Waarom een ​​CRM-implementatiepartner essentieel is voor groeiende bedrijven

Ondanks de groei die technologie kan bieden, besteden veel bedrijven uren aan het doornemen van spreadsheets, indexkaarten of notities die in de marges van andere documenten zijn gekrabbeld. Als het tijd is om wat georganiseerder te worden, kan het verleidelijk zijn om te gaan ‘DIY-en’ als dat in de organisatie gebruikelijk is. Gratis versies of spreadsheets zijn dan opties, maar of dat de juiste stap is, is maar de vraag.

Deze methoden kunnen werken maar zijn niet ontworpen te helpen een bedrijf te runnen. Beveiliging is bijvoorbeeld een heel belangrijk aspect. Voordat je al je bedrijfs- en klantdata in een gratis app gaat uploaden, controleer heel goed de beveiligingsreferenties en vraag jezelf af: is dit programma ontworpen en gebouwd met veiligheid als speerpunt?

Maak ook de balans op voor wat betreft tijd: een gratis spreadsheet versus een CRM-systeem met 360-graden klantbeeld. Is het je tijd waard om het spreadsheet zelf te bouwen, ook wanneer je weet dat je niet hetzelfde resultaat zal krijgen als bij een CRM-systeem? En wat gebeurt er als je team(s) de DIY-hacks ontgroeit? Soms is het goedkoper, sneller en efficiënter om eerder wat meer te besteden dan achteraf te moeten betalen voor dure oplossingen door problemen die onderweg ontstaan.

Wat houdt CRM-implementatie nu precies in? Een succesvolle implementatie betekent dat de nieuwe software wordt geïnstalleerd en de nieuwe tools worden toegevoegd aan je bedrijfsvoering, zodat alles gaat samenwerken en processen geoptimaliseerd worden, terwijl je bedrijf de normale bedrijfsactiviteiten kan blijven uitoefenen. Een CRM-systeem, en met name Salesforce Platform, is een investering in de toekomst van je bedrijf en een implementatie is veel meer dan het ondertekenen van een licentieovereenkomst en het maken van gebruikersaccounts.

Wat is een CRM-implementatiepartner en hoe werk je samen?

De meeste bedrijven die Salesforce Platform gebruiken, hebben een toegewijd team klaarstaan om nieuwe software in gebruik te nemen of kiezen ervoor om met een externe implementatiepartner samen te werken. Een goede CRM-implementatiepartner combineert technische expertise met zakelijke ervaring. Implementatie gaat niet alleen over het maken van gebruikerswachtwoorden en het toewijzen van accountrechten; het gaat erom het bedrijf te leren kennen en begrijpen om workflows en processen te ontwerpen die passen bij de manier waarop het bedrijf werkt. 

Goede implementatiepartners hebben een aantal dingen gemeen, die ze in kunnen zetten wanneer ze jou helpen om je nieuwe CRM-systeem te implementeren:

• Heel veel ervaring in verschillende branches
• Vaardigheden om jouw CRM-systeem zo in te richten dat het optimaal bij je bedrijf past
• Uitgebreide kennis van best practices, om dure fouten te voorkomen
• De knowhow om jouw organisatie voor te bereiden op een succesvolle acceptatie en integratie van een nieuw systeem

Vooral dit laatste punt is belangrijk: zelfs de beste, meest doordacht ontworpen CRM-implementatie is niet veel waard wanneer medewerkers er niet mee overweg kunnen.

De planning van een succesvolle adoptie is een belangrijk onderdeel van elke CRM-implementatie. Het kan inhouden dat de directie moet worden betrokken en haar goedkeuring moet geven, het aanstellen van keymembers voor een klankbordgroep en/of het plannen van check-ins en trainingssessies. Samenwerken met een implementatiepartner die ervaren is in deze niet-technische aspecten van een systeemimplementatie kan het verschil maken als het gaat om het succesvol uitrollen van jouw CRM-oplossing.

Salesforce heeft nuttige mogelijkheden voor het selecteren van de beste partner om te helpen bij een implementatie, zoals de consultants uit de AppExchange omgeving.

Het installeren en configureren van nieuwe software is natuurlijk een groot deel van elke CRM-implementatie. Maar de technologie in gebruik nemen is er slechts een deel van. 

Een succesvolle uitrol van een CRM-systeem omvat verschillende belangrijke componenten:

• Doelen stellen voor de implementatie en het opsplitsen in beheersbare fasen

• Doordachte analyse van de werkwijze en hoe een CRM-systeem je interne processen kan verbeteren en ondersteunen

• Workflows, integraties en pagina lay-outs (werknemerservaringen) ontwerpen die gemakkelijk te gebruiken zijn, en je teams de juiste tools en informatie geven die ze nodig hebben en wanneer ze die nodig hebben 

• Het opstellen van een uitrolplan dat de interne acceptatie van de nieuwe tools bevordert

Zoals je zou verwachten is het implementeren van een ‘eenvoudig’ CRM-systeem meestal sneller en gemakkelijker dan het implementeren van een maatwerksysteem. Zeker als er maar enkele gebruikers zijn. Het maakt echter niet uit hoe groot, klein, eenvoudig of juist ingewikkeld jouw systeem is, het is altijd handig om ook na te denken over implementatiedoelen op korte en lange termijn.

Kortetermijnimplementatiedoelen gaan over het ontwerpen en actief krijgen van je CRM-systeem. De focus ligt op de basisprincipes van het in gebruik nemen van de technologie en het laten trainen van gebruikers.

Langetermijnimplementatiedoelen gaan meer over de voortdurende waarde die je nieuwe CRM-systeem biedt, ofwel: wat het je brengt op het gebied van je doelstellingen en strategie. Deze langetermijndoelen zijn ook van essentieel belang wanneer je je workflows, integraties en andere aspecten van het systeem in de loop van de tijd gaat aanpassen of optimaliseren, zodat deze je bedrijfsdoelen blijft ondersteunen.

Veel succesvolle CRM-uitrollen zijn combinaties van korte- en langetermijnimplementatiedoelstellingen. Combineer ze dus wanneer je je systeem optimaal wil inrichten voor nu en later. Als je vooraf je CRM-systeem ziet als een langetermijninvestering, wordt het des te waarschijnlijker dat je later rendement op die investering ziet.

Als de uitdaging om een nieuwe technologische tool te implementeren wat intimiderend is, maak je dan geen zorgen. Je bent niet de enige! Veel kleinere bedrijven kunnen dit zo voelen, maar zorg ervoor dat dit je er niet van weerhoudt om tools te gebruiken die je eigenlijk echt nodig hebt. 

Heb je besloten te investeren in een CRM-systeem, en wil je meer lezen over welk type CRM-systeem jouw bedrijf de beste én snelste ROI (Return On Investment) geeft? Lees dan dit artikel waarin we uitleggen hoe je diverse CRM-systemen vergelijkt, zodat je zelf kunt bepalen welk CRM je het beste van dienst zal zijn.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij je zoektocht naar een geschikt CRM-systeem? Vul dan de vragenlijst in van deze checklist. Hiermee kun je gemakkelijk zien wat Salesforce voor jou kan betekenen op het gebied van sales-, service- en marketingoplossingen en jouw bedrijf kan transformeren.