Digitalisierung im Maklergeschäft: Was jetzt wirklich hilft

Versicherungsmakler:in ist ein Beruf, der viel Spaß bringt: Das bestätigen 63 Prozent der Befragten in einer Studie der Bundesarbeitsgemeinschaft für Versicherungsmakler (BFV) in Kooperation mit dem Fachmagazin AssCompact, die 2025 durchgeführt und veröffentlicht wurde. Die Freude am Job trübt wenig überraschend die Bürokratie, von der sich über 90 Prozent belastet fühlen. Denn eigentlich sollten Kundenzufriedenheit und Profitabilität im Fokus stehen.

Die Herausforderung: Verträge managen und gleichzeitig das Geschäft ausbauen – alles bei verstreuten Informationen und veralteten Prozessen. Alleine das Finden und Zusammenführen verschlingt Stunden, und täglich grüßt das Murmeltier mit immer wiederkehrenden und ineffizienten Verwaltungsaufgaben, die keinen Mehrwert stiften. Die Zeit ist reif: für einen freien Blick auf alle relevanten Daten, die Automatisierung repetitiver Prozesse – unterstützt durch Künstliche Intelligenz (KI) – und für digitale Kundenerlebnisse, die diesen Namen wirklich verdienen.

Wie Versicherungsagenturen und Maklerbüros mithilfe einer einheitlichen KI-gestützten Plattform für Daten, Prozesse und Automatisierung ihre Abläufe straffen und dadurch ihre Effizienz und Kostenstruktur optimieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die größten Hürden: Fragmentierte Daten und Systeme

Mitarbeiter:innen in Maklerbüros springen zwischen Systemen hin und her, was Zeit kostet und Fehler wahrscheinlicher macht. Kund:innen erwarten heute schnelle Antworten über verschiedene Kanäle: Self-Service-Portale, Chat oder Telefon. Ohne einheitliche Kundenprofile bleibt Potenzial im Vertrieb liegen, Lead-Qualifizierung wird unübersichtlich und Marketingmaßnahmen verlieren an Wirkung.

Die sinnvollste Lösung: Eine Plattform für mehr Vernetzung statt einzelner Tools

Dies macht deutlich: Versicherungsagenturen und Maklerbüros brauchen nicht noch mehr Tools, sondern bessere Verbindungen. Vertrieb, Marketing, Kundenbetreuung oder Verwaltung – sie können nicht isoliert voneinander betrachtet werden, sondern müssen ineinander greifen. Daraus folgt die Notwendigkeit, Daten, Prozesse und Teams wirksam zu vernetzen. Ein wichtiger Eckpfeiler ist die Schaffung einheitlicher Kundenprofile als Grundlage für echte Customer Journeys von der Leadgenerierung bis zur Bestandskundenpflege sowie die Automatisierung von Verwaltungsprozessen.

KI und KI-Agents für mehr Effizienz und Wachstum

Zudem ist die Konsolidierung aller relevanten Daten die wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen KI-Einsatz: Idealerweise in Form einer KI-Plattform, auf der sich auch KI-Agents einfach erstellen und integrieren lassen.

Sie können:

• Anfragen von Kund:innen automatisch interpretieren, kategorisieren und beantworten,
• selbstständig wiederkehrende Aufgaben wie Datenerfassungen, Dokumentationen, Protokolle sowie Analysen erledigen und
• die Effizienz in Versicherungsagenturen sowie Maklerbüros steigern und damit Kapazitäten für den Ausbau des Geschäfts, auch angesichts knapper Personalressourcen, schaffen.

So wirken Daten und KI…

• …im Vertrieb
  Das Zielbild: Ein durchgängiger Vertriebsprozess vom ersten Lead bis zur Vertragsverlängerung. Bei der Erfassung und Bewertung von Leads, dem Angebotsprozess sowie der Identifikation von Cross- und Upselling-Potenzialen leisten KI und KI-Agents dem menschlichen Team wertvolle Unterstützung. Mitarbeiter:innen sparen nicht nur Zeit, sondern verwenden sie dank Next-Best-Actions-Empfehlungen für zielführende und gewinnbringende Aufgaben. KI hilft bei der Vorbereitung und Dokumentation von Kundenterminen, Dashboards liefern Forecasts und machen Performance transparent – alles an einem zentralen Ort und auf einer gemeinsamen Datenbasis.
• …im Marketing
  Um personalisierte, relevante Kampagnen über E-Mail, Social Media und mit digitaler Werbung zu orchestrieren, sind konsistente Daten unverzichtbar. KI als Basis für Prognosen, Insights und KI-Agents für die Automatisierung von Kampagnenbestandteilen reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern erhöht die Wirksamkeit: durch fundierte Segmentierung, Qualifizierung und gezieltes Nurturing.
• …in der Vertragsverwaltung
  Ein zentraler Workspace für die effektive Steuerung des Policen-Lebenszyklus an einem Ort und automatisierte, effektivere Schadenprozesse steigern die Effizienz des Teams. Die zentralisierte Datenbasis (Single Source of Truth) eliminiert Redundanzen und fördert die Transparenz im Verlängerungs- und Ausschreibungsprozess.
• …in der Schadenregulierung
  Eingehende Meldungen werden automatisch Vorgängen zugeordnet, Ansprüche sauber angelegt und der Status transparent fortgeschrieben. Ein KI-gestütztes Self-Service-Portal fängt viel Administratives ab, Kund:innen können rund um die Uhr Antworten finden, Anliegen schildern oder persönliche Daten aktualisieren.
• …bei Verwaltung und Analysen
  Ein einheitlicher Daten-Layer stellt sicher, dass Vertrieb, Service und Marketing mit demselben, aktuellen Bild arbeiten. Darauf aufbauend liefern Analysen Kennzahlen zu Portfolios, Prämien, Provisionen und Pipeline, unterstützen Prognosen und empfehlen passende Deckungen – skalierbar und nachvollziehbar.
• …bei Sicherheit und Governance
  Sensible Daten brauchen Schutz. Verschlüsselung, Ereignisüberwachung und Protokollierung sind Pflicht; offene Schnittstellen binden Bestandssysteme ein. So bleiben Compliance-Aufwände beherrschbar, ohne die Arbeit auszubremsen.

Und so schaffen Sie den erfolgreichen Einstieg

1. Zielbild schärfen: Definieren Sie, welche Ergebnisse Ihnen am wichtigsten sind: effektivere Kundengewinnung, effizientere Renewals, höhere Beratungsqualität oder nachhaltige Kundenbindung. Daraus lassen sich die auch die wichtigsten Kennzahlen ableiten.
2. Mit einem fokussierten Use Case beginnen: Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Prozess – etwa Verlängerungen oder Schaden. Binden Sie die Datenquellen an, standardisieren Sie die Schritte, automatisieren Sie Routinen und definieren Sie messbare Ergebnisse.
3. Daten konsolidieren: Harmonisieren Sie Kunden- und Vertragsdaten über Systeme hinweg. Erst die gemeinsame Sicht ermöglicht verlässliche Analysen, relevante Journeys und konsistenten Service.
4. Fähigkeiten ausbauen: Befähigen Sie Teams für das Arbeiten mit KI-Agents, neue Workflows, Analysen und Governance. Die Erstellung von KI-Agents im Low-Code-/No-Code-Prinzip verkürzt Umsetzungszeiten; Integrationen holen bestehende Systeme an Bord.
5. Erfolge skalieren: Rollen Sie funktionierende Bausteine aus und erweitern Sie sie Schritt für Schritt – in Vertrieb, Marketing und Service. Steuern Sie entlang der Kennzahlen und justieren Sie nach. So bleibt der Kurs messbar und flexibel.