태스크를 효율적으로 관리하는 방법

 

작성일 : 2021.03.17

업무를 효율적으로 처리하기 위해서는 태스크 관리가 필수입니다. 한 개인의 태스크 관리가 소홀해지면 부서 전체 일을 진행하는 데 있어 악영향을 끼칠 수 있습니다. 여기서 태스크는 여러 종류로 나뉘는데 이때 각각에 맞는 방법으로 관리하는 것이 중요합니다. 이 글에서 대표적인 태스크 관리 방법을 소개하겠습니다.

태스크 관리를 시작하기 전에 해야하는 것들

우리는 업무의 종류에 상관없이 매일 많은 양의 작업을 처리합니다. 그러나, 이러한 태스크에는 다양한 종류가 있습니다. 팀에서 힘을 모아 진행해야 하는 일이 있는가 하면 개인이 혼자 처리해야만 하는 일도 있습니다. 이 밖에도 이메일 전송이나 회의실 예약 등 사소한 업무도 있습니다. 

이러한 태스크 관리를 하기 위해선 가장 먼저 태스크를 종류에 따라 분류하고 세분화해야 합니다. 이제 태스크를 분류 및 세분화하는 방법을 설명하겠습니다. 

태스크를 종류별로 분류하기

태스크를 분류하는 방법에는 여러 가지가 있지만, 팀 태스크, 개인 태스크, 그 밖의 태스크 이렇게 3가지로 분류하는 것이 일반적입니다. 각각에 대해 설명하겠습니다.

  • 팀 태스크

팀 태스크는 다수의 사람이 모여 팀으로서 작업하는 프로젝트입니다. 팀원 중 한 명이 자신의 할당 부분을 끝내지 못하면 팀 전체 업무가 그만큼 지체되기에 일정에 따라 완료하는 것이 중요합니다.

  • 개인 태스크

개인 태스크는 개인의 발전을 위한 작업 및 프로젝트를 말합니다. 서적을 집필하거나 새로운 기술을 익히는 등 업무 외의 작업을 일컫습니다. 팀 태스크와는 달리 정해진 시간 내에 해야 하는 것은 아니어서 나중으로 미루기 쉬운 태스크입니다. 

  • 그 밖의 태스크

그 밖의 태스크는 프로젝트로 취급되기는 어려운 작은 태스크입니다. 이 태스크에는 책상을 치우거나 방을 청소하는 작업 등이 있습니다. 

태스크를 우선도와 중요도에 따라 분류하기

태스크 우선순위를 정하는 방법을 알려드리겠습니다. 한꺼번에 많은 태스크를 하게 될 경우, 어떤 것을 먼저 해야 할지 모를 수 있습니다. 이때 아래와 같은 방법으로 태스크를 분류해두면 지금 당장 해야 하는 태스크를 쉽게 파악할 수 있습니다.

<중요도와 긴급도에 따라 분류하는 방법>

  • 중요도와 긴급도를 축으로 한 그래프 만들기

  • 4가지 기준에 알맞은 태스크 정하기 

이 분류 방법은 실행하려는 태스크가 「긴급하고 중요하다」, 「긴급하지만 중요하지 않다」, 「중요하지만 긴급하지 않다」, 「중요하지도 긴급하지도 않다」 이 4가지 기준으로 분류되어 있습니다. 이 기준 중 가장 긴급한 태스크부터 시작하면 됩니다.

한 가지 태스크를 세분화 해두기

태스크는 여러 단계로 세분화할 수 있습니다. 경쟁사를 분석하는 태스크의 경우, 경쟁 회사 나열하기, 시장 조사하기, 자료 모으기와 같이 3단계 프로세스로 나눌 수 있습니다. 태스크 내용에 따른 세분화도 가능합니다. 

이처럼 한 가지 태스크를 여러 단계로 나누는 방법은 「중요하지만 긴급하지는 않다」의 태스크를 처리할 때 유용합니다. 상대적으로 긴급성이 낮은 태스크는 뒤로 미루기 쉽지만 작업을 세분화할 경우 자투리 시간을 활용할 수 있어 태스크가 지연되는 것을 방지합니다.

태스크 관리에 사용하는 툴은?

내용에 따라 태스크를 분리한 후 관리하는 방법에는 아날로그와 디지털 방식이 있습니다. 각각 방식에는 다른 특징과 장점이 있습니다.

이때 관리해야 하는 태스크의 성격과 작업 순서에 맞는 관리 방법을 선택해야 합니다. 

포스트잇

사무실 내 PC 모니터 주위에 포스트잇이 빽빽이 붙어있는 것을 흔히 볼 수 있습니다. 이는 대표적인 아날로그 방법이지만, 개인적인 태스크를 관리하기에 유용합니다. 팀 업무 시 개별 작업 내용을 적은 포스트잇을 칠판에 붙여 진행 상황에 맞춰서 해야 하는 업무, 진행 중인 업무, 진행을 완료한 업무 등을 구분하는 용도로 사용할 수 있습니다.

캘린더

수첩 혹은 책상 달력에 직접 적거나 칼렌더 앱을 사용하여 태스크를 관리하는 방법도 있습니다. 이 방법은 개인 태스크에는 적합하지만, 팀 전체 태스크를 관리하기에는 적합하지 않습니다. 또한, 하루 단위의 태스크를 관리하기에는 유용하지만 며칠에 걸려 작업하는 태스크에는 맞지 않습니다. 

Excel

공사 일정표처럼 간트 차트(Gantt Chart: 프로젝트 진행 시 스케줄 관리가 가능한 막대 형태의 도표)는 여러 명의 직원이 언제부터 언제까지 어떻게 작업을 하는지에 대해 보여줍니다. 세로축에는 작업 담당자를 가로축에는 작업 기간을 나타냅니다. 프로젝트를 진행하는 데 있어서 언제, 누가, 어떤 작업을, 얼마만큼의 기간을 들여 진행할지를 시각적으로 알 수 있으므로 작업의 흐름을 한눈에 확인할 수 있습니다.

그러나, 엑셀에서 간트 차트를 작성하면 작업 진행이 연장 또는 단축되는 경우 차트를 수정하는 데 시간이 걸린다는 단점이 있습니다.

SFA

영업 업무를 지원하는 SFA (영업 자동화 시스템)의 To Do 기능은 진행 중인 안건에 대해 해야 하는 일을 분류하여 관리해줍니다. 또한, 세일즈포스 플러그인 툴을 사용하여 간트 차트를 만들 수 있으며, 어디에서나 최신 정보 및 태스크의 진행 상황을 파악할 수 있습니다. SFA는 팀 전원이 최신 정보를 공유할 수 있고 안건에 따라 태스크 관리가 가능하다는 점에 있어 영업 부서에 적합한 태스크 관리 툴입니다.

태스크 관리에서 있을 수 있는 실패 사례

태스크를 관리하려는 의지가 생겨도 실제로 해보면 생각한 대로 진행되지 않을 때가 있습니다. 실패를 통해 많은 것을 배울 수 있지만, 실패하지 않고 끝난다면 그것보다 좋은 것은 없을 것입니다. 마지막으로 태스크를 관리하는데 자주 범하는 오류와 그 대책에 대해 정리하겠습니다.

입력이 갱신되지 않는다

SFA의 To Do 기능과 같은 좋은 툴이 있어도 주기적으로 내용을 갱신하지 않는 것은 관리 이전의 문제입니다. 때에 따라 태스크 존재 자체를 잊어버리는 경우도 발생합니다. 종이에 태스크를 작성한 후 항상 시스템상에 텍스트화하는 습관을 들여야 합니다.

실제로 계획대로 진척되지 않는다

태스크가 계획대로 진행되지 않는 원인에는 태스크의 우선순위를 알맞게 정하지 않았거나 소요 시간을 제대로 예측하지 못한 점 등이 있습니다. 먼저 처리해야 할 태스크를 뒤로 미루게 되면 전체 프로젝트 진행 상황에 악영향을 끼치게 됩니다. 또한, 태스크 처리 중에 예상외의 안건이 발생할 수 있으므로 시간상 여유를 두는 것이 중요합니다.

설정한 태스크가 좀처럼 정리되지 않는다

상대적으로 긴급도가 낮은 태스크는 지연되기 쉽습니다. 긴급도가 낮다는 이유로 명확한 기한을 정해두지 않기 때문입니다. 여유가 생길 때 해야 하는 태스크의 양은 의외로 많습니다. 그러나, 이러한 태스크에도 기한을 정해두지 않으면 계속 미루게 되고 결국 방치하는 상황이 생길 수 있습니다. 이러한 태스크를 세분화하여 언제까지 또는 어디까지 작업할지에 대해 대략 정하는 것이 중요합니다. 

긴급한 태스크가 갑자기 발생했다

업무 중에 긴급한 태스크는 항상 발생합니다. 이러한 경우에 대응하는 방법은 사람마다 다릅니다. 또한, 내용에 따라 대응 방식과 이미 진행 중인 태스크의 상황에 따라 다를 수 있습니다. 그러나, 미리 기준을 설정해두면 계획대로 태스크를 진행할 수 있습니다. 예를 들어 10분 이내로 끝낼 수 있는 태스크가 생기면 그 자리에서 처리하기 등과 같은 기준을 정해 두어 효율적으로 태스크를 처리할 수 있습니다. 

본인만의 방법으로 확실한 태스크 관리를

태스크의 양과 수가 늘어나게 되면서 시간 분배가 어려워지고 실수를 범할 위험성이 더 높아집니다. 개인적인 태스크라도 놓치게 되면 팀 전체의 진행 과정에 문제가 생길 수 있습니다. 이러한 상황에 대비하기 위해 자신에게 맞는 툴과 방법으로 태스크 관리를 해야 합니다. 
 

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