Der Chef schiebt sie oft vor sich her und viele Mitarbeiter fürchten sich davor: Mitarbeitergespräche. Doch so muss es nicht sein! Für den Business- und Executive-Coach Heiner Diepenhorst sind Mitarbeitergespräche „der Schmierstoff eines guten Unternehmens“ und essenziell für das Betriebsklima. Es geht vor allem darum, dass die Personalführung Erwartungen an den Mitarbeiter formuliert und diesem ebenso die Gelegenheit gibt, Feedback zu äußern. Beide Seiten können zudem Entwicklungsfelder für die Zukunft erörtern.
In diesem Artikel verrät Ihnen Heiner Diepenhorst, wie Sie Mitarbeitergespräche führen, diese als Instrument der Personalentwicklung verwenden und so Ihre Mitarbeiter motivieren.
Wie Sie Mitarbeitergespräche planen und strukturieren
Heiner Diepenhorst sieht die von der Personalführung angesetzten Jahresgespräche als Auslaufmodell. Der Chef sollte viel öfter Mitarbeitergespräche führen, um immer im gegenseitigen Austausch zu bleiben. Wie lange das Gespräch dauert, hängt von der Häufigkeit ab. Wenn Sie einmal in der Woche miteinander sprechen, reichen meist schon zehn Minuten. Bei monatlichen Mitarbeitergesprächen gilt eine halbe Stunde als guter Richtwert.
Wo Sie sich treffen, hängt von der Situation ab. Bei normalem Feedback setzen Sie sich ruhig im Büro zusammen. Bei schwierigen Sonderthemen – wie etwa einer möglichen Kündigung – können Sie das Gespräch auch an einen Ort außerhalb des direkten Arbeitsumfeldes verlegen, um etwas Abstand zu gewinnen. Heiner Diepenhorst empfiehlt zu dem Zweck ein Café oder einen Spaziergang durch den Park.
Merken Sie sich: Egal wo Sie die Mitarbeitergespräche führen, sie müssen unter vier Augen sein! Keiner der Kollegen soll etwas von den Gesprächsinhalten mitbekommen.
Neben dem Ort, der Zeit und Dauer des Gesprächs sollten Sie auch die Inhalte sowie deren Gliederung genau planen. Notieren Sie sich im Vorfeld gute Leistungen und Eigenschaften des Mitarbeiters, die Sie dann im Gespräch erwähnen. Das wirkt motivierend. Auch konkrete Wünsche bezüglich Veränderungen sollten Sie sich im Voraus überlegen. Lassen Sie den Mitarbeiter zudem wissen, ob er sich auf normales Feedback, eine Beförderung oder ein Krisengespräch einstellen muss.
Die fünf wichtigsten Erfolgsfaktoren
Einige Erfolgsfaktoren sind essenziell für jede Art von Mitarbeitergespräch. Heiner Diepenhorst nennt seine fünf Favoriten:
- Klare Vorbereitung. Wenn Sie die oben angesprochenen Punkte berücksichtigen, haben Sie bereits die Grundlage für einen gewinnbringenden Austausch geschaffen. Darauf baut das eigentliche Mitarbeitergespräch auf.
- Lob äußern. Benennen Sie unbedingt Dinge, die Ihnen am jeweiligen Mitarbeiter und dessen Arbeit gefallen. Mitarbeiter motivieren Sie insbesondere durch Wertschätzung. „Positives Feedback wird viel zu selten gegeben“, so Heiner Diepenhorst. Wenn es allerdings partout nichts Lobendes über Ihr Gegenüber zu sagen gibt, lassen Sie es. Unaufrichtiges Lob wirkt schnell gekünstelt.
- Schnell zum Thema kommen. Führungskräfte neigen vor allem bei unangenehmen Themen dazu, lange um das eigentliche Problem herum zu reden. Eine Vermeidungshaltung bringt aber weder Ihnen noch dem Mitarbeiter etwas. Mitarbeitergespräche führen bedeutet immer, schnell zum Punkt zu kommen, auch wenn Sie einer etwaigen Konfrontation aus dem Weg gehen möchten. Argumentieren Sie konstruktiv. Auf Kritik lassen Sie konkrete Verbesserungsvorschläge folgen.
- Mitarbeiter reden lassen. Sie führen einen Dialog, keinen Monolog. Beide Parteien dürfen ihre Meinung offen und ehrlich äußern. Die Kommunikation funktioniert nicht im Sinne einer Diskussion, sondern eines echten Austausches: „Ich spreche, du sprichst, ich höre dich, du hörst mich“. Die gegenseitige Kommunikation ist eines der wichtigsten Instrumente der Personalentwicklung. Heiner Diepenhorst drückt es so aus: „Ein echter Austausch funktioniert nur mit staunenden Kinderaugen“. Gehen Sie so unbedarft und neugierig wie ein Kind an die Situation heran. Seien Sie offen für die Ausführungen und Meinungen Ihres Gegenübers. Stellen Sie sich Fragen wie „Was wird mir da gerade erzählt?“ und „Was lerne ich jetzt?“. Nur so erfahren Sie mehr über Ihren Gesprächspartner und dessen wahres Leistungspotenzial für Ihre Firma.
- Ergebnisse aufschreiben. Notieren Sie sich zum Ende des Gesprächs, was Sie zusammen mit dem Mitarbeiter an Zielen erarbeitet haben und wie diese erreicht werden sollen. Das schafft klare Verhältnisse und einen Orientierungspunkt.
Diese fünf Punkte sind das Fundament, auf dem jedes gewinnbringende Mitarbeitergespräch aufbaut. Ein offener Austausch innerhalb des Unternehmens sorgt dabei für ein Gemeinschaftsgefühl, das jeden einzelnen Mitarbeiter zusätzlich motiviert.
Wichtige Social Skills für ein Mitarbeitergespräch
Von Führungskräften wird heutzutage ein breites Spektrum an Sozialkompetenzen erwartet. Das gilt insbesondere für Mitarbeitergespräche. Bevor Sie optimal auf den Gegenüber eingehen können, müssen Sie sich zunächst über Ihre eigenen Stärken und Schwächen als Führungskraft bewusst werden. Auch die Fähigkeiten Ihres Gesprächspartners sollten Sie genau kennen. Sehen Sie den Mitarbeiter immer als eigenständigen Menschen und nicht als Klon der Führungskraft. Es geht für Sie darum, zu erkennen: „Wo stehe ich?“ und „Wo steht er?“.
Von dieser Basis aus gehen Sie mit Empathie, die eines der wichtigsten Instrumente der Personalentwicklung ist, auf den Mitarbeiter ein. „Eine gute Führungskraft ist die, die sich auf jeden einzelnen Mitarbeiter einstellen kann”, so Heiner Diepenhorst. Starten Sie bei schwierigen Themen am besten mit einem kurzen Smalltalk, um das Eis zu brechen und Ihrem Gegenüber die Aufregung zu nehmen.
Die Personalführung muss erkennen, was Menschen bewegt, wo sie gut sind und wo es Potenzial zur Weiterentwicklung gibt. Gerade im Vertrieb ist das besonders wichtig. Berücksichtigen Sie zudem die jeweiligen Charaktereigenschaften: Energische Chefs etwa sollten sich bei introvertierten Gesprächspartnern etwas zurücknehmen und mehr die leiseren Töne anschlagen.
Zusätzlich sollten Sie Frust von anderen Menschen gut aushalten können. Die Gefahr von aufbrausendem Verhalten bei Mitarbeitern können Sie schon im Keim ersticken, indem Sie beispielsweise alle zwei Wochen eine offene, zweiseitige Kommunikation führen. Wenn Sie mit Ihrem Team immer im Dialog stehen, erkennen Sie potenzielle Brandherde frühzeitig und können rechtzeitig gegensteuern. Umgekehrt lernen Ihre Mitarbeiter Sie gut kennen, was die Gefahr unangenehmer Überraschungen im gegenseitigen Miteinander minimiert.
Besonderheiten bei Beförderungen und Gehaltsverhandlungen
Bestimmte Arten von Mitarbeitergesprächen erfordern zusätzlich zu den bereits genannten Verhaltenstipps weitere Vorgehensweisen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Beförderung: Kommunizieren Sie Beförderungen nicht nur gegenüber dem jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch bei seinen Kollegen. Die Personalführung muss immer klar äußern: „Ich habe dich aus folgenden Gründen befördert: …“ oder „Ich habe dich nicht befördert, weil dir noch Folgendes fehlt: …“. Mit dem sich daraus ergebenden Frust einzelner Personen müssen Sie umgehen können. Kreieren Sie Perspektiven: „Wenn du dich in den genannten Bereichen verbesserst, bekommst du die nächste Chance.“
- Gehaltsverhandlung: Machen Sie sich bewusst, dass vor der Fremdklärung die Selbstklärung wichtig ist. Wenn Sie sich über das Gehaltsgefüge im Team und der Kommunikation mit Ihrer Belegschaft im Klaren sind, können Sie gut vertreten, warum der eine mehr bekommt und der andere weniger. Legen Sie Ihre Perspektive dar, ohne in Diskussionen abzuschweifen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern motivierende Perspektiven: „Du hast die momentane Gehaltsgrenze erreicht. In einem Jahr kann es aber schon anders aussehen“. Mitarbeitergespräche führen heißt für die Personalführung auch stets, Mitarbeiter zu motivieren.
Berücksichtigen Sie die genannten Vorgehensweisen, um auch diese Sonderformen von Mitarbeitergesprächen souverän zu meistern.
Mehr Produktivität und Motivation
Planen und strukturieren Sie das Gespräch im Voraus, gehen Sie mit Empathie auf Ihren Gegenüber ein und formulieren Sie am Ende zusammen mit dem Mitarbeiter klare Ziele. So gehen beide Parteien gestärkt und motiviert aus dem Gespräch hervor. Die Produktivität sowie das Betriebsklima Ihres Unternehmens werden entscheidend profitieren.
Über Heiner Diepenhorst
Heiner Diepenhorst ist Betreiber von coachingberlinmitte.de und teamentwicklung-lab.de. Er führt Business-, Führungskräfte- sowie Team-Coachings in Berlin und deutschlandweit durch.
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