案件管理ツールとは？導入のメリットと比較ポイント｜活用事例も紹介

ExcelやGoogleスプレッドシートで案件の管理をしているものの、リアルタイムでの更新やデータ分析ができず困っている方もいるのではないでしょうか。

さまざまな案件情報を一元管理し、進捗状況の可視化や分析をサポートしてくれるのが「案件管理ツール」です。

ツールを活用することで、複数案件の情報でも分散することなくひとつにまとめられ、チームメンバーとの連携もスムーズに行えます。

本記事では、Excelでの案件管理の課題を特定したうえで、専用ツールの導入によって解決する点やメリットを解説します。

案件管理ツールを活用した企業事例も紹介しますので、自社でも活用できるかの検討に役立ててください。

案件管理ツールとは？

案件管理ツールとは、複数の案件やプロジェクトを一元管理し、社内での情報共有や営業活動をサポートするツールのことです。

案件管理ツールは、従来のExcelによる管理と比較すると、次のように効率的なプロジェクト管理を可能にします。

• 複数データの一元化
• リアルタイムの情報更新
• 商談進捗の可視化

さらに、ツールの柔軟性やカスタマイズ性も高く、企業のニーズに合わせた設定ができ、業務プロセスの効率性やチームの生産性も大きく向上します。

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案件管理ツールに求められる管理項目

案件管理ツールで管理すべき項目は、主に次のようなものが挙げられます。

• 取引先名
• 商談日
• 営業担当者
• 対象サービス
• 商談の経緯・内容
• 受注予定日
• 受注見込額
• 商談の進捗
• 営業担当者の行動履歴

案件の進捗状況は、商談がスムーズに進行しているかどうかの把握に欠かせないため、誰でもひと目で状況がわかるように可視化します。

また、案件に関するタスクの割り当てや納期、予算についてもプロジェクトの計画と進行管理に不可欠な管理項目です。

案件管理ツールの種類

案件管理ツールには、主に5つの種類があります。

ツールによって機能や使い方が異なり、それぞれ次のようなメリットとデメリットがあるため、目的に応じた選定が重要です。

CRMやSFAは、ツールの導入にコストがかかりますが、案件情報を一元的に管理して効率的に商談を進められる便利なツールです。

一方で、手軽に導入できるExcelは、案件情報の共有化やリアルタイム更新が難しい側面もあります。

Excelでの案件管理の課題について、次章より詳しく解説します。

案件管理ツールとしてExcelを利用した場合の課題

Excelを案件管理ツールとして利用する際は、次のような課題に直面してしまいます。

• 顧客ごとの複数案件の管理がしにくい
• 案件情報の社内共有が難しい
• リアルタイムの情報更新には向いていない
• 案件情報を一元管理するのが難しい
• 情報やデータの精度維持が難しい
• データ容量やカスタマイズ性に限界がある

Excelは多くの企業で導入されており便利なツールですが、上記の課題を把握しておくことで、案件管理に特化したツールの重要性を理解できます。

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顧客ごとの複数案件の管理がしにくい

Excelで案件管理する際は、一般的に顧客ごとあるいは案件ごとに表形式で管理します。

しかし、複数の案件が存在する場合、ファイルやシートを使い分けたりフィルタリングして表示を変えたりと、操作や管理に手間がかかります。

例えば、ある案件の納期が迫り、営業担当者が追加情報を必要としているにもかかわらず、その情報が別ファイルに保存されているケースです。

Excelのように別ファイルでの管理によって、情報の把握や連携に時間を要し、ミスや遅延が生じる可能性も高まってしまいます。

案件情報の社内共有が難しい

Excelで案件管理している場合、案件ごとにひとつのファイルで行っているケースもあるため、複数の担当者による同時アクセスや編集が困難です。

例えば、顧客からの要望を受けて進捗状況を更新しようとした場合、ファイルの競合が発生し、営業担当者へフィードバックする間に情報の不整合が生じてしまいます。

このように、同一ファイルの同時アクセスによって、Excelへの情報入力が遅延し、社内でのスムーズな情報共有に支障をきたします。

リアルタイムの情報更新には向いていない

Excelのファイルは、同時に複数のユーザーが開いて編集したとしても、情報がリアルタイムに更新されるわけではありません。

そのため、ファイルを定期的に保存しないと入力した情報が反映されず、データが失われる可能性もあります。

案件情報の更新頻度が少なくなると、不正確な情報によって社内の連携に支障をきたし、顧客からの信頼低下にもつながってしまいます。

常に最新の情報を共有したい場合は、案件管理ツールの導入が必要不可欠です。

案件情報を一元管理するのが難しい

顧客や案件を多く抱えている企業の場合、Excelですべての案件を一元管理するのは困難です。

複数のファイルに分けて管理していたとしても、情報が分散されてしまい、案件全体の状況把握が困難なうえに、各データの整合性が保てません。

また、複数のチームが別々のExcelで進捗管理しているようなケースだと、情報の重複や漏れが発生してしまいます。

しかし、案件管理ツールのように各チームが同じデータベースを共有すると、連携がスムーズになり、顧客への対応の質も向上します。

情報やデータの精度維持が難しい

従来のExcelによる管理では、案件情報が複数ファイルに分散されてしまうため、データの入力ミスや情報の更新漏れが発生しやすくなります。

例えば、営業担当者が顧客情報を手入力する場合、名前や連絡先に誤りがあったり、更新したはずの情報が適切に反映されていなかったりする可能性もあります。

Excelでの管理手順やルール作りをしたとしても、データの整合性や正確性を確保するのは困難です。

データの精度を維持するためには、誰でも同じ条件で入力できる案件管理ツールが必要です。

データ容量やカスタマイズ性に限界がある

大量の案件情報をExcelで管理するとファイルサイズが大きくなり、読み込みや保存の速度が低下してしまいます。

Excelファイルの容量制限に達した場合は、別ファイルを作成しなければならないため、情報の分散によって管理が困難です。

また、企業ごとの特定要件やプロセスに合わせたカスタマイズも制限されます。

顧客向けのレポート作成やデータを抽出した分析など、Excelでのカスタマイズには限界があり、案件に関する業務も効率的に進めにくいです。

案件管理ツールの導入による4つのメリット

Excelでの案件管理の課題が確認できたところで、CRMなど案件管理に特化したツールのメリットを詳しく解説していきます。

• 案件情報を連携して一元管理できる
• 案件の進捗状況を可視化できる
• 案件ごとの分析を効率的に行える
• チーム内の協力体制が構築できる

ツール導入によって「どのような場面で効果を発揮するのか」を確認し、自社で活用できる場面を検討してみてください。

案件情報を連携して一元管理できる

案件管理ツールの導入によって、案件ごとの顧客情報や進捗状況など、複数のデータを連携して一元管理できます。

例えば、ある顧客との商談の進捗状況を確認する際は、顧客の購買履歴やサービス利用状況など、関連性のある情報へ容易にアクセスできます。

Excelで管理している場合だと、別のファイルやシートに記録された顧客情報を参照しなければなりません。

しかし、案件管理ツールでは、顧客ごとに関連するすべての情報をひとつのデータベースに統合できるため、情報管理の時間や労力の削減が可能です。

案件の進捗状況を可視化できる

案件管理ツールでは、案件の進捗状況が可視化できるため、プロジェクト全体の把握と管理が効率的に行えます。

例えば、ツール上のダッシュボードやガントチャートなどを活用して、進捗状況を視覚的に表示することで、各案件の「遅延」や「完了」の状況をひと目で把握できます。

SalesforceのSales Cloudでは、下の画像のように案件の基本情報と各フェーズが可視化され、どの担当者でも進捗の確認が容易です。

また、案件管理ツールは、プロジェクト全体の進捗状況だけではなく、チームメンバーの作業進捗や業務量の可視化も可能です。

そのため、メンバーの「作業工程の遅れがないか」や「業務量の偏りがないか」を早期に発見でき、速やかに対処できます。

案件ごとの分析を効率的に行える

案件ごとの売上や営業の実績など、データ分析を効率的に行えることも、案件管理ツールを導入するメリットのひとつです。

例えば、ある案件の収益性を分析する場合、売上や利益のデータに加えて、案件にかかった時間やリソースなどのデータも収集します。

下の画像のように、Sales Cloudのダッシュボードには、担当部署の売上予測や見込み客との対応状況など、さまざまなデータを表示できます。

案件に関わるさまざまな情報をもとに分析することで、収益性の高い案件や課題のある案件の特定につながり、戦略的な優先順位付けや予算配分が可能です。

また、過去データの活用によって、類似する案件の売上予測も効率的に行えるため、企業の生産性も向上します。

チーム内の協力体制が構築できる

案件管理ツールを導入し、各担当者の進捗状況をチーム内で共有できていれば、お互いに協力しながら業務を進められます。

例えば、チーム全体で案件に取り組んでいる場合、ツールのダッシュボード上で、各メンバーのタスクや業務量が明確になります。

全体の進捗状況をリアルタイムに把握できるため、必要に応じてタスクの再配分やサポートの提供も容易です。

また、担当者が自分の業務だけでなくチーム全体を俯瞰できることで、メンバー間のコミュニケーションも活発化し、情報共有や問題解決もスムーズに行えます。

案件管理ツールを導入するデメリット

案件管理ツールの導入によって多くのメリットがある一方で、次のようなデメリットも存在します。

• 操作方法のトレーニングをしなければならない
• ツールの導入・運用コストがかかってしまう

上記のデメリットを解決するには、適切な予算と計画を立て、従業員のトレーニングに十分なリソースを割くことが重要です。

操作方法のトレーニングをしなければならない

新しいツールの導入には、ツールに関するトレーニングの実施は欠かせませんが、案件管理ツールの導入においても、ツールの操作方法や情報の管理方法について、従業員へのトレーニングは欠かせません。

複雑な機能を持つツールの場合は、よりトレーニングに時間がかかる場合もあります。

そのため、従業員に対する教育プログラムやマニュアルを整備するなど、ツールの操作方法や機能の理解を深める取り組みが重要です。

新しいツールを学ぶ環境を作り、従業員がトレーニングを繰り返すことで、実務においても進捗管理や情報共有が効率的に行えるようになります。

ツールの導入・運用コストがかかってしまう

案件管理ツールの導入には、ツールを購入する費用や、月額利用料などの運用コストがかかります。

また、導入するツールによっては、自社に最適な仕様にカスタマイズするための設定や、データ移行・接続などにもコストがかかる場合もあります。

まずは、長期的なコストとツール導入による効果のバランスを考慮したうえで、自社に最適なツールを選定しましょう。

Salesforceの「Salesforce Starter」は、案件管理の効率化や顧客データの分析に役立つツールです。月額3,000円で利用できるため、予算を抑えながら効率的な案件管理が可能です。

現在、30日間の無料トライアルを実施しています。案件情報の一元化と進捗管理の最適化を図りたい方はぜひお試しください。

案件管理ツールを比較する際のポイント

案件管理ツールにはさまざまな種類があるため、次の3つのポイントに焦点を当てて比較してみましょう。

• 目的やニーズに合った機能を有しているか
• 直感的に操作できる仕様であるか
• 他ツールとの連携が可能か

自社の案件管理に最適なツールを選択することで、プロジェクトの効率化や協力体制の強化につながります。

目的やニーズに合った機能を有しているか

案件管理ツールを比較する際は、自社の目的やニーズに適した機能を持っているかの確認をしましょう。

営業部署においては、顧客の基本情報（氏名・連絡先など）や、営業の活動報告を記録・管理する機能が必要です。

また、プロジェクトを管理する場合は、メンバーのタスクや業務量の把握が必要であるため、ガントチャートなどの進捗管理機能を持ったツールが適しています。

直感的に操作できる仕様であるか

案件管理ツールを比較する際は「直感的かつ簡単な操作で利用できるか」を確認しておきましょう。

操作が容易にできる仕様やインターフェースであれば、従業員へのトレーニング期間を短縮でき、準備から運用までのプロセスがスムーズになります。

ツールによっては、体験デモやトライアルを通して操作感の確認も可能です。
Salesforceの「Salesforce Starter」は、30日間の無料トライアルを実施していますので、ツールの操作感を体験したい方はぜひお試しください。

他ツールとの連携が可能か

「自社で利用しているビジネスツールとの連携が可能か」についても、案件管理ツールを比較する際に確認しておきたいポイントです。

メールシステムやカレンダー、コミュニケーションツールなど、日常的に使用しているツールと連携することで、業務上のプロセスも効率化できます。

また、複数のツールで管理している情報の一元化も可能となり、情報の重複やミスも減らせます。

案件管理ツールを活用した企業事例

案件管理ツールの活用によって、案件の進捗管理がどのように効率化されたのか、その実例をご紹介します。自社の案件管理方法を改善させる際の参考にしてみてください。

各案件の進捗をシームレスに確認して課題を解決

会社名：株式会社ユーザベース
事業内容：経済情報メディアの運営等

株式会社ユーザベースは、ビジネス活動において顧客・商談情報をもとに意思決定する文化を持っています。

しかし、ビジネス上の問題を特定する多角的なアプローチを行うために、スプレッドシートの加工が必要など、時間と手間がかかっていました。

そこで同社では、Salesforceの「CRM Analytics」を導入して大量のデータを取り込み、多角的なデータ分析や深堀りによる課題の特定を行っています。

ツール導入によって、商談数や商談確度を踏まえながら「次の目標に向けてなにが必要か」が明確になり、各担当者への指示が的確にできるようになりました。

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各種伝票の情報を紐づけて各案件の情報を可視化

会社名：株式会社発研セイコー
事業内容：金属・樹脂製サインなどの製造・販売

株式会社発研セイコーのビジネスモデルでは、営業・製造・施工など、部署間の円滑な情報共有や連携が欠かせません。

しかし、注文数の増加に伴って、顧客からの注文に関する情報伝達不足が多発していまいた。

そこで同社では、Salesforceを全社共通の情報管理システムとして導入したことで、一元管理されたデータの共有が可能になりました。

従来は紙だった伝票情報もSales Cloudで一元管理し、各案件に各種伝票の情報を紐づけ可視化しています。

ツールを導入した1年後には、売上が131%にまで増加し、業務の時間と手間も大幅に削減できました。

案件管理ツールを活用して情報の一元管理と見える化を

今回の記事では、案件管理ツールの種類や、Excelでの管理による課題について解説しました。

従来のExcelによる管理では、あらゆる案件情報の一元管理や、データのリアルタイムの更新には適していません。

顧客との円滑なコミュニケーションや業務効率化を図るためには、CRMなどの案件管理ツールの導入が不可欠です。

ツールの導入には、全社的な理解と積極的な参加が必要であるため、使い方やメリットを丁寧に説明しましょう。

もし、案件管理ツールの選定にお悩みでしたら、月額3,000円で利用できる「Salesforce Starter」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

案件の進捗状況や顧客情報を管理できるだけではなく、顧客からの問い合わせも漏れなく把握できます。

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