Wat is schaalbaarheid en waarom is het zo belangrijk?

Een product of bedrijfsproces is schaalbaar als het gestandaardiseerd is en dus continu herhaalbaar is. Dat betekent dat je voor je organisatie precies hebt vastgelegd hoe een proces wordt uitgevoerd, volgens welke protocollen een product wordt verkocht en de service die je daarbij verleent. Het doel is dat je bij iedere verkoop of bij iedere keer dat je een handeling uitvoert, zoveel mogelijk hetzelfde doet. Zo lever je tegen lage kosten altijd dezelfde kwaliteit en kan jouw organisatie meegroeien wanneer de verkoop of het aantal gebruikers van jouw product of dienst stijgt. Met andere woorden: een product of proces is schaalbaar als het zonder aanpassingen door 10, 100 of 1000 mensen gekocht of gebruikt kan worden. Een organisatie is schaalbaar als deze niet opnieuw ingericht hoeft te worden om een sterke toename van de verkoop en daarmee de werkdruk aan te kunnen.

Schaalbaarheid kan goed worden uitgelegd aan de hand van een praktisch voorbeeld. Stel je voor dat je organisatie een supermarkt is. Een winkelmedewerker kan in één minuut de boodschappen van één persoon afrekenen. Maar als er elke minuut twee klanten in de rij voor de kassa gaan staan, wacht de tweede klant twee minuten, de derde drie, enzovoort. Hoe hard de winkelmedewerker ook zijn of haar best doet, uiteindelijk kan de rij zo lang worden dat klanten 20 minuten wachten en de winkel verlaten. Als de rij met klanten sneller groeit, ​​dan de winkelmedewerker de boodschappen kan afrekenen, heb je te maken met een schaalbaarheidsprobleem. Je kunt de vraag niet aan. Een oplossing is bijvoorbeeld de introductie van zelfscan kassa's. Jouw supermarkt kan zo meer transacties verwerken met minder oppervlak en minder menselijk handelen. Schaalbaarheid zorgt ervoor dat de klantervaring in alle omstandigheden snel en consistent is, ongeacht hoeveel mensen er in de winkel zijn.

Elke groeiende onderneming loopt risico’s. De markt laat zich lastig voorspellen en na een periode van organische groei kan het zomaar zijn dat het aantal leads terugloopt of dat je niet de juiste mensen vindt om je team uit te breiden. Soms zijn er enorme pieken in de vraag en op andere momenten kan het wellicht wat rustiger zijn. Wanneer jouw onderneming schaalbaar is, kun je jouw processen zonder meer aanpassen aan groei of – in periodes dat het minder gaat – krimp. In een ideale situatie kun je de verkoop van je product of dienst sterk opvoeren, zonder dat er zich knelpunten voordoen in bijvoorbeeld productie, distributie of klantenservice.

Om groei op een goede manier te faciliteren, zou je bedrijf het liefst al vanaf de start schaalbaar moeten zijn. Op een later moment kun je je onderneming ook schaalbaar maken, maar dan zal het meer tijd en investering vragen. In een lopend bedrijf is het nu eenmaal lastiger om het roer om te gooien. Zie schaalbaarheid niet als een methode om te groeien door vooral meer mensen aan te nemen. Nee, je wilt dat de dingen die je medewerkers vandaag goed doen, morgen door een ander exact zo herhaald kunnen worden. Op die manier kun je de toekomstige resultaten van je onderneming zo goed mogelijk voorspellen en de continuïteit en groei van je bedrijf garanderen.

Schaalbaarheid kan alleen goed werken als het fundament eronder stevig en betrouwbaar is. Het kiezen van de juiste technologie is daarom cruciaal. Succesvolle bedrijven zetten vol in op cloudcomputing om hun processen schaalbaar te maken. Geen enkele technologie maakt het makkelijker en goedkoper om krimp of groei in een bedrijf op te vangen. Er hoeft immers niet onnodig te worden geïnvesteerd in de aanschaf van dure hardware of software voor medewerkers die groeipieken in het bedrijf opvangen. Het is eenvoudiger om snel op te schalen of juist af te schalen bij veranderende vraag, zonder interruptie. Ook als er meer opslagcapaciteit of rekenkracht nodig is. Je bespaart eveneens kosten omdat je cloudproviders alleen betaalt voor wat je gebruikt. Bovendien draaien veel applicaties kosteneffectiever in de cloud.

Ook voor je IT-medewerkers biedt cloudcomputing een groot voordeel. Ze hoeven veel minder tijd te besteden aan het opzetten of weer verwijderen van fysieke hardware. Vaak kunnen ze al met een paar klikken virtuele werkplekken toevoegen voor nieuwe medewerkers. De tijd die ze daarmee besparen, kunnen ze gebruiken om te werken aan projecten die inkomsten genereren. Bovendien zijn medewerkers die virtuele computers gebruiken veel productiever, dankzij de betere internetsnelheden en 5G-verbindingen. Dus als je optimaal gebruik maakt van de schaalbaarheid van de cloud, blijft jouw bedrijf concurrerend.

Als de druk op de onderneming toeneemt, wil je aan de vraag blijven voldoen, zonder dat het ten koste gaat van de omzet, kwaliteit en klanttevredenheid. Hoe bereik je dat? Wat is het geheim van schaalbaarheid? Om te beginnen moet schaalbaarheid in elk haarvat van je onderneming zitten. Van HR tot IT, van sales tot klantenservice: elk niveau van je bedrijf moet schaalbaar zijn. Een goede methode om alle onderdelen van je bedrijf in kaart te brengen, is het Business Model Canvas. Dit virtuele overzicht van je bedrijf bestaat uit negen bouwstenen die alle aspecten van je bedrijf omvatten, zowel intern als extern. Denk aan waarde propositie, klanten, leveranciers, kosten en opbrengsten. Met het canvasmodel identificeer je de sterke en zwakke punten van je organisatie en product. Ook krijg je inzicht in de wensen van je klanten.

Er is helaas geen algemeen standaard businessmodel, dat voor ieder bedrijf succesvol werkt. Je maakt er een die uniek is voor jouw situatie. Beschrijf eerst de bestaande situatie van jouw onderneming. Begin altijd met de klant en je waarde propositie. Wat maakt jouw bedrijf uniek en onderscheidend van de rest? Daarna maak je strategische keuzes en kijk je wat koersveranderingen voor je bedrijf betekenen. Wat als jullie een andere strategie kiezen? Wat als de belangrijkste klant wegvalt? Het model dwingt je om concrete stappen te formuleren.

Daarnaast is het van belang dat zoveel mogelijk van de processen in jouw organisatie zijn geautomatiseerd. Een goed CRM-systeem dat past bij jouw businessmodel is van doorslaggevend belang voor de schaalbaarheid van je onderneming en de productiviteit van al je medewerkers. Salesforce kan schalen zo snel als maar nodig is. Als je wilt tot wel miljoenen gebruikers, die allemaal tegelijkertijd effectief kunnen presteren terwijl de processen stabiel blijven.

De stappen naar het schaalbaar maken van je onderneming zijn dus overzichtelijk. Breng ten eerste de organisatie in kaart met een Business Canvas Model en ontdek wat binnen je bedrijf al schaalbaar is en wat nog niet. Maak van datgene wat nog ontbreekt een roadmap. Dat is een planning van onderdelen die je wilt realiseren op chronologische volgorde. Niet alleen handig voor jezelf, maar ook interessant voor investeerders. De laatste stap is de investering in goede automatisering, bij voorkeur gebaseerd op de cloud. Daarmee creëer je de flexibiliteit die nodig is voor de momenten dat de werkdruk hoger wordt. En dat kan cruciaal zijn. Een goede klantervaring in een drukke periode kan de loyaliteit van de klant immers aanzienlijk vergroten, terwijl je met een slechte ervaring een klant waarschijnlijk permanent zult verliezen.

Wil je leren hoe je de schaalbaarheid van jouw bedrijf optimaliseert? In Trailhead, het online en gratis leerplatform kun je een module volgen die je stap voor stap begeleidt bij het maken van de juiste keuzes