Beziehungsaufbau bei dezentralen Teams

Wir alle kennen die Stressfaktoren und Überlastungen des Arbeitsalltags, und nun kommt auch noch das Homeoffice hinzu. Da kann ein wenig Spaß viel bewirken.

In einem virtuell geprägten, hybriden Arbeitsumfeld, das immer wieder Veränderungen erlebt, kann die Pflege einer Team- und Unternehmenskultur eine Herausforderung für Führungskräfte darstellen. Und wenn Mitarbeiter:innen auf mehrere Länder verteilt sind, lassen sich vertrauens- und  beziehungsbildende  Maßnahmen nur schwer umsetzen. Die Arbeitswelt der Zukunft ist von ständigem Wandel geprägt. Vor diesem Hintergrund hat mein Team bei Salesforce sich die Frage gestellt: Wie wäre es, wenn wir die interne Teamentwicklung genauso durchdacht wie die externe User Experience (UX) gestalten?

Ich bin eine Teamleiterin für  Design Operations (Design Ops) bei Salesforce. Wir beschäftigen uns mit der Entwicklung von Programmen, Prozessen und UX für Design-Teams. Und das tun wir auf die gleiche Weise, wie diese Teams wiederum Produkte für unsere Kundschaft entwickeln und gestalten. Wir sind dafür zuständig, Lösungen zu finden, die für Austausch zwischen den Teams und für Spaß sorgen – und zwar standortunabhängig. Mein Kollege Jason Kriese, Vice President of UX Operations, ist der Meinung: „Wenn wir eine diverse Gruppe von Personen aus der ganzen Welt an einem gemeinsamen Ort der Begegnung und fruchtbaren Interaktion zusammenzubringen, fördert dies die Teamentwicklung enorm.“

Unsere Together Tour ist ein Ansatz, mit dem wir zwischen allen Designer:innen unternehmensweit Kontakte knüpfen und pflegen. Dabei haben wir im Rahmen eines interaktiven virtuellen Echtzeitevents zwölf dieser Teams aus ganz AMER, EMEA und APAC zusammengebracht. Unsere Absicht bei dieser virtuellen Veranstaltung bestand darin, ein Zusammengehörigkeitsgefühl in unserer globalen Design-Community sowie eine Gelegenheit zu schaffen, sich persönlich kennenzulernen. Bei der Ausrichtung dieses zweistündigen Events haben wir darauf geachtet, die Sorgfalt, die Empathie und die Vorgehensweise widerzuspiegeln, die diese Teams unserer Kundschaft und unseren Produkten entgegenbringen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie wir eine Veranstaltung zur standortübergreifenden Teamentwicklung auf die Beine gestellt haben.

Inklusion schafft authentische Begegnungen

Wir konnten nun etwa ein Jahr lang gut beobachten, wie Menschen im virtuellen Raum zu Arbeits- oder Teambuilding-Terminen erscheinen. Die größte Erkenntnis für mich war dabei, dass die individuellen Vorstellungen von „Spaß“ durchaus auseinandergehen. Soziale Kontakte lassen sich nicht nach Schema F knüpfen. Was für die eine ein Ort der Begegnung ist, mag für den anderen ein Ort der Befangenheit oder gar angstbesetzt sein.

Beispielsweise mag nicht jeder Mensch Überraschungen. Viele fühlen sich überrumpelt, wenn ihnen eine spontane Reaktion auf eine Frage abverlangt wird. Wenn Sie also zu Beginn eines Meetings das Eis brechen wollen, indem Sie die Anwesenden bitten, einen kurzen Schwank aus ihrer Kindheit zu erzählen, ist das sicher gut gemeint; manche könnten sich in der Situation jedoch unwohl fühlen. Schicken Sie vorab lieber einen Ablaufplan herum. Kündigen Sie darin an, was die Teilnehmenden während der Veranstaltung von sich preisgeben sollen. Dann können sie sich mental darauf vorbereiten, so zu antworten, wie es ihrer Persönlichkeit, ihrer Verfassung und ihrem Interesse entspricht. Wichtig ist auch, sinnvolle Ausweichmöglichkeiten für all diejenigen zu schaffen, die nicht antworten wollen oder können. Im Grunde geht es darum, dass sich alle Beteiligten so einklinken können, wie sie es möchten.

In lockerer Atmosphäre laufen Teams zur Höchstform auf

Stellen Sie sich unsere Together Tour nicht wie eine Nullachtfünfzehn-Veranstaltung vor! Wir haben sie in Form eines Rollenspiels, einer gemeinsamen Reise auf eine virtuelle Insel, gestaltet. Damit haben wir nicht nur die Interaktion, sondern auch die Phantasie der Teilnehmenden angeregt. Bei der 15‑minütigen Eröffnungsveranstaltung haben die drei Hosts (wie zu einer Ballonfahrt kostümiert) zunächst alle willkommen geheißen und auf den weiteren Ablauf eingestimmt. Daraufhin konnten die Reisenden per Knopfdruck ihre eigenen Heißluftballons abheben lassen. Nachdem wir alle auf derselben virtuellen Insel gelandet waren, konnten die Fluggäste ihren zweistündigen Landgang ganz nach Belieben an neun verschiedenen Stationen gestalten. Am Ende haben wir uns dann allesamt zu einer Abschiedsveranstaltung wiedergetroffen. 

Das kreative Konzept hinter dem Event bestand in einer Heißluftballonfahrt auf eine fiktive Inselgruppe mit neun möglichen Programmpunkten – davon fünf flexible Einzel- und vier feste Gruppenereignisse. Von einer Kunstausstellung mit Werken der anderen Teammitglieder bis hin zur Insel „Meals that Make Us“, auf der fleißig Lieblingsrezepte ausgetauscht wurden, war für jeden Geschmack etwas dabei.

Eine der ersten Entscheidungen, die wir bei der Planung unserer Together Tour treffen mussten, galt dem virtuellen Transportmittel – und insbesondere der Frage: Wie sollen sich die Inselreisenden fortbewegen? Ursprünglich hatten wir die Idee, alle könnten so tun, als würden sie mit einem Flugzeug übersetzen. Doch wie würden sie dann nach der Landung auf den Inseln weiter vorankommen? Wir wollten, dass alle für sich und im eigenen Tempo über ihre individuellen Routen bestimmen und bei Bedarf Pausen einlegen können. Daher fiel die Entscheidung letztendlich auf Heißluftballons statt auf Flugzeuge.

Auf der Insel angekommen, wollten wir „ein Umfeld schaffen, in dem alle – unabhängig von ihrer Persönlichkeit – Spaß haben können“, erklärt Maisee Xiong, leitende Design Program Managerin bei Salesforce. Die Inseltour war in feste und optionale Programmpunkte aufgeteilt, die eine flexible Form der Teilnahme zuließen: Wer eine Pause brauchte, konnte sich aus dem virtuellen Konferenzzimmer ausklinken und in der Kunstausstellung vorbeischauen, um neben Gemälden auch Skulpturen und Videos der kreativen Köpfe aus dem Team zu bewundern. Wer auf Gesellschaft aus war, konnte sich bei einer Konferenz zuschalten oder in einem der vielen Slack-Channels chatten.

Wie die Together Tour zustande kam, fasste Justin Maguire, Chief Design Officer bei Salesforce, so zusammen: „Wir haben schon viel zu lange nichts mehr als Team unternommen. Wie können wir der gesamten Truppe einen schönen Tag bereiten – an dem wir alle einmal richtig ausspannen und nicht über die Arbeit reden?“ Natürlich müssen alle Beteiligten den Nutzen darin erkennen, sich für eine gemeinsame Unternehmung Zeit zu nehmen. Ihnen genau dies zu vermitteln, liegt in der Verantwortung der Führungsebene. Dazu Ethan Eismann, Vice President of Design bei Slack: „Als Führungskräfte müssen wir nun auch ein Verantwortungsbewusstsein für das persönliche und psychische Wohlbefinden unserer Teammitglieder entwickeln. Um sie durch diese schwierigen Zeiten begleiten zu können, beschreiten wir neue Wege.“

Bei einem gut gestalteten Event dürfen Menschen „ankommen“

Von Anfang an war uns wichtig, dass wir mit der Together Tour dem Gefühl der Bewegungslosigkeit und Abgeschiedenheit etwas Greifbares entgegensetzen. Wir haben dieses Erlebnis liebevoll und sorgfältig geplant, damit unser gesamtes Design-Team das Gefühl bekommt, auf dieser Insel zusammen- und wirklich anzukommen.

In Quiz- und Memospielen wurde das Wissen des Salesforce Design-Teams getestet. Und die Teilnahme am Architekturprogramm wurde als freiwilliges Engagement angerechnet: Über  Zooniverse unterstützten die Freiwilligen das Courtauld Institute of Art bei der Digitalisierung seiner Sammlung für Architekturfotografie. So kamen über 30 gemeinnützige Arbeitsstunden zusammen. 

Für ein paar Stunden Spaß unsere Arbeit liegen zu lassen, mag albern oder gar unverantwortlich erscheinen. Doch gerade in Zeiten einer Pandemie, wo wir uns nicht nur mit der örtlichen Distanz, sondern auch damit schwertun, Arbeit und Freizeit unter einen Hut zu bekommen, gilt: Wie gut wir persönliche Kontakte pflegen und uns füreinander Zeit nehmen, kann darüber entscheiden, ob wir als Team auf der Stelle treten oder gemeinsam stark sind.

Wir gestalten die Zukunft mit, die wir uns wünschen. Da ist es wichtig, dass wir anderen Menschen, Denkweisen und eben auch Zerstreuungen in all ihrer Vielfalt Raum geben.

Mit alltäglichen Tools lassen sich ebenso raffinierte wie erschwingliche Veranstaltungen planen

Um ein tolles Event für Ihre Teams auf die Beine zu stellen, braucht es weder ein riesiges Budget noch teure Tools. Aus unserer Feedbackumfrage ging hervor, dass es bei der Veranstaltung niemandem an Hightech fehlte. Im Gegenteil: Alle waren beeindruckt davon, mit wie viel Mühe und Sorgfalt hier ein Ort geschaffen wurde, an dem die Mitarbeitenden sich begegnen und austauschen konnten.

Wir haben die Together Tour mit Slack, Google Slides, iMovie und anderen Tools aus unserem Alltag möglich gemacht. So wirkungsvoll etwa die Kunstausstellung war, um einen lebendigen Austausch zu fördern, so gering war der Aufwand für deren Vorbereitung. Sie bestand im Grunde nur darin, unsere kreativen Köpfe aus dem Design-Team darum zu bitten, ihre Kunstwerke einzureichen, die wir anschließend in Google Slides gesammelt haben. Und schon konnten alle Kunstbegeisterten im eigenen Tempo durch den Foliensatz blättern.

Um die einmal geknüpften Kontakte zu pflegen, ist Slack ausschlaggebend. Die verschiedenen Channels, in denen man während der Veranstaltung über Kunst-, Kulinarik- und Designthemen plaudern konnte, sind noch heute offen und aktiv. Auf dem Slack-Channel „Meals that Make Us“ werden beispielsweise immer noch fleißig Rezepte und Kochfragen ausgetauscht. Brennan Hartich, Senior Director of Design Operations bei Slack, findet: „COVID hat unsere Teamarbeit beeinflusst. Als ich mich nach meiner Abwesenheit über die Neuigkeiten aus dem Team auf Stand bringen wollte, musste ich das nicht alles gleichzeitig erledigen. Ich konnte mich über den Slack-Channel-Verlauf eigenständig in alle Inhalte einlesen. Jetzt entgeht mir nichts mehr.“

Videos waren ein wichtiges Element der Veranstaltung, da sie uns – im Gegensatz zu Live-Präsentationen – die Freiheit ließen, sie auch in unterschiedlichen Zeitzonen abzuspielen.

Über  Postsnap  konnte das Team Dankeskarten verschicken. Damit wollten wir dem Gefühl der Abgeschiedenheit während der Pandemie eine Möglichkeit des persönlichen Kontakts entgegensetzen: Menschen konnten dort eine eigene E‑Card gestalten und verfassen, um sich bei jemandem zu bedanken. Dieses einfache und wirkungsvolle Zeichen der Wertschätzung passte thematisch wunderbar zu unserer Abenteuerreise.

Auch die  Heroku-App war ein wichtiges Tool für die Gestaltung dieses interaktiven Events. Unserem Lead Product Designer Chris Bill ist es gelungen, die Reisenden im Rahmen eines realistischen und kurzweiligen Erlebnisses unsere Inseln erkunden zu lassen. Wie in einem Videospiel konnten sie lustige Ostereier mit praktischen Funktionen sammeln. Countdowns und Live‑Player-Elemente sorgten für den Echtzeiteffekt. Heroku gehört zwar nicht zu unseren Alltagstools; die Anwendung kann jedoch zunächst kostenlos genutzt und nach Bedarf um Funktionen erweitert werden, was sie für jedes Team erschwinglich macht.

Virtuelle und hybride Veranstaltungsformate prägen die Arbeitswelt von morgen. Daher werden Unternehmen die Begegnungsorte für ihre Teams in Zukunft mit mehr Sorgfalt und Bedacht wählen und gestalten müssen. Dafür braucht es keine teuren Investitionen, sondern kostenloses Fingerspitzengefühl.

Indem wir weiter dazulernen und nachbessern, gestalten wir die Zukunft mit

Die Arbeitswelt der Zukunft bietet viele neue Möglichkeiten, Teammitglieder in einem sinnstiftenden Rahmen, sei es persönlich oder remote von zu Hause aus, zusammenkommen zu lassen. Die Together Tour war sehr aufschlussreich für uns. Dazu Chris Bill, unser Lead Product Designer: „Aus unserer Feedbackumfrage geht der Wunsch nach mehr Einzelbegegnungen hervor. Das ist bei einem so großformatigen Event ganz schön schwer umzusetzen. Beim nächsten Mal werde ich versuchen, das dennoch möglich zu machen. Insgesamt wirkten alle Beteiligten jedoch sehr glücklich und dankbar, und allein dafür war es schon die Mühe wert.“ Wir freuen uns schon darauf, die nächste Veranstaltung noch ein Stückchen besser zu machen.

Aktuell konzentrieren wir uns darauf, die während der Together Tour neu geknüpften Kontakte aufrechtzuerhalten, indem wir die Inseln, Slack-Channels und Gespräche nicht schließen. „Ein aus eigenem Antrieb gelebtes Miteinander macht ein gesundes Unternehmen aus“, meint Eismann. „Solch ein positives Arbeitsumfeld zu fördern, ist wichtig.“