Rechnungsverarbeitung: Das Ende der Handarbeit

Ein Gastbeitrag von Jan Bienefeld, Director Product Management bei unserem Partner Top Image Systems.

Das Bearbeiten von eingehenden Kreditorenrechnungen ist in vielen Unternehmen immer noch Handarbeit. Doch wie lässt sich das manuelle Erfassen und Prüfen von Rechnungen effizienter machen? Die Lösung heißt „Accounts Payable (AP) Automation“ oder zu Deutsch „automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung“. Dabei handelt es sich um Software, die große Teile der manuellen Rechnungsverarbeitung automatisiert und manuelle Prüfprozesse über elektronische Workflows abbildet. Studien haben gezeigt, dass durch derartige Lösungen die Kosten erheblich gesenkt werden konnten, zum Teil um 50 Prozent und mehr.

Automatische Prüfung

Mit eflowinvoice.com bieten wir eine neue Lösung, die vollständig in Salesforce eingebunden ist. Eingehende Rechnungen können per Upload, Scan oder Smartphone in das System geladen werden. eflowinvoice.com erkennt und extrahiert automatisch die buchungsrelevanten Daten der Rechnungen und validiert (überprüft) diese automatisch durch das Abgleichen mit den Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System. Hierbei wird z.B. die Lieferantennummer automatisch ermittelt und geprüft, ob die erkannte Bestellnummer gültig ist. Aber auch andere Überprüfungen, z.B. die Prüfung gemäß Umsatzsteuergesetz, lässt sich im System aktivieren.

Automatisiertes Freigabeprozedere

Darüber hinaus bietet das System einen Rechnungsprüfungsworkflow, der auf Basis von Salesforce läuft und über den die Rechnungen zur Freigabe an verschiedene Personen gesendet werden können. Selbstverständlich kann ein Freigeber auch per Smartphone über die Salesforce1 App die Rechnung freigeben. Darüber hinaus bietet die Lösung diverse weitere Funktionen: z.B. das Kontieren von Rechnungen, das Aufsplitten auf mehrere Kostenstellen und die Anbindung an das ERP-System (z.B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).

Wichtigste Vorteile

Die Lösung bringt diverse Vorteile für Kunden, die wichtigsten sind:

• wesentlich weniger Aufwand in der Buchhaltung
• deutlich mehr Transparenz über den Gesamtprozess
• höhere Prozesseffizienz und weniger Prozesskosten
• größerer Funktionsumfang und einfache Handhabung, da Bedienung über den Web-Browser
• keine Investition in ein eigenes System, weil Cloud-Lösung
• Verfügbarkeit immer und von überall