vallen, maar het komt voor. Als de realiteit niet meer dan 5% van je prognose afwijkt en je hebt te maken met een groot aantal opportunities, ben je een ster op het gebied van salesprognoses.
Welke tools kun je gebruiken om de omzet te voorspellen? En hoe voorspellen CRM-systemen de omzet?
Goede vraag! CRM (Customer Relationship Management) is het beste middel om tot een omzetprognose te komen. Met een CRM-oplossing kun je nieuwe klanten vinden, binnenhalen en tevreden houden. Salesforce is het toonaangevende CRM-systeem en geeft salesmanagers in realtime inzicht in de prognose van hun volledige team.
Sales Cloud is het onderdeel van Salesforce dat het meest wordt gebruikt door salesmanagers. Sales Cloud maakt een prognose van je omzet door je het volgende te bieden:
- Een nauwkeurig beeld van je hele bedrijf. Uitvoerige prognoses in Salesforce komen met een compleet overzicht van je pipeline.
- Een overzicht van je topverkopers. Zie welke verkopers goed op weg zijn hun doelen te overtreffen met leaderboards die tot op de minuut nauwkeurig zijn.
- Prognoses voor complexe salesteams. Zelfs als je bedrijf een complexe verkoopafdeling heeft, kan Salesforce uitkomst bieden. Met Overlay Splits kun je de juiste bedragen overboeken naar sales-overlays, op omzet, contractwaarde en nog veel meer.
In Salesforce is een prognose gebaseerd op de bruto optelling van een aantal opportunities. Je kunt een prognose zien als de som van geld of volume afgezet tegen een set parameters: eigenaar, tijd, prognosecategorieën, productfamilie en regio. Je kunt bij het maken van prognoses ook samenwerken met alle mensen die je daarvoor nodig hebt. Kijk eens naar dit screenshot van een scherm waarmee je de omzet kunt voorspellen op basis van samenwerkingsprognoses.
In onze eigen interne implementatie van Sales Cloud gebruiken we het prognosetabblad intensief om te zien hoe opportunities zich opstapelen. We kijken naar de kansen per salesmanager, bedrijfseenheid, manager en individuele personen.
We zijn ook gek op de rapporten en dashboards. Deze geven in eenvoudige en duidelijke bewoordingen aan waar de uitdagingen voor het bedrijf liggen. Het kan zijn dat vier van de vijf salesteams het juiste groeipercentage hebben en dat we ons alleen maar hoeven te richten op de achterblijver. Het kan zijn dat er bij een bepaald product vraagtekens worden gezet. De data creëren nieuwe mogelijkheden om onze omzet te laten groeien en om te zien wat er effectiever zou kunnen werken.
Hier is een voorbeeld van hoe het dashboard van een salesmanager er in het echt uit kan zien.
Wat ook zo fijn is aan een CRM zoals Salesforce is de hulp van AI. Sales Cloud Einstein biedt een objectieve kijk op wat er werkelijk gebeurt op het gebied van sales, zonder daarbij last te hebben van menselijke emoties. Einstein zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat een kans drie kwartalen op rij niet is benut – een ontdekking waar een medewerker die de data analyseert veel langer voor nodig zou hebben gehad. Einstein is je persoonlijke datawetenschapper die je prognoses en complete verkoopactiviteiten naar een nieuw niveau tilt.
Een voorbeeld: in het volgende screenshot zie je hoe Einstein een salesmedewerker waarschuwt dat het onwaarschijnlijk is dat een specifieke opportunity op tijd zal worden omgezet in een deal. Dit wordt ondersteund met data uit meerdere e-mail interacties.
Waarom helpt CRM meer dan andere methodes om prognoses te verbeteren?
Salesprognoses zijn aanzienlijk nauwkeuriger als je in plaats van een spreadsheet een CRM gebruikt. Als een bedrijf nog maar net is begonnen, vertrouwen salesteams voor het maken van hun salesprognose doorgaans op spreadsheets of andere simpele methoden. Dat kan tijdelijk werken, maar uiteindelijk zul je merken dat het niet meer te doen is.
De realiteit is dat verkopen complexer is dan ooit. Het omvat het hele spectrum, van hoe campagnes voor het genereren van vraag het doen tot hoe je telefoontjes naar potentiële klanten aankomen. Hoe meer je wilt verkopen, hoe meer je zult willen vertrouwen op een CRM.
De volledige gids voor het maken van een salesprognose
Het opstellen van salesprognoses is zowel een kunst als een wetenschap. Lees verder en leer professionele prognoses maken.
Het maken van een salesprognose is zowel een kunst als een wetenschap. Nauwkeurige salesprognoses houden je baas tevreden en je bedrijf gezond. In deze gids vind je alles wat je moet weten over het maken van verkoopprognoses, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de geraamde omzet van je bedrijf en de verwachtingen realistisch kunt houden.
We hebben dit artikel samengesteld aan de hand van de belangrijkste vragen die verkoopteams hebben over het salesprognoseproces. De informatie is gebaseerd op onze interne gesprekken en meer dan 20 jaar ervaring in het ontwikkelen van salesoplossingen.
Als je een salesmanager bent die al helemaal thuis is in het hoe en waarom van salesprognoses, kun je voor meer relevante informatie meteen door naar de gedeelten waarin we een salesprognoseplan opstellen en tools aanreiken voor het verbeteren van salesprognoses. Het maken van dit soort prognoses is de afgelopen tijd alleen maar lastiger geworden, dus als je daar meer over wilt weten, ga dan naar het gedeelte Wat gebeurt er met salesprognoses in onzekere tijden.
Wat is een salesprognose?
Een salesprognose is een uitdrukking van de verwachte omzet. In een salesprognose wordt geschat hoeveel een bedrijf in een bepaalde periode van plan is te verkopen (bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar). De beste salesprognoses zijn zeer nauwkeurig.
Salesprognoses verschillen in waar ze hun data vandaan halen. Ze kunnen bijvoorbeeld zijn gebaseerd op de intuïtie van salesmedewerkers of zelfs op kunstmatige intelligentie (AI). Meer daarover vind je in het gedeelte over tools die worden gebruikt om de omzet te voorspellen. Alle salesprognoses beantwoorden twee belangrijke vragen:
- Hoeveel: Elke opportunity heeft een eigen verwachte opbrengst. Of dat nu 500 of 5 miljoen euro is, verkoopteams moeten één getal doorgeven dat die potentiële nieuwe omzet vertegenwoordigt. Om op dat getal te komen, houden ze rekening met alles wat ze weten over de prospect.
- Wanneer: Salesprognoses geven aan in welke maand of welk kwartaal of jaar het salesteam verwacht dat de omzet zal worden gerealiseerd.
Het is niet makkelijk om deze twee voorspellingen te doen. Salesteams houden bij het maken van prognoses dus rekening met het wie, wat, waar, waarom en hoe:
Wie: Salesteams stemmen hun prognoses af op de identiteit van hun prospects. Gaat het om besluitvormers of bijvoorbeeld influencers? Afhankelijk daarvan kunnen prognoses meer of minder nauwkeurig zijn.
Wat: Baseer prognoses op precies die oplossingen die je van plan bent te verkopen. Die oplossingen baseer je op hun beurt weer op de problemen die prospects hebben aangegeven en die jouw bedrijf als geen ander kan oplossen.
Waar: Waar wordt de aankoopbeslissing genomen en waar worden de producten daadwerkelijk gebruikt? Salesteams komen tot nauwkeurigere inzichten wanneer ze weten hoe de omgeving van hun prospect er uitziet (en hier op zijn minst een bezoek aan hebben gebracht).
Waarom: Waarom overweegt de prospect of bestaande klant überhaupt om een nieuwe dienst af te nemen van je bedrijf? Is er een belangrijke reden waarom dit nu aan de orde is? Als er geen dringende noodzaak of duidelijke reden is, loop je het risico dat de deal niet doorgaat.
Hoe: Hoe neemt deze prospect zijn aankoopbeslissingen meestal? Als je in je prognose geen rekening houdt met de wijze waarop de prospect dit momenteel doet en in het verleden heeft gedaan, kan de uitkomst onzeker blijven.
Waarom zijn salesprognoses belangrijk?
De volgende twee voorbeeldscenario's van een autofabrikant en een webwinkel, laten duidelijk zien waarom salesprognoses zo belangrijk zijn om een bedrijf gezond te houden.
Neem de autofabrikant: het bouwen van een auto duurt lang. De fabrikant heeft een ingewikkelde supply chain om ervoor te zorgen dat alle benodigde onderdelen beschikbaar zijn op het moment dat er auto's moeten worden geproduceerd. Zo wordt het aantal voor de verkoop beschikbare auto's afgestemd op de vraag.
Wanneer je iets online koopt, of dat nu bij een groot warenhuis of bij een kleine boetiek is, kun je zien wanneer je bestelling ongeveer wordt bezorgd. Als je bestelling een dag of een week later wordt bezorgd dan beloofd, heeft dat invloed op je mening over het bedrijf en zal je minder snel bereid zijn om er nog eens iets te kopen.
De verkoopprognose is in beide gevallen vergelijkbaar. Salesprognoses geven het bedrijf bijvoorbeeld informatie die nuttig is voor het plannen van resources voor de verzending van producten, het financieren van marketingcampagnes, het aannemen van personeel, enzovoort. Nauwkeurige salesprognoses zorgen voor een goed geoliede machine die voldoet aan de vraag van de klant, zowel nu als in de toekomst. En intern bij salesteams houdt de omzet die binnen de beoogde periode wordt gerealiseerd managers en medewerkers tevreden, net als een bestelling die op tijd wordt bezorgd.
Als een prognose niet klopt, loopt een bedrijf tegen problemen aan die gevolgen hebben over de hele linie, van de prijsbepaling tot de levering van producten aan de eindgebruiker. Maar als prognoses wel kloppen, kan het bedrijf gerichter investeren en bijvoorbeeld besluiten om twintig nieuwe ontwikkelaars in dienst te nemen in plaats van tien, of om een nieuw verkoopkantoor te bouwen in een belangrijke nieuwe regio.
Wie is verantwoordelijk voor salesprognoses?
Elke organisatie heeft personeel dat verantwoordelijk is voor salesprognoses. Doorgaans ligt de verantwoordelijkheid bij de volgende teams:
Productmanagers: zij beginnen het proces en bepalen welke producten wanneer beschikbaar zullen zijn voor de verkoop.
Salesmanagers: zij bepalen de aantallen die hun teams gaan verkopen. Afhankelijk van de senioriteit van de manager, varieert de manier waarop prognoses worden vormgegeven. Eerstelijnsmanagers voorspellen bijvoorbeeld clusters van opportunities, terwijl derdelijnsmanagers een breed scala aan cijfers en historische percentages van gesloten deals bekijken om tot een algehele prognose te komen.
Salesmedewerkers: Rapporteren hun eigen cijfers aan hun managers.
Wie maakt er gebruik van salesprognoses?
Salesprognoses hebben invloed op vrijwel alle afdelingen in een bedrijf. De financiële afdeling gebruikt salesprognoses bijvoorbeeld om te bepalen wat er in een jaar of in een kwartaal moet worden geïnvesteerd. Productmanagers gebruiken ze om de vraag naar nieuwe producten te plannen. En de personeelsafdeling gebruikt prognoses om de werving van nieuw personeel af te stemmen op de ontwikkelingen binnen het bedrijf.
Tot op zekere hoogte hebben salesprognoses consequenties voor iedereen in het bedrijf.
Waarom maken bedrijven salesprognoses?
Het belangrijkste doel van salesprognoses is een nauwkeurig beeld te schetsen van de te verwachten omzet. Salesteams willen de verwachte doelen halen of overtreffen.
Als een salesprognose klopt, zullen de dagelijkse processen goed verlopen en zal het management tevreden zijn met de uitvoering van het plan. Als de prognose wordt overtroffen, kan het bedrijf beslissen hoe dat extra geld wordt geïnvesteerd – en is de algehele tevredenheid nog groter. En als de omzet de prognose constant overtreft, zal deze moeten worden aangepast voor maximale precisie.
Afgezien van het streven naar nauwkeurigheid hopen salesteams met hun prognoses twee simpele doelen te bereiken: een soepel verloop van zowel de interne als de externe bedrijfsprocessen.
Soepele interne processen: Wanneer de prognose uitkomt, zal frictie in de organisatie over alles wat met de inkomsten moet worden betaald als sneeuw voor de zon verdwijnen. Er hoeft dan niet te worden nagedacht over zaken zoals het inkrimpen van het personeelsbestand, het terugschroeven van de support of het stopzetten van productontwikkeling. In plaats daarvan loopt alles op rolletjes.
Soepele externe processen: Elk bedrijf wil zijn klanten en partners tevreden houden. Als de prognose wordt gehaald en de interne processen verlopen zoals het hoort, heeft je bedrijf ruimte om te investeren in externe marketingactiviteiten, servicekanalen, de gemeenschap en nog veel meer. Van buitenaf is te zien dat alles werkt zoals het hoort.
Maar wanneer de salesprognose niet wordt gehaald, zul je merken dat de sfeer binnen het bedrijf een stuk minder opgewekt is dan bij kloppende of zelfs betere resultaten. Het is dan ook jouw doel om het moreel en de samenwerking op peil te houden met een goede prognose.
Een salesprognoseplan opstellen – hoe doe je dat?
Het maken van een salesprognose is niet zomaar een actiepunt dat je van je takenlijst kunt afvinken. Het is een kracht die je moet blijven ontwikkelen. Hoewel je absoluut een framework moet maken voor je jaarlijkse salesprognoseplan, moet je zeker ook van tijd tot tijd je strategieën aanpassen om die kracht verder uit te bouwen.
Stel samen met je team een salesprognoseplan op door je te concentreren op drie primaire activiteiten:
- Getallen berekenen en periodes bepalen: In je plan moet je uitleggen hoe je het geschatte bedrag hebt berekend en voor welk tijdsbestek een prognose geldt. Zie het gedeelte 'Hoe kan CRM helpen bij het maken van prognoses?' verderop in dit artikel voor meer informatie over de tools die je hiervoor kunt gebruiken.
- Herzien en aanpassen: Je moet in je planning ook de mogelijkheid opnemen om je prognose op belangrijke momenten te herzien en zo nodig aan te passen. De meeste salesmanagers houden dagelijks bij hoe de ontwikkelingen zich verhouden tot de prognose! Maar je zult in de loop van het kwartaal ook momenten willen inplannen om nieuwe ontwikkelingen te bespreken.
- Patronen doorbreken: Ook de beste salesorganisaties moeten hun processen af en toe veranderen. Door je patronen te doorbreken vind je misschien wel nieuwe manieren om tot nog betere prognoses te komen. Probeer eens een niveau over te slaan, stel andere vragen, beoordeel de executive sponsors en bekijk de data vanuit verschillende invalshoeken.
Wat gebeurt er met salesprognoses in onzekere tijden?
Onvoorspelbare gebeurtenissen hebben een enorme impact op je salesprognose. Extreem weer, een economische crisis of een pandemie zoals COVID-19 zijn stuk voor stuk zaken die je prognose behoorlijk ondermijnen. Wat je dacht te weten over te verwachten omzetgroei kan ineens compleet op zijn kop komen te staan.
In uitzonderlijke omstandigheden willen sales- en financieel managers in je bedrijf snel antwoord op vragen als:
- Hoe ziet onze pipeline er vandaag uit?
- Wat gebeurt er in het beste én het slechtste geval?
- Hoe is de prognose veranderd ten opzichte van vorige week of vorige maand?
Je prognose omvat middelen, personeel, etc. (zie het gedeelte over het doel van salesprognoses). Dus hoewel dingen snel kunnen veranderen, is dat nog geen reden om te stoppen met het maken van prognoses.
Je zult begrijpen dat het geen goed idee is om je prognose opnieuw te berekenen op basis van dubieuze schattingen of giswerk. Vertrouw liever op een CRM-oplossing om in realtime een nauwkeurig beeld te krijgen van de status van deals en van wat er in de pipeline zit.
Tijdens een crisis moeten salesmedewerkers hun CRM voeden met data zodra gebeurtenissen zich voordoen. Managers hebben dan duidelijk zicht op de snel veranderende pipeline. Op basis van deze data kunnen er op managementniveau beslissingen worden genomen over de vraag waar salesmedewerkers hun tijd aan moeten besteden – en kunnen ere nieuwe prognoses worden opgesteld. Een prognose is zo goed als de data die je salesteams aanleveren.
In onzekere tijden kunnen snelle toegang tot salesdata en de mogelijkheid om je beleid daar op aan te passen, het verschil maken tussen continuïteit en het einde van een bedrijf. Er is geen gouden formule voor het maken van een perfecte prognose tijdens een crisis of een ander onverwacht scenario. Maar door oplettend en nauwgezet bij te houden wat er in de pipeline zit en salesdata vaker dan gebruikelijkl te analyseren, kun je toch trends zien en je prognose daarop aanpassen.
Empathie en aandacht zijn altijd belangrijk, en in dit soort situaties al helemaal. Je kunnen inleven in de problemen van je klanten en de zorg voor je eigen salesmedewerkers moeten op nummer één staan. Werk aan een vertrouwensband met interne en externe partners. Dat vertrouwen zal je in de toekomst helpen weer te groeien. Kom alles te weten over het onderhouden van klantrelaties als salesmanager, zowel op afstand als in tijden van crisis.
Hoe nauwkeurig zijn salesprognoses?
Onze ruim twintig jaar ervaring met de verkoop van salestools heeft laten zien dat in meer dan de helft van de gevallen (meer dan 50%) de prognose van salesmanagers binnen een marge van 10% van de werkelijkheid ligt.
Het gebeurt zelden dat prognoses binnen de 5% vallen, maar het komt voor. Als de realiteit niet meer dan 5% van je prognose afwijkt en je hebt te maken met een groot aantal opportunities, ben je een ster op het gebied van salesprognoses.
Welke tools kun je gebruiken om de omzet te voorspellen? En hoe voorspellen CRM-systemen de omzet?
Goede vraag! CRM (Customer Relationship Management) is het beste middel om tot een omzetprognose te komen. Met een CRM-oplossing kun je nieuwe klanten vinden, binnenhalen en tevreden houden. Salesforce is het toonaangevende CRM-systeem en geeft salesmanagers in realtime inzicht in de prognose van hun volledige team.
Sales Cloud is het onderdeel van Salesforce dat het meest wordt gebruikt door salesmanagers. Sales Cloud maakt een prognose van je omzet door je het volgende te bieden:
- Een nauwkeurig beeld van je hele bedrijf. Uitvoerige prognoses in Salesforce komen met een compleet overzicht van je pipeline.
- Een overzicht van je topverkopers. Zie welke verkopers goed op weg zijn hun doelen te overtreffen met leaderboards die tot op de minuut nauwkeurig zijn.
- Prognoses voor complexe salesteams. Zelfs als je bedrijf een complexe verkoopafdeling heeft, kan Salesforce uitkomst bieden. Met Overlay Splits kun je de juiste bedragen overboeken naar sales-overlays, op omzet, contractwaarde en nog veel meer.
In Salesforce is een prognose gebaseerd op de bruto optelling van een aantal opportunities. Je kunt een prognose zien als de som van geld of volume afgezet tegen een set parameters: eigenaar, tijd, prognosecategorieën, productfamilie en regio. Je kunt bij het maken van prognoses ook samenwerken met alle mensen die je daarvoor nodig hebt. Kijk eens naar dit screenshot van een scherm waarmee je de omzet kunt voorspellen op basis van samenwerkingsprognoses.
In onze eigen interne implementatie van Sales Cloud gebruiken we het prognosetabblad intensief om te zien hoe opportunities zich opstapelen. We kijken naar de kansen per salesmanager, bedrijfseenheid, manager en individuele personen.
We zijn ook gek op de rapporten en dashboards. Deze geven in eenvoudige en duidelijke bewoordingen aan waar de uitdagingen voor het bedrijf liggen. Het kan zijn dat vier van de vijf salesteams het juiste groeipercentage hebben en dat we ons alleen maar hoeven te richten op de achterblijver. Het kan zijn dat er bij een bepaald product vraagtekens worden gezet. De data creëren nieuwe mogelijkheden om onze omzet te laten groeien en om te zien wat er effectiever zou kunnen werken.
Hier is een voorbeeld van hoe het dashboard van een salesmanager er in het echt uit kan zien.
Wat ook zo fijn is aan een CRM zoals Salesforce is de hulp van AI. Sales Cloud Einstein biedt een objectieve kijk op wat er werkelijk gebeurt op het gebied van sales, zonder daarbij last te hebben van menselijke emoties. Einstein zou bijvoorbeeld kunnen opmerken dat een kans drie kwartalen op rij niet is benut – een ontdekking waar een medewerker die de data analyseert veel langer voor nodig zou hebben gehad. Einstein is je persoonlijke datawetenschapper die je prognoses en complete verkoopactiviteiten naar een nieuw niveau tilt.
Een voorbeeld: in het volgende screenshot zie je hoe Einstein een salesmedewerker waarschuwt dat het onwaarschijnlijk is dat een specifieke opportunity op tijd zal worden omgezet in een deal. Dit wordt ondersteund met data uit meerdere e-mail interacties.
Waarom helpt CRM meer dan andere methodes om prognoses te verbeteren?
Salesprognoses zijn aanzienlijk nauwkeuriger als je in plaats van een spreadsheet een CRM gebruikt. Als een bedrijf nog maar net is begonnen, vertrouwen salesteams voor het maken van hun salesprognose doorgaans op spreadsheets of andere simpele methoden. Dat kan tijdelijk werken, maar uiteindelijk zul je merken dat het niet meer te doen is.
De realiteit is dat verkopen complexer is dan ooit. Het omvat het hele spectrum, van hoe campagnes voor het genereren van vraag het doen tot hoe je telefoontjes naar potentiële klanten aankomen. Hoe meer je wilt verkopen, hoe meer je zult willen vertrouwen op een CRM.
Hoofdstukken
Gerelateerde content
Over de auteur
Senior Director Content Marketing, Salesforce
<strong>Click To Enlarge</strong><br /><br />
<a href="http://www.salesforce.com/resources/articles/sales-automation/" target="_blank">
<img src="https://www.salesforce.com/content/dam/web/en_us/www/images/resource-center/do-you-really-need-sales-automation-embed.png" alt="Do you really need sales automation" width="600px" border="0" />
</a>
</p>
<p>Via <a href="http://www.salesforce.com/resources/" target="_blank">Salesforce</a> </p>