De meeste mensen denken bij de woorden 'op het werk' aan een ruimte met collega's. Aan kantoor dus. Maar nu alles anders is, moeten bedrijven, scholen en de maatschappij zich erop instellen dat iedereen zoveel mogelijk thuiswerkt.

Deze wereldwijde abrupte verschuiving stelt ons voor een interessant vraagstuk: hoe laten we al onze medewerkers naadloos met elkaar samenwerken als ze allemaal thuiszitten? Alle executives die ik spreek, van CEO en CIO tot CMO, CTO, CRO en CPO, vragen zich af hoe ze dat moeten aanpakken.

Er is geen eenduidige oplossing en ook geen simpel antwoord. Wel kan ik je vertellen hoe we de volgende zaken bij Salesforce aanpakken:

  • Onze medewerkers gezond en gemotiveerd houden

  • Nieuwe processen automatiseren en nieuw beleid opstellen

  • Blijven innoveren en zoeken naar methoden om makkelijker digitaal te werken

Ik hoop dat andere organisaties hierdoor nieuwe ideeën opdoen om hun manier van werken te herzien en de tools en workflows aan te bieden waardoor alle medewerkers effectief met elkaar kunnen blijven samenwerken, ook als ze niet bij elkaar in één ruimte zitten.

 

Zet open, transparante communicatiekanalen op

Bij Salesforce gebruiken we Chatter – ons interne sociale netwerk – voor het verspreiden van informatie en het laatste nieuws. In deze tijd is Chatter nog belangrijker dan normaal, omdat zowel het management als onze veiligheidsteams via dit kanaal informatie verstrekken. Bovendien kunnen al onze medewerkers via Chatter vragen stellen en de openbare reacties van anderen zien.

Hoewel we al een 'All Salesforce' Chatter-groep hadden om al onze ruim 50.000 medewerkers van de belangrijkste informatie te voorzien, hebben we nu ook een Coronavirus Update-groep, speciaal voor alle vragen rondom COVID-19. Verder heeft elke kantoorlocatie een eigen Chatter-groep waarin informatie wordt verstrekt die alleen voor de desbetreffende medewerkers geldt. Toch proberen we zoveel mogelijk te vermijden dat vragen die op Chatter worden gesteld alleen een kleine groep bereiken.

Maar onze communicatie gaat verder dan alleen via Chatter. Als we essentiële informatie willen doorgeven, zetten we een banner op onze inlogpagina. Ook hebben we een Quip-bestand dat we dagelijks bijwerken met de meest recente richtlijnen en informatiebronnen. Dit is ons centrale informatiepunt. Verder stuurt het management elke dag een e-mail met de nieuwste ontwikkelingen en de belangrijkste vragen die op Chatter zijn gesteld. In een tijd waarin iedereen op zoek is naar actuele informatie, kun je niet zonder dit soort transparante communicatie.

 

Digitaliseer processen om thuiswerken makkelijker te maken

Als we op dit moment alleen maar met papier hadden gewerkt, was de overstap naar massaal thuiswerken een stuk ingewikkelder geweest. Maar als techbedrijf werken we sowieso vrijwel papierloos. Voorheen hadden we nog wel een paar processen waarvoor je informatie in een spreadsheet moest bijhouden of bestanden moest rondmailen, maar de meeste daarvan hebben we inmiddels overgezet naar apps die op ons eigen platform zijn gebouwd.

Zo hebben we apps ontwikkeld om zakenreizen van onze medewerkers goed te keuren en dingen als marketingmateriaal en organogrammen zijn gedigitaliseerd. De nieuwste versie van een spreadsheet rondmailen is dus niet meer nodig, want iedereen kan de informatie nu online bekijken. En omdat we dit soort processen hebben gedigitaliseerd op het Salesforce-platform, is de overgang naar werken vanuit huis relatief eenvoudig verlopen.

 

Zet tools in die samenwerken eenvoudig maken

Ik ben de eerste om toe te geven dat samenwerken op afstand lastig is. We zijn allemaal gewend geraakt aan die verhelderende gesprekken bij de koffieautomaat, waarna je opeens weet hoe je iets moet aanpakken. Nu moeten we het doen met videogesprekken, zowel voor vergaderingen als koffiepauzes om even bij te kletsen.

Daarnaast is het ook heel handig om tools te implementeren waarmee iedereen samen aan bestanden kan werken en tegelijkertijd met elkaar kan praten. Wij gebruiken daarvoor Quip. Daarmee kunnen we met z'n allen efficiënt samenwerken, collega's taggen en zelfs chatten, allemaal gewoon vanuit huis.

Zo moest een van onze medewerkers een oplossing bedenken voor een feedbacksessie die ze bij een klant op locatie had gepland. Vanwege de reisbeperking moest ze die nu virtueel geven, zonder whiteboard. Ze vroeg haar collega's om in een Quip-bestand te noteren hoe ze dat zou kunnen aanpakken. Binnen een paar uur stond het Quip-bestand boordevol input.

Alle Salesforce-medewerkers hebben al de beschikking over goedgekeurde tools en informatie over hoe ze die tijdens een virtuele vergadering effectief kunnen inzetten. Omdat we ook de rest van de wereld een handje willen helpen, is Quip momenteel voor iedereen gratis.

Verder geven we via Trailhead tips om vanuit huis samen te werken en het hoofd koel te houden in deze stressvolle tijd. In deze Trailmix vind je bijvoorbeeld allerlei informatie, zoals tips voor mindfulness en om in beweging te blijven. Ons team heeft daar veel aan gehad.

 

Zorg dat informatie snel te vinden is

De afgelopen weken hebben we intern een reisbeperking ingesteld, nieuw thuiswerkbeleid ingevoerd en alle medewerkers op het hart gedrukt om nog eens goed over hun vakantieplannen na te denken. Dat heeft tot veel vragen aan onze IT- en HR-teams geleid, en ook de facilitaire dienst kreeg het behoorlijk druk. We moesten ervoor zorgen dat onze medewerkers meteen alle relevante informatie kunnen vinden en een supportticket kunnen indienen als ze toch nog hulp nodig hebben.

Concierge is onze selfservicehelpdesk. Die heeft een zoekinterface om in de artikelen van onze kennisdatabase te zoeken en de medewerkers van informatie te voorzien die relevant is voor hun functie en locatie. Onze medewerkers zien precies wat de status van hun supportticket is en via livechat kunnen ze praten met iemand van de technische support. Doordat alle vragen van onze medewerkers zo snel mogelijk worden beantwoord, weten die sneller waar ze aan toe zijn. Dat geeft rust.

 

Draag zorg voor medewerkers die niet thuis kunnen werken

Ook voor ons geldt wat voor de meeste andere bedrijven geldt: lang niet al onze medewerkers kunnen vanuit huis werken. Daarom betalen we die medewerkers gewoon door zolang onze kantoren gesloten zijn. En omdat momenteel veel scholen dicht zijn, hebben ook de medewerkers die wel thuis kunnen werken soms wat extra hulp nodig. Daarom werken we samen met een aantal regionale partners en vragen we van onze managers om zich coulant op te stellen, in de hoop dat dit de mensen helpt die nu opeens de kinderen thuis hebben. Lang niet elk bedrijf kan het zo oplossen. Ik ben er trots op dat ons management deze maatregelen heeft genomen en handelt in het belang van onze ohana en de wereld als geheel door te doen wat we kunnen.

Het was altijd al belangrijk om medewerkers productief en gemotiveerd te houden door ze alle benodigde tools te geven. Maar in deze tijd moeten we als management al helemaal onze verantwoordelijkheid nemen om het onze medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Alleen dan kunnen ze zich bezighouden met belangrijke zaken. Ik hoop dan ook dat je iets aan deze informatie hebt om je organisatie door deze uitdagende tijd te loodsen.

Kijk online wat we doen om onze medewerkers, klanten en de mensen om ons heen zo goed mogelijk te beschermen.

 

Onze Leading Through Change-serie biedt nuttige inzichten, tips en middelen om bedrijfsleiders te helpen tijdens een crisis. Bekijk enkele van onze meest recente artikelen: