Das Digital Business ist da. Der unbegrenzten Verfügbarkeit von Daten durch das Internet müssen sich nicht nur Software, sondern auch Produkte, Unternehmensprozesse und Geschäftsmodelle unterordnen. Das bedeutet: Nur wer alles – auch den Arbeitsplatz der Mitarbeiter – auf die Struktur des Webs ausrichtet, wird am Markt bestehen. Lesen Sie hier, warum Sie auf digitale Arbeitsplätze umstellen sollten, welche Elemente der Arbeitsplatz der Zukunft besitzen sollte und wie Sie ihn am besten einführen.

Immer globaler, immer mobiler, immer digitaler: Die Veränderungen in der Geschäftswelt nehmen rasant an Fahrt auf. Mittels neuer Technologien kann heute enger als bisher zusammengearbeitet werden, unabhängig vom Aufenthaltsort und in Echtzeit. Darüber hinaus treten mehr und mehr Mitglieder einer Generation in den Arbeitsmarkt ein, welche die große Vielfalt digitaler Tools problemlos beherrschen. Sie haben höhere Ansprüche bezüglich der Fragen wie, wo und wann sie ihre Arbeit erledigen. Unternehmen, die diesen Ansprüchen im bisher üblichen Rahmen der Unternehmens-IT gerecht werden wollen, stellt sich im Gegenzug ein neues Problem: Der Zugriff auf Daten von verschiedenen Geräten und verschiedenen Orten ist eine Herausforderung für die Datensicherheit eines Unternehmens. Mit einem digitalen Arbeitsplatz und einer zentralen, integrierten Plattform für sämtliche Software-Systeme im Hintergrund lösen Sie dieses Problem.

Veränderte Anforderungen an den Arbeitsplatz

  • Nutzer wollen flexibler sein: Arbeitnehmer möchten zeit- und ortsunabhängig arbeiten können, etwa im Home-Office. Für die IT bedeutet dies die Implementierung einer digitalen Arbeitsplatzlösung, also Mitarbeitern ein „tragbares“ und zu jeder Zeit verfügbares Arbeitsumfeld zu schaffen, das ihnen alle Anwendungen und Daten überall und individuell zur Verfügung stellt.

  • Datensicherheit: Die Sicherheit zählt zu den wichtigsten Gründen für eine Umstellung auf einen digitalen, mobilen Arbeitsplatz. In diesem Modell können Mitarbeiter nicht nur komfortabel auf alle relevanten Anwendungen und Daten zugreifen. Sichere Synchronisation und Datenübertragung garantiert, dass sie es risikofrei tun können.

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Viele Unternehmen haben die Zeichen der Zeit erkannt und statten ihre Mitarbeiter mit Smartphones und Tablets aus. Zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft gehört jedoch noch mehr.

Das A und O eines digitalen Arbeitsplatzes ist die Einführung einer zentralen Plattform anstelle von häufig unternehmenshistorisch bedingten Insellösungen.

5 Dinge, die ein umfassender digitaler Arbeitsplatz leisten muss:

  • IT-Integration: Geschäftsrelevante Anwendungen und Collaboration-Funktionen werden zusammengeführt. Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen (zum Beispiel ERP, CRM, BI etc.) werden in einer zentralen Plattform, also einem Portal, zusammengebracht. Über seinen Browser hat der Nutzer Zugang zu allen für ihn bestimmten Anwendungen.

  • Mobiler Zugang zu Geschäftsanwendungen: Mitarbeiter erhalten durch Mobilitätsmanagement unabhängig von Ort und Zeit nahtlosen Zugang zu Geschäftsanwendungen. Dadurch steigen Produktivität und die Kollaboration mit Kollegen, Partnern und Kunden. Diese Anwendungen unterstützen darüber hinaus virtuelle Teams in einer kohärenten und effizienten Zusammenarbeit. Denn sie stellen ihnen genau dann die richtigen Informationen zu Verfügung, wenn sie gebraucht wird. Wissensmanagement-Software und Kollaborationsplattformen sind dafür entscheidend. Durch sie werden Projektdokumente zentral gespeichert. Teammitglieder können jederzeit darauf zugreifen, sie lesen, ändern und in Echtzeit gemeinsam daran arbeiten.

  • Passende Zugangsgeräte: Mitarbeiter müssen überall die beste Zugangsmöglichkeit zu ihrem digitalen Arbeitsplatz haben, ob per Smartphone, Tablet oder PC.

  • Leistungsfähige Kommunikationsinfrastruktur: Entscheidend für die Funktionalität des digitalen Arbeitsplatzes ist die Konnektivität, im Büro als auch unterwegs. Das Funktionieren der Kommunikationstechnologie als auch der Geschäfts- und Kollaborationsanwendungen sind entscheidend. Unternehmensnetzwerke müssen in der Lage sein, simultane Stimm-, Video- und Datenübertragungen sowohl unternehmensin- als auch -extern zu stemmen.

  • Datensicherheit: Die Konvergenz von Cloud Computing, Social Media und Mobile Computing hat die Frage nach Datensicherheit weltweit auf die Agenda gesetzt. Moderne Technologien jedoch erlauben mittlerweile eine sichere Speicherung von Unternehmensdaten in der Cloud sowie einen sicheren mobilen Zugang dazu.

Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes

Unternehmen, die dem Wunsch ihrer Mitarbeiter nach orts- und zeitunabhängiger Arbeitsweise entsprechen, verschaffen sich gleichzeitig entscheidende Vorteile. An erster Stelle: Die Produktivität der Mitarbeiter erhöht sich erheblich. Denn der digitale Arbeitsplatz ermöglicht:

  • Schnellere Reaktionen auf Kunden- und Lieferantenanfragen

  • Bessere Nutzung von „Ausfallzeiten“

  • Erreichbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten

Und noch weitere Vorteile machen die Umstellung attraktiv:

  • Unternehmensweiter Wissensaustausch wird gefördert

  • Wissensinseln werden aufgelöst

  • Informationen sind schneller verfügbar

  • Interaktives Zusammenarbeiten wird verbessert

  • Gemeinsame Entscheidungsprozesse werden ermöglicht

  • Engagement und Mitarbeiterzufriedenheit werden gesteigert

  • Innovation und Kreativität werden gefördert

  • Arbeitsprozesse und Workflows können ohne Zeitverzögerung digital abgebildet werden

  • Die Attraktivität als Arbeitgeber im „War for Talents“ wird gesteigert

Auch die IT-Abteilung profitiert dabei von Synergien. Für sie ist es oft aufwendig, Verträge, Lizenzen, Support-Richtlinien und andere Auflagen von verschiedenen Anbietern zu verwalten. Digitale Arbeitsplätze vereinen App-Virtualisierung, Desktop-Virtualisierung, Mobilitätsmanagement und eine sichere Bereitstellung von Daten und Netzwerken. So müssen nur noch die Auflagen eines Anbieters befolgt werden.

3 strategische Tipps für die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes

Sowohl ein Zuwenig als auch ein Zuviel an Technologie kann die Produktivität eines Unternehmens bremsen. Deshalb ist es wichtig, bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes die richtige Balance zwischen „traditionell“ und „digital“ zu wahren. Wie Sie am besten dabei vorgehen:

  1. Vorantreiben & kommunizieren: Die Umsetzung einer digitalen Arbeitsplatzstrategie erfordert die klare Botschaft an die Mitarbeiter, dass es sich dabei um ein Instrument handelt, mit dem die gemeinsamen Unternehmensziele besser erreicht werden können.
  2. Digitalisieren, aber mit Balance: Obwohl viel über digitale Plattformen erledigt werden kann, ist menschliche Interaktion noch immer unersetzlich. Regelmäßige Telefongespräche und Treffen sollten fester Bestandteil der Unternehmenskultur bleiben.
  3. Die fordernde digitale Kultur eingrenzen: Die technischen Möglichkeiten haben die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen lassen. Positiv betrachtet bedeutet das größere Flexibilität in der Ausgestaltung der Work-Life-Balance. Auf der anderen Seite birgt diese Entwicklung auch Risiken. Ein Gerät, das immer griffbereit ist, unbeachtet zu lassen und eine nächtlich E-Mail einfach am nächsten Tag zu beantworten, ist nicht einfach. Um Stress und Burnouts vorzubeugen, sollten Unternehmen eine Kultur der Fairness leben und „Downtimes“ unterstützen.

Fazit:

Der digitale Arbeitsplatz entspricht nicht nur den zeitgemäßen Ansprüchen der Mitarbeiter an das Wo und Wann ihrer Arbeit, sondern ermöglicht Unternehmen eine effizientere und vereinfachte Organisation. Er ist eine essenzielle Voraussetzung für das Digital Business. Wer am Markt weiterhin erfolgreich sein will, sollte nicht mit der Einführung warten – und dabei nicht das Fingerspitzengefühl verlieren.

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