Skip to Content

De efficiëntie en productiviteit van je team verbeteren

De efficiëntie en productiviteit van je team verbeteren

Maximale productiviteit behalen: dat doe je samen met je team. Samenwerken is hierin één van de belangrijkste elementen. Lees hier hoe je dit aanpakt.

Bedrijfsleiders zitten allemaal in hetzelfde schuitje en vragen zich af hoe ze hun werknemers gemotiveerd, productief en betrokken kunnen houden in een onzekere economie en het nieuwe normaal van werken op afstand. Het goede nieuws is dat ik hier een antwoord op heb.

Bij Salesforce coördineer ik meer dan 20 teams in vier tijdzones en werken we aan een gemeenschappelijk zakelijk doel. Na jaren van studie en praktische ervaring zijn hier een paar van mijn favoriete strategieën om een gestage workflow en duurzame teameenheid tot stand te brengen.

Boek succes. Juist nu!

Ontdek hoe investeren in de juiste technologie je efficiëntie verhoogt, resultaten verbetert en kosten verlaagt.

Kies en leid een team dat klaar is om samen te werken

Met de juiste mensen en de juiste omgeving voor hun groei en ontwikkeling kun je veel van je team verwachten. Gebruik deze tips om jezelf te omringen met hardwerkende, sneldenkende individuen die werken aan een gemeenschappelijk zakelijk doel.

Diversifieer je team

Omring jezelf in de eerste plaats met een divers team. Diversiteit en inclusie bieden enorme voordelen op de werkplek. Een team van collega’s met verschillende achtergronden zorgt voor diversiteit van gedachten. Sommige onderzoeken hebben zelfs aangetoond dat bedrijven met meer diversiteit rond de vergadertafel productiever zijn en een beter resultaat laten zien.

Leid met dankbaarheid en deel die van jou regelmatig

Met een houding van dankbaarheid kom je een heel eind in het (al dan niet virtuele) kantoor. Ik ben vaak onder de indruk van de inspanningen, ideeën en resultaten van de mensen met wie ik werk, en die bewondering houd ik niet voor mezelf. Erken de prestaties van je teamleden persoonlijk of in het openbaar en je zult merken dat elke persoon graag die erkenning krijgt. Krijgen ze graag cadeaus? Een e-mail naar hun manager? Een meer openbare shoutout tijdens een groot teamgesprek? Geef ze de erkenning die ze graag willen.

Hierdoor gaat het waarderingswiel in je team en daarbuiten draaien. Zet een wekelijkse herinnering in je agenda om dankbaarheid te tonen aan een teamgenoot. Het zit in de menselijke aard om erkend te willen worden voor goed uitgevoerd werk. Er kan gemakkelijk wrok ontstaan als goed werk voortdurend over het hoofd wordt gezien.

Wees authentiek en kwetsbaar

Ik dacht altijd dat leider zijn betekende dat je zo perfect mogelijk moest zijn. Ik werd eerder dit jaar enorm wakker geschud door mijn team met de feedback dat mijn authenticiteit en kwetsbaarheid erg laag waren. Ik realiseerde me dat ze wilden dat ik me menselijker zou opstellen en dat ik mijn worstelingen en mijn mislukkingen zou delen. Ze wilden dat ik ze door de moeilijke stappen loodste die ik moest nemen om een overwinning te behalen en ze wilde dat ik meer van mijn persoonlijke leven deelde om me echt te leren kennen.

Perfectionisme is eng en het maakt het moeilijk voor mensen om met je te werken. Ik stelde me open op en dit leidde tot een veiligere omgeving voor het team waarin ze gemakkelijker hun stem lieten horen. En hoe meer ze zich uitspraken, hoe meer ze nieuwe ideeën deelden en hoe innovatiever en productiever ze werden. Dit citaat van Forbes vind ik geweldig en ik verwijs er vaak naar:

The perfectionistic, never see ’em sweat, A-gamers cause disconnection in others. Een evenwicht kunnen vinden tussen je competentie en je kwetsbaarheid maakt je menselijk, en creëert een veilige plek voor anderen. Het stimuleert ook het nemen van strategische risico’s en innovatie, wat van cruciaal belang is voor uitmuntendheid.

Geef prioriteit aan welzijn

Moedig je team aan om met hun hele ziel en zaligheid naar het werk te komen door een ruimte te creëren om die die hele persoon aanspreekt. Korte herinneringen om te ademen, mindful te zijn en te focussen zijn een geweldige manier om de werkdag te onderbreken en perspectief, rust en creativiteit aan te moedigen. Naast het aanmoedigen van wellnessdagen en het nemen van vrije tijd als dat nodig is, kun je een vergadering beginnen met een paar minuten meditatie. Begin met een snelle ’temperatuurcheck’ van het team – rood, geel of groen – om na te gaan hoe ze denken, welke problemen ze hebben en wat hun stressniveau is.

Leiders moeten hun team aanmoedigen om zichzelf te zijn. Ik heb deze oefening geprobeerd en die had veel succes: laat iedereen doelen voor persoonlijk welzijn opschrijven die voor hun belangrijk zijn. Een van mijn doelen was om elke woensdagavond een datenight te houden. En ik was ook van plan om een ​​paar keer per week tijd vrij te maken voor stressverlichtende oefeningen. Moedig teamleden aan om op te schrijven wat voor hen belangrijk is om hun welzijn op peil te houden. Check regelmatig hoe het gaat om ze te helpen die doelen voorrang te blijven geven en op schema te houden. Dit is een geweldige manier om verantwoordelijkheid en teamondersteuning op te bouwen en tegelijkertijd een aantal echt gezonde gewoonten aan te moedigen.

Bepaal een missie en help je team die te bereiken

Je team heeft drie tot vier duidelijke doelen nodig – de spreekwoordelijke ‘elevator pitch’ – waar jullie samen naar streven. Herhaal deze doelen voortdurend en zorg ervoor dat je hele team er net zo vertrouwd mee is als jij. Zodra iedereen het grote geheel ziet, is dit hoe je je kunt concentreren op elk individu om ze te helpen hun doelen te bereiken, d.w.z. hun persoonlijke missie.

Zorg dat iedereen zijn rol goed kent

Iedereen in het team moet duidelijk weten welke rol elke persoon heeft en welke unieke vaardigheden ze hebben om die rol te ondersteunen. Als de rollen duidelijk zijn, overlappen ze elkaar minder waardoor er minder redundantie is, en zijn ze productiever. Ontdek welke speciale vaardigheden elk teamlid heeft en laat ze elkaar coachen om te blijven groeien en leren.

Stel meedogenloos prioriteiten

Een van mijn favoriete citaten is: “Het is pas een prioriteit als het pijn doet”. Je moet voortdurend kijken naar wat je doet en wat je zou kunnen schrappen om ruimte te maken voor iets dat meer impact heeft. Met deze filosofie verspilt je team geen energie en raakt er geen productiviteit verloren.

Communiceer met context

Mijn collega Jessica Kremer, Senior Director of Communications Campaigns and Insights, herinnerde me er altijd aan dat mensen het volledige verhaal nodig hebben om op succes ingesteld te zijn. Het toevoegen van een paar extra zinnen in een e-mail om bijvoorbeeld de achtergrond en doelen van een project uit te leggen, kan het verschil maken voor succes en het genereren van ideeën. Zonder spontane gesprekjes op kantoor moeten we de manier waarop we communiceren veranderen om grondiger en effectiever te zijn. Gelukkig hebben we veel tools om ons te helpen, zoals Slack en Quip.

Maak de dagelijkse workflow efficiënter

Hoe meer inzicht je team heeft in de koers en de beslissingen van het leiderschap, hoe beter ze op één lijn zitten en hoe productiever ze zullen zijn. Als ze bovendien de juist tools en middelen bij de hand hebben, zullen ze minder tijd besteden aan alledaagse taken en meer tijd aan grotere projecten.

Bepaal een enkele bron van de waarheid

Tegenwoordig is het heel normaal om te jongleren met meerdere snel evoluerende projecten verspreid over meerdere mensen. Vraag jezelf dus af: weten de mensen in je team waar ze terecht kunnen voor nauwkeurige, bijgewerkte informatie over elk project of initiatief? Het is absoluut noodzakelijk om een gedeeld document, een website, een spreadsheet of iets anders met ruime toegang en de juiste data te hebben (en te onderhouden). Help je teamleden om zich af te stemmen op jouw missie.

Maak bovendien playbooks voor elke rol en elk proces. Leg in detail vast wat werkt (en wat niet werkt), zodat elk teamlid aan de slag kan. Je kunt deze playbooks ook delen met andere teams, zodat ze gemakkelijk en snel met je kunnen samenwerken of jouw best practices kunnen overnemen.

Inspireer een cultuur van coaching

Geef je team regelmatig feedback. Coach ze door vragen te stellen maar nog geen antwoorden te geven. Mensen leren door zelf tot conclusies te komen. En als mensen leren, zijn ze betrokken en productief.

Ik heb ook veel succes gehad met ‘peer coaching’, omdat het een veilige manier is voor mensen om nieuwe vaardigheden en projecten uit te proberen. Als iemand ergens goed in is wat waardevol is voor anderen, bijvoorbeeld op het gebied van analyse, laat die persoon dan de contactpersoon voor het team zijn en anderen coachen met vragen en teamontwikkeling. Mensen leren veel van het kijken naar of het krijgen van feedback van hun collega’s, niet alleen van hun managers. Laat je team het succes onderling verdelen.

Maak gebruik van de juiste technologie

Jessica Kremer had nog een geweldig punt: up-to-date technologie kan je team helpen om hun vaardigheden relevant en impactvol te houden en hun werk efficiënter uit te voeren. Geef ze alle gelegenheid om hun werk en hun communicatie te stroomlijnen, en maak zaken minder handmatig en tijdrovend. Gebruik technologie zo goed mogelijk om je team succesvol te laten zijn. Een groot deel daarvan is investeren in de opleiding van je teams, zodat ze weten hoe zij de systemen effectief kunnen gebruiken.

Bouw vertrouwen op door te netwerken

Hoe meer mensen je in het bedrijf kent en bij wie je vertrouwen opbouwt, hoe gemakkelijker het wordt om met ze samen te werken aan projecten en dingen efficiënt gedaan te krijgen. Zorg dat je team tijd en gelegenheid vrijmaakt om te netwerken buiten je groep.

Hoe doe je dit? Hier is iets wat in de loop van jaren voor mij heeft gewerkt: netwerk virtueel door iemand uit te nodigen voor een koffiegesprek en dan vooraf een koffiecadeaubon te sturen. Je zou een teamleider van een andere groep kunnen uitnodigen om je wekelijkse vergadering bij te wonen. Neem deel aan een mentorprogramma als leerling of mentor. Start gedeelde chatkanalen voor gemeenschappelijke interesses zoals leuke foto’s van huisdieren of voor het delen van vakantiefoto’s. Wat belangrijk is, is om namen en gezichten toe te voegen die vertrouwd, vriendelijk en deskundig zijn.

Houd het team gemotiveerd en geïnspireerd voor een maximale productiviteit

Leer de mens achter al je teamgenoten kennen. In ons team hebben we wekelijks even contact waarbij iedereen een paar recente foto’s van zijn privéleven deelt. Dit zorgt voor een sterke persoonlijke band binnen het team, waardoor iedereen gemotiveerd en geïnspireerd blijft en dus ook productiever.

Bepaal de identiteit en visie van je team

Schrijf een visie op en deel deze met je team om overeenstemming en betrokkenheid op te bouwen. Bepaal samen waar jullie bekend om willen staan, hoe jullie met elkaar om willen gaan, welke grote momenten jullie willen vieren en hoe jullie willen dat andere teams jullie zien. Zo’n start van een team zorgt dat jullie het allemaal eens zijn over gedeelde waarden en dat jullie visie iets bevat wat elk teamlid motiveert.

Zoek stretch-projecten om teamleden te helpen groeien

Teams zijn gemotiveerder en productiever als ze nieuwe vaardigheden leren en groeien in hun rol. Weet van welke soorten projecten je teamleden energie krijgen en van welke hun batterijen leeglopen. Zoek dan een stretch-project dat aansluit bij hun groei, hun leerproces en hun energie.

Vier de overwinningen van je team, maar ook de mislukkingen

Je moet niet alleen weten wanneer je je team complimentjes moet geven, maar ze moeten ook specifiek zijn. “Goed gedaan!” is niet voldoende. Vier ook hun specifieke prestaties. Hebben ze een nieuwe relatie gesmeed die het verschil heeft gemaakt? Een nieuw systeem of nieuwe tool leren gebruiken? Een deadline gehaald? Complimenteer ze uitgebreid en je ziet er snel de resultaten van. Frequente positieve feedback wordt in verband gebracht met meer creativiteit bij werknemers.

Vergeet niet de mislukkingen van je team te bespreken en juich het toe dat ze bereid waren om een berekend risico te nemen. Falen biedt een kans om te leren, te groeien, te evolueren en op lange termijn productiever te worden. Creëer een omgeving waarin het oké is om een groot risico te nemen en te falen. Focus op de geleerde lessen en wat jullie volgende keer kunnen proberen. De rest van het team leert van wat er niet heeft gewerkt en hoe die persoon die tegenslag heeft overwonnen.

Salesforce Nederland
Salesforce Nederland

Wil je niks missen? Meld je aan voor onze online nieuwsbrief!