Scrum: ¿qué es y cómo aplicarlo?

Las empresas que necesitan productividad y fluidez en sus procesos deben considerar el uso de Scrum, que es una estructura de gestión ágil de proyectos. En este sentido, Scrum ofrece lo necesario para que los distintos equipos de una organización trabajen de forma convergente, hacia el éxito del cliente o del objetivo en cuestión.

Los gestores que se preocupan por intensificar —y, en algunos casos, crear desde cero— una comunicación centralizada y armoniosa entre los equipos pueden beneficiarse especialmente del Scrum, sobre todo cuando llevamos esta necesidad a la realidad de Atención al Cliente, Marketing y Ventas.

Dada la naturaleza cíclica de estas tres áreas, donde una retroalimenta a la otra, la comunicación asincrónica, inmediata y sencilla tiene un gran valor. Al fin y al cabo, todo comienza con los leads que el equipo de Marketing pasa al equipo de preventa, que a su vez los transfiere al equipo de ventas, y que, si todo sale bien, se convierten en clientes y empiezan a ser atendidos por el equipo de Customer Success.

Para saber más sobre la metodología Scrum, sigue leyendo este artículo que preparamos para ti. A continuación, encontrarás los principales temas que te ayudarán a comprender y aplicar la metodología.

LEE MÁS: Metodologías Ágiles: qué son y cómo pueden ayudarte

¿Qué es Scrum? 

Retrocediendo en el tiempo, vemos que la historia de Scrum como metodología ágil comienza con Jeff Sutherland, desarrollador de software y escritor estadounidense, quien también tuvo experiencia como piloto de aeronaves.

Inspirado por su día a día como piloto, Sutherland comparó el proceso de gestión y finalización de un proyecto con la delicada misión de aterrizar un avión. Según él, el gran desafío del aterrizaje radica en que no existe una fórmula fija para lograrlo.

En otras palabras: cada vuelo es único —y el piloto que aterrizó tranquilamente un sábado puede enfrentarse a un desafío increíble al intentar hacer lo mismo el domingo. ¿Qué es lo que diferencia un vuelo del otro? Principalmente, las condiciones externas, el modelo del avión, la cantidad de pasajeros, el clima y todo aquello que hace que ese vuelo sea exactamente ese vuelo.

Esa misma lógica de unicidad y exclusividad puede aplicarse al día a día empresarial, tanto en contextos B2B como B2C. Esto se debe a que cada nuevo proyecto, cada nueva entrega operativa o campaña exige una planificación específica, considerando todos los factores, como: los equipos involucrados, la entrega final, las pequeñas tareas que conducen a esa entrega final, el tiempo de producción, etc.

Por lo tanto, se puede decir que Scrum trae un enfoque del mundo de la aviación al universo de la gestión de proyectos. Además, el método tiene el atractivo de “hacer más con la mitad del tiempo disponible”. Así, es correcto decir que pone un enfoque especial en la productividad.

Partiendo de este principio, la metodología ágil Scrum propone que un proyecto se divida en varios (pequeños) ciclos de actividades, con reuniones frecuentes para que el equipo pueda alinear lo que está haciendo y pensar en formas de mejorar el proceso con agilidad.

Por lo tanto, esta metodología propone que el proyecto sea acompañado de cerca y pase por cambios de planificación constantes, de manera flexible y poco rígida. De esta forma, el único objetivo es alcanzar la meta final de la mejor manera posible.

A continuación, puedes ver la charla que Jeff Sutherland dio en TEDx Talks explicando su inspiración para crear Scrum.

LEE MÁS: Método Kanban: la guía definitiva para aplicarlo en tu negocio

Metodología Ágil vs Scrum: ¿cuáles son las diferencias?

Muchos profesionales se refieren a Scrum como una metodología ágil —y eso no es incorrecto. Sin embargo, la metodología ágil (o Agile, en inglés) consiste en una serie de métodos y prácticas basados en los valores y principios expresados en el Manifiesto Ágil (Agile Manifesto). Así, Agile puede considerarse una teoría empírica y amplia.

Mientras tanto, Scrum es un framework (o una herramienta) que se utiliza para implementar el desarrollo ágil. En otras palabras, Scrum es una estructura para llevar a cabo el trabajo, mientras que Agile es una filosofía.

Además, la definición de Scrum se basa en el empirismo y en el pensamiento lean. El empirismo sostiene que el conocimiento proviene de la experiencia y que las decisiones se toman con base en lo que se observa. Por lo tanto, Agile es el todo del cual Scrum es una parte.

A eso se suma el pensamiento lean, que busca reducir cualquier desperdicio y centrarse en lo esencial. Así, podemos afirmar que la estructura de Scrum es heurística: se basa en el aprendizaje continuo y en la adaptación a factores variables.

Por último, vale la pena recordar que, aunque Scrum tiene una estructura definida, no es completamente rígido —y eso es parte fundamental de la lógica de Scrum. De esta forma, puede adaptarse a las necesidades de cualquier organización.

LEE MÁS: Golden Circle: ¿qué es y cómo implementarlo?

Scrum y su estructura de trabajo

Como herramienta, Scrum cuenta con una estructura que describe un conjunto de valores, principios y prácticas. Esta estructura detalla los miembros de un equipo Scrum y sus responsabilidades, los llamados “artefactos” que definen el producto y el trabajo necesario para crearlo, así como las ceremonias de Scrum que guían al equipo.

De esta forma, tenemos una estructura que incluye:

• Miembros, equipo o grupo predefinido;

• Artefactos, o actividades operativas que pavimentan el camino hacia el objetivo final;

• Ceremonias, también conocidas como reuniones de equipo.

Para Scrum, los equipos son el corazón de cualquier estructura ágil de gestión de proyectos. En lugar de proporcionar descripciones completas y detalladas de cómo debe hacerse todo en un proyecto, gran parte de eso queda a criterio del equipo.

Si eres un gestor apegado al micromanagement, quizás esta última frase haya sonado como una señal de alerta para alejar el Scrum de tu equipo. Pero créelo: esta metodología es puesta a prueba diariamente por empresas de distintos tamaños, que están obteniendo resultados positivos.

El detonante para que funcione es confiar en el equipo elegido. Al fin y al cabo, son ellos quienes están en el día a día de la entrega y, por lo tanto, se parte del principio de que son quienes mejor sabrán cómo resolver los problemas que se presenten.

Además, las actividades de un sprint se describen en términos del resultado deseado, en lugar de un conjunto de criterios de entrada, definiciones de tareas, criterios de validación, criterios de salida y demás, como suele suceder en la mayoría de las metodologías.

LEE MÁS: Las 5 fuerzas de Porter: qué son y cómo usarlas

Conociendo las ceremonias, artefactos y miembros de Scrum

¿Cuáles son las ceremonias de Scrum?

Básicamente, las ceremonias de Scrum son las reuniones y encuentros que deben realizarse entre los equipos operativos, los Product Owners (PO) y los demás miembros. En la filosofía de Scrum, estas ceremonias deben ser regulares: algunas pueden ocurrir diariamente, mientras que otras son semanales o mensuales.

Sin embargo, algunos consideran que esta necesidad de repetir ceremonias constantemente es uno de los puntos débiles de Scrum —ya que puede llenar en exceso la agenda del equipo operativo. ¿El resultado? Las ceremonias terminan cayendo en la rutina y siendo ignoradas por los equipos.

Por eso, es necesario que el PO (Product Owner, de quien hablaremos más adelante) y los gestores evalúen la necesidad y frecuencia de los encuentros, ajustando la regularidad según lo que sea más conveniente.

Siguiendo la misma lógica de que “cada aterrizaje de avión es un aterrizaje distinto”, no todos los proyectos necesitarán la misma cantidad de reuniones. Recuerda que Scrum es ajustable y, para que funcione, debes escuchar y observar el comportamiento de los equipos.

A continuación, una lista de las principales ceremonias en las que puede participar un equipo Scrum:

• Organización del backlog: también conocida como revisión de tareas. Es responsabilidad del Product Owner (PO). Su enfoque está en la priorización de actividades.
  
• Planificación del sprint: se lleva a cabo para planificar el trabajo que debe realizarse. Es donde el equipo define la meta del sprint: es decir, lo que debe alcanzarse en ese período de tiempo determinado.
  
• Sprint: período real en el que el equipo Scrum trabaja en conjunto para completar un incremento.
  
• Scrum diario o reunión rápida diaria: es una reunión muy breve que ocurre todos los días a la misma hora.
  
  El objetivo del Scrum diario es que todos los miembros del equipo estén en la misma página, alineados con la meta del sprint, y elaboren un plan para las próximas 24 horas.
  
• Revisión del sprint: el equipo de desarrollo muestra los ítems del backlog que ya están finalizados.
  
• Retrospectiva del sprint: en esta ceremonia, el equipo se reúne para documentar y discutir qué funcionó y qué no durante el sprint.

LEE MÁS: Análisis FODA: ¿Qué es y cómo hacerlo?

Artefactos de Scrum

Los artefactos son informaciones importantes utilizadas por el equipo Scrum que ayudan a definir el producto y el trabajo necesario para crearlo. Así, los tres artefactos son el product backlog, el sprint backlog y el incremento con su definición de “terminado”. Estos son tres elementos constantes sobre los que el equipo Scrum debe reflexionar durante los sprints y a lo largo del tiempo.

• Product Backlog (Backlog del producto): lista principal del trabajo que debe realizarse y que es gestionada por el propietario o gerente del producto (Product Owner). Es dinámica en cuanto a funcionalidades, requisitos, mejoras y correcciones, y sirve como fuente para el sprint backlog. Es, por así decirlo, la lista de tareas del equipo.
  
• Sprint Backlog (Backlog del sprint): es la lista de ítems, historias de usuario o correcciones de errores seleccionados por el equipo de desarrollo para ser implementados durante el ciclo de sprint actual.
  
  El sprint backlog puede ser flexible y evolucionar durante el sprint. Sin embargo, el objetivo fundamental del sprint, es decir, aquello que el equipo desea lograr en ese ciclo, no debe verse comprometido.
  
• Incremento (u objetivo del sprint): es el resultado final útil de un sprint —es decir, lo que debe entregarse y lo que motiva todo el trabajo involucrado. Puede tratarse de una campaña de marketing, la resolución de tickets de atención al cliente, etc.

LEE MÁS: Metas SMART: O que são?

Componentes de Scrum

Un equipo Scrum es pequeño, ágil y está dedicado a ofrecer incrementos de productos comprometidos. Es común que esté compuesto, como máximo, por diez personas. Además, los miembros desempeñan tres tipos de roles específicos: Product Owner (propietario del producto), Scrum Master y equipo de desarrollo.

Como los equipos Scrum son multifuncionales, el equipo de desarrollo puede incluir testers, diseñadores, especialistas en experiencia de usuario, ingenieros de operaciones, además de desarrolladores, entre otros.

• Propietario del producto (Product Owner): son los principales defensores de sus respectivos productos. Su enfoque está en comprender los requisitos del negocio, de los clientes y del mercado, para luego priorizar y adaptar el trabajo que debe realizar el equipo de ingeniería.
  
• Scrum Master: son los defensores del marco de trabajo Scrum dentro de sus respectivos equipos. Orientan a los equipos, a los Product Owners y a la organización en el proceso de Scrum, y buscan continuamente formas de mejorar la práctica. Un Scrum Master eficiente comprende profundamente todo el trabajo que realiza el equipo y lo ayuda a optimizar la transparencia y el flujo de entrega.
  
• Equipo de desarrollo: son los defensores de las prácticas de desarrollo sostenibles. Los equipos Scrum más eficientes están cohesionados, trabajan en el mismo espacio físico (o virtual) y suelen estar compuestos por cinco a siete miembros.

LEE MÁS: Teoría de Herzberg: aprende qué es la Teoría de Dos Factores

¿Cuáles son los valores de Scrum?

Hace algunos años, en 2016, se incorporaron cinco nuevos valores a la Guía de Scrum. Estos valores orientan el trabajo, las acciones y el comportamiento del equipo Scrum, y se consideran esenciales para que todos adopten de forma definitiva la filosofía detrás del método.

Entre estos nuevos valores se encuentran:

Compromiso

Como los equipos Scrum son pequeños, todos los miembros deben comprometerse a ejecutar las tareas que realmente puedan completar, sin sobrecargarse. Debe haber una comunicación frecuente sobre el progreso del trabajo, casi siempre en reuniones rápidas.

Coraje

Los miembros del equipo Scrum deben ser lo suficientemente valientes y seguros para probar cosas nuevas. El equipo necesita tener el coraje y la seguridad para ser transparente en relación con los obstáculos, el progreso del proyecto, los retrasos, etc.

Enfoque

En el centro del flujo de trabajo del equipo Scrum está el sprint, un período específico y dirigido en el que el equipo completa una cierta cantidad de trabajo. El sprint proporciona estructura y enfoque para finalizar lo planificado.

Apertura

La reunión rápida diaria permite que los equipos hablen con transparencia sobre el trabajo en curso y los bloqueos existentes.

Respeto

La fuerza del equipo ágil está en la colaboración y el reconocimiento que cada miembro aporta para cumplir con el sprint. Celebran sus logros y se respetan entre ellos, así como al Product Owner, a los interesados (stakeholders) y al Scrum Master.

LEE MÁS: Pirámide de Maslow: ¿qué es?

¿Cómo empezar a usar Scrum?

Ahora que ya sabes qué es Scrum y conoces gran parte de su universo, es momento de entender cómo ponerlo en práctica. Créelo: hacerlo es más fácil de lo que parece —pero requiere un cambio cultural, especialmente si tu organización nunca ha trabajado con procesos ágiles.

A continuación, te mostramos los primeros pasos que debes dar para convertir Scrum en el framework de tu negocio.

1 – Selecciona quién será el Product Owner

Como ya mencionamos, el PO es una de las figuras principales en Scrum. Es el profesional que define los objetivos generales del proyecto. En otras palabras, es el vínculo entre los stakeholders y el equipo, siempre enfocado en la entrega de valor.

2 – Define al Scrum Master y a los miembros del equipo

El siguiente paso es definir quién será el Scrum Master. Ya lo conoces: podríamos decir que es el rol más cercano al de un gestor de proyectos, y su responsabilidad principal es eliminar los obstáculos que surgen en el día a día del equipo.

3 – Comienza a trabajar en el Product Backlog

El product backlog es un resumen de todas las entregas que deben realizarse. No es necesario que tenga un nivel de detalle muy alto en esta etapa; basta con que sea una visión general.

Generalmente, esta es una función del PO, ya que es quien conversa con los stakeholders y sabe qué debe hacerse. Por lo tanto, también es su responsabilidad definir las prioridades de entrega y aprobar las tareas.

4 – Establece la duración del sprint

El sprint es el horizonte de planificación del proyecto dentro de Scrum. Al igual que otras metodologías ágiles, Scrum promueve ciclos cortos de ejecución/planificación, por lo que los sprints suelen durar entre 1 y 6 semanas.

El objetivo es realizar entregas continuas. Además, por supuesto, es fundamental considerar la complejidad de las tareas para dimensionar adecuadamente los sprints.

5 – Planifica las tareas del sprint

Después, llega el momento de definir el primer sprint. Enfócate primero en las prioridades más altas del backlog y distribuye las tareas entre todos los miembros del equipo. Como la capacidad productiva del equipo es clave para el sprint, debe formar parte activa del proceso de decisión.

6 – Realiza las daily meetings —si tiene sentido para tu equipo

Tan importantes como la ejecución son los momentos de alineación e inspección. Estos rituales aseguran la agilidad en la ejecución y la eliminación de impedimentos, lo que permite al equipo trabajar con mayor productividad.

7 – Revisión al final de cada sprint

Finalmente, al concluir cada sprint, el equipo realiza una revisión de todo lo que se hizo y cómo fue el proceso. El PO valida las entregas y las presenta al cliente, y el equipo realiza una retrospectiva para aprender cómo organizar aún mejor el próximo sprint.

LEE MÁS: AIDA: conoce el método y aprende a Aplicarlo

FAQ: conoce más sobre Scrum

¿Qué es el método Scrum?

Scrum no es una metodología, sino un framework ágil que prioriza la colaboración y la flexibilidad ante cambios en el escenario para lograr los mejores resultados en un proyecto o entrega. 

¿Cuáles son los 5 pilares de Scrum?

Como pilares de la estructura ágil, los cinco valores de Scrum son: compromiso, coraje, enfoque, apertura y respeto.

¿Cuáles son las 3 funciones principales de Scrum?

Scrum tiene tres roles principales: propietario del producto (Product Owner), Scrum Master y miembros del equipo de desarrollo.

¿Te gustó saber más sobre CMS?

Nuestro blog y Centro de Recursos están siempre actualizados, con novedades y contenidos increíbles sobre CRM y gestión. A continuación, te sugerimos otros materiales que pueden ser útiles:

• Diagrama de Ishikawa: qué es y cómo aplicarlo

• OKR: ¿qué es y cómo implementarlo?

• Punto de equilibrio: qué es y cómo calcularlo

• Océano Azul: ¿qué es y cómo adoptar esta estrategia?

Aprovecha para informarte sobre todas las funcionalidades de Salesforce y entender cómo nuestro CRM transforma tu rutina. ¡Buen trabajo y hasta la próxima!