Doen wat je moet doen: verkopen! Slimme trucs voor een efficiënte tijdbesteding

Lekker gestart dit jaar! We staan strak van de goede voornemens, de spirit zit er goed in. De mannen en vrouwen van sales gaan er helemaal voor. Geweldig om te zien, die drive, die energie. Maar nu ik wat langer in het vak meedraai, weet ik uit ervaring dat de boog niet altijd gespannen kan zijn. Sommige situaties leiden tot tijdverspilling, gebrek aan actie en afnemende productiviteit. Die momenten moet je tijdig signaleren, of liever nog: voorkomen! Hoe doe je dat? Ik deel graag mijn visie met je zodat jij straks de productiviteitkillers van je sales funnel krachtig kunt bestrijden! Aanvallen dus…

1.    E-mail: zegen én zorg

E-mail: een fantastische uitvinding die ons veel tijd bespaart, maar tegelijkertijd ook een heleboel tijd kóst. Gemiddeld gaat 14 procent van onze tijd op aan mailen. Best veel. Neem de maandagochtendmeeting. Na afloop volgen de mailtjes met informeren, afspraken, de voortgang, enz. En daar komen dan weer reacties op. Dus voor je het weet is iedereen continu aan het mailen. Herkenbaar? Ja. Efficiënt? Nee! Je kunt natuurlijk afspreken dat je twee keer per dag je mail checkt. Maar wees eerlijk, dat houd je niet langer dan een dag vol. Bijna niemand. Uit psychologisch onderzoek blijkt dat mensen het meest productief zijn wanneer ze in een continue flow zitten, de focus op duidelijke doelen. Word je afgeleid dan duurt het gemiddeld twintig minuten om weer in die flow te komen. Kostbare tijd, zeker als het een paar keer per dag gebeurt.

Hoe dan wel? Zet alle relevante updates in een CRM-systeem zodat iedereen erbij kan. Waarom? Dan word je niet voortdurend afgeleid door e-mailverkeer. Maak dus de juiste informatie in de juiste context beschikbaar. Een CRM-systeem helpt  je daarbij. Het salesteam kan dan zelf alle relevante klantgegevens raadplegen wanneer het uitkomt. Dus collega’s uit hun concentratie halen met (overbodige) mailtjes over klantinformatie: behoort tot het verleden. En is goed voor de productiviteit!

2. Administratie: noodzakelijk kwaad van een Sales Funnel

Nog een kwelgeest: administratie  ̶  goed voor 41 procent van onze tijdsbesteding, zo blijkt uit Amerikaans onderzoek. Tel hier die 14 procent op die we aan e-mail besteden en de pijnlijke conclusie is dat ruim de helft van onze tijd (55 procent) op gaat aan andere dingen dan aan verkopen. Best schokkend, toch? Het goede nieuws is dat het direct merkbaar is als je de tijdsbesteding weer in balans brengt. Dus hoe beperk je die administratieve rompslomp? Zorg voor een goed werkend CRM-systeem waarmee je al je klantinformatie centraal opslaat. Daarbij heeft cloudtechnologie nog eens het extra voordeel dat je via mobiel of tablet updates kunt uitvoeren. Overal en altijd. Bovendien verlopen je werkprocessen ook een stuk soepeler met een CRM- systeem. Denk aan automatische e-mail-alerts voor de grotere leads, het volgen van leads tijdens de hele sales funnel, en het accorderen van kortingen en reiskosten. En de informatie en rapportages zijn in realtime – dan ben je meteen af van misverstanden over verschillende versies!

3.    Overleg: echt nodig?

En dan hebben we nog het overleg. Prima om elkaar bij te praten, maar het kan eveneens de productiviteit belemmeren. Als de juiste mensen er niet bij zijn of de gesprekken niet goed lopen. Of deze: de volledige tijd gebruiken die je ervoor gereserveerd had, ook al ben je een half uur eerder klaar. Dus wees kritisch: zijn die meetings echt nodig? Verder is reistijd naar bijeenkomsten is ook niet gunstig voor de productiviteit. Daarom is het goed als verkopers onderweg kunnen doorwerken met een mobiel CRM-systeem. Ze hoeven dan niet terug naar kantoor om informatie te updaten. Bij klanten die de salesforce1 mobiele app gebruiken nam de productiviteit met gemiddeld 40 procent toe! Dat lijkt me de moeite waard.

4. Matige leads  ̶  maar wanneer zijn ze goed?

Niet iedereen die je site bezoekt koopt iets. Maar hoe filter je de potentiële klanten eruit? Wat is een goede lead? Stel daar eerst criteria voor op, op basis van ervaring en analyse. Heb je dat eenmaal in kaart dan kan je team zich richten op de kansrijke leads. Het is dan wel essentieel dat sales en marketing samen optrekken, elkaar helpen, sturen en informeren. En zich bewust zijn van de gezamenlijke doelen die ze nastreven, als één team.

5. Tijdverspillers – kijken, niet kopen

Elke sales kent ze wel: de klant die ontzettend veel tijd en energie kost zonder dat hij iets koopt. Vaak mensen die bij hun huidige leverancier willen blijven en evengoed offertes opvragen om zelf beter te kunnen onderhandelen. Als je precies in kaart brengt hoe je ideale klant eruit ziet, kun je leads haarfijn analyseren en evalueren. Dat bespaart heel veel tijd. Natuurlijk, het is lastig om een prospect los te laten maar je moet je tijd investeren in de lead die de meeste kansen biedt. Ontwikkel een goed werkende lead scoring-methode en de beste prospects komen vanzelf boven drijven. Prospects die kijken én kopen!

En nu? Gewoon beginnen!

Wellicht denk je nu: “klinkt goed, maar hoe pak ik dat aan?” Dat is eenvoudiger dan je denkt. Gewoon een kwestie van beginnen. Start daar waar je snel zichtbaar resultaat kunt behalen – dat geeft je meteen dat ene zetje om de andere issues ook aan te pakken. Houd het simpel. Voeg bijvoorbeeld een extra vraag toe op je downloadformulier, dat geeft meer inzicht in de kwaliteit van de lead. Ga om de week vergaderen in plaats van wekelijks en zorg dat de belangrijkste mensen er altijd bij zijn. Dat geeft lucht zonder dat de interne communicatie eronder lijdt. En: het kost niks!

Waar wacht je nog op? Aanvallen! En…scoren!

Meer weten over hoe je de productiviteit van je sales team vergroot? En meer lezen over de vele voordelen van CRM? Pak dan het ons e-book “6 problemen die jouw verkoop hinderen” er eens bij.