Consejos para optimizar la gestión de procesos de negocio en tu pyme

Las formas tradicionales de gestionar los procesos de negocio están cambiando. Cada vez más organizaciones conectan sus equipos, alinean sus tareas, y buscan formas de mejorar la productividad y reinventar cómo trabajan. Las tendencias en el ámbito de las pymes muestran que la tecnología moderna está dando a las pequeñas empresas las herramientas necesarias para convertirse en disruptoras digitales y personales. En otras palabras, los métodos tradicionales de las pymes son historia.

En la actualidad, las pymes deben centrarse en los empleados, se basan en los datos para tomar decisiones, están altamente conectadas, y están preparadas para reaccionar rápidamente ante cualquier anomalía. Y todas estas virtudes empiezan con una buena gestión de los procesos de negocio

¿Qué es la gestión de procesos de negocio?

El software BPM (gestión de procesos de negocio, por sus siglas en inglés) se refiere a la forma en que las empresas organizan sus procesos esenciales. Dicho de otra forma: cómo las empresas se las arreglan para completar las tareas diarias que impulsan su negocio, en varios flujos y departamentos. Una buena gestión de procesos de negocio permite a las pymes sacar el máximo partido de sus empleados, datos y tecnologías. Por lo contrario, con una mala gestión, está asegurada la baja productividad, la toma de decisiones a ciegas y las experiencias mediocres para clientes y empleados.

La forma en que las pymes gestionan sus procesos habituales puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso en un entorno cada vez más competitivo

La importancia de la gestión de procesos de negocio

Es crucial que las pymes optimicen su gestión de procesos de negocio para alcanzar su máximo potencial. Si no cuentan con un esquema claramente definido para llevar a cabo sus tareas, las pymes tienen dificultades. Por ejemplo, no suelen lograr identificar cómo mejorar los procesos y pierden gran cantidad de tiempo y recursos valiosos en varios puntos de la cadena de valor.

Además, una mala gestión de procesos de negocio puede conllevar una mala experiencia del empleado. A su vez, esto genera empleados frustrados y altas tasas de abandono. Si tienes en cuenta el impacto financiero de…

• la pérdida de productividad
• el reclutamiento de nuevo talento
• la insatisfacción del cliente
• la toma de decisiones no basada en datos

… una mala gestión de los procesos de negocio puede ser realmente costoso para tu pyme.

Cómo está cambiando la gestión de procesos de negocio en las pymes

El informe de tendencias en el ámbito de las pymes revela que hoy en día, y en especial tras la pandemia, las pymes están optimizando masivamente sus procesos por medios tecnológicos.

La pandemia del coronavirus no solo ha acelerado la digitalización de las pymes, sino también la de sus clientes. Actualmente, los clientes esperan procesos conectados y fluidos, de modo que las pymes se están viendo forzadas a evolucionar para satisfacer tal demanda.

La nueva receta para lograr una gestión de procesos de negocio eficiente se centra en el uso de tecnologías digitales para liberar a la plantilla. Esto incluye conectar los procesos y los departamentos, ofrecer a toda la organización visibilidad de los datos en tiempo real y facilitar la colaboración. Con estas herramientas y estrategias, las pymes cuentan con unas bases sólidas sobre las que crear y gestionar sus procesos actuales. Sin embargo, puede que también quieran valorar la posibilidad de usar software BPM.

Software BPM

El software de gestión de procesos de negocio puede ayudar a las empresas a organizar y perfeccionar sus procesos. En este sentido, una buena gestión permite a las empresas crear e implementar nuevas estrategias, independientemente de su grado de complejidad. Pero el software BPM no es solo una herramienta de planificación. Además, ofrece funciones analíticas que ayudan a las pymes a evaluar y modificar continuamente sus procesos cuando ya están en marcha.

El software de gestión de procesos de negocio es hoy mucho más potente de lo que era hace 5 años. En algunos casos, incluso permite a los equipos automatizar procesos de negocio complejos mediante aplicaciones… sin conocimientos de programación.

Seis consejos para lograr una gestión de procesos de negocio más eficaz

A continuación, presentamos seis consejos fáciles y útiles que te permitirán marcar la diferencia en tu gestión de procesos de negocio desde el minuto cero.

1. Analiza la gestión de procesos de negocio

Analiza el estado actual de la gestión de procesos de negocio en tu empresa para ver cómo puedes mejorarlo. Planifica los procesos de forma visual mediante diagramas de flujo para ver más fácilmente el funcionamiento actual de los procesos.

2. Mantén tus procesos limpios

Es muy buena práctica mantener tus proyectos limpios e incluir solo lo indispensable. Elimina todos los pasos redundantes o los procesos que hayan quedado obsoletos. De esta forma, lograrás mayor claridad y transparencia, y la fase de optimización será mucho más sencilla.

3. Busca las opciones de automatización

En todos los procesos hay alguna opción de automatizar algo. Analiza tus procesos pensando en esta cuestión para lograr mejoras de rendimiento y optimizar tus procesos. Gracias a la inteligencia artificial, incluso las tareas complejas y tediosas se pueden automatizar. Así, tus empleados se podrán centrar en cuestiones más valiosas para la empresa y satisfactorias para ellos.

4. Recopila los comentarios de la plantilla

No desaproveches el retorno que recibas de tus empleados. Recopila sus comentarios, y no solo en posiciones de responsabilidad sino en todos los niveles, desde administrativos hasta directivos, pasando por agentes de ventas, etc. Al fin y al cabo, los procesos pueden tener aspectos muy distintos, según se miren desde la distancia o en primera persona, así que no te conformes con generalidades.

5. Usa la información recopilada

A partir de la información que hayas recopilado, realiza un análisis DAFO para identificar los cuellos de botella en la gestión de procesos de negocio de tu empresa y los aspectos mejorables. Con estos recursos, te será más sencillo cartografiar, diseñar e implantar tus nuevos procesos.

6. Usa sistemas de análisis

Tras culminar las fases de diseño e implantación, usa sistemas de análisis para medir el grado de eficacia y eficiencia de tus nuevos procesos. A partir de esta evidencia, evalúa los resultados y repite la fase de optimización de la gestión de procesos de negocio según sea necesario. A través de diversas iteraciones a lo largo del tiempo, lograrás procesos a prueba de balas.

El potencial del software de gestión de procesos de negocio

La gestión de procesos de negocio mediante software BPM es una gran oportunidad de crear el esquema de funcionamiento idóneo para satisfacer las necesidades únicas de tu pyme. Es tu oportunidad de dar voz a tu plantilla y construir un plan que optimice todos los recursos de tu empresa. Es la forma de diseñar procesos que pongan en una posición central a tus clientes y empleados, en lugar de centrarse en sistemas o funciones desfasados. Es la opción para que tu pyme sea más fuerte, más ágil, más inteligente y esté mejor conectada. En definitiva, el software BPM es la forma de llevar a tu pyme a su máximo potencial.

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