Los correos electrónicos son la mejor herramienta y la táctica más común que los profesionales de ventas pueden utilizar para obtener nuevos negocios y generar nuevos ingresos. Destácalos.
Si eres un profesional de ventas que envía correos electrónicos a sus clientes potenciales durante la pandemia, estás compitiendo por la atención en bandejas de entrada que nunca han estado tan abarrotadas. La comunicación virtual es comunicación «real» ahora, y dos tendencias clave hacen que le resulte más difícil destacar.
Primero, en una tendencia que The Economist llama, “Podría haber sido un correo electrónico”, las reuniones se están acortando, en un 20%, según un estudio de Harvard Business School. Las conversaciones que solían ocurrir en las reuniones se están produciendo en los correos electrónicos.
En segundo lugar, ese mismo estudio muestra que se envían más correos electrónicos durante la pandemia (un 5%), con más destinatarios en promedio ( un 3%) y con más frecuencia fuera del horario laboral (un 8%).
¿Cómo puedes causar sensación en este mar digital de correos electrónicos y captar la atención de las personas mientras sus bandejas de entrada se desbordan? Vamos a ver.
Se breve
Asume que tus clientes prospectos y clientes tienen períodos de atención más cortos y responde de manera apropiada. El director de asesoría de PwC, Mike Hoody, recomienda usar menos palabras, mostrar menos formalidad y ser más directo en tus correos electrónicos.
“Simplemente vaya al grano, sáquelo, dos oraciones, obtenga su respuesta”, dijo.
Ryan Ott, un ejecutivo de cuentas de Salesforce, dijo que sus correos electrónicos mencionan solo una o dos cosas importantes. Él aborda otros temas más tarde por teléfono. Antes del COVID-19, podría haber enviado cinco preguntas o elementos de acción.
“Intento que sea más consumible y digerible rápidamente para ellos, para que no abran el correo electrónico y digan: ‘Voy a volver a esto más tarde’”, dijo.
Menos palabras no significa menos trabajo. Es posible que deba pensar más sobre qué información o elementos de acción priorizar e incluir en los correos electrónicos, en comparación con qué contenido dejar para más adelante.
Si tienes problemas para transmitir tu mensaje de manera breve, las plantillas pueden ayudarte. Ott dice que a veces escribe una plantilla que modifica y personaliza según con quién esté hablando. También comparte esas plantillas con su equipo.
Tu empresa o equipo también puede crear plantillas para ayudar a garantizar mensajes coherentes sobre determinados productos o temas. Por ejemplo, hay ocasiones en las que una empresa puede querer sonar menos «vendedora», y el uso de una plantilla puede ayudarlo a lograr el tono correcto.
Programa reuniones directamente desde el correo electrónico
Si no quieres que los clientes actuales y potenciales vean un correo electrónico extenso y decidan revisarlo más tarde, solo para olvidarlo, tampoco querrás que les resulte difícil programar una hora para hablar contigo.
Las integraciones de calendario de correo electrónico facilitan la coordinación de reuniones. Ott utiliza las funciones de integración de Gmail de Salesforce que permiten a los destinatarios de correo electrónico aceptar su hora de reunión preferida con un solo clic directamente desde el correo electrónico.
“Simplemente lo hago para que todo lo que tengan que hacer sea hacer clic en el tiempo para conectarse y hacer que sea lo más sencillo posible para que los clientes organicen el tiempo”, dijo.
Envía mensajes en el momento adecuado
Los correos electrónicos recibidos en el momento equivocado quedan enterrados u olvidados. Programar correos electrónicos, una función de la plataforma Salesforce, te permite elegir el momento futuro adecuado para enviar un correo electrónico, lo que mejora las posibilidades de que reciba una respuesta.
Sin embargo, el momento adecuado para enviar correos electrónicos no siempre es una respuesta sencilla. Realmente depende de lo que sus clientes esperan de ti.
«Algunas cuentas, quieren ese asesor de confianza, sensación de gratificación instantánea», lo que significa que pueden disfrutar de respuestas inmediatas, «pero otras cuentas, tal vez menos», dijo Austin Tam, líder de productos de productividad e inteligencia artificial, cuyo equipo trabaja en integraciones de productividad de Salesforce. .
En el último caso, responder demasiado rápido, digamos, un sábado por la noche, podría hacer que parezcas demasiado ansioso. (Sin mencionar que a algunas personas simplemente no les gustan los correos electrónicos de trabajo por la noche o los fines de semana).
Una buena regla general es que es posible que quieras evitar los días demasiado ocupados. Tam dice que a menudo es mejor enviar un correo electrónico a mitad de semana, en lugar de los lunes.
Otro es que las personas revisan su correo electrónico por la mañana, cuando comienzan su día de trabajo, dijo Ott.
En última instancia, tu conoces tus cuentas. Quizás el mejor momento para algunos clientes es cuando regresan del almuerzo o cuando terminan sus jornadas. En cualquier caso, tu sincronización debe ser intencional.
El tiempo también guarda relación con el ritmo. Cuando no recibes noticias de un cliente potencial, ¿cuándo hay que realizar el seguimiento? Puedes intentar probar diferentes frecuencias para ver qué ritmo de comunicación obtiene una mejor reacción.
Romper los silos información
Si envías un correo electrónico y no registras la correspondencia en su plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM), ¿realmente te has comunicado con esa cuenta?
La información almacenada en los correos electrónicos puede terminar fácilmente aislada de otros datos relevantes. Cuando eso sucede, es posible que los colegas que trabajan en la misma cuenta no tengan visibilidad de tus comunicaciones con el cliente y se encuentren mirando un conjunto diferente de información. Como resultado, pueden hacer diferentes suposiciones, lo que puede generar confusión y conflicto dentro de un equipo.
Salesforce registra automáticamente los envíos de correo electrónico, para que tu no tengas que hacerlo. Una integración ampliada con Gmail te permite ver automáticamente cómo el contenido de un correo electrónico se conecta a la información existente del cliente en Salesforce.
“Requiere menos deliberación”, dijo Mike Hoody, director de asesoría de PwC. PwC es uno de los primeros usuarios de la integración. «Está ahí, por lo que puede moverse [entre Gmail y Salesforce] sin tener que hacerlo explícitamente».
Encontrar el balance
Al final del día, la participación por correo electrónico en la era del COVID-19 se trata de un equilibrio. Con tanta gente trabajando de forma remota, la sobrecarga de información digital y el cansancio de la pantalla provocan un estrés significativo. Para tener éxito con los clientes potenciales y los clientes en este entorno, tenemos que comunicarnos con consideración.
«Más conversación, más demostración y menos materiales es una técnica que estamos tratando de hacer más», dijo Hoody.
Sé intencional acerca de los correos electrónicos que envías, con qué frecuencia y cuándo. Equilibra tu esfuerzo persistente con una pregunta razonable. Y facilita que las personas pasen al siguiente paso.
Cuando responder es fácil, es más probable que los clientes potenciales y los clientes lo hagan. Y ese es un paso pequeño, pero crucial, hacia la construcción de una relación sólida y duradera.
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