Een crisis leidt tot snelle veranderingen. In elke bedrijfstak is realtime communicatie een flinke uitdaging. Marktleiders moeten ineens een enorme hoeveelheid content up-to-date houden – en dat terwijl hun contentteams thuiswerken. Jij en je contentteam denken misschien dat het onmogelijk is om snel genoeg te reageren. Toch kun je je contentworkflows sneller en flexibeler maken door je contentmanagementsysteem (CMS) anders te gebruiken.

 

Voorbeelden van de flexibele inzet van content

Retailers doen hun uiterste best om klanten actuele content aan te bieden. Zo staan op de homepage van cosmeticaretailer Lush bijvoorbeeld links naar belangrijke informatie over COVID-19. Ook bevat de homepage een artikel over handen wassen. Daarin staat zelfs wat zeep precies doet. 

De homepage van Bol.com bevat een banner met een link naar veelgestelde vragen over COVID-19, waaronder informatie over de bezorging en retouren. Ook is er de mogelijkheid contact op te nemen met een chatbot. Klanten die persoonlijke service gewend zijn, vinden zo snel informatie over online winkelen.

 

Contentworkflows onder nieuwe druk

Achter de schermen hebben veel commerciële contentteams moeite om alles bij te benen. Marketeers, PR-teams en merchandisers moeten meer content delen dan ooit tevoren. De goedkeuringsteams moeten bovendien veel meer informatie controleren. Er is een ongekende druk om klanten actuele informatie over producten, verzending en retouren te bieden.

Om content te publiceren – zelfs een eenvoudige update van het retourbeleid – moeten soms veel (controle)stappen worden uitgevoerd. Probeert jouw organisatie in crisistijd te veel stappen sneller uit te voeren dan jullie gewend zijn? Stroomlijn dan een aantal CMS-processen die worden gebruikt bij het creëren en delen van content, met name productinformatie en andere klantgerichte content. Gebruik deze vijf tips als uitgangspunt:

 

1. Zorg dat de juiste mensen content kunnen updaten

De mensen die content produceren, moeten die ook kunnen updaten. Train ze om zelf content te updaten via je CMS en zorg voor goedkeuringsprocessen en workflows die dat ondersteunen. Verminder ook het aantal medewerkers dat kleine aanpassingen moet goedkeuren. Moet een copyeditor content in de stagingomgeving goedkeuren voordat die live gaat? Laat dat dan zo, want dit is een waardevolle stap die weinig tijd kost en fouten voorkomt.

 

2. Vereenvoudig het design van je productpagina's en updateworkflows

Kijk naar het design van je productpagina en updateworkflows. Misschien ontdek je dat merchandisers en frontend-developers de content meerdere keren heen en weer sturen. Zoek manieren om dat te verminderen. Laat je productteams zo mogelijk zelf pagina's op basis van templates of paginacomponenten updaten in je CMS.

 

3. Gebruik content voor meerdere kanalen

Misschien ondersteunt je CMS publicatie via verschillende kanalen en gebruik je die mogelijkheid niet optimaal. Door content te hergebruiken, bijvoorbeeld dezelfde banners op de website en in e-mails, kun je veel tijd besparen. Dat is belangrijk om snel met klanten te kunnen communiceren.

 

4. Zorg dat content voor medewerkers up-to-date is

Ook je team moet op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Daarom moeten je HR- en trainingsteams zelf content kunnen updaten. Dit voorbeeld van Amerikaanse streaming service NOW TV laat zien hoe eenvoudigere processen om trainingscontent te produceren de interne betrokkenheid kunnen vergroten.

 

5. Deel actuele verhalen en informatie die relevant is voor klanten

Zoals deze verzameling tips voor leuke dingen die je thuis kunt doen met het hele gezin van Party City laat zien, kun je ook informatie delen die niet transactiegerelateerd is. Dat kun je bijvoorbeeld doen via je blog, vooral als je de juiste mensen hebt getraind om content te updaten. Winkelmedewerkers die nu thuis zitten, kunnen bijvoorbeeld een online training volgen in het schrijven van blogs. Je contenteditors kunnen helpen om de bijdragen van thuiswerkers bij te schaven en te publiceren.

 

Omgaan met complexe CMS-processen

Als je meerdere contentmanagementsystemen gebruikt of als er een frontend-developer vereist is om content te publiceren, denk je misschien dat de bovenstaande stappen niet van toepassing zijn op jouw organisatie. Toch is dat wel zo, alleen zijn er misschien enkele aanpassingen nodig voor jouw systemen en mogelijkheden. Door één goedkeuringscyclus te elimineren of content vaker te hergebruiken (zelfs als je moet knippen en plakken om content in verschillende systemen te gebruiken) kun je al veel tijd besparen.

Content zorgt ervoor dat je met je klanten in gesprek blijft. Beter inzicht in je CMS kan zorgen dat het gesprek beter verloopt en dat je vrijwel in realtime updates kunt doorvoeren.

Wil je meer weten over de manier waarop CMS-technologie zich heeft ontwikkeld? Lees dan What is a CMS?

Als je nog meer tips wilt, zijn de artikelen in onze serie Leading Through Change de moeite waard. Die bevatten tal van innovatieve inzichten, tips en informatiebronnen voor ondernemers die in tijden van crisis het hoofd boven water moeten zien te houden.