Optimizar la gestión de datos para mejorar la productividad en pymes

Los datos impulsan el nuevo panorama empresarial, ya sea multiplicando la productividad de las pequeñas empresas, optimizando el recorrido del cliente, gestionando el Internet de las cosas o creando aplicaciones. Se podría decir que los datos son el nuevo petróleo. Y sin una buena gestión de datos en pymes, puede ser difícil innovar, interactuar con el cliente y sacar el máximo partido de la plantilla. Algo así como jugar al fútbol con un menos.

Pero a pesar de su valor, muchas pymes todavía no aprovechan los datos al máximo. Un informe de Gartner revela que la baja calidad de los datos reduce la productividad de las empresas hasta en un 20 %.

La importancia de la gestión de datos en pymes

Los datos son información, y la información es la clave para tomar buenas decisiones. Sin embargo, hay una cuestión sencilla pero que conviene recordar: no todos los datos son igual de importantes. Para sacar el máximo partido a los datos de tu empresa, debes saber cuáles son los indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) que resultan más relevantes para tu organización. Así, debes centrarte en generar los datos adecuados a partir de los orígenes oportunos.

Cuando hayas identificado los mejores orígenes de datos y las métricas que te conviene controlar puedes empezar a recoger datos para medir el rendimiento, ajustar los flujos de trabajo y mejorar la productividad. En otras palabras, podrás trabajar de forma más inteligente.

Cómo mejorar la productividad en pymes mediante la gestión de datos

El bajo rendimiento a menudo está vinculado a no tener buenos datos, y por varios motivos. El primero es que los datos ayudan a señalar áreas problemáticas y cuellos de botella en los flujos de trabajo. En segundo lugar, ayuda a medir los KPI de tu empresa y a compararlos con los de tu competencia. Los datos revelan debilidades que deben solucionarse, fortalezas que se pueden mejorar todavía más y nuevas oportunidades que podría valer la pena explorar. Los datos te ofrecen un punto de vista objetivo tanto a nivel general como detallado.

Las plantillas que no cuentan con el soporte de los datos no pueden hacer un seguimiento fidedigno de su rendimiento. Además, tienen problemas para obtener una vista completa de sus clientes actuales y potenciales. En lugar de funcionar desde el conocimiento, a menudo lo hacen desde el instinto. Sin embargo, aprovechar los datos permite optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad.

Hay muchísimas formas en las que las empresas pueden utilizar los datos, ya sea haciendo un seguimiento de las campañas de marketing, generando clientes potenciales o analizando la experiencia del cliente.

Una buena gestión de datos en pymes garantiza que estas tengan datos limpios y centralizados. Ofrece una sola fuente de referencia, disponibilidad entre las herramientas y procesos claros para capturar datos relevantes. Por lo contrario, una mala gestión de los datos puede generar resultados ineficientes o incluso dañinos. Por ejemplo, cuando los clientes reciben llamadas de ventas repetitivas o en el peor momento. Asimismo, pueden ocasionar que los clientes malbaraten su valioso tiempo trabajando con información errónea.

Cinco formas de ser más productivo gracias a los datos

Las ventajas de los datos están claras, pero no está tan claro cómo pueden utilizarlos las pymes para ser más productivos. A continuación, te presentamos algunas formas sencillas mediante las que las pymes pueden mejorar la productividad exponencialmente.

1. Asegúrate de que cuentas con las tecnologías adecuadas

Disponer de las tecnologías adecuadas es indispensable para lograr mejorar la productividad en pymes mediante un enfoque basado en datos. Así, deberás contar con sistemas como un CRM (o gestor de relaciones con los clientes) para centralizar todos los datos, o Tableau para visualizarlos. Además, estas herramientas ofrecen multitud de funciones que te permitirán automatizar tareas, mejorar las ventas, y mucho más.

2. Aprovecha la IA para automatizar el análisis de datos

Disponer de funciones de análisis de datos te ofrece muchas ventajas, como el hecho que lo puedes hacer tú mismo sin tener que externalizar esta labor. Cuando las pymes disponen internamente de estas funciones de análisis, es fácil identificar los KPI más apropiados para cada empresa (como, por ejemplo, los relativos a ventas) y obtener información valiosa a partir de los datos brutos de que dispone la empresa.

3. Utiliza los datos para optimizar tus métricas de productividad

Las métricas de productividad son un aspecto clave que se debe monitorizar en cualquier empresa. Sin embargo, es necesario alejarse de la forma clásica de calcularla, como por ejemplo las horas trabajadas. Al fin y al cabo, la semana de 40 horas laborables está cerca de pasar a mejor vida. En su lugar, conviene usar métricas como resultados obtenidos y otras que tengan en cuenta el bienestar de los empleados. Y es que contra más bien se sienta el empleado, más productivo resulta.

4. Deja que tus datos te muestren nuevas soluciones

Gracias a una buena gestión de datos en pymes puede suceder que los líderes descubran cuestiones que habían pasado por alto. Algunos ejemplos habituales son la desalineación, un servicio de calidad menor que la deseada, una tasa de abandono demasiado alta o incluso problemas específicos de cada cliente. Asimismo, los propios datos pueden sugerir soluciones que permitan resolver estos retos. En ocasiones, los datos incluso presentan oportunidades de desarrollar nuevos productos y servicios.

5. Replantea la estrategia de ventas y marketing

Una de las fortalezas más destacadas del enfoque de datos es el efecto que tiene en las ventas y el marketing. Gracias a ellos, puede ganar mucha eficiencia, personalizar mucho más y obtener clientes potenciales de mayor valor. Aprovecha los datos para hacer un seguimiento del éxito de las campañas para ver qué tiene buen resultado y qué es lo que no funciona. A continuación, repite este proceso de forma reiterada para pulir los resultados al máximo.

Conclusión

La gestión de datos en pymes es uno de los elementos clave para mejorar la productividad. Hay varias formas de lograrlo, pero contar con la tecnología adecuada es el punto de partida indispensable.

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