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営業リストの作成方法とは?作成ポイントや情報収集の方法を解説

営業活動において営業リストの作成は重要です。しかし効率的な営業リストを作成するためには、量より質への転換を図ることが必要です。作成する場合のポイントや情報収集方法について解説します。

営業活動においてアポ獲得数を向上させるには、営業リストの作成が重要になります。しかし、適切な営業リストを作れずに悩んでいる方もいるのではないでしょうか。営業リストをうまく作れないと、効率的な営業活動ができないだけではなく、失注にもつながりかねません。

本記事では営業リストを作成するポイントや情報を収集する方法、管理方法などを紹介します。最後まで読めば効率化につながる営業リストの作成方法がわかります。

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営業リストとは?

営業リストとは見込み客・案件の一覧表のことで、主に以下のような情報が掲載されています。

  • 社名
  • 住所
  • 電話番号
  • ホームページのURL
  • 先方の担当者名
  • メールアドレス

営業リストを効果的に収集し作成できないと、一覧表をただまとめただけになってしまい、営業成果を上げることが困難です。

自社の製品やサービスのニーズに合う顧客リストを作成し、ツールの更新を定期的にすることが大切です。

営業リストを作成するメリット

営業リストを作成するメリットは以下のとおりです。

  • 営業活動や顧客に関するデータを蓄積できる
  • 作業を効率的にできる
  • テレアポの成功率を上げられる

営業リストが売上や効率化に必要な理由を把握できますので、作成を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

営業活動や顧客に関するデータを蓄積できる

営業リストによって情報を蓄積でき、必要なタイミングで必要な情報を取り出せます。

営業活動において、ひとりの営業担当者がすべての顧客を管理するのは困難です。件数が多いと情報を把握できなくなり、対応が遅れたり漏れたりするリスクがあります。

営業リストによって顧客情報を一元管理できるようになり、対応し忘れることを防げるようになります。

管理方法によっては営業先の商談情報や進捗状況などの情報と結びつけることも可能です。過去のデータから情報をすぐに検索できるため、必要なデータを探す手間が省けます。

また、商談のデータを蓄積すると、トッププレイヤーがどのような商談をして成約に至ったかも学習でき、チームのスキル向上も期待できます。

作業を効率的にできる

営業リストによって営業メールの送信やテレアポなどにかかる作業時間を短縮できます。

メールや電話での営業はできるだけ短時間で多く顧客に連絡し、商談や成約につなげることが大切です。

営業リストを部署内で共有することで、全員が進捗状況を把握でき効率的に顧客への営業ができるようになります。

間違えて同じ顧客に営業するトラブルも避けられるため、対応ミスによるムダな工数の軽減が可能です。

進捗状況も営業リストと連携させれば、次にどのような行動をすればよいかも把握しやすくなり、作業スピードを高められます。

テレアポの成功率を上げられる

確度の高い顧客が多い営業リストを作成することで、成約につなげることが可能です。

顧客情報と受注確度を紐づけて管理すれば、発注する可能性の高い顧客に絞って営業できるようになります。

また、テレアポでは顧客のニーズに合ったアプローチをすることが大切です。自社製品の興味度合いに分けて営業リストを作成すれば、顧客ごとに適切なアプローチをしやすくなり、成約につなげやすくなります。

関心が低い顧客には連絡しなくてもよくなり、成約につながらない営業が減るのもメリットです。

営業リストを作成するデメリット

営業リストを作成するデメリットとして、以下の2点があります。

  • 情報の更新に手間がかかる
  • 情報が重複してしまうことがある

以上は主に手動で営業リストを作成する場合によくあるデメリットです。エクセルやスプレッドシートなどを用いて営業リストを作成する方は注意しましょう。

情報の更新に手間がかかる

営業リストを作成する場合、定期的に情報の更新が必要で手間がかかります。

情報の更新は顧客獲得のためにも重要です。情報が古いと誤ったアプローチをしてしまい、失注する可能性もあります。

適切なタイミングで必要なアプローチをするためにも、営業リストの情報は常に最新であることが望まれます。

常に最新の情報に保とうとすると担当者の負担がかかってしまうため、注意が必要です。

情報が重複してしまうことがある

手動で情報を集めて営業リストを作成すると、重複する項目が出てくるリスクがあります。

とくに同じ企業の支店や支社の情報が重複しやすいので注意が必要です。リストが重複すると誤ってひとりの顧客に複数回アプローチすることになり、マイナスな印象を与えてしまいます。

顧客情報の重複がないようには入念なチェックが必要です。しかし、顧客数の多い企業ではすべての営業リストを確認するのが難しく、チェック漏れすることもあるでしょう。以下のポイントをもとに、顧客リストを効果的に作成・管理しましょう。

営業リストを効果的に作成・管理するポイント

営業リストを効果的に作成・管理するポイントは以下のとおりです。

  • 営業戦略を策定する
  • ターゲットを絞る
  • KPIを設定する
  • 最新情報を反映する
  • 情報共有して視覚化する

成約につながりやすい営業リストを作成するためにも、以下を読んでポイントを押さえましょう。

営業戦略を策定する

営業リストを作成する前に、あらかじめ営業戦略を策定しましょう。競合他社や市場動向を調査し、自社の課題を洗い出します。

課題の明確化ができれば、次に目標を設定しましょう。たとえば「製品Aの売上高が低い」という課題があったとします。もし原因が売り方にあれば「営業件数を増やして売上を10%向上させる」といった目標を立てましょう。

課題や目標が明確になれば、営業戦略の立案が行いやすくなります。

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ターゲットを絞る

営業戦略が決まったら成約につながる見込みの高いターゲットを決めましょう。

以下のような項目でターゲットを絞ります。

  • エリア
  • 業界・業種
  • 企業規模
  • 売上

ターゲットを絞ることで、自社製品やサービスに関心の高い顧客にアプローチしやすくなります。

ただし、ターゲットを絞る際、自社が理想とする顧客だけに絞らないようにしましょう。自社が理想とするターゲットと本当にニーズのある顧客層にズレがあるかもしれないためです。

あらゆるニーズを想定して営業リストに記載するターゲットを決めましょう。

過去のデータからどのような顧客が購入したかを調査・分析し、自社に興味をもちやすい顧客の特徴を把握するのもターゲット設定のひとつの手段です。

KPIを設定する

営業リストを作成する前にKPIも設定しましょう。KPIは最終目標を達成するための中間指標のことで、営業活動の進捗状況を明確化するために活用されます。

営業の場合、最終的な目標は売上や利益などを設定します。売上や利益を達成するための指標として、KPIの設定が欠かせません。

成約率や成約数など具体的な数値を用いてKPIを明確にしましょう。

KPIが決まれば必要な営業リストの件数を算出できます。自社の営業履歴も参考にして、成約数の向上が見込める現実的な件数を把握しましょう。

具体的に必要な件数を明確にすることで、過剰に顧客情報を集めて工数が増えてしまうリスクを防止できます。

KPIとは?KGIとの違いや設定の方法、メリットを解説

最新情報を反映する

定期的にリストの更新を行い、常に最新情報を活用できるようにしましょう。最新情報にしておくことで顧客に対して適切なアプローチが可能です。

とくに住所変更や担当者の変更はよくあることです。変更があればリストをすぐに変更し、古い情報を間違えて使わないように徹底しましょう。

企業の戦略が変わることもあるので、戦略に合わせたアプローチができるよう情報を更新しましょう。

情報共有して視覚化する

営業リストは担当者全員が常に最新情報を共有できるようにしましょう。最新情報を把握することで、毎回情報を誰かに聞いて確認するようなムダなコミュニケーションを削減でき、効率化につなげられます。

情報の視覚化は属人化の防止にも有効です。営業活動の状況を全員が確認できるので、営業担当者が変わった場合でも何をすべきかがわかるようになり、スムーズに対応できるようになります。

生産性の向上のためにも、全員が一目で状況を把握できる営業リストを作成しましょう。

営業リストの情報収集方法

営業リストの情報収集方法には以下の方法があります。

  • インターネットを利用する
  • 求人サイトで見つける
  • 官公庁サイトで見つける
  • 名刺情報を活用する
  • 企業情報メディアを利用する
  • 営業リストを購入する

ターゲットに合った顧客を見つけられる方法がわかりますので、ぜひご覧ください。

インターネットを利用する

インターネットで以下のようなサイトを検索すると、ターゲットに設定した企業情報が得られる可能性があります。

  • ポータルサイト
  • 業界団体のサイト
  • 展示会やセミナー情報が掲載されているサイト

上記のサイトでは複数の企業の情報を一括で収集できるのがメリットです。

また、以下のようなSNSで最新情報を入手することもできます。

  • X(旧Twitter)
  • Instagram
  • Facebook

SNSの場合はターゲットと直接コミュニケーションを取れるのも特徴です。ただし、急な商談は敬遠されるので、少しずつ関係を構築してから営業しましょう。

求人サイトで見つける

リクナビやマイナビなど求人サイトで見つけるのもひとつの方法です。求人サイトには、自社の公式ページに掲載していない以下のような情報も掲載されていることがあります。

  • 売上高
  • 従業員数

業界や業種、会社規模での絞り込み検索も可能なため、ターゲットの企業を発見しやすいのがメリットです。

とくに新卒向けの求人サイトは情報が新しく、企業の方針や事業内容も詳しく掲載されているため、情報収集にはうってつけです。

ただし、掲載されている電話番号は採用窓口向けの可能性が高いため、営業の連絡をするとマイナスな印象を与えかねませんので注意しましょう。

官公庁サイトで見つける

省庁には登録や免許が必要な事業を行う企業の一覧が公表されています。たとえば、国土交通省では以下のような情報の閲覧が可能です。

  • 建設業者
  • 宅地建物取引業者
  • マンション管理業者
  • 住宅宿泊管理業者
  • 賃貸住宅管理業者
  • 不動産鑑定業者
  • 測量業者
  • 建設コンサルタント
  • 補償コンサルタント
  • 地質調査業者

また地方公共団体では各種事業に関する許可業者名簿を公表しています。たとえば、東京都都市整備局は建設業許可業者名簿を掲載しています。

官公庁のサイトは補足情報の追加にもおすすめです。

名刺情報を活用する

営業担当者が所有している名刺をリスト化する方法もあります。スキャナーを使って名刺をデジタル化して営業リストを作成します。

名刺を交換した顧客は、一度接点があることからすでに認知があるので、アプローチしやすいのが特徴です。

ただし、取引停止した企業があったり、担当者が異動していたりする場合もあるので、リスト化する前に確認しましょう。

企業情報メディアを利用する

会社四季報や日経会社情報など企業情報メディアを利用する方法もあります。会社四季報や日経会社情報は安価で企業の基本情報を入手できるのがメリットです。

ただし、上場企業の情報が多く、未上場企業の情報収集が難しいのがデメリットとなっています。未上場企業については会社四季報のデジタルデータの購入が必要です。会社四季報未上場版データは一般法人価格で税込220,000円と高額なため、自社の予算を考慮して導入しましょう。

営業リストを購入する

自社で作成する時間がない場合、リストの購入も検討しましょう。リスト販売業者に自社に必要な情報を絞ってもらい、提供してもらうことで収集の手間を省けます。ただし、信頼できる業者を選ぶのが重要です。

購入する場合、以下の情報を確認し複数の業者を検討しましょう。

  • 絞り込みの条件
  • 購入費用
  • 無料お試し制度
  • 情報の収集元

自社のコストを考え、目的にあった方法で営業リストを作成してもらいましょう。

営業リストを作成・管理する方法

営業リストを作成・管理する方法は以下のとおりです。

  • Excelで作成する
  • 外注業者に依頼する
  • SFAやCRMを活用する

それぞれの特徴について詳しく解説していますので、自社の営業件数や作成目的に合わせて最適な方法を選びましょう。

Excelで作成する

Excelでは簡易的な営業リストを作れます。ただし、入力に時間がかかったり、人的ミスのリスクがあったりするのがデメリットです。入力の際ミスがあると正しい情報が反映されなくなり、営業活動に支障が出ることもあります。

Exceはあくまでも表計算ソフトで共有も手間がかかることから、チームでの運用に向いていません。営業活動に関するほかのデータと連携するのも難しく、時間と手間がかかります。

エクセル(Excel)を活用した顧客管理方法|データベースの作り方も解説

外注業者に依頼する

営業リストを作成・管理する業者に外注する方法もあります。

営業担当者がリストの作成にかかる工数を削減できるため、コア業務に集中しやすくなるのがメリットです。

ただし、データの受け渡しがある以上、情報漏えいのリスクがあります。情報が漏えいすると顧客からの信頼を失い、経営損失にもつながるため注意が必要です。

業者を選定する際は実績だけでなく、Pマーク(プライバシーマーク)を取得していることも確認して選びましょう。Pマークは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取り扱っている事業者であると判断した際に、付与されるマークのことです。

Pマークを取得している企業は、情報管理を適切に行っているため、比較的安全でしょう。

SFAやCRMを活用する

SFAやCRMを活用することで営業リストを効率的に管理できます。SFAとCRMについてはそれぞれ以下のとおりです。

SFA(営業支援システム)営業活動に関する情報を一元管理できるシステム
CRM(顧客管理システム顧客に関する情報を一元管理できるシステム

SFAでは商談の情報や営業活動の進捗状況も管理でき、営業リストと紐づけることで情報管理の効率化が可能です。

営業リストから進捗状況を閲覧でき、営業活動でトラブルが起きていないかをすぐに確認できます。

CRMの場合は成約後の顧客との関係維持にも活用できます。顧客の基本情報から接触した履歴などの詳細情報まで管理・分析でき、営業戦略の立案もしやすくなるでしょう。

より成約率の高い営業リストを作成したい人は、SFAやCRMの導入がおすすめです。

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営業リストを作成して成功した事例

営業リストを作成して成功した2つの事例について解説します。

  • 株式会社プログリット
  • 西松建設株式会社

それぞれどのような取り組みをして成果が出たのか詳しく解説します。

株式会社プログリット

株式会社プログリットは短期間で高い効果が得られる英語学習サービス「プログリット」を提供している会社です。

同社はデータの収集・管理によって、業務の効率化や自動化を進めていく必要があると考え、CRMの導入を決めました。

顧客に関するすべての情報をCRMに入れ、営業とコンサルタントの情報連携を推進します。CRMに蓄積されたデータの可視化によって、科学的な学習方法を顧客に提案でき、継続率に加えて紹介率の向上にもつながりました。

創業まもない時期からのSalesforce導入で、データ可視化と業務効率化を推進

西松建設株式会社

西松建設株式会社は道路やダムといった公共インフラだけではなく、オフィス・住宅・商業施設の建設など国内外の社会インフラの整備を行っている会社です。

同社には営業活動を記録する仕組みが存在せず、営業リストを会社の資産として蓄積するのが難しいという課題がありました。

そこで、解決策として営業活動情報をリアルタイムに共有でき、営業活動を可視化できるCRMを導入します。

導入後、営業活動を要素分解して情報を可視化できました。結果、顧客との関係を強化でき、ナーチャリングの効率的にできる施策も考えられるようになりました。

営業情報の可視化・共有で個人の力に依存していた建築営業文化を刷新

効果的な営業リストの作成によって案件獲得を向上させる

営業リストは質の高さが重要です。リストを定期的に更新し、適切にアプローチできる体制を整えましょう。

営業リストはExcelや外注などで作成できます。自社で営業活動や顧客管理の効率化をしたい場合は、SFAやCRMの導入も検討しましょう。

SFAやCRMでは営業活動がすべて可視化され、属人化を防ぎ顧客のニーズに沿った施策を考えられるようになり、受注率の向上にもつなげられるでしょう。

Salesforceでは現在、中小企業向けのCRM「Salesforce Starter」をリリースしています。月額3,000円で、お問い合わせや顧客情報の管理を効率化できます。

現在、30日間の無料トライアルを実施していますので、CRMの導入を検討している方はぜひ試してみてはいかがでしょうか。

また、以下からお問い合わせも可能ですので、SFAの導入を検討している人は、お気軽にご相談ください。

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