Pipelinebesprekingen zijn een verschrikking – dit zijn negen eenvoudige oplossingen

Zelfbenoemd ‘old school to new school’ salesmanager Richard Harris herinnert zich nog de eerste keer dat iemand ontslag nam. “Geen ontslagbrief, ze vertrok gewoon.”

De reden? Een reeks pijnlijke pipelinebesprekingen.

“Tijdens besprekingen vroeg ik naar X en kwam zij met Y. Ze sloot deals op haar eigen manier, maar ik nam nooit de tijd om haar manier te begrijpen”, vertelt Harris, die nu het gerenommeerde salestrainingbedrijf Harris Consulting Group leidt. “Op een dag liep ze gefrustreerd weg.”

Een nuttige pipelinebespreking kan salesmedewerkers manieren bieden om naar de sluiting van een deal toe te werken, maar vaak slaan ze de plank mis. Daar zijn ontelbare redenen voor: slechte salesdata, doelen die niet overeenkomen, gebrek aan voorbereiding, miscommunicatie, slechte managementvaardigheden, enz. Zonder productieve pipelinebesprekingen zijn nauwkeurige bedrijfsprognoses echter lastig en daarom is het essentieel dat ze goed verlopen.

Wat is een pipelinebespreking?

Een pipelinebespreking is een wekelijkse of tweewekelijkse meeting tussen een salesmedewerker en zijn of haar manager om de status van openstaande deals te bespreken. Deze meetings zijn volledig gericht op obstakels die het sluiten van deals verhinderen en stappen die de salesmedewerker of manager kan zetten om die obstakels weg te nemen.

De verantwoordelijkheid voor een succesvolle bespreking ligt bij de hoogste salesmanagers en CRO’s. Deze hogere managers moeten de pipelinebespreking structuur en ritme geven, zodat salesmedewerkers en managers beschikken over alles wat nodig is om succes te boeken.

Gelukkig is dit niet zo moeilijk. Door de jaren heen heb ik verschillende simpele methodes geleerd om pipelinebesprekingen efficiënt en nuttig te maken. Salesmanagers, let op:

1. Schrap pipelinebesprekingen met het hele team

Groepsbesprekingen zijn vrijwel altijd tijdverspilling. Sommige managers denken misschien dat het de ideale manier is om te coachen: je bespreekt een vastgelopen deal van een medewerker en gebruikt dat als voorbeeld of les voor de rest van het team. Maar de werkelijkheid is dat medewerkers dan niet opletten.

Beperk pipelinebesprekingen tot de individuele salesmedewerker en de manager. Dan weet je zeker dat beiden hun aandacht richten op de deals die belangrijk zijn.

Er is één uitzondering: als er meerdere medewerkers bij een verkoop betrokken zijn, is het zinvol als al deze medewerkers de hoofden bij elkaar steken om een strategie en oplossingen te bedenken.

2. Vereenvoudig pipelinebeheer met automatisering

Vervuilde data zijn funest voor het verkoopproces. Drukke salesmedewerkers vergeten vaak de data op het CRM-platform (Customer Relationship Management) van hun bedrijf bij te werken of voeren data maar deels in. Hierdoor worden pipelinebesprekingen een zooitje: managers en salesmedewerkers kunnen de status van leads niet nauwkeurig beoordelen als de data niet compleet zijn. De oplossing is een combinatie van procesautomatisering en teamtraining.

Om drukke salesmedewerkers bij te staan, zet je een CRM met kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde workflows in, zodat handmatige data-invoer grotendeels overbodig is. Sales Cloud registreert bijvoorbeeld automatisch al je telefoongesprekken, e-mails en notities, zodat je dat niet zelf hoeft te doen.

Toch komen salesmedewerkers niet helemaal onder data-invoer uit. Train ze erin om belangrijke dealinformatie bij te werken op het moment dat ze die krijgen. Ze zullen er ook aan herinnerd moeten worden, dus moedig managers aan om regelmatig naar de data-invoer te vragen.

Zorg er ten slotte voor dat managers en salesmedewerkers met dezelfde dataset in je CRM werken, ongeacht hoe dashboards zijn ingesteld. Iedereen ziet dan de belangrijkste leaddata in de pipeline, zelfs als de dashboards enigszins afwijken.

3. Laat gebabbel achterwege

Tijdens een pipelinebespreking is het gemakkelijk om van het eigenlijke onderwerp af te dwalen, maar vermijd kletsen over ditjes en datjes of diepgaande strategiebesprekingen. Dit is ook niet het moment voor trainingsmodules, uitgebreide coachingsessies of bedrijfsupdates. Houd het bij de leads en laat de bespreking niet langer dan een half uur duren.

Als managers informatie met salesmedewerkers moeten delen, kan dat via e-mail of Slack. Hierdoor staat alles zwart op wit en kunnen medewerkers de berichten lezen wanneer hen dat uitkomt in plaats van tijdens het bespreken van leads.

4. Verdeel de tijd over de drie grootste opportunities

Het is verleidelijk om de hele meeting alle aandacht op één probleemlead te vestigen, maar dan is er geen tijd meer voor andere leads. Om dit te voorkomen, raden doorgewinterde salesprofessionals zoals Harris aan om een duidelijke agenda op te stellen:

• 4 minuten: overzicht/algemene status
• 7 minuten: probleemlead 1
• 7 minuten: probleemlead 2
• 7 minuten: probleemlead 3
• 5 minuten: afronden en vervolgstappen bepalen

Voorkom tijdverspilling en zorg ervoor dat salesmedewerkers en managers dezelfde leadcijfers voor hun neus hebben, het liefst van hetzelfde CRM-dashboard.

5. Bepaal exitcriteria voor elke fase in de pipeline

Onoverzichtelijke pipelines worden niet alleen veroorzaakt door vervuilde data. Maar al te vaak weten salesmedewerkers niet wanneer een lead van de ene fase in de pipeline door moet naar de volgende. Dit leidt natuurlijk tot rommelige pipelinebesprekingen doordat managers en salesmedewerkers heel verschillende ideeën hebben over de status van leads.

Smoor dit in de kiem door duidelijk uiteen te zetten hoe de salesmedewerker elke fase in de pipeline kan afronden. In mijn ervaring kun je dit het best aanpakken door twee of drie vragen voor elke fase op te stellen. Uit de antwoorden moet dan duidelijk blijken of een lead door kan naar de volgende fase in de pipeline.

Om een lead bijvoorbeeld van de kwalificatiefase naar de demofase door te zetten, moet de verkoper vragen stellen als:

• Heeft de lead een duidelijk gebruiksscenario voor het product vastgesteld?
• Voldoet het bedrijf aan de technische vereisten voor het product?
• Past dit product binnen het budget van het bedrijf?

Als het antwoord op al deze vragen ‘ja’ is, is de lead waarschijnlijk klaar voor de demofase.

Gratis training: leer prospects beheren van een lead tot gesloten deal in Sales Cloud

6. Identificeer duidelijke vervolgstappen en prioriteiten

Zoals hierboven al genoemd, moet elke pipelinebespreking gericht zijn op vervolgstappen voor de komende week en niet op wat er de week ervoor is gebeurd. Bijvoorbeeld: wat zijn specifieke obstakels die verhinderen dat een deal verdergaat? Wie pakt elk obstakel aan? De salesmedewerker, de manager of de directie? Welk obstakel is het belangrijkst? Deze antwoorden moeten duidelijk zijn en gekoppeld worden aan meetgegevens, zodat zowel managers als salesmedewerkers de voortgang kunnen meten.

7. Creëer een verantwoordelijkheidssysteem voor salesmedewerkers en managers

Eén van de grootste valkuilen van pipelinebesprekingen is het gebrek aan verantwoordelijkheid – zowel bij salesmedewerkers als managers. Om ervoor te zorgen dat vervolgstappen ook daadwerkelijk worden genomen, moeten managers aan het eind van de week telefonisch of via e-mail contact opnemen met de salesmedewerkers.

Een andere optie is een CRM gebruiken om de voortgang bij te houden. Deze centrale informatiebron biedt managers inzicht in activiteiten van salesmedewerkers, zodat het gemakkelijker voor ze wordt om kritische vragen te stellen over leads die blijven steken.

8. Zoek geen zondebok

Veel salesmanagers staan onder druk om deals te sluiten en de omzet te verhogen. Dit kan leiden tot suggestieve vragen tijdens de pipelinebespreking. Als de salesmedewerker dan aarzelt en niet weet hoe hij een lead in een deal kan omzetten, kan dat tot kritiek van de manager leiden. De salesmedewerker krijgt de schuld en raakt gefrustreerd.

Zoeken naar een schuldige is verspilling van je tijd. Managers moeten hun pipelinebespreking zo opzetten dat dit wordt voorkomen: het probleem ligt bij de opportunity, niet bij de salesmedewerker. In plaats van verkopers bekritiseren als ze hun quotum niet halen of niet het antwoord geven dat de manager wil horen, moet je zoeken naar een oplossing waar het hele team baat bij heeft. Managers moeten geen vragen stellen als: “Hoe kon je dat verkeerd doen?” In plaats daarvan moeten ze iets vragen als “Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we verder komen?”

9. Combineer een-op-eengesprekken niet met pipelinebesprekingen

Deze tip komt van een algemene misvatting (en een van mijn persoonlijke ergernissen): een-op-eengesprekken met de manager kunnen tijdens pipelinebesprekingen. Niet dus.

Een-op-eengesprekken en pipelinebesprekingen moeten apart worden gepland om te voorkomen dat de meeting te lang wordt en geen duidelijk doel heeft. Mijn advies is twee een-op-eengesprekken per maand en twee pipelinebesprekingen per maand. Als het nodig is, kun je meer besprekingen aan het eind van het kwartaal toevoegen om er zeker van te zijn dat de deals op schema liggen. Als daar de prioriteit ligt, moet je ze niet tegelijk met een-op-eengesprekken plannen. Geef je salesmedewerkers tijd om zich te focussen op wat ze het beste doen: verkopen.

Vervolgstappen

Pipelinebesprekingen zijn de motor van gemotiveerde salesteams die hun doel willen bereiken. Ze bieden salesmedewerkers de tools en inzichten die ze nodig hebben om deals te sluiten en helpen managers nauwkeurige prognoses te doen. Zorg er voor een succesvolle bespreking voor dat jullie bij het onderwerp blijven en dat er actiepunten uit voortkomen. Zoals onze eigen Vice President van Product Marketing Brian Bachofner adviseert: “Identificeer de belangrijkste activiteiten die ervoor zorgen dat deals worden gesloten. Hierdoor worden de pipeline, de nauwkeurigheid van prognoses en de kans dat quota worden gehaald – of zelfs overtroffen – beter.”