KPIs de ventas: aprende a definir y monitorear con un CRM.

 

En la mayoría de las empresas, el inicio del año es dedicado al planeamiento estratégico. Para encaminar el trabajo, no hay nada más importante que realizar un balance del año anterior – proceso que pasa por un análisis de KPIs.   

En el sector de ventas, las operaciones de un año entero o de un mes suman muchos vendedores, oportunidades e interacciones. Vender más y mejor exige el monitoreo eficiente de todos esos elementos, y enfoque en los KPIs más relevantes. ¿Sabes cuáles indicadores evalúan con precisión las acciones de tu equipo? ¿Cómo definir KPIs que hagan la diferencia en tu estrategia? 

En este post, vamos a esclarecer esas dudas para ayudarte a perfeccionar la medición y lectura de los resultados. Además de presentar los principales KPIs de ventas, vamos a mostrarte cómo un CRM puede facilitar la creación de informes y hacer que la rutina de tu equipo sea más productiva. ¿Quieres alcanzar tus metas en 2020? ¡Continúa leyendo y conoce más! 

 

Métricas y KPIs de ventas: ¿Qué son?

 

Incluso en la década de los 50, Peter Drucker, uno de los padres de la Administración Moderna, afirmó que “lo que es medido, es gerenciado”. Por eso, los indicadores-clave de performance (key performance indicators, o KPIs) llaman la atención de los gerentes de ventas. Al medir las acciones realizadas (si fueron o no efectivas), los KPIs evalúan el desempeño del equipo, señalando aciertos, errores y oportunidades. Es decir: además de medir el éxito de lo que fue hecho, los KPIs pueden guiar los próximos pasos del equipo

Es importante resaltar la diferencia entre KPIs y métricas de análisis. Mientras las métricas son datos brutos sobre las interacciones generadas, los KPIs son números sobre la performance de la estrategia en sí. Resumiendo: las métricas son datos generales sobre el comportamiento de los consumidores, y KPIs son datos sobre los resultados, vinculados a las metas del planeamiento estratégico.

 

7 KPIs de ventas que precisas conocer.

 

El análisis de KPIs de ventas puede asumir diversas formas. Además de la lectura de KPIs individuales – que alimentan el feedback de cada vendedor –, está la de los KPIs colectivos, y hasta la que conjuga los resultados de las ventas con los del sector de marketing. 

Conoce algunos de los principales KPIs aplicados a las estrategias de ventas:

 

  1. Número de oportunidades en el pipeline

    KPI más básico para medir el rumbo de las ventas. Acompañar el volumen de oportunidades que surgen semanalmente ayuda a dimensionar las metas establecidas para el período.

    Si un vendedor o equipo tiene pocas oportunidades de venta, se vuelve necesario invertir en la prospección por otros canales (como redes sociales y cold calling), además de la calificación de leads. Si, por otro lado, el equipo tiene muchas oportunidades en el pipeline, se debe evitar que los leads enfríen – y estudiar medidas para tornar la estrategia más asertiva.

     

  2. Tasa de conversión

    Total de ventas realizadas en el periodo / Total de leads captados en el periodo = X * 100

    Principal indicador de éxito de la estrategia, este KPI también es el más importante para evaluar a tus vendedores, estimando cuántas oportunidades efectivamente transforman en negocio. Si el porcentaje indicado no se alinea con las expectativas, vale verificar la calidad de los leads y la productividad del equipo – además de la necesidad de implementar soluciones como un CRM.
     

  3. Ticket medio

    Facturación total en el periodo / Total de ventas realizadas en el periodo

    Imagina que la Empresa X tiene una tasa de conversión inferior a la de la Empresa Y. ¿Qué explica que, al fin del periodo establecido, ambas tengan prácticamente la misma facturación?

    Tan importante como el número de negocios cerrados es el valor generado por las ventas. El ticket medio deriva de esta proporción y fomenta insights valiosos sobre el perfil de los consumidores. Acompaña este KPI para verificar la necesidad de medidas para generar más ingresos, como combos de productos, descuentos y otras acciones promocionales. 

     

  4. Costo de Adquisición por Cliente (CAC)

    Inversión total en conversión en el período / Total de nuevos clientes en el período

    Como el nombre lo sugiere, este KPI representa el costo medio de la conversión de tus leads en clientes.

    El análisis del CAC se califica con otros dos KPIs: el ticket medio, presentado arriba, y el Lifetime Value (LTV). Ambos miden el valor agregado por los clientes – uno inmediatamente después de la compra, y el otro a lo largo de toda la relación con la empresa.

    Un CAC mayor que el gasto medio por compra o el LTV es señal de perjuicio – indicando la necesidad de acciones para elevar el ticket medio, o rever campañas de medios de comunicación.

     

  5. Tasa de cancelación (Churn rate)

    (Contratos en el inicio del periodo - Contratos en el fin del periodo) / Contratos en el inicio del periodo = X * 100

    La tasa de cancelación estima la variación en los contratos firmados con la empresa, siendo un KPI relevante para quien vende servicios de periodicidad fija (mensual, trimestral, entre otras).

    Monitorear la pérdida de ingresos, es un indicador-clave para dimensionar las metas propuestas. El KPI también refleja el desempeño de la postventa, evaluando la capacidad del equipo para retener clientes. Técnicamente, la tasa de cancelación es sobre oportunidades perdidas; por eso, puede ser un dato decisivo para identificar y resolver las dificultades del pipeline. 

     

  6. Turnover

    (Demisión + admisiones en el periodo) / 2 / Total de funcionarios del equipo/sector

    Así mismo, la mejor estrategia puede sufrir con la rotación del equipo de ventas. Cuando es elevado, el índice de turnover apunta hacia problemas internos del equipo, como liderazgo o procesos poco efectivos.

    Observar este KPI es importante para monitorear la productividad y motivación de los funcionarios, para obtener buenos resultados y un clima organizacional agradable.

     

  7. Ciclo de ventas

    Este KPI estima cuánto tiempo el lead permanece en tu embudo de ventas, desde el primer contacto con la empresa hasta la finalización de una compra.

    Diversos factores influyen en la duración del ciclo de ventas. Desde el desempeño del vendedor, hasta la propuesta del producto, el precio, la estrategia de nutrición del lead y todos los tomadores de decisiones que estén involucrados.

    La lectura de este indicador es hecha siempre para optimizarlo: cuanto más corto es el ciclo de ventas, más eficiente será tu proceso, y más negócios serán cerrados. Identifica si hay problemas en etapas específicas del embudo – y, si los hay, estudia posibles soluciones para que el lead avance más rápido en el recorrido de compra. 

 

Definiendo y analizando KPIs de ventas.

 

Mencionamos que, para cada meta del planeamiento estratégico, hay diferentes KPIs para analizarla. Sin embargo, un error común es incluir muchos indicadores para este acompañamiento. Como resultado, los equipos de ventas acumulan datos en exceso, generando informes poco objetivos y perjudicando la asertividad de las acciones. 

Para no correr ese riesgo, busca visualizar los objetivos del sector. ¿A dondé quiere llegar tu operación? ¿Cuales serían los indicativos más claros de que el equipo llegó a ese punto? Una vez definidos los principales KPIs, puedes seleccionar KPIs secundários para refinar tu análisis. Esos índices ayudan a contextualizar los datos, facilitando comparaciones e ilustrando tendencias. 

Organizar un cronograma de reuniones – entre el equipo de ventas y también con el equipo de marketing – ayuda a mantener los KPIs actualizados. Finalmente, al monitorear los informes de desempeño, recuerda que éstos deben contar una historia. Traza la evolución del trabajo privilegiando la presentación de los indicadores principales, complementándolos con los KPIs secundarios y comentarios al pie de los gráficos. 

 

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