La guida definitiva per scrivere un business case

Ogni giorno nella tua testa passano 72.000 pensieri. Con miliardi di persone (e ora anche con l’intelligenza artificiale, o AI, che genera idee) immagina quante idee imprenditoriali ci sono là fuori, pronte a nascere.

Le grandi idee meritano attenzione e un business case solido aiuta a farlo. Se hai un’idea che crea un valore reale, il tuo business case è il modo in cui dimostri perché vale la pena investirci. Il segreto è renderla chiara e coinvolgente, in modo che i decisori non possano ignorarla.

In questa guida definitiva ti accompagneremo passo dopo passo nel processo, dalla definizione di obiettivi chiari alla creazione di argomenti solidi. Iniziamo subito.

Cosa scoprirai:

• Che cos’è un business case?
• Qual è la differenza tra business case e business plan?
• Cosa include un business case solido?
• Guida dettagliata alla stesura di un business case
• Quali sono gli strumenti giusti per creare un business case?
• Errori comuni da evitare (e soluzioni di supporto)
• In che modo Salesforce può venire in tuo aiuto

Che cos’è un business case?

Un business case è un documento strutturato che spiega perché vale la pena portare avanti un progetto (o un’iniziativa aziendale). Il documento illustra il problema, la soluzione proposta, i benefici e i costi, aiutando i responsabili delle decisioni (dirigenti, capi dipartimento o team finanziari) a capire perché dovrebbero approvarla. In alcuni casi, potrebbe essere necessaria l’approvazione di più team (come quello finanziario e quello operativo) prima di procedere.

Un business case risponde a una domanda chiave: “Ne vale la pena?” Lo scopo dei tuoi business case è quello di rendere più facile per chi decide comprendere il valore della tua idea. Sia che tu stia proponendo un nuovo prodotto o lanciando una campagna di marketing, un business case ben strutturato ti permette di ottenere una decisione a tuo favore.

Perché ti occorre un business case?

Un business case ti aiuta a motivare la validità di un progetto (soprattutto per ottenere finanziamenti). Mostra i vantaggi e l’entità del guadagno. Inoltre, ti aiuta a individuare eventuali problemi e a mettere tutti d’accordo. Fornendo una motivazione chiara e forte, puoi ottenere il supporto e le risorse di cui hai bisogno dai responsabili delle decisioni. Un buon business case assicura che tutti sappiano cosa aspettarsi e quali sono gli obiettivi.

Un business case solido individua anche i potenziali problemi in anticipo, in modo da evitare errori costosi. Assicura che tutti comprendano gli obiettivi e ciò che ti aspetti di raggiungere. Concentrarsi sui progetti più importanti ti aiuta a utilizzare le risorse in modo saggio e a responsabilizzare tutti.

Quando occorre un business case?

Non tutte le decisioni richiedono un business case. Se si tratta di una spesa di routine o di una modifica minore, probabilmente non ne hai bisogno. Tuttavia, quando un progetto comporta investimenti o risorse significative, un business case è essenziale. Dovresti creare un business case quando:

• Stai richiedendo un budget per un nuovo progetto.
• Il progetto avrà un impatto su più reparti o richiederà una collaborazione interfunzionale.
• Il progetto è nuovo o non testato e richiede una solida giustificazione.
• La dirigenza ha bisogno di proiezioni chiare sul ritorno sull’investimento (ROI) prima dell’approvazione.
• È necessario confrontare più soluzioni prima di decidere l’approccio migliore per lanciare il tuo progetto.

Qual è la differenza tra business case e business plan?

Molte persone confondono un business case con un business plan, ma hanno scopi diversi. Ecco le differenze.

Cosa include un business case solido?

Un business case solido presenta i dettagli giusti senza perdere tempo. Ecco i componenti chiave che devi includere.

• Executive summary: l’elevator pitch. Riassumi in poche frasi il problema, la soluzione, i vantaggi attesi e le indicazioni principali. Rendilo incisivo e coinvolgente. Questo è ciò che gli stakeholder leggeranno per primo.
• Dichiarazione del problema: definisci il problema che il tuo progetto intende risolvere. Entra nel dettaglio. Usa dati, trend o esempi reali per dimostrare perché questo problema richiede un’attenzione immediata.
• Soluzione proposta: esponi la tua idea in termini semplici. Spiega cosa proponi e perché è l’opzione migliore rispetto alle alternative.
• Vantaggi e ROI: mostra come la tua soluzione farà risparmiare denaro e aumenterà l’efficienza. In che modo aumenterà i ricavi o migliorerà l’esperienza del cliente. Se possibile, utilizza dati a supporto.
• Rischi e mitigazione: riconosci le potenziali difficoltà e spiega come ridurle al minimo. Questo rafforza la fiducia nel tuo piano.
• Piano di implementazione: spiega in dettaglio come darai vita alla tua idea. Includi i passaggi chiave, le tempistiche e le responsabilità. Sii pratico e incisivo.
• Ripartizione del budget: fornisci una stima chiara dei costi, dall’investimento iniziale alle spese continuative. Giustifica ogni singola somma e mostra come i rendimenti superano i costi.

Guida dettagliata alla stesura di un business case

Una guida dettagliata alla scrittura di un business case illustra i vantaggi, i costi e i potenziali problemi. Seguendo questi passaggi, puoi creare un piano chiaro e convincente, comprensibile da tutti. Ecco i 9 passaggi per costruire un solido business case. 

Passaggio 1: individua il problema aziendale

Un business case solido parte da un problema reale. Se non esiste alcun problema, non c’è bisogno di una soluzione. Definisci dunque chiaramente la sfida che la tua azienda sta affrontando. Considera anche cosa succederà se non agisci. Usa dati reali, feedback dei clienti o punti critici interni a supporto della tua richiesta. L’obiettivo è aiutare gli stakeholder a vedere il problema e a sentire il bisogno di agire.

È importante mantenere l’attenzione su un singolo problema. Un business case solido risolve efficacemente un problema fondamentale. Non elencare più problemi contemporaneamente. Una volta che ne hai fissato uno, puoi procedere al passaggio successivo.

Passaggio 2: definisci soluzioni potenziali

Un business case dimostra che hai preso in considerazione diverse opzioni e hai scelto la migliore. In questo modo il tuo caso è più forte e aumenta la credibilità di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. Puoi elencare diversi modi per risolvere il problema. Pensa ai costi, alla fattibilità, ai tempi di implementazione e all’impatto a lungo termine. Non è ancora necessario approfondire ogni idea. Metti sul piatto tutte le possibilità. Considera quanto segue:

• Il problema può essere risolto con processi o tecnologie migliori?
• Esiste una soluzione standard del settore?
• Cosa fanno i concorrenti?
• È possibile ottimizzare le risorse esistenti invece di effettuare un nuovo investimento?

Passaggio 3: raduna il team e il supporto

Non devi costruire il tuo business case senza l’aiuto di nessuno. Chiedi il parere di persone che conoscono il problema e possono aiutarti a trovare la soluzione migliore. Parlare con i membri giusti del team fin dall’inizio rende più facile perfezionare la tua idea e ottenere supporto prima di presentarla.

Avrai anche bisogno di strumenti a sostegno della tua tesi, come feedback dei clienti, stime dei costi o semplici report che mostrino perché la tua soluzione è valida. Ad esempio, un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può tracciare le interazioni con i clienti e fornirti gli approfondimenti di cui hai bisogno per sostenere un’argomentazione più forte. Quindi, non limitarti a scegliere la tua opzione preferita. Seleziona quella che si adatta meglio al tuo team. 

Passaggio 4: analizza i dati finanziari e il ROI

Quando analizzi e includi i tuoi dati finanziari in un business case, considera alcuni aspetti chiave. 

• Stima i costi del progetto, come materiali, manodopera ed eventuali nuove attrezzature. 
• Calcola i potenziali vantaggi, come un aumento delle vendite, risparmi sui costi o nuovi clienti.
• Infine, mostra come il progetto influenzerà il tuo budget complessivo e i tuoi obiettivi finanziari. Questo aiuta te e i responsabili delle decisioni a capire che il progetto è un investimento intelligente.
• Dopo aver calcolato i costi, sposta l’attenzione sul ROI. Mostra come la tua soluzione genera valore. Parla di aumento dei ricavi e risparmi sui costi. Puoi anche sottolineare come questo aumenterà l’efficienza. 

Chi prende le decisioni vuole sapere quando vedrà un ritorno e quanto può aspettarsi. Se i benefici finanziari superano i costi in un lasso di tempo ragionevole, il tuo caso diventa oggetto di considerazione per un investimento futuro.

Passaggio 5: valuta i rischi e le strategie di mitigazione

Nessuna decisione aziendale è priva di rischi. Ignorare potenziali ostacoli non li farà sparire per cui devi disporre di un piano solido per affrontarli. Questo è ciò che rafforza la tua proposta. Ecco alcuni rischi di cui dovresti essere consapevole. 

• Rischi finanziari: costi superiori alle aspettative o rendimenti inferiori a quanto previsto.
• Rischi operativi: interruzioni ai workflow esistenti durante l’implementazione.
• Rischi di mercato: cambiamenti nella domanda o nelle tendenze del settore.
• Rischi di adozione: resistenza da parte di dipendenti, clienti o stakeholder.

Dopo aver mappato i rischi, delinea le tue strategie per minimizzarli. Questo potrebbe includere l’impostazione di buffer di costo. Puoi implementare la soluzione in fasi successive o addirittura prevedere dei piani di backup. Non puoi eliminare del tutto i rischi (non è realistico), ma dimostra di essere in grado di affrontare gli ostacoli e di saperli gestire con le strategie o gli strumenti giusti (spoiler: serve solo uno strumento ed è un CRM).

Passaggio 6: mostra come riuscirai a realizzarlo

Una grande idea senza un piano di esecuzione è solo un pio desiderio. Ora puoi mostrare come darai vita alla tua idea. Inizia elencando i passaggi principali: la introdurrai lentamente o tutta assieme? Chi si occuperà di ogni parte? Hai bisogno di aiuto, formazione o strumenti extra? Il tuo obiettivo deve essere quello di garantire semplicità e realismo.

Tuttavia, senza un sistema strutturato, l’esecuzione può diventare complessa. Gli aggiornamenti importanti vengono trascurati ed è difficile tenere traccia di chi sta facendo cosa. Se sei agli inizi, un CRM basato sull’AI ti aiuta a conservare tutto in un unico posto. Organizza le attività e rende facile seguire i progressi. In questo modo, tutti sapranno cosa occorre fare e il tuo piano procederà senza intoppi.

Passaggio 7: scrivi, rivedi e finalizza il tuo business case

Una volta definiti tutti i dettagli, dai un’ultima occhiata al tuo business case per perfezionarlo e consolidarlo. Esamina ogni sezione per garantirne la chiarezza e l’impatto. Questo è il momento di rendere il tuo caso ancora più convincente aggiungendo statistiche rilevanti o citazioni di esperti a sostegno della tua tesi.

Controlla che non ci siano informazioni mancanti e semplifica, dove necessario. Un business case ben fatto facilita l’approvazione e aiuta i responsabili delle decisioni a capire rapidamente il valore della tua idea.

Passaggio 8: lancio e follow-up

Dopo l’approvazione del business case, si passa al lancio. Presentalo ai partner e al team in modo che tutti capiscano il piano e il loro ruolo nel realizzarlo. Stabilisci una data di lancio e assicurati che tutti abbiano gli strumenti giusti per iniziare. Stabilisci delle tappe chiare per monitorare i progressi e affrontare tempestivamente eventuali problemi. Dopo il lancio, continua a controllare i risultati. Se qualcosa non funziona come previsto, apporta delle modifiche. Un follow-up regolare aiuta a far progredire la tua idea e a fornire il valore che hai stabilito di ottenere.

Quali sono gli strumenti giusti per creare un business case?

Gli strumenti giusti possono aiutarti a presentare il tuo business case in modo convincente. Ecco alcuni strumenti che ti eviteranno di dover cercare informazioni o di dover lottare con i fogli di calcolo.

Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): un CRM per piccole imprese ti aiuta a costruire un business case basato sui dati. Con Salesforce puoi tenere traccia delle vendite, delle interazioni con i clienti e delle tendenze della pipeline, fornendo delle metriche che giustificano la tua proposta. Puoi anche creare report sulle performance di vendita e analizzare le metriche di marketing. Inoltre, l’automazione integrata e gli approfondimenti basati sull’AI ti aiutano a prevedere i risultati futuri. 

Piattaforme di collaborazione e comunicazione: un business case spesso richiede il contributo di più team. Strumenti come Slack consentono di organizzare le conversazioni e di inviare feedback rapidi. Collabora su progetti, vendite, assistenza clienti e riunioni del team tutto in un unico posto. In questo modo è facile per tutti rimanere sincronizzati per crescere.

Strumenti di analisi e reportistica: i numeri da soli non sono sempre sufficienti a raccontare una storia coinvolgente. Piattaforme come Tableau ti aiutano a trasformare i dati non elaborati in immagini chiare e d’impatto che rendono il tuo caso più facile da comprendere. Mostra metriche e prestazioni attraverso grafici, diagrammi e strumenti di presentazione. 

Piattaforme di test: se il tuo business case riguarda una nuova app o un prodotto digitale, piattaforme come Heroku ti permettono di costruire rapidamente un prototipo o un ambiente di test. Questo può essere importante per dimostrare i primi risultati agli stakeholder.

Errori comuni da evitare (e soluzioni di supporto)

Un business case debole può fallire se è troppo vago o generico. Se la tua proposta manca di dati chiari o di una soluzione strutturata, non verrai preso in considerazione. Per evitarlo, usa dati numerici o casi di studio specifici per avvalorare le tue affermazioni. 

Un altro errore comune consiste nell’ignorare i dettagli finanziari. Senza solide proiezioni sul ROI, il tuo caso non reggerà sotto esame. Includi una chiara stima dei costi e dei risultati attesi per mostrare l’impatto finanziario della tua idea.

Un’altra sfida è quella di non riuscire ad allineare il tuo caso con gli obiettivi dell’azienda. Non importa quanto sia grandiosa la tua idea: se la dirigenza non capisce come si inserisce nel quadro generale, non verrà approvata. Assicurati che la tua proposta sia collegata alle priorità aziendali, come la crescita dei ricavi, l’efficienza o l’esperienza del cliente. Dovrai anche anticipare le obiezioni. Se il tuo caso non tiene conto dei potenziali rischi o delle soluzioni alternative, gli stakeholder potrebbero esitare a procedere. Affronta i possibili problemi in anticipo e fornisci soluzioni per dimostrare che hai valutato bene la situazione. 

L’AI può rendere questo processo molto più semplice. Secondo il report “Small and Medium Business Trends”, l’87% dei leader delle PMI che utilizzano l’AI afferma che consente di espandersi più rapidamente. Rafforza il tuo business case fornendo approfondimenti basati sui dati e previsioni chiare. Puoi anche usarla per strutturare il tuo caso in modo da renderlo più chiaro. Inoltre, l’AI stima i risultati finanziari e segnala tempestivamente i potenziali rischi. Potrai così rendere il tuo business case più accurato per gli stakeholder.

In che modo Salesforce può venire in tuo aiuto

Costruire un solido business case non significa solo giustificare un investimento. I business case più solidi collegano i punti tra strategia ed esecuzione. Tuttavia, senza gli strumenti giusti, la raccolta e la presentazione di questi dati può sembrare un’impresa ardua. In questo caso, disporre di un sistema unificato rende tutto più semplice. 

Salesforce per piccole imprese ti aiuta a riunire tutto (vendite, marketing, assistenza, e-commerce e collaborazione) in un unico ambiente. Grazie a dati consolidati e report avanzati, avrai una vista completa della tua attività. Ti permetterà di creare un business case con fiducia, supportato da approfondimenti reali, oltre a offrirti le informazioni giuste per prendere decisioni migliori e promuovere la crescita.

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Gli autori e i redattori di questo articolo sono stati supportati dall’AI.