Más vale calidad que cantidad: 5 pasos para pulir y potenciar los datos

Gestionar ingentes cantidades de datos puede resultar abrumador. Cuando se manejan millones de registros, mantener la calidad, cumplir con la normativa y agilizar los procesos se convierte en un reto considerable. Sin embargo, estas tareas son esenciales para cualquier empresa que busque seguir siendo competitiva y eficiente. De hecho, la calidad de los datos es una prioridad máxima para los analistas e informáticos al mando. 

Todas las empresas aspiran a disponer de datos de la máxima calidad. Para alcanzarlo, deben garantizar su pertinencia y precisión, además de cumplir con los requisitos normativos esenciales. No obstante, lograr este objetivo de forma sencilla y automatizada es un gran desafío. La constante aparición de nuevos reglamentos y el volumen creciente de datos de los clientes hacen imprescindible la automatización de los procesos, incluida la depuración de información obsoleta.

¿Qué es la calidad de los datos y por qué es importante?

Para gestionar adecuadamente la información y tomar decisiones acertadas, es fundamental garantizar la calidad de los datos. Pero ¿qué significa exactamente “calidad de los datos”?

De acuerdo con la Asociación de Gestión de Datos (DAMA, en inglés), la “calidad de los datos” es el grado de precisión, integridad, fiabilidad y pertinencia de los datos en relación con el fin para el que se utilizan. 

Esta definición resalta las características clave que deben cumplir los datos para que las empresas puedan aprovecharlos y tomar decisiones fundamentadas. En definitiva, el éxito de cualquier negocio depende de la calidad de los datos. Dicho de otro modo: si los datos son deficientes, los resultados también lo serán.

Los datos de baja calidad, además de entorpecer los procesos, representan un coste elevado. Se estima que su impacto económico alcanza una media de 12,9 millones de dólares, un lastre significativo para las empresas. De hecho, investigaciones de Salesforce revelan que el 80% de los líderes empresariales considera los datos como un factor decisivo en la toma de decisiones, especialmente en aquellas de carácter estratégico. 

Por otra parte, la confianza de los consumidores está directamente vinculada al uso responsable de sus datos: el 71% de los clientes confía más en las empresas que son transparentes en este aspecto. En conjunto, estas cifras ponen de manifiesto lo importante que es tener datos de alta calidad, tanto para impulsar el crecimiento empresarial como para fortalecer la relación con los clientes.

Priorice la calidad de los datos para que su equipo de Éxito de Clientes triunfe

Contar con datos de calidad es esencial para que el equipo de Éxito de Clientes alcance su máximo potencial. Entre las principales ventajas se encuentran:

• Ahorro de tiempo: disponer de la información necesaria de forma inmediata evita pérdidas de tiempo en búsquedas innecesarias.
• Más eficiencia: al eliminar datos irrelevantes, el equipo aprovecha mejor los recursos y es más productivo.
• Mejor cumplimiento: al adoptar las buenas prácticas en la gestión de datos, se cumple con la normativa.
• Mayor rendimiento: al gestionar mejor los datos, la empresa obtiene mejores resultados en general.

5 pasos para mejorar la calidad de los datos

Paso 1. Establecer un marco de gobernanza de datos 

Como en toda iniciativa sólida, la mejora de los datos debe comenzar con un plan bien estructurado. Un marco de gobernanza de datos prepara al personal y a la empresa para el éxito a largo plazo. Gracias a este sistema, la responsabilidad queda clara y todos conocen los protocolos vigentes para gestionar los datos. 

Empiece definiendo los objetivos: uno de los primeros seguramente sea mejorar la calidad de los datos. Luego, es recomendable conformar un equipo multifuncional de gobernanza que integre a los departamentos de TI, legal, cumplimiento y a todas las áreas implicadas. Juntos, podéis averiguar qué calidad tienen vuestros datos y dónde hay margen de mejora.

Una vez que tenga claro los posibles problemas, determine las mejores políticas para gestionar los datos. Por último, aclare las funciones y responsabilidades que tiene cada integrante del equipo para mantener la calidad de los datos. Trátelo como un proceso cíclico: es necesario probar y ajustar continuamente el marco de trabajo para respaldar mejor al negocio. 

Paso 2. Uniformar la introducción de datos 

Como hemos dicho antes, si los datos son de baja calidad, los resultados también lo serán. Por ello, es fundamental uniformar la introducción de datos en toda la empresa. 

Para lograrlo, lo habitual es emplear formatos y reglas de validación coherentes. Una práctica eficaz para reducir los errores humanos y estandarizar los conjuntos de datos es utilizar menús desplegables y plantillas que simplifiquen el proceso. 

Paso 3. Crear perfiles de datos y limpiarlos a menudo 

Para garantizar la calidad de los datos, es esencial analizarlos periódicamente con el fin de identificar imprecisiones e inconsistencias. Las herramientas de creación de perfiles automatizan la detección de problemas y las limpiezas para corregir errores y eliminar duplicados.

El Privacy Center, por ejemplo, gestiona eficazmente los datos redundantes que provienen de diversas fuentes, sobre todo los duplicados. Esta herramienta ha permitido a uno de los equipos de atención al cliente más grandes de Salesforce hacer lo siguiente:

• Configurar fácilmente políticas para automatizar la identificación y eliminación diaria de registros innecesarios.
• Solucionar rápidamente los errores mediante un registro detallado.
• Crear políticas personalizadas adaptadas a los distintos requisitos del equipo.
• Simplificar la gestión de las complejas configuraciones de la empresa.
• Reducir los datos obsoletos antes de implementar la IA.

Paso 4. Formar al personal para gestionar los datos adecuadamente

Como dice nuestro lema: “siempre mejorando, nunca conformados”. Y es que, día sí y día también, buscamos formas de mejorar nuestros procesos y la calidad de los datos. 

Es recomendable formar continuamente al personal sobre la importancia de los datos de calidad y su correcta gestión, de modo que puedan identificarlos mejor y abordar los problemas que se presenten. Recursos como Trailhead resultan especialmente útiles para profundizar en las mejores prácticas recomendadas sobre la gestión de datos.

Paso 5. Implantar un sistema de supervisión continua

Ponga en práctica métricas y procesos para seguir de cerca la calidad de los datos. Las auditorías periódicas y los bucles de retroalimentación permiten detectar enseguida los problemas y, por ende, seguir mejorando. Supervisar diligentemente los datos permite anticiparse a los errores antes de que afecten en la toma de decisiones.

Fomentar la mejora continua también es crucial. Una vez que su equipo esté familiarizado con las prácticas recomendadas de gestión de datos, podrá refinar de manera reiterada los procesos y mejorar la calidad general de los datos. Abordar la calidad de los datos desde todos los ángulos ayuda a mantener altos estándares, reforzar la transparencia y promover la excelencia cualitativa. 

Datos de calidad para un futuro de alto rendimiento

Tener datos de alta calidad no es solo un requisito técnico: es un ingrediente fundamental para el éxito. La cantidad y complejidad de los datos no paran de aumentar. Priorizar su calidad resulta imprescindible para tomar decisiones fundamentadas, mejorar la eficiencia operativa y establecer relaciones más sólidas con los clientes. Todo ello sin descuidar las normativas fundamentales. 

En conclusión, para aprovechar todo el potencial de los datos, es fundamental aplicar buenas prácticas de gobernanza, uniformar la introducción de datos, depurar los datos de forma periódica, fomentar la transparencia y mantener una supervisión continua. 

Si su objetivo es construir un negocio sólidamente basado en los datos, el momento de actuar es ahora: organice, optimice y potencie sus datos para maximizar el rendimiento y el valor de su empresa.