Grote kans dat je er niet meer omheen kan: thuiswerken. Door de huidige ontwikkelingen worden we en masse opgeroepen zoveel mogelijk binnenshuis te blijven. Als je het geluk hebt tot een beroepsgroep te horen die remote kan werken, heb ik een paar tips voor je, zodat je dat zo comfortabel, efficiënt en effectief mogelijk kunt doen.

 

Jarenlange ervaring met remote werken

Wellicht vraag je je af waarom juist ik deze thuiswerk-tips geef. Welnu, ik werk al een paar jaar binnen een remote team. We zijn met 15 teamleden en hebben veel specialistische, technische kennis, die niet overal te vinden is. Terwijl ik in Nederland werk, zitten veel van mijn directe collega’s verspreid over Noord Europa en hebben we vaak te maken met verschillende regio’s, culturen en tijdzones.

Ook onze klanten bevinden zich door heel Europa. Omdat we vaak bij hen op locatie werken betekent dit dat we sowieso veel remote werken. Door de jaren heen hebben we daarom heel wat best practices opgedaan en die deel ik in deze tijden heel graag met je. 

 

 

Communiceren kun je leren

Het klinkt misschien als een open deur, maar communiceren is belangrijk, zeker als je niet direct bij elkaar zit en bijvoorbeeld gezichtsuitdrukkingen, gebaren of houdingen mist. Een aantal dingen maakt communiceren makkelijker terwijl je team thuis aan het werk is.

 

  • Lights, camera, action!

Wist je dat 55% van je communicatie visueel is? Ik moedig je daarom aan om video te gebruiken wanneer je een call hebt; of dat nu met collega’s of met klanten is. Voor videoconferenties werken wij veel met Google Hangouts. Het is makkelijk te gebruiken, verbonden met je inbox en agenda en de kwaliteit is meestal goed. 

Bij sommige van onze klanten zien we dat ze geen Hangouts gebruiken. Je kunt dan ook andere systemen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Skype, BlueJeans, Zoom, GoToMeeting of WebEx. Welke technologie je gebruikt is uiteindelijk niet het belangrijkste, zolang het maar voor iedereen werkt. Oh, en schaam je vooral niet voor je kat die door beeld loopt: dat hoort bij thuiswerken. Stel ‘m liever voor en vertel iets over z’n lievelings brokjes.

 

  • Projectcommunicatie als een pro

Om met remote teams goed door te kunnen met alle projecten, is communicatie daarover key. Wij gebruiken Quip, onze eigen samenwerkingstool waarmee je efficiënt en effectief samenwerkt in teams (maar je kunt ook aan Jira of Confluence denken).

Omdat in Quip documenten, spreadsheets én chat worden gecombineerd, is iedereen altijd op de hoogte van de laatste veranderingen en doordat je werkt in de cloud heb je altijd en overal de laatste versie van je documenten. Ook op je mobiel. Dit scheelt mailverkeer, gedoe met rondzwervende versies én geeft je één duidelijk overzicht, een single source of truth.

 

 

  • Chat-pret

Intern maken we veel gebruik van Salesforce Chatter of Google Chat wat gekoppeld is aan onze e-mail inbox. Hierin stellen we vooral veel vragen waarop we snel antwoord willen. Wel is het handig om een soort chat-etiquette overeen te komen met z’n allen. 

 

  • Roddelen bij de koffieautomaat kan nog steeds

Ben je gewend de laatste kantoorgossip bij de koffieautomaat door te nemen? Dat kan nog steeds, alleen nu virtueel. Het is ook belangrijk om naast de formele communicatie dit soort kanalen te hebben. Zie het als een ‘virtual water cooler’ of ‘coffee corner’. Het is een soort hang out waar je collega’s kunt ontmoeten. Zo kun je toch samen virtueel lunchen, of toch die vrijmibo doen.

 

  • Blijf 1:1’s doen

Managers of teamleads druk ik de komende tijd op het hart om 1:1’s te blijven doen met hun team. Dus blijf elke week je update-meeting houden. Daarnaast moedig ik managers aan om iedereen elke dag een berichtje te sturen en te vragen hoe het met ze gaat. Waar zijn ze mee bezig? Waar lopen ze tegenaan, of kun je ergens bij helpen? Het is een geweldige manier om bonding te houden met je directe collega’s. Stuur ze een appje of bel ze even.

 

Great governance

Governance heeft alles te maken met wie uiteindelijk welke taken doe en welke taken hij of zij niet doet. Het is essentieel, nog meer dan ‘normaal’, dit goed af te stemmen wanneer iedereen thuiswerkt; je kunt immers niet evn spieken op het scherm van je collega om te zien waar ze mee bezig zijn. 

 

  • Dance to the beat 

Daarbij is een team rhythm essentieel. Dat houdt in dat je elke week of elke dag een vast moment hebt waarop het hele team incheckt met elkaar. We gebruiken zogenaamde stand-up meetings, wat uit de agile methodiek komt. Hierin bespreken we wat we hebben gedaan en wat we aankomende week gaan doen. Maak voor deze meetings een agenda en houd iedereen z’n taken voor de komende week bij. 

 

  • Krijg verantwoordelijkheden duidelijk 

Wanneer je gewoon bij elkaar op kantoor zit, kun je af en toe langs elkaars bureau lopen om dingen duidelijk te krijgen. Nu je niet meer zomaar naar je collega’s kunt schreeuwen, is het belangrijk dat je online afstemt wie waar verantwoordelijk voor is. Zorg ervoor dat alles duidelijk is en dat niemand dubbel werk gaat doen. Je kunt immers niet heel even spieken op het scherm van je collega.

 

  • Where’s the panic button?

Zorg ervoor dat je een duidelijk ‘escalatiepad’ hebt: wie is degene die een issue oplost, mocht er iets fout gaan? Het is niet altijd even duidelijk wie je op de hoogte moet brengen als er iets niet werkt en wanneer iedereen thuiswerkt, wil je daar ook niet pas achter komen als het te laat is. Ik raad je aan om een simpel cloud-documentje te maken waarin je bijhoudt wie verantwoordelijk is voor welke processen (en dus ook voor fouten in deze processen). 

Daarnaast werken wij veel met de RACI Matrix (RACI staat voor responsible, accountable, consulted, informed). Dit is een matrix die gehanteerd wordt om de rollen en verantwoordelijkheden van de personen die bij een project betrokken zijn weer te geven. In de matrix staan op de horizontale as de namen van de personen uit je team, en op de verticale as de op te leveren resultaten, betrokken processen of activiteiten.

 

 

Eén gezamenlijk doel

Even wat jeukwoorden: één doel hebben helpt je enorm om ‘die stip op de horizon te zetten’, ‘alle neuzen dezelfde kant op te krijgen’ en ‘met elkaar te alignen’. Toch cruciaal wanneer je allemaal remote werkt.

  • Spaans, Engels of Chinees?

Spreek met je team de taal af waarin jullie gaan communiceren en stel daar meteen bij vast: welk doel hebben we met z’n allen? Waar staan we over 30, 60 en 90 dagen? Wij noemen dat bij Salesforce ook wel eens het crawl, walk en run-principe. Spreek met je team af: dit is waar we de komende tijd naartoe willen en dit is hoe we er gaan komen. 

 

  • Get it done

En met done bedoel ik vooral: spreek af wat de definitie van ‘done’ is. Stel, je moet een app bouwen. Is de app dan af wanneer ‘ie ontwikkeld is, of is ‘ie af wanneer de app uitvoerig is getest, live is en de documentatie is opgeleverd aan de klant. Kortom: stel acceptatiecriteria op waar je gefinaliseerde projecten aan moeten voldoen.

 

  • Who’s the boss?

Ik vind het belangrijk om teamleden ook een bepaald leiderschap te geven. Zo voelt iedereen zich verantwoordelijk voor een goede afronding van het project en stimuleer je je werknemers om de leiding te nemen. Als je remote werkt kan het gebeuren dat je feeling verliest met een project. Door leiderschap te delen, voorkom je dat.

 

Have fun!

Dagenlang in je eentje aan de keukentafel kan saai zijn. Daarom proberen we altijd ervoor te zorgen dat iedereen plezier houdt in zijn of haar werk.

 

via GIPHY

 

  • Listen to the music

Maak een shared team playlist aan op Spotify. Denk bijvoorbeeld aan de Rocky theme song vlak voor een belangrijke presentatie of ‘the show must go on’ voor een go-live.

 

  • Pubquiz night

Wie zei dat je voor pubquizes fysiek bij elkaar moet zitten? Organiseer een virtuele pubquiz met je team.

 

  • Lunch samen

Bel allemaal op hetzelfde tijdstip in en lunch samen. Op die manier heb je ondanks het thuiswerken een gezellig moment met je team. 

 

  • #GIPHY

We kennen allemaal de lolcats, trollfaces, ‘keep calm and carry on memes’. Maar ‘t werkt...omdat een beeld vaak meer kan zeggen dan 1000 woorden.

 

Ben je op zoek naar nog meer tips voor remote werken? Check dan deze Trail waarin we je vertellen hoe je kunt samenwerken met remote teams en mensen die thuiswerken kunt managen.