Toen ik zelf nog actief was als kleine ondernemer, was ik het grootste deel van mijn dag kwijt aan het opzoeken van mailwisselingen met prospects en het beantwoorden van vragen van klanten. Ik vroeg mezelf regelmatig af of deze dingen niet sneller konden, zodat ik me kon bezighouden met de prioriteiten van mijn bedrijf.

Technologie bood uitkomst: we implementeerden een oplossing die deze zaken automatiseerde. Uiteindelijk bleek dit niet alleen maar handig - het was bittere noodzaak.

Een sterk staaltje van dit soort technologie is Salesforce voor het MKB. Met ons CRM-systeem (Customer Relationship Management) voor kleine ondernemers reduceer je terugkerende taken tot slechts een paar klikken. Lees snel verder voor zes productiviteitshacks waarmee je meer prospects vindt, een groter aantal klanten binnenhaalt en bestaande klanten tevreden houdt.

 

1. Besteed minder tijd aan e-mails

Hoeveel tijd ben jij kwijt aan e-mails? Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld elf uur per week bezig zijn met hun e-mail. Dat is veel tijd en vaak ben je te lang bezig met mails die eigenlijk helemaal niet zo belangrijk zijn.

Als kleine ondernemer vervul je meerdere rollen: je moet deals sluiten, vragen van klanten beantwoorden en samenwerken met collega's. Dit zorgt voor een niet-aflatende stroom aan e-mails en dan is het niet vreemd dat je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer ziet.

Als je minder tijd wilt besteden aan e-mails, probeer dan eens Einstein-activiteiten vastleggen in Salesforce voor het MKB. Hiermee worden mailwisselingen en afspraken in je agenda automatisch toegevoegd aan CRM-records, zoals leads, accounts, contactpersonen en opportunities. Deze informatie is bovendien zichtbaar voor klanten, prospects en teamleden die ook Salesforce gebruiken. Zo raak je dus nooit meer de weg kwijt in je inbox!

 

2. Plan afspraken in een mum van tijd

Salesforce voor het MKB is ook voorzien van Salesforce Inbox, een gratis tool waarmee je afspraken kunt plannen met prospects en klanten zonder dat er tig mailtjes heen en weer vliegen. In Inbox kun je tijdstippen kiezen in je agenda en ze vervolgens naar een e-mail kopiëren. Nadat de ontvanger het tijdstip heeft uitgekozen dat het beste uitkomt, wordt er in Inbox automatisch een agenda-uitnodiging voor jullie allebei gemaakt. 

Het grootste voordeel van deze tool? Als je op een van de door jou voorgestelde tijdstippen toch een afspraak maakt met iemand anders, wordt dit tijdstip niet meer in je e-mails weergegeven. Dubbele afspraken zijn dus voorgoed verleden tijd.

 

3. Beheer alle vragen van klanten in één app

Wanneer klanten vragen of opmerkingen hebben, nemen ze waarschijnlijk contact met je op via e-mail, je website of je sociale kanalen zoals Twitter, Facebook, Instagram of YouTube. Het is dan heel handig als je hierop via één app kunt reageren. Als je meerdere mensen hebt die vragen van klanten afhandelen, is het bovendien handig om alle antwoorden op één centrale plek te hebben. Dit schept duidelijkheid en zo kunnen je teamleden van elkaar zien wat ze doen.

Salesforce voor het MKB beschikt over een serviceconsole waarin jij en je team in een handomdraai vragen kunnen beantwoorden en afhandelen, zonder je CRM-systeem te verlaten.

 

4. Typ nooit twee keer hetzelfde antwoord

Wanneer je regelmatig vragen van klanten beantwoordt, is het je waarschijnlijk wel opgevallen dat bepaalde vragen steeds weer opnieuw worden gesteld – ook al is het vaak in andere bewoordingen. QuickText is een superhandige functie in Salesforce voor het MKB. Hiermee kun je antwoorden standaardiseren door veelvoorkomende zinnen en zinsdelen vooraf te formuleren, zoals opmerkingen, de aanhef van berichten, en antwoorden op veelgestelde vragen. Zo bespaar je dus tijd. 

Je kunt QuickText gebruiken in antwoorden op supportvragen, chats en e-mails die je vanuit Salesforce verzendt. Nu hoeven jij en je team niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden.

 

5. Help je klanten zichzelf te helpen

De meeste klanten gaan liever zelf op zoek naar antwoorden dan dat ze contact opnemen met een servicemedewerker. Met het helpcentrum in Salesforce voor het MKB kun je snel een webpagina in elkaar zetten en je kennisartikelen erop publiceren. Je klanten kunnen zo zelf de antwoorden op hun vragen terugvinden, waardoor jij en je team meer tijd over hebben voor complexere gevallen. Een win-winoplossing dus.

 

6. Houd eenvoudig belangrijke cijfers bij

Als kleine ondernemer wil je natuurlijk altijd weten hoe je bedrijf ervoor staat. Zou het niet handig zijn als je je verkoopcijfers kon bijhouden zonder steeds met je salesteam te moeten vergaderen, via e-mail om updates te vragen of uren naar spreadsheets te turen?

Wanneer deze informatie allemaal in Salesforce zit, hoef je nooit meer om updates te vragen of handmatig data te analyseren. Je bekijkt gewoon een van de dashboards om de desbetreffende cijfers in realtime te zien.

Ben jij er klaar voor om afscheid te nemen van tijdrovende taken? Probeer Salesforce voor het MKB gratis en ga aan de slag met deze hacks.