KPIs de ventas: sepa cómo definir y monitorear con el CRM.

 

En la mayoría de las empresas, el inicio del año es dedicado al planeamiento estratégico. Para encaminar el trabajo, nada más importante que un balance del año anterior – proceso que pasa por la análisis de KPIs.   

En el sector de ventas, las operaciones de un año entero o mismo de un mes suman muchos vendedores, oportunidades e interacciones. Vender más y mejor exige el monitoreo eficiente de todos esos elementos, y enfoque en los KPIs más relevantes. ¿Sabes cuáles indicadores evalúan con precisión las acciones de tu equipo? ¿Cómo definir KPIs que hagan la diferencia en tu estrategia? \

En este texto, vamos esclarecer esas dudas para ayudarte a perfeccionar la medición y lectura de los resultados. Además de presentar los principales KPIs de ventas, vamos mostrar cómo el CRM puede facilitar la creación de informes y tornar la rutina de tu equipo más productiva. ¿Listo para alcanzar metas increíbles en 2020? ¡Continúa la lectura y ve nuestras pistas! 

 

Métricas y KPIs de ventas: ¿Qué son?

 

Aún en la década de 50, Peter Drucker, uno de los padres de la Administración Moderna, afirmó que “lo que es medido, es gerenciado”. Por eso, los indicadores-clave de performance (key performance indicators, o KPIs) llaman la atención de los gerentes de ventas. Al medir las acciones realizadas (si fueron o no efectivas), los KPIs evalúan el desempeño del equipo, señalando aciertos, errores y oportunidades. O sea: además de medir el éxito de lo que fue hecho, los KPIs pueden guiar los próximos pasos del equipo

Es importante resaltar la diferencia entre KPIs y métricas de análisis. Mientras las métricas son datos brutos sobre las interacciones generadas, los KPIs son números sobre la performance de la estrategia en sí. Resumiendo: métricas son informaciones generales sobre el comportamiento de los consumidores, y KPIs son datos sobre los resultados, vinculados a las metas del planeamiento estratégico.

 

7 KPIs de ventas que precisas conocer.

 

La análisis de KPIs de ventas puede asumir diversas formas. Además de la lectura de KPIs individuales – que alimentan el feedback de cada vendedor –, hay la de los KPIs colectivos, y hasta la que conjuga los resultados de las ventas con los del sector de marketing. 

Conozca algunos de los principales KPIs aplicados a las estrategias de ventas:

 

  1. Número de oportunidades en el pipeline

    KPI más básico para medir el rumbo de las ventas. Acompañar el volumen de oportunidades surgiendo semanalmente ayuda a dimensionar las metas establecidas para el período.

    Si un vendedor o equipo abrir pocas oportunidades de venta, se torna necesario invertir en la prospección por otros canales (como redes sociales y cold calling), además de la calificación de leads. Si, por otro lado, el equipo tiene muchas oportunidades en el pipeline, se debe evitar que los leads enfríen – y estudiar medidas para tornar la estrategia más asertiva.

     

  2. Tasa de conversión

    Total de ventas realizadas en el periodo / Total de leads captados en el periodo = X * 100

    Principal indicador de éxito de la estrategia, este KPI también es lo más importante para evaluar tus vendedores, estimando cuantas oportunidades ellos efectivamente transforman en negocio. Si el porcentaje indicado no se alinea a las expectativas, vale verificar la calidad de los leads y la productividad del equipo – además de la necesidad de implementar soluciones como un CRM.
     

  3. Ticket medio

    Facturación total en el periodo / Total de ventas realizadas en el periodo

    Imagine que la Empresa X tenga una tasa de conversión inferior a la de la Empresa Y. ¿Qué explica que, al fin del periodo establecido, ambas tengan prácticamente la misma facturación?

    Tan importante cuanto el número de negocios cerrados es el valor generado por las ventas. El ticket medio deriva de esta proporción y fomenta insights valiosos sobre el perfil de los consumidores. Acompañe este KPI para verificar la necesidad de medidas para generar más ingresos, como combos de productos, descuentos y otras acciones promocionales. 

     

  4. Costo de Adquisición por Cliente (CAC)

    Inversión total en conversión en el período / Total de nuevos clientes en el período

    Como el nombre sugiere, este KPI representa el costo medio de la conversión de tus leads en clientes.

    La análisis del CAC se califica con otros dos KPIs: el ticket medio, presentado arriba, y el Lifetime Value (LTV). Ambos miden el valor agregado por los clientes – un inmediatamente después de la compra, y el otro a lo largo de toda la relación con la empresa.

    Un CAC mayor que el gasto medio por compra o el LTV es señal de perjuicio – indicando la necesidad de acciones para elevar el ticket medio, o rever campañas de medios de comunicación.

     

  5. Tasa de cancelación (Churn rate)

    (Contratos en el inicio del periodo - Contratos en el fin del periodo) / Contratos en el inicio del periodo = X * 100

    La tasa de cancelación estima la variación en los contratos firmados con la empresa, siendo un KPI relevante para quien vende asignaturas y servicios de periodicidad fija (mensual, trimestral, entre otras).

    Por monitorear la perda de ingreso, es un indicador-clave para dimensionar las metas propuestas. El KPI también refleje el desempeño del postventas, evaluando la capacidad del equipo de retener clientes. Técnicamente, la tasa de cancelación habla sobre oportunidades perdidas; por eso, puede ser un dato decisivo para identificar y vencer dificultades del pipeline. 

     

  6. Turnover

    (Demisión + admisiones en el periodo) / 2 / Total de funcionarios del equipo/sector

    Mismo la mejor estrategia puede sufrir con la rotatividad del equipo de ventas. Cuando elevado, el índice de turnover apunta para problemas internos del equipo, como lideranza o procesos inefectivos.

    Observar este KPI es importante para monitorear la productividad y motivación de los funcionarios, de modo a promover buenos resultados y un clima organizacional agradable.

     

  7. Ciclo de ventas

    Este KPI estima cuánto tiempo el lead permanece en tu embudo de ventas, desde el primer contacto con la empresa hasta la finalización de una compra.

    Diversos factores influyen en la duración del ciclo de ventas. Además del desempeño del vendedor, hasta la propuesta del producto, el precio, la estrategia de nutrición del lead y cuantos tomadores de decisión están involucrados.

    La lectura de este indicador es hecha siempre en el sentido de optimizarlo: cuanto más corto es el ciclo de ventas, más eficiente será tu proceso, y más negócios serán cerrados. Identifique si hay problemas en etapas específicas del embudo – y, si hay, estude soluciones para que el lead avance más rápido en el recorrido de compra. 

 

Definiendo y analizando KPIs de ventas.

 

Mencionamos que, para cada meta del planeamiento estratégico, son listados KPIs para medirla. Sin embargo, un error común es elencar muchos indicadores para este acompañamiento. Resulta de eso que los equipos de ventas acumulan datos en exceso, generando informes poco objetivos y perjudicando la asertividad de las acciones. 

Para no correr ese risco, busque visualizar los objetivos del sector. ¿Dondé tu operación quiere llegar? ¿Cuales serian los indicativos más claros de que el equipo llegó allá? Una vez definidos los principales KPIs, puedes seleccionar KPIs secundários para refinar tu análisis. Eses índices contribuyen para contextualizar los datos, facilitando comparativos, resaltando lacunas abiertas o rellenas e ilustrando tendencias. 

Organizar un cronograma de reuniones – entre el equipo de ventas y también con el equipo de marketing – ayuda a mantener los KPIs actualizados. Por fin, al monitorizar los informes de desempeño, recuerda que estes deben contar una historia. Trace la evolución del trabajo privilegiando la presentación de los indicadores principales, complementándolos con los KPIs secundários y comentarios en el rodapé de los gráficos. 

 

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