1. Décidez des éléments couverts (ou non) par cette politique

Le secret réside dans la clarté. Les employés doivent connaître les enjeux avant de publier ou de tweeter quoi que ce soit. Bien sûr, il est impossible de parer à toute éventualité, mais vous pouvez définir des principes d'ordre général régissant certains sujets à aborder. Par exemple, vous pouvez décider si les employés ont la possibilité ou non d’emettre des commentaires sur des produits, sur des résultats financiers, c’est à vous de choisir.

2. Précisez clairement ce qui est autorisé

Certaines informations sont plus sensibles que d'autres. Il s'avère par conséquent judicieux de préciser les types de publications et commentaires nécessitant une approbation avant leur diffusion. Cela concerne notamment les commentaires relatifs aux performances financières. Cependant, vous pouvez également décider que la divulgation d’informations relatives à la sortie d’un nouveau produit doivent être approuvées contrairement aux éléments en relation avec des produits déjà existants.

3. Soyez réaliste et juste

L'échec d'une politique réside souvent dans la volonté de vouloir maitriser en totalité l'activité en ligne d'un employé, chose qui reste démoralisante mais surtout quasi impossible à réaliser . Et qui a pour conséquence un refus d’expression de la part des employés pouvant aller jusqu'à la démission.. Il est donc important de trouver un équilibre entre les principes intangibles et ceux autorisant un peu de souplesse.

4. Songez à l'élaboration d'une politique à différents niveaux

Les réseaux sociaux ne sont pas toujours utilisés de la même façon.. Alors pourquoi une politique devrait elle s’appliquer universellement ? Il apparaît évident qu'une base relativement simple doit être appliquée par chaque employé. Toutefois, vous pouvez également créer des politiques distinctes pour certains d’entre eux ; par exemple, ceux qui rédigent des commentaires officiels au nom de la société, le personnel du service client, les dirigeants de l'entreprise, etc.

5. Encouragez les clauses de non-responsabilité pour les communications personnelles

Lorsque des commentaires sont susceptibles d'être émis par l'entreprise, il est prudent d'encourager l'utilisation d'une clause de non-responsabilité. Cela peut être aussi simple que : « Les opinions exprimées ici représentent mon .avis à titre personnel et ne reflètent pas nécessairement celui de mon employeur ». De même, si vous disposez d'une page d'entreprise ou d'un compte Twitter, ces éléments ne doivent pas être utilisés pour des communications personnelles.

6. Les employés doivent être transparents

Lorsqu'un employé publie un commentaire relatif à son entreprise, ses produits, ses services (ou ses concurrents), il doit toujours mentionner clairement son statut. Régulièrement, des entreprises sont attaquées dès lors qu’un employé promeut ou critique un produit tout en conservant son identité secrète. Les réseaux sociaux reposent en grande partie sur la confiance ; la briser est un risque.