Half maart zat ik voor het eerst in een call met 47.000 collega’s wereldwijd, te luisteren naar onze CEO, Marc Benioff. Hij sprak alle medewerkers direct toe over de onzekerheden die de coronacrisis met zich meebrengt en gaf gelijk aan dat ook hij niet alle antwoorden heeft. 

Wat hij echter wel al zeker wist, is dat deze crisis vraagt om direct persoonlijk contact, transparantie en een focus op de mentale gezondheid van alle medewerkers. 

Sindsdien geeft hij elke week diezelfde videocall voor alle Salesforce-medewerkers om employee engagement te stimuleren. In deze calls geeft hij persoonlijk een update over de stand van zaken, beantwoordt hij vragen en benadrukt hij het belang van mentale gezondheid. 

 

Focus op mentale gezondheid is de sleutel

Mentale gezondheid is een voorwaarde voor het leveren van hoge werkprestatie en een voorwaarde om deze thuiswerk-marathon (die langer duurt dan verwacht), te kunnen blijven rennen. Als manager is de focus op mentale gezondheid dan ook de sleutel om employee engagement hoog te houden en je mensen door deze crisis heen te loodsen.

Dit is in de huidige situatie natuurlijk niet altijd gemakkelijk. Iedereen is impacted en moet omgaan met nieuwe uitdagingen. Deze variëren van stress door bijkomende verantwoordelijkheden (zoals zorg voor kinderen en ouders), tot en met depressie door gebrek aan sociaal contact en activiteiten (en alles ertussen in).


Employee engagement hooghouden, ook in uitdagende tijden

Onze managers geven op dit moment veel aandacht aan de mentale gezondheid van onze medewerkers. Toch blijft het gezien de huidige situatie lastig om iedereen te blijven betrekken. Graag deel ik vijf tips die helpen employee engagement hoog te houden.

 

1. Erken en accepteer de nieuwe situatie

Erken en accepteer dat er dingen zijn die belangrijker zijn dan werk. Mogelijk word je nu zelf gedwongen om prioriteiten te stellen om gezond te blijven of voor anderen te zorgen. Dit is natuurlijk oké. De mensen in je team hebben ook allemaal hun eigen situatie en de eerste stap is om het in ieder geval te erkennen, uit te spreken en te accepteren dat die situatie anders is. Dwing in ieder geval niemand tot ‘work as usual’. We zullen nieuwe manieren moeten vinden om weer effectief te worden of te blijven. Laten we niet teveel vasthouden aan processen en meetings die er nu niet meer toe doen.

 

2. Praat erover

Besteed juist nu tijd aan wat iedereens thuissituatie is. Doe dat bij voorkeur in teamvorm. Het verhoogt je team spirit om van elkaar te horen wat de challenges in het huishouden zijn. Het brengt het team namelijk dichter bij elkaar en zorgt voor begrip. Het helpt bij de sociale verbinding met je collega’s, die we juist nu in isolatie missen. Ook weet je als manager beter wat je wel en niet van je teamleden kunt verwachten. Mogelijk is het beter om de agenda om te gooien omdat de meeste mensen in je team op dinsdagmiddag voor hun kinderen zorgen.

 

3. Wees transparant

Het zijn spannende tijden en niemand weet waar ‘ie precies aan toe is. We kunnen ook niet alles weten, maar eerlijk zijn over wat je niet weet, geeft meer rust dan niets zeggen. Ook al heb je geen antwoord op wat er gaat gebeuren, je kunt wel mensen het vertrouwen geven dat je ze support. Dit gevoel is belangrijk en neemt een hoop stress bij ze weg. Door je mensen mee te nemen en ze updates te geven, geef je aan dat jij en het bedrijf de juiste intenties hebben.

Bij Salesforce worden we hierin een handje geholpen en krijgen we elke dag een COVID-19 mail. Ik vind de inhoud hiervan fantastisch. Hierin staat het belangrijkste nieuws van de dag voor de organisatie maar ook daarbuiten. Ook wordt bijvoorbeeld spannend nieuws gedeeld en geruchten gefactcheckt. Daarbij geven ze tips om je immuunsysteem te boosten, komen ze met lekkere recepten voor een diner van koelkast-restjes, en maken ze luchtige grapjes. Het is heerlijk om op deze manier de realiteit in kaart te krijgen. Zorg er dus voor dat je medewerkers up to date zijn en de juiste informatie over het virus hebben, zodat ze zich niet onnodig zorgen hoeven te maken.

 

4. Hou (of maak) het leuk

Op kantoor heb je constant je collega’s om je heen waar je even mee kan ontstressen, lachen, bijpraten of je frustraties bij kunt uiten. Daarnaast heb je vaak allerlei activiteiten om simpelweg fun te hebben met je collega’s: van teamuitjes tot borrels en van bedrijfs-bandjes tot sportclubjes. Mijn advies is om ook in deze tijden leuke dingen te blijven doen.

We leven wat dat betreft in een fantastische tijd met heel veel virtuele mogelijkheden die we kunnen gebruiken om employee engagement te verhogen. Virtuele vrijmibo’s en koffiebreaks zijn bekend maar meer is mogelijk. Ik heb inmiddels ook al virtuele bier- en wijnproeverijen voorbij zien komen. Ze sturen het proefmateriaal naar je toe en in een videocall word je samen vermaakt door de creatieve bier-/wijnbar eigenaar. Ook virtueel quizzen wordt bij Salesforce gedaan en er wordt zelfs virtueel goede doelenwerk verricht. Kortom, vind een manier om plezier te (blijven) hebben: alles is mogelijk, ook nu.

 

5. Help met ‘boundary setting’

Voor het coronavirus was het voor de meeste mensen een stuk makkelijker om hun werktijden af te bakenen en het werk op je werk te laten. Je stapte op je fiets, auto of OV, en ging naar je werk. Bij het dichtdoen van je eigen voordeur stap je op weg naar je werk een psychologische grens over waarbij je je opmaakt voor een nieuwe werkdag. Hetzelfde gebeurt ook op de terugweg naar huis waarbij je het werk op je werk laat.

De grens die je telkens passeert, heb je nu niet; je huis is je kantoor, maar ook de school van je kinderen, yogacentrum, en de kroeg geworden. Dit maakt het moeilijker om de boel de boel te laten en dit kan meer stress geven dan voorheen.

Om hier toch wat structuur in te creëren die je mentale gezondheid ten goede komt, zijn er genoeg trucjes om toe te passen. Belangrijk is dat je dit als manager stimuleert. Plan bijvoorbeeld voor 10.00 en na 18.00 geen meetings meer in en geef je team de ruimte om hetzelfde te doen. Ga het gesprek erover aan, vraag wat je mensen doen om toch die gezonde grenzen voor zichzelf te stellen en te zorgen dat ze ook echt ontspannen en bijtanken. De laatste tv-serie bespreken in je team meetings kan een goede zijn om even te ontladen.

 

Samen staan we sterker

Tot slot, naar elkaar omkijken is nog nooit zo belangrijk geweest als nu. Ik wil managers meegeven dat zij hier onder werktijd (wanneer dat dan ook is), flink kunnen bijdragen aan de mentale en fysieke gezondheid van hun mensen. Dit kan klein en simpel met toch grote impact op de employee engagement. 

Weet je niet precies waar je aan zou kunnen werken om het thuiswerken binnen je team te vergemakkelijken? Hier vind je inspiratie en een aantal nuttige Trails die je helpen om in deze tijden beter samen te werken en mentaal gezond te blijven.