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5 consejos para redactar mensajes impecables

5 consejos para redactar mensajes impecables

5 consejos para redactar mensajes impecables y cultivar las relaciones empresariales

La última vez que respondió a un correo de su bandeja de entrada ¿recuerda qué le llevó a hacerlo? Puede que fuera por el asunto, el destinatario o a la primera frase. Escribir un correo electrónico que incentive una respuesta no es tan sencillo como parece: es un arte.

¿Aspiras a establecer nuevas relaciones significativas para tu pyme con la ayuda de un simple correo electrónico? Usa estas cinco estrategias para perfeccionar el contenido de tus correos, ya se dirijan a clientes potenciales, periodistas u oradores invitados.

1. Haz los deberes

Antes de ponerte frente al teclado, debes explorar el terreno. ¿A quién intenta llegar? ¿Cuáles son sus intereses? ¿Y sus aficiones? ¿De qué modo podría ayudarle a alcanzar sus objetivos el trabajo diario o la vida de esta persona?

Si no conoces bien a quién se dirige, tampoco sabrás cómo despertar su interés y, sin duda, no podrás darle un trato personalizado. Por lo tanto, inicia tus pesquisas en Google para buscar más información sobre la persona que se encuentra tras la pantalla.

Consejo profesional: Las plataformas de medios sociales pueden ofrecer más información sobre el destinatario de su correo, así como sus logros más recientes. ¿Ha recibido algún premio? ¿Va a impartir alguna conferencia? Consulte su perfil de LinkedIn o Twitter para averiguarlo. Esta información le resultará muy útil en el paso 3.

2. Cautiva al lector con la línea de asunto

El asunto del correo electrónico es el primer contacto que tiene el lector con el mensaje. Considéralo como un avance del resto. Debes ser breve, atractivo y concreto, pero lo suficientemente específico para que se entienda el propósito del correo.

Dado que la línea de asunto genera la primera impresión, el objetivo es despertar el interés del destinatario para que abra el mensaje. Por eso no debe parecer un mensaje de spam. Aunque el correo que vas a mandar le parezca muy interesante e importante, no uses signos de exclamación ni mayúsculas. En vez de eso, céntrate en el objeto comunicativo. Por ejemplo, formular una pregunta en este campo es bastante eficaz, como «¿Participa como ponente en Dreamforce?».

Por otra parte, si conoce o encuentra algún motivo por el que felicitar al destinatario, puedes mencionarlo en esta línea. Trata de que el asunto transmite tu admiración y reconocimiento. Por ejemplo, si se encuentra entre los clientes más innovadores de tu organización, puede usar algo similar a: «Felicidades: eres uno de nuestros clientes más innovadores».

3. Encuentra algo en común

Al enviar mensajes «a puerta fría», es importante romper el hielo en la primera frase con algo que te una a su destinatario. En una era en la que la capacidad de atención es cada vez menor, ya no hay tiempo de inflar el discurso con «paja».

Aquí es donde la investigación previa resulta muy práctica. Si has asistido a alguna ponencia del destinatario o tenéis algún contacto de LinkedIn en común, menciónaselo en la primera frase. Según varios estudios, el índice de respuesta de los correos electrónicos con información personalizada es un 32,7 % mayor.

4. Resalta las ventajas

En general, la mayoría de los usuarios no lee los correos (y mucho menos responde) si no contienen nada que les interpele. Esto no significa que el mensaje tenga que adular al destinatario, pero sí debe ser respetuoso con su tiempo, así que solo debes escribirle si el tema es de su interés.

Si pretendes invitar al destinatario a un evento, explícale qué le aportaría. También puedes mencionar los nombres de otros asistentes destacados con los que quizás le interese contactar para ampliar su red de contactos y desarrollar su empresa. Si trata de promocionar un producto, indique aspectos concretos en los que puede ayudar al destinatario y a su empresa. También puedes comentarle lo que este haya aportado a otras personas en una situación similar. Esto último es especialmente útil si menciona a alguien influyente o que el destinatario conozca personalmente.

5. Formula una pregunta clara

Lo último que queremos es que el lector no entienda por qué le ha enviado el correo electrónico. Así, el motivo del correo electrónico debe quedar claro desde el principio, aunque tampoco debes entrar en demasiados detalles (al fin y al cabo, la mayoría de las personas leen los correos por encima). Por lo tanto, cuando perfiles una pregunta específica (y quiera asegurarse de obtener respuesta), debes:

  1. Redactar una oración corta

  2. Situar la pregunta al final del correo electrónico, antes de la firma

  3. Usar una formulación interrogativa

  4. Escribirla en una sola línea

  5. Incluir más detalles después de la firma

El único objetivo de tu correo electrónico es recibir una respuesta, así que cerciórese de que la pregunta que formula provoque esa reacción. Si deseas incluir más datos sobre la consulta, incluye la información logística o de contexto estrictamente necesaria. Siempre puedes profundizar en un correo posterior.

Consejo profesional: No aburras al lector. Comunica los detalles logísticos esenciales (fecha y hora brevemente contextualizados) después de la firma para que pueda desplazarse hacia abajo si desea obtener más información.

¿Preparado para llevar a la práctica el arte de escribir mensajes? Aplica estos consejos para obtener respuesta a los próximos correos que envíe a consumidores potenciales, clientes o ponentes invitados.

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