영업을 가속화하는 영업 관리 툴의 기초지식
작성일 : 2021.04.27
영업 업무에서 안건 및 고객 정보를 관리하기 위해 다양한 영업 관리 툴을 사용하고 있습니다. 그 종류는 다양하고 특징, 기능도 제각각이기 때문에 목적이나 용도에 맞는 툴을 선택하는 것이 중요합니다.
이 글에서는 실제로 어떤 툴이 있고, 툴에 따라 무엇을 할 수 있는지를 영업 관리의 기초 지식과 연관 지어 설명하겠습니다.
무엇을 위해 관리 툴을 사용하는가
관리해야만 하는 4가지 항목
영업 관리 툴로 관리할 수 있는 항목은 크게 4가지가 있습니다.
목표 관리
안건 관리
행동 관리
모티베이션 관리
무엇을 더 중요하게 여길지는 기업에 따라 다를 수 있습니다.
경영진이 현장의 움직임을 더 철저히 관리하고 싶은 경우에는 안건 관리와 행동 관리의 비중이 높고, 개별 멤버의 자주성을 더 끌어내고 싶다면 모티베이션 관리가 중요시될 것입니다.
이러한 4가지 항목을 토대로 PDCA 사이클 관리하는 것이 개별 직원, 더 나아가 팀 전체의 능력 향상으로 이어져 매출을 증대할 수 있습니다.
툴에 대해 설명하기 전에 4가지 관리 항목에 대해 알아봅시다.
목표 관리: 목표와 실적의 갭을 관리하기
<목표 관리의 포인트>
현재 실적보다 조금 더 높은 목표치 설정
목표치를 멤버 별, 시간 별로 세분화
반드시 달성한다는 의식을 팀원들과 공유
넘어야 할 허들이 너무 높거나 너무 낮아도 효과가 오르지 않습니다. 조금 높인 정도로 설정하는 것이 포인트입니다.
「조금 어렵지만 노력하면 도달할 수 있을 것 같다」와 같은 긴장감과 기대감은 높은 퍼포먼스로 이어 질 수 있습니다.
또한, 연간 목표를 세분화하고 월간 목표치를 산출하여 「1월에는 한 명당 몇 건의 안건 계약」과 같이 단기적이고 구체적인 목표를 설정하면 목표가 보다 현실적으로 보여 동기 향상으로 이어질 수 있습니다.
이때 가장 중요한 것은 이렇게 설정된 목표를 반드시 달성해야 한다는 의식을 팀 전체에 공유하는 것입니다.
안건 관리: 안건마다 진척과 견적 금액, 정확도를 관리하기
안건 관리는 영업 담당자가 진행하고 있는 상담 내용과 진척 상황 관리입니다.
대다수의 경우, 한 영업 담당자가 담당하는 안건이 한 건만 있는 경우는 없습니다. 몇 가지 안건을 동시에 진행하고 있을 것입니다. 그러한 안건은 계약 성사 여부 정도, 계약 금액 등 다양한 차이가 있습니다. 때문에, 안건마다 우선 순위를 정해 효율성을 높여야 합니다.
이 안건 관리를 제대로 하지 않으면 방문 타이밍을 놓쳐 계약에 실패하거나, 정확도가 낮은 안건에 시간을 들여 효율성이 떨어질 수 있습니다.
행동 관리: 목표를 위한 효율적인 행동 관리하기
안건에 관련된 행동을 관리하는 것이 행동 관리입니다.
다양한 안건에 대해 어떻게 행동하고, 얼마나 계약 성사에 도달했는지를 관리하는 것입니다. 여기에서는 「처음과 끝」 부분만 주의를 기울여서는 안됩니다.
잠재 고객과 방문 약속을 잡고 최종적으로 계약에 이르기까지 실제로 많은 단계를 거쳐야 합니다. 그 과정마다 수치를 산출하고 잘못된 점을 확인할 수 있어야 합니다.
예를 들어, 약속을 잡고 방문하기까지는 순조롭게 진행된다고 하더라도 다음 「견적서로 제안하기」와 같은 과정으로 진행될 확률이 낮다면, 그 부분에 약점이 있다고 할 수 있습니다. 방문 시 자사 제품의 특징과 혜택 등을 충분히 전달하지 못했을 수도 있습니다.
이렇게 행동과 결과를 분석하여 문제점을 발견하고 개선하면 영업 효율을 높일 수 있습니다.
모티베이션 관리: 긍정적으로 임하여 모티베이션을 관리하기
매출 목표와 같은 명확한 수치가 설정되어 있으면 영업 활동의 결과에 따라 개별 영업 담당자의 모티베이션이 크게 변화되기 쉽습니다. 이는 영업 관리에 있어 중요합니다.
모티베이션이 떨어진 영업 담당자가 고객 처에 가더라도 좀처럼 계약을 따낼 수 없습니다. 그러나, 향상된 모티베이션은 성과로 이어질 수 있습니다. 영업 담당자의 자신감이 올라가 모티베이션이 올라간다와 같은 선순환이 반복되어 향상된 퍼포먼스를 기대해볼 수 있습니다. 팀원과의 정보 공유, 매니저와 커뮤니케이션은 모티베이션 관리의 중요한 열쇠가 됩니다. 정기적인 면담과 사내 SNS 등을 사용하여 적절한 타이밍에 커뮤니케이션을 할 수 있습니다.
어떤 영업 관리 툴을 선택하면 좋은가
현재, 많은 기업에서 다양한 툴을 사용하여 영업 관리를 하고 있습니다. 그러나, 그 중에는 용도에 맞지 않는 툴을 적용하여 예상만큼 효과가 오르지 않았다와 같은 케이스도 있을 것입니다.
도구는 용도와 목적에 맞는 것을 선택하지 않으면 역효과가 나타날 수 있습니다. 어떤 툴을 선택하면 좋을지를 생각해보십시오.
Excel이라면 누구라도 사용할 수 있는 장점이 있지만…
많은 기업이 Excel을 이용하여 영업 업무를 관리하고 있습니다. 도입・교육 비용이 불필요하고 바로 사용할 수 있다는 것이 큰 매력입니다.
그러나, Excel은 어디까지나 표 계산 소프트웨어입니다. 시간이 지남에 따라 갱신 및 공유 등에 한계가 있어 관리하기 어렵습니다. 또한, 데이터가 늘어남에 따라 작동이 느려지는 등 Excel로 영업 관리하는 데는 한계가 있습니다.
그룹웨어는 커뮤니케이션 중시
정보 공유 및 커뮤니케이션이라는 점에서 그룹웨어는 매우 우수한 소프트웨어입니다. 다수의 팀원과 연락을 밀접하게 하면서 프로젝트를 진행하는 경우, 그룹웨어는 진척 관리에 적합할 것입니다. 입력한 정보는 실시간으로 갱신・공유되기 때문에 「최신 파일이 어떤 것일까」와 같은 상황이 발생하지 않습니다.
단, 그룹웨어는 커뮤니케이션 기능이 베이스입니다. 고객 관리와 안건 관리 기능을 가진 것도 있지만, 사용 범위는 한정되어 있습니다. 이 부분을 유념하여 도입을 검토하는 것이 좋습니다.
영업관리 특화된 SFA(영업지원 시스템)
영업 관리에 가장 적합한 툴은 SFA입니다.
고객관리, 안건 관리와 더불어 일상 영업 활동과 그 결과를 기록, 분석하여 영업 활동을 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다. 입력한 정보는 실시간으로 갱신・공유되어 툴에 따라서는 밖에서도 모바일로 액세스가 가능합니다.
영업 효율화를 목적으로 한다면 SFA는 최적의 선택입니다.
SFA로 무엇이 실현 가능한가
다양한 기능으로 영업 효율화 가능
SFA는 영업 업무에 관련된 많은 항목을 관리할 수 있습니다. 고객 정보를 한곳에 모아 안건마다 그 내용과 견적서, 상담 진척 및 계약 성사율도 등도 나타낼 수 있습니다. 또한, 고객과 안건에 관련된 담당자의 행동 이력도 시간에 따라 관리할 수 있습니다.
영업 담당자별로 이번 달 목표치와 실적, 진행 중인 안건의 내용을 비교하면서 앞으로의 상담 방법을 정하는 것이 가능하고 매니저는 각 멤버의 퍼포먼스에 따라 조언할 수 있습니다.
SFA는 고객 정보, 안건 정보, 담당자의 행동 이력 등 모든 정보를 통합하여 관리합니다. 그 데이터를 활용하여 영업 업무의 효율화를 도모하고 매출 증대로 이어갈 수 있습니다.
영업 프로세스를 분석하여 약점을 극복
영업 업무를 단계별로 나누고 각 과정 성과를 보면 어느 단계에서 수치가 갑자기 떨어지는 것을 발견할 수 있습니다. 그 감소 폭이 부서 평균치와 비교하여 더 낮은 수준이라면, 그 부분은 자사 혹은 영업 담당자의 「약점」이라 볼 수 있습니다.
SFA를 통해 방문에는 성공했지만, 제안에 이르지 못하거나 견적서를 제안했으나 협의가 이뤄지지 않은 경우처럼 영업 문제를 발견할 수 있습니다. 이 부분을 해결・개선하여 부서 전원에 공유한다면 영업 부서 전체의 퍼포먼스를 높일 수 있습니다.
개인 플레이에서 팀 플레이로 이행
SFA는 「정보 공유」를 중심으로 설계되어 있습니다. 각 멤버가 입력한 정보는 매니저와 팀 멤버에게 실시간으로 공유됩니다. 그 기능은 영업 업무를 개인 플레이에서 팀 플레이로 전환하는 역할을 하고 있습니다.
영업 부서에서 소수의 스타 플레이어가 매출의 많은 부분을 담당하고 있는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나, 그 스타 플레이어들의 노하우를 부서 전체에 공유할 수 있다면, 팀 전체의 능력을 끌어올릴 수 있습니다.
또한, 정보 공유로 다른 멤버의 활동 및 상담의 진척 상황을 볼 수 있다면 필요에 따라 조언할 수도 있습니다. 담당자가 부재중일 때 문제가 발생하더라도 SFA를 통해 지금까지의 경위를 확인하여 적절한 대응을 할 수 있을 것입니다.
이렇게 SFA는 영업 활동 방식을 변화시키고 부서 전체의 능력을 한층 더 높일 수 있습니다.
SFA와 CRM의 차이는?
자사에 맞는 SFA를 선택합시다
다양한 툴이 있지만, 영업 업무의 관리와 효율화에는 SFA가 가장 적합합니다. Excel을 통한 영업 관리에는 한계가 있습니다.
단, SFA에도 많은 제품이 있기 때문에 각각의 특징을 잘 확인해야 합니다. 「무엇을 하고 싶은가」에서 출발하여 기능 및 비용 등을 고려하여 자사에 맞는 영업 관리 툴을 선택하십시오.
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