Waar let je op bij het vergelijken van CRM-systemen?

Key Takeaways

• Vergelijk CRM-systemen niet alleen op prijs, maar ook op functionaliteiten, gebruiksgemak, schaalbaarheid en ondersteuning.
• Breng vooraf in kaart welke bedrijfsdoelen en processen je met een CRM-systeem wilt ondersteunen.
• Kijk naar de totale kosten, implementatie en groeimogelijkheden om een CRM-oplossing te kiezen die ook op de lange termijn past.

Je hebt besloten dat het tijd is voor een CRM-systeem. Dat is een belangrijke stap. Nu komt het erop aan een CRM-oplossing te kiezen die aansluit bij je organisatie, je processen ondersteunt en snel rendement oplevert.

Voordat je CRM-systemen gaat vergelijken, is het belangrijk om helder te hebben waarom je een CRM nodig hebt en welke uitdagingen je wilt oplossen. Denk ook na over je eisen: kies je voor een cloudgebaseerde of on-premise oplossing, en wat betekent dat voor je organisatie, beheer en kosten?

Daarnaast is het verstandig om te bepalen welke functionaliteiten voor jouw bedrijf essentieel zijn. Elke CRM-aanbieder heeft zijn eigen sterke punten. Let daarom niet alleen op functies, maar ook op zaken zoals schaalbaarheid, support, updates en de prijsstructuur. De kosten van een CRM-systeem kunnen namelijk sterk verschillen afhankelijk van de gekozen oplossing en uitbreidingsmogelijkheden.

In dit artikel lees je welke soorten CRM-systemen er zijn, waar je op moet letten bij het vergelijken van CRM-pakketten en hoe je de voor- en nadelen van verschillende oplossingen tegen elkaar afweegt.

Na het lezen van dit verhaal heb je meer inzicht in de diverse systemen en kun je zelf bepalen welk CRM-systeem je hoogstwaarschijnlijk het beste van dienst zal zijn.

CRM-systemen vergelijken; het begin van je zoektocht

Beginnende bedrijven gebruiken vaak spreadsheets, boekhoudsoftware of zelfs e-mailprogramma’s en post-its voor hun klantrelatiebeheer. In de beginfase werkt dat meestal prima. Maar naarmate een bedrijf groeit en het aantal klanten toeneemt, wordt deze werkwijze steeds minder efficiënt. Klantinformatie raakt verspreid over verschillende systemen, waardoor overzicht en samenwerking verloren gaan.

Wanneer je organisatie de opstartfase ontgroeit, kunnen deze losse oplossingen juist voor problemen zorgen. Gegevens over klanten, contacten en deals zijn niet altijd voor iedereen toegankelijk. Dat leidt regelmatig tot verwarring, dubbel werk en gemiste kansen. Denk aan belangrijke e-mails die zoekraken, verouderde spreadsheets, ontbrekende informatie of dubbele gegevens. Zonder een centrale plek voor klantinformatie wordt het bovendien steeds lastiger om teams effectief samen te laten werken en klanten consistent te bedienen.

Een CRM-oplossing stelt ondernemers in staat om alle beschikbare klantinformatie samen te brengen en aan haar medewerkers ter beschikking te stellen. CRM-systemen zijn verkrijgbaar in twee soorten: on-premise of cloudgebaseerd (ook wel ‘on-demand‘ genoemd).

Hieronder beschrijven we de voor- en nadelen van on-premise en cloudgebaseerde CRM-systemen.

De voor- en nadelen van een on-premise CRM

Een on-premise CRM-systeem draait op servers binnen de eigen organisatie in plaats van in de cloud. Het bedrijf is zelf verantwoordelijk voor de hardware, het beheer, de beveiliging en het onderhoud van het systeem. Hiervoor is meestal een eigen serveromgeving nodig, variërend van een aparte serverruimte tot een server die intern wordt beheerd. Nadat de benodigde infrastructuur is ingericht, installeert het IT-team de CRM-software en zorgt het voor het dagelijkse beheer en de updates.

Het voordeel van een on-premise CRM

• Interne teams bieden meer controle over apparatuur, beveiliging en gegevens

De nadelen van een on-premise CRM

• Installatie en inrichten van het systeem vereist een aanzienlijke investering vooraf
• IT-personeel is nodig voor installatie en onderhoud van het systeem
• Uitval kan langdurige systeemstoringen veroorzaken
• Schalen en upgrades kunnen lastig en kostbaar zijn

De voor- en nadelen van een cloudgebaseerd CRM

Een cloudgebaseerd CRM-systeem wordt via het internet aangeboden en beheerd door de softwareleverancier. Hierdoor zijn er weinig tot geen investeringen in eigen hardware of IT-infrastructuur nodig. Medewerkers kunnen eenvoudig inloggen en het CRM-systeem gebruiken vanaf iedere computer, tablet of smartphone met een internetverbinding. Dit type oplossing wordt ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd.

De voordelen van een cloudgebaseerd CRM

• Minimale investering nodig om te beginnen
• Er is geen serverinstallatie of -onderhoud vereist
• 24/7 experts beschikbaar die je remote ondersteuning bieden
• Schaalbaarheid is eenvoudiger en upgrades zijn vaak automatisch

Het nadeel van een cloudgebaseerd CRM

• Een internetverbinding is vereist: als het internet eruit ligt, ligt de service er ook uit

Waarom bedrijven bijna altijd kiezen voor cloudgebaseerde CRM-systemen

Door de brede beschikbaarheid van internet en de flexibiliteit van moderne software kiezen steeds meer organisaties voor een cloudgebaseerd CRM-systeem. Naast gebruiksgemak spelen ook de kosten van een CRM-systeem hierbij een belangrijke rol.

Cloudgebaseerde CRM-oplossingen hebben doorgaans lagere opstartkosten dan on-premise systemen. Er zijn geen grote investeringen nodig in servers, hardware of uitgebreide IT-infrastructuur. Daardoor kunnen bedrijven sneller starten en blijven de initiële kosten beter beheersbaar.

Ook de implementatie verloopt vaak sneller. Salesforce, pionier op het gebied van cloudgebaseerde CRM-systemen sinds 1999, rapporteert bijvoorbeeld dat cloudoplossingen gemiddeld sneller worden geïmplementeerd dan traditionele on-premise systemen. Hierdoor kunnen organisaties eerder profiteren van de voordelen van hun CRM-investering.

Daarnaast biedt een cloudgebaseerd CRM voordelen op het gebied van beheer en ondersteuning. Updates, onderhoud en beveiliging worden grotendeels door de leverancier verzorgd, waardoor bedrijven minder afhankelijk zijn van interne IT-capaciteit en onverwachte beheerkosten kunnen beperken.

Voor groeiende organisaties is schaalbaarheid een extra voordeel. Naarmate je bedrijf groeit, kun je gebruikers, functionaliteiten en integraties eenvoudig uitbreiden. Daardoor blijven de CRM-kosten beter voorspelbaar en voorkom je dat je op termijn moet overstappen naar een nieuw systeem. Dit verlaagt niet alleen de totale eigendomskosten, maar draagt vaak ook bij aan een snellere return on investment (ROI).

Op zoek naar het beste CRM? Kies voor een cloudgebaseerd CRM-systeem

Cloudgebaseerde CRM-systemen bieden voor veel organisaties voordelen op het gebied van kosten, gebruiksgemak en schaalbaarheid. Doordat er geen eigen servers of uitgebreide IT-infrastructuur nodig zijn, blijven de opstartkosten vaak lager dan bij een on-premise oplossing. Daarnaast worden updates, onderhoud en beveiliging meestal door de leverancier verzorgd.

Toch is er geen CRM-oplossing die voor iedere organisatie de beste keuze is. De juiste keuze hangt af van factoren zoals je budget, groeiplannen, functionele eisen en beschikbare IT-capaciteit. Daarom is het belangrijk om CRM-systemen zorgvuldig met elkaar te vergelijken en niet alleen naar de prijs te kijken, maar ook naar de totale kosten, mogelijkheden en het verwachte rendement op de investering.

Cloudgebaseerde CRM-systemen vergelijken

Heb je besloten dat een cloudgebaseerd CRM-systeem het beste past bij jouw organisatie? Dan is de volgende stap het vergelijken van de beschikbare oplossingen. Daarbij is het belangrijk om verder te kijken dan alleen functionaliteiten. Ook factoren zoals gebruiksgemak, schaalbaarheid, ondersteuning, integratiemogelijkheden en de kosten van een CRM-systeem spelen een belangrijke rol.

Door verschillende CRM-systemen zorgvuldig met elkaar te vergelijken, krijg je een beter beeld van welke oplossing het beste aansluit bij de behoeften, groeiplannen en het budget van je organisatie.

Gebruikerservaring

Een goede gebruikerservaring is essentieel voor het succes van een CRM-systeem. Hoe gebruiksvriendelijker het platform, hoe groter de kans dat medewerkers het daadwerkelijk gebruiken en de beschikbare klantinformatie actueel houden. Let daarom op een intuïtieve interface, eenvoudige navigatie en de mogelijkheid om zowel op desktop als mobiele apparaten te werken.

Budget en CRM-systeem kosten

Bepaal vooraf welk budget beschikbaar is voor een CRM-systeem en welke functionaliteiten je nodig hebt, zowel nu als in de toekomst. Kijk daarbij niet alleen naar de abonnementsprijs, maar ook naar de totale kosten van een CRM-systeem. Denk aan implementatie, integraties, trainingen, ondersteuning en eventuele uitbreidingen.

Houd daarnaast rekening met de groeiplannen van je organisatie. Een CRM-oplossing die op korte termijn voordelig lijkt, kan op de lange termijn juist meer kosten als het systeem onvoldoende schaalbaar is of niet aansluit op toekomstige behoeften.

Door te kiezen voor een CRM-platform dat met je organisatie kan meegroeien, voorkom je dat je later moet investeren in extra systemen, complexe koppelingen of maatwerk. Dit kan niet alleen de CRM-kosten verlagen, maar ook de implementatie en het beheer op de lange termijn vereenvoudigen. Zo voorkom je dat verschillende systemen een bottleneck vormen wanneer je organisatie verder groeit.

Return on investment

Bij het vergelijken van CRM-systemen is het belangrijk om niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook naar het verwachte rendement. Welke efficiëntievoordelen wil je behalen? Welke KPI’s gebruik je om succes te meten? En hoe snel verdient het CRM-systeem zichzelf terug?

De ROI van een CRM-systeem verschilt per organisatie en hangt af van factoren zoals tijdsbesparing, hogere productiviteit, betere samenwerking tussen teams en meer omzet uit bestaande en nieuwe klanten. Daarom is het belangrijk om vooraf een business case op te stellen en duidelijke doelstellingen te formuleren.

Een goede CRM-aanbieder kan je helpen om de verwachte opbrengsten af te zetten tegen de investering. Zo krijg je een realistischer beeld van de totale kosten van een CRM-systeem en het rendement dat je daarvan kunt verwachten.

Salesforce ondersteunt organisaties hierbij onder andere met advies, begeleiding en businesscases, zodat je een oplossing kunt kiezen die aansluit bij je doelstellingen en groeiplannen.

Adoptie

Het kiezen van het juiste type CRM-systeem hangt vaak af van welk systeem je medewerkers het gemakkelijkst kunnen oppakken en gebruiken. Kies een platform dat intuïtief is en een leverancier die je helpt iedereen aan boord te krijgen.

Ga dus na welke trainingen de aanbieder heeft om je medewerkers wegwijs te maken in het systeem. Zo heeft Salesforce bijvoorbeeld Trailhead: een gratis en interactief opleidingsplatform waar iedereen gebruik van kan maken om hun Salesforce vaardigheden te ontwikkelen, inclusief internationaal erkende Salesforce-certificaten.

Schaalbaarheid

Wanneer je organisatie groeit, moet je CRM-systeem kunnen meegroeien. Het laatste wat je wilt, is investeren in een oplossing die na enkele jaren niet meer aansluit bij je behoeften en daardoor een kostbare migratie noodzakelijk maakt.

Kies daarom voor een CRM-platform dat eenvoudig kan worden uitgebreid met extra gebruikers, functionaliteiten en integraties. Zo kun je klein beginnen en het systeem verder uitbouwen naarmate je organisatie groeit.

Schaalbaarheid speelt ook een belangrijke rol bij de totale kosten van een CRM-systeem. Een oplossing die vandaag voldoet, maar toekomstige groei beperkt, kan op termijn leiden tot extra investeringen in nieuwe software, maatwerk of complexe koppelingen. Door hier vooraf rekening mee te houden, voorkom je onnodige kosten en creëer je een toekomstbestendige basis voor verdere groei.

Vragen om aan potentiële CRM-leveranciers te stellen

Heb je een aantal CRM-systemen geselecteerd die aansluiten bij de behoeften van je organisatie? Dan is het tijd om dieper in de verschillende oplossingen te duiken. Door de juiste vragen te stellen, krijg je niet alleen meer inzicht in de functionaliteiten van het platform, maar ook in zaken zoals ondersteuning, schaalbaarheid, implementatie en de totale kosten van een CRM-systeem.

De onderstaande vragen helpen je om CRM-leveranciers beter met elkaar te vergelijken en een weloverwogen keuze te maken.

Hoe heeft hun oplossing andere ondernemingen geholpen?

Vraag naar voorbeelden en neem zelf contact op met een aantal van die klanten. Een succesvolle en bewezen staat van dienst is van cruciaal belang. Zo lees je hier bijvoorbeeld de klantverhalen van mkb’ers die Salesforce gebruiken in Nederland.

Hoe ziet de onlineservice en klantondersteuning eruit?

Uitval van een CRM-systeem kan leiden tot productiviteitsverlies, gemiste verkoopkansen en extra kosten. Kies daarom voor een betrouwbare leverancier met een hoge beschikbaarheid en duidelijke prestatieafspraken. Controleer ook of de leverancier een service level agreement (SLA) aanbiedt waarin staat hoe snel ondersteuning wordt geboden en hoe storingen worden opgelost. Bij Salesforce kun je altijd de status van de systemen en de up- en downtime bekijken.
 

Hoe is de prijsstructuur opgebouwd?

De kosten van een CRM-systeem kunnen sterk verschillen per leverancier. Vraag daarom altijd hoe de prijsstructuur is opgebouwd. Wordt er gewerkt met maandelijkse of jaarlijkse abonnementen? Betaal je per gebruiker, per functie of op basis van gebruik?

Kijk daarbij niet alleen naar de basisprijs, maar ook naar eventuele kosten voor implementatie, integraties, ondersteuning, trainingen en extra functionaliteiten. Zo krijg je een completer beeld van de totale kosten van het CRM-systeem en voorkom je verrassingen achteraf.

Vraag daarnaast om een duidelijke en schriftelijke prijsopgave. Transparantie over kosten en uitbreidingsmogelijkheden is essentieel om verschillende CRM-systemen eerlijk met elkaar te vergelijken. Salesforce biedt bijvoorbeeld duidelijke informatie over de prijzen van CRM-pakketten.

Hoelang duurt de implementatie van het systeem?

De implementatietijd van een CRM-systeem heeft direct invloed op hoe snel je organisatie de voordelen van het platform kan benutten. Een snelle implementatie betekent vaak een sneller rendement op je investering en minder verstoring van bestaande processen.

Vraag daarom hoe lang de implementatie gemiddeld duurt en welke werkzaamheden daarbij komen kijken. Bepaal ook of je de implementatie intern wilt uitvoeren of wilt samenwerken met een implementatiepartner. Een ervaren CRM-aanbieder kan je adviseren over de meest geschikte aanpak, een realistische planning opstellen en inzicht geven in de bijbehorende implementatiekosten.

Daarnaast kan de leverancier je helpen bij het selecteren van een implementatiepartner die past bij de omvang en behoeften van je organisatie.

Hoe werken upgrades?

Een CRM-systeem is geen eenmalige investering. Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe een leverancier omgaat met updates, innovaties en beveiliging. Vraag hoe vaak nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd, hoe upgrades worden uitgevoerd en of deze gevolgen hebben voor je dagelijkse werkzaamheden.

Regelmatige updates zorgen ervoor dat je CRM-systeem blijft aansluiten op veranderende behoeften en technologische ontwikkelingen. Daarnaast helpen beveiligingsupdates om bedrijfs- en klantgegevens te beschermen.

Kijk ook naar de innovaties die een leverancier aanbiedt, zoals nieuwe automatiseringsmogelijkheden, integraties of AI-functionaliteiten. Een platform dat zich blijft ontwikkelen, kan op de lange termijn meer waarde opleveren en toekomstige kosten voor vervanging of maatwerk helpen voorkomen. Salesforce biedt bijvoorbeeld doorlopende product updates en innovaties. Daarnaast vinden er continu automatische beveiligingsupdates plaats.

Kan ik het pakket integreren met de overige systemen en apps die ik gebruik?

Je zal ongetwijfeld al gebruik maken van verschillende systemen en apps. Denk aan Google suite producten, Slack, Docusign, of LinkedIn. Salesforce heeft een uitgebreide AppExchange waarin je kant-en-klare integraties kunt vinden. Daarnaast kun je zelf ook aan de slag met op maat gemaakte integraties waarmee je data uit verschillende systemen aan Salesforce koppelt.

Wat zijn mijn opties als mijn bedrijf het CRM ontstijgt dat ik nu zou kopen?

Denk niet alleen na over wat je vandaag nodig hebt, maar ook over wat je organisatie over enkele jaren nodig kan hebben. Wat gebeurt er als je team groeit van 10 naar 100 of zelfs 1.000 medewerkers? Kan het CRM-systeem eenvoudig worden uitgebreid met extra gebruikers, functionaliteiten en afdelingen?

Vraag leveranciers daarom hoe hun platform meegroeit met je organisatie en hoe de prijsstructuur verandert naarmate je meer gebruikmaakt van het systeem. Zo voorkom je onverwachte kosten of de noodzaak om op termijn over te stappen naar een ander platform.

Veel organisaties beginnen met een CRM-oplossing voor sales, maar willen later ook marketing, klantenservice of andere teams aansluiten. Een platform dat deze uitbreidingen ondersteunt, maakt het eenvoudiger om processen te verbinden en een centraal klantbeeld op te bouwen. Dat bespaart tijd, voorkomt versnipperde data en ondersteunt verdere groei. Zo werk je uiteindelijk toe naar een systeem waar al je teams op aangesloten zijn zodat je een centraal beeld hebt van elke klant.

Maak een weloverwogen keuze

Het kiezen van een CRM-systeem is een belangrijke investering in de toekomst van je organisatie. Door verschillende CRM-oplossingen te vergelijken op functionaliteiten, gebruiksgemak, schaalbaarheid, ondersteuning en kosten, krijg je een beter beeld van welke oplossing het beste aansluit bij jouw behoeften.

Met de evaluatiecriteria en vragen uit dit artikel kun je CRM-systemen beter beoordelen en de totale kosten van een CRM-systeem afzetten tegen de verwachte opbrengsten. Zo vergroot je de kans op een succesvolle implementatie, een hoge gebruikersadoptie en een sterk rendement op je investering.