12 tecniche efficaci per aumentare la produttività delle piccole imprese

Nel mondo aziendale, la produttività è uno dei fattori essenziali per il successo, soprattutto nel caso delle piccole e medie imprese. Molto spesso, infatti, rispetto alle multinazionali o alle grandi aziende, le PMI hanno budget e risorse limitate sia in termini di tecniche che di personale. Per questo devono puntare tutto sull’ottimizzazione della produttività.

Proprio perché è così importante, la produttività va misurata a intervalli regolari, in modo tale che sia possibile intraprendere le giuste azioni per bloccare sul nascere eventuali problemi. Identificando le lacune di produttività i leader aziendali riescono anche a trovare idee innovative per potenziare il business.

Aumentare la produttività grazie al CRM

I sistemi CRM sono soluzioni intelligenti che aiutano le aziende ad aumentare l’efficienza e a gestire in modo ottimale le relazioni con i clienti.

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Oggi, la produttività va a braccetto con la tecnologia: per incrementare l’efficienza all’interno dell’impresa, gli strumenti digitali sono ormai una necessità. Con la suite Salesforce Optimizer, ad esempio, gli amministratori aziendali hanno una visione d’insieme di tantissime metriche utili per ottimizzare la produttività, mentre con Sales Cloud è possibile ottimizzare i flussi di lavoro per aumentare le vendite.

Ecco alcuni modi in cui le PMI possono potenziare la forza lavoro e ottimizzare la produttività

1. Tenere traccia del modo in cui viene impiegato il tempo. Capendo quanto tempo si impiega per portare a termine un determinato compito è possibile identificare (ed eliminare) eventuali colli di bottiglia e migliorare subito la produttività. A questo scopo, è fondamentale acquisire strumenti tecnologici in grado di offrire una panoramica esatta del modo in cui i lavoratori fanno uso del proprio tempo all’interno dell’azienda.

2. Sfruttare le ultime tecnologie per rendere la PMI a prova di futuro. Oggi, la produttività può essere ottimizzata significativamente mediante strumenti analitici e di CRM, piattaforme per le riunioni virtuali e tecnologie idonee per la nuova realtà del lavoro ibrido.

3. Ridurre il tempo dedicato alle e-mail. Proprio così. Essere sempre disponibili e controllare compulsivamente le e-mail può essere di grande ostacolo alla produttività, perché distoglie da attività più lunghe e complesse. Meglio allora darsi una regola, ad esempio quella di controllare la posta in arrivo soltanto ogni una o due ore.

4. Applicare il principio di Pareto. Ne avete mai sentito parlare? In breve, è stato rilevato che all’interno dei sistemi complessi circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti. Ma cosa significa, in termini aziendali? Se riuscissimo a identificare con precisione il 20% del lavoro più redditizio, ad esempio, potremmo concentrarci su quello e non dedicare molto tempo alle attività che portano meno benefici.

5. Servirsi dell’intelligenza artificiale. I team, soprattutto quelli di vendita, molto spesso devono dedicarsi ad attività di routine come l’inserimento dei dati o la catalogazione della corrispondenza con i clienti. Con l’intelligenza artificiale è possibile automatizzare questi compiti e permettere così al personale di occuparsi di attività più redditizie.

6. Coinvolgere i dipendenti. Ottimizzare i flussi di lavoro è uno dei primi passi da compiere per favorire la produttività. È importante chiedere ai dipendenti di fornire un feedback onesto sui processi, così da identificare dall’interno tutte le inefficienze e i colli di bottiglia. Se il team vi sembra riluttante e offrire critiche, ricordate che potete servirvi di un sondaggio anonimo.

7. Formare continuamente i lavoratori. Per essere produttiva, un’impresa deve essere agile. Se i lavoratori aumentano le loro competenze e acquisiscono nuove abilità, l’organizzazione non può che beneficiarne. Piattaforme di formazione on-demand come Trailhead sono la scelta giusta per formare e motivare i dipendenti.

8. Pensare al benessere fisico e a quello mentale. Perché un buon equilibrio tra lavoro e vita privata è importante per essere produttivi ed evitare il burnout. La mattina è un momento decisivo della giornata: è bene approfittarne per svolgere qualche attività che amiamo o per dedicarsi un po’ alla mindfulness, che nei periodi difficili può essere di grande aiuto. Molti, d’altro canto, preferiscono utilizzare il noioso tragitto in metro da casa all’ufficio per controllare o organizzare le e-mail, così che da potersi poi concentrare sui compiti più importanti una volta seduti alla scrivania e concedersi delle pause durante la giornata.

9. Servirsi dei dati, sempre. I dati sono un alleato potentissimo (anche in fase di creazione del Business Plan) e sono forse la chiave principale per incrementare la produttività. Occorre quindi trovare il modo di utilizzarli al meglio, così da prendere decisioni più significative e pertinenti che portano a un miglioramento della struttura del business e a un aumento dei profitti.

10. Creare un ambiente di lavoro piacevole. I dipendenti più motivati lavorano in ambienti stimolanti e sereni, e questo non deve sorprenderci. L’ufficio ideale non esiste, ma è possibile creare un ambiente di lavoro che favorisce la produttività attraverso pacchetti di benefit, giornate dedicate al team building, eventi aziendali, e cercando di ascoltare e soddisfare le esigenze individuali dei dipendenti.

11. Passare alle riunioni “smart”. In una giornata tipo, i dipendenti trascorrono in media il 30% del loro tempo in riunione. Queste riunioni spesso sono poco pertinenti e finiscono per rubare tempo ed energie ai lavoratori. Bisogna quindi chiedersi se siano davvero necessarie o se sia possibile ottimizzare l’ordine del giorno e ridurre la durata dell’incontro.

12. Sfruttare il potere della musica. Diversi studi condotti nel corso degli anni hanno dimostrato che le capacità di ragionamento spaziale aumentano con la presenza di musica classica nell’ambiente in cui si lavora. Scoprite di più sull’effetto Mozart e su come introdurre la musica nel vostro ufficio.

Trovare le giuste tecniche per aumentare la produttività in azienda è certamente un compito arduo, ma vale decisamente la pena di investirvi tempo e risorse, perché i vantaggi sul breve e sul lungo termine sono significativi.

Se volete saperne di più, scaricate l’e-book “Cinque consigli per aumentare la produttività nelle piccole imprese”