Mit elektronischen Signaturen Unternehmensprozesse optimieren

Ein Gastbeitrag von Rüdiger Herfrid, Group Manager Enterprise Marketing bei unserem Partner Adobe Systems

Täglich unterschreiben wir Empfangsbestätigungen von Paketen, Mietwagenverträge oder Kreditkartenzahlungen mit elektronischen Unterschriften. Im Geschäftsalltag fühlen sich jedoch insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen häufig noch abgeschreckt, elektronische Signaturen einzusetzen. Sofern sie richtig in die passenden Geschäftsprozesse integriert werden, bieten sie aber einen großen Mehrwert und sind verbindlicher als eine Bestätigung per E-Mail.

Die Vorteile elektronischer Signaturen

Meist fehlt bislang schlicht das richtige elektronische Signaturwerkzeug, um Vereinbarungen oder Bestätigungen auf digitalem Wege zu koordinieren. Vielfach werden deshalb einfach E-Mails versendet, um schnell eine Genehmigung oder Freigabe zu bekommen. Im Nachhinein lässt sich dann jedoch oft nur schwer nachvollziehen, wie verbindlich diese Genehmigung war oder was eigentlich tatsächlich bestätigt wurde. Zwar erzeugt eine Unterschrift auf Papier oder per Fax eine hohe Verbindlichkeit, allerdings dauert der Prozess häufig viel zu lange und ist in unserer digitalen Welt einfach auch unnötig aufwendig.

Daher sind elektronische Signaturen eine sinnvolle Lösung und gleichzeitig einfach zu handhaben. Bei der Einführung sollten sich Unternehmen dabei nicht allzu sehr in technischen und juristischen Fragen verlieren. Wichtig und notwendig ist vor allem die faktische Beleg- und Nachvollziehbarkeit einer Signatur – inklusive Datum, den betreffenden Dokumenten und allen erforderlichen Unterzeichnern. Die Praxis zeigt, dass die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur im Geschäftsalltag in 90 Prozent der Anwendungsfälle die passenden und ausreichenden Varianten sind. 

Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur

Laut §127 BGB kommt die einfache elektronische Signatur für alle formfreien Vereinbarungen in Betracht. Das gilt etwa für Empfangsbescheinigungen, Auftragsvergaben oder Bestellungen. Auf die  „qualifizierte“ elektronische Signatur zurückzugreifen, ist in den meisten Fällen daher nicht notwendig und nur in Prozessen erforderlich, die ausdrücklich die Schriftform erfordern. Auch vor Gericht dürfen einfache elektronische Signaturen als Beweismittel nicht einfach abgelehnt werden.

Mehrwert im Geschäftsalltag

Unternehmen sollten dann zu eSign-Lösungen greifen, wenn sie Prozesse verschlanken und Ressourcen einsparen möchten. Und welches Unternehmen möchte das nicht? Die Verwendung einer elektronischen Unterschrift kann Prozesse dabei von einem Monat bis auf wenige Tage verkürzen, weil Abstimmungsprozesse enorm vereinfacht werden. Die Erfahrung zeigt dabei, dass elektronische Unterschriften Vereinbarungen viel verbindlicher werden lassen als eine mündliche Absprache oder eine E-Mail. Durch die Rückmeldung und Erfassung des Signaturvorgangs über einen zentralen Online-Service lässt sich zudem komfortabel nachvollziehen, wer wann was signiert hat.

Salesforce und Adobe eSign Services – Integrierte eSign-App auf Salesforce AppExchange

Die eSign Services von Adobe sind auch in die Salesforce Benutzeroberfläche integriert. Mit diesen Diensten lassen sich Vertriebsdokumente erstellen, Unterzeichnungsprozesse automatisieren sowie Informationen zum Ablauf der Genehmigungszyklen archivieren. Dank nativer Integration in die Salesforce App Cloud und Unterstützung der aktuellen Salesforce Technologie wie Lightning und der Salesforce Mobile App sind die eSign Services von Adobe eine sehr einfache Lösung für Sales Cloud, Service Cloud, Community Cloud oder die eigene App. Die durchschnittliche Kundenbewertung von 4,9 von 5 auf Salesforce AppExchange zeigt die hohe Akzeptanz der eSign Services bei den Kunden.