L'espressione "al lavoro" ha sempre significato, per molti di noi, uno spazio fisico, per esempio, l'ufficio. Ma oggi aziende, comunità, scuole e organizzazioni di tutti i tipi si stanno adattando per organizzare il lavoro da casa.

Questo cambiamento repentino su una scala così ampia pone una domanda interessante: come possiamo aiutare i nostri dipendenti a lavorare facilmente da qualunque postazione quando la postazione può essere ovunque? Qualsiasi dirigente con cui parli, indipendentemente dalla posizione che occupa nel team esecutivo, dal CEO al CIO, dal CMO al CTO, dal CRO al CPO, si pone la stessa domanda: cosa devo fare adesso?

Non c'è una ricetta magica e non c'è una risposta semplice. Ma desideriamo condividere in che modo noi di Salesforce:

  • Stiamo aiutando a mantenere i nostri dipendenti attivi, in piena sicurezza

  • Stiamo automatizzando nuovi processi e sviluppando nuove policy

  • Continuiamo a innovare, testare, adottare nuovi metodi di lavoro digitali

Speriamo che questo possa ispirare altre organizzazioni a trovare nuovi modi non solo per ripensare le modalità di lavoro, ma anche per offrire strumenti e processi che permettano a tutti i dipendenti di lavorare e collaborare, anche a distanza.

 

Create canali di comunicazione aperti e trasparenti

In Salesforce, utilizziamo Chatter, il nostro strumento di social networking interno, per condividere notizie e informazioni. In questo periodo, Chatter è ancora più importante perché è un unico hub in cui i nostri dirigenti e team di sicurezza possono condividere gli aggiornamenti. Grazie a Chatter i nostri dipendenti possono porre domande e visualizzare risposte pubbliche.

Anche se abbiamo il gruppo All Salesforce per condividere le informazioni più importanti che interessano le oltre 50.000 persone della nostra forza lavoro, abbiamo anche creato un gruppo di aggiornamenti sul coronavirus in cui i dipendenti possono porre domande. Ogni sede dispone di un proprio gruppo Chatter per condividere le informazioni localmente. Quando condividiamo domande su Chatter, evitiamo le informazioni compartimentate.

I nostri canali di comunicazione vanno oltre Chatter. Utilizziamo la firma digitale nella nostra pagina di accesso per condividere annunci importanti. Abbiamo un documento Quip aggiornato quotidianamente con le linee guida e le risorse più recenti, che rappresenta la nostra unica fonte affidabile di informazioni. Inoltre, il nostro board invia un aggiornamento giornaliero tramite e-mail con gli ultimi sviluppi, condividendo le domande più pressanti raccolte da Chatter. La comunicazione trasparente è fondamentale, non solo con i clienti ma anche e soprattutto con il team interno, quando tutti sono alla ricerca di informazioni aggiornate.

 

Digitalizzate i processi per semplificare lo smart working

Se in questo momento i nostri record e documenti fossero stati su carta, il passaggio al lavoro in remoto sarebbe stato molto più difficile. Anche se siamo un'azienda tecnologica e quindi abbiamo pochi processi cartacei, abbiamo spostato la maggior parte dei nostri processi, che una volta richiedevano il monitoraggio di informazioni in fogli di calcolo o l'invio di e-mail, in app integrate nella nostra piattaforma. Abbiamo inoltre creato app che digitalizzano elementi come le approvazioni dei viaggi, i contenuti di marketing e gli organigrammi. Anziché inviare l'ultima versione di un foglio di calcolo via e-mail, tutti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno. E poiché questi processi sono sempre stati digitalizzati e basati su Salesforce, il passaggio al lavoro in remoto è stato più semplice.

 

Utilizzate strumenti che semplificano la collaborazione

Lavorare in remoto può ostacolare la collaborazione o dilatarne i tempi, lo sappiamo. Siamo abituati ad avere in ufficio conversazioni di confronto che si trasformano in informazioni preziose capaci di aiutarci a portare a termine il nostro lavoro. Oltre a utilizzare i video, sia per le riunioni formali che per le "pause caffè virtuali" informali, è utile lavorare sui documenti con strumenti social e collaborativi. Quip ci consente di lavorare in modo rapido e collaborativo, integrando il social tagging e la chat nei documenti, in modo da permettere a tutti di lavorare insieme, da qualsiasi luogo: al momento, chiunque utilizzare gratuitamente Quip per semplificare la collaborazione virtuale.

Stiamo anche utilizzando Trailhead per condividere suggerimenti che semplificano la collaborazione in remoto e mantenere la concentrazione nei momenti di stress. Date un'occhiata a questo Trailmix per accedere a risorse utili, come i suggerimenti su telelavoro e arte del bilanciamento lavoro/vita privata in momenti di reclusione forzata.

 

Semplificate il reperimento delle informazioni

Nelle ultime settimane abbiamo ridotto i viaggi, implementato nuove policy di lavoro da casa e incoraggiato i dipendenti a ripensare i loro spostamenti personali. Tutto questo comporta richieste di profondo ripensamento dei processi ai nostri team di IT, HR, Real estate. È importante che i nostri dipendenti possano trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno e inviare ticket in caso di ulteriore assistenza.

Concierge è il nostro strumento di help desk self-service che permette di accedere agli articoli della knowledge base e indirizzare i dipendenti verso le informazioni pertinenti in base al ruolo e alla posizione utilizzando un'interfaccia di ricerca. I nostri dipendenti ottengono la massima trasparenza sullo stato delle loro richieste, nonché la possibilità di interagire con il supporto tecnico tramite chat live. Se riusciamo a fare in modo che le risposte alle domande si possano ottenere senza problemi, i nostri dipendenti possono dedicare meno tempo alla ricerca di aiuto ed essere più sereni.

 

Prendetevi cura dei dipendenti le cui mansioni non possono essere svolte da remoto

Come molte delle vostre aziende, non tutti i nostri dipendenti hanno mansioni che possono essere svolte da remoto. Ecco perché continuiamo a pagare la nostra forza lavoro contingente mentre chiudiamo i nostri uffici. Sappiamo anche che, con molte scuole chiuse, i dipendenti che potrebbero lavorare da casa hanno bisogno di aiuto. Per questo motivo stiamo collaborando con partner regionali e incoraggiamo i manager a essere flessibili per andare incontro alle esigenze di chi ha bisogno di assistere i bambini. Certe scelte potrebbero risultare non fattibili in qualche azienda. Ogni tentativo in questa direzione è necessario, per salvaguardare il benessere di tutti i dipendenti.

È sempre importante saper offrire ai dipendenti gli strumenti e le risorse utili a mantenersi produttivi e presenti sul lavoro. Ma ora è più che mai nostra responsabilità, come leader, eliminare "gli ostacoli" dal lavoro in modo che i dipendenti possano concentrarsi su ciò che conta. Speriamo che queste idee possano aiutare voi e le vostre aziende a trovare modi per consentire al personale di destreggiarsi meglio in questo momento difficile.

Unitevi a noi online per saperne di più su ciò che stiamo facendo per proteggere i nostri dipendenti, i clienti e tutti i nostri stakeholder.

 

 

Risorse, suggerimenti, piccoli accorgimenti per lavorare bene, anche da casa: questo e molto altro su Trailhead!