Als Sales Engineer bei salesforce.com bin ich fast täglich mit der gleichen Frage konfrontiert: „Wie kommen meine Daten in die Cloud?“ In der Regel sind immer schon Daten vorhanden, die in das neue System übernommen werden sollen. Wie einfach das geht und welche Möglichkeiten Sie dabei haben, möchte ich hier kurz beschreiben.
Die gute Nachricht vorweg: Sie können alle Ihre Daten in die Cloud wandern lassen! Generell gibt es zwei Möglichkeiten, Ihre Daten in unsere Cloud zu migrieren. Entweder Sie nutzen den eingebauten sogenannten Import Wizard oder Sie nehmen ein Tool, mit dem Sie auf Salesforce zugreifen.
Daten für den Umzug vorbereiten
Als erstes sollten wir uns Gedanken machen, wie die Daten so aufbereitet werden, dass wir sie einfach laden können. Am einfachsten ist es, wenn Ihre Daten in einem Excel-Sheet oder einer csv-Datei vorliegen. Vermeiden Sie schon beim Erstellen der Datei doppelte Einträge und achten Sie darauf, dass jedes Feld in Salesforce möglichst einer Spalte in Ihrer Datei entspricht. Je besser die Daten aufbereitet sind, desto einfacher gestaltet sich der Ladevorgang selbst.
Wizard – Daten in Salesforce zaubern
Für den einfachsten Fall, dass Sie Firmendaten, Ansprechpartner und/oder Leads nach Salesforce laden möchten und Sie diese als Excel-Sheets vorliegen haben, nutzen Sie die in Salesforce eingebauten Import-Funktionen. Sie finden sie im Admin-Menü unter dem Punkt „Datenverwaltung“. Ein Wizard führt Sie jetzt Schritt für Schritt durch den Ladeprozess und in wenigen Minuten sind Ihre Daten in Salesforce verfügbar.
Mithilfe von Tools umziehen
Was aber, wenn Sie ein bestehendes System migrieren möchten, bei dem Ihre Daten viele Abhängigkeiten haben und Sie auch Anhänge laden möchten? Sobald die Aufgabe herausfordernder wird, steigen Sie am besten direkt auf ein Tool um, mit dem Sie vollen Zugriff auf die Datenstruktur von Salesforce erhalten und bei dem es quasi keine Einschränkungen gibt. Ich selbst nutze ausschließlich Tools, um Daten nach Salesforce zu laden. Die Liste an Tools aufzuführen würde diesen Blogpost sprengen, ich plane aber, in weiteren Posts auf einzelne Tools näher einzugehen.
Kostenfrei – der „Data Loader“
Das Laden (und übrigens auch Entladen, Löschen und Ändern!) von Daten gehört zum Alltag von Salesforce Administratoren. Deshalb stellt Salesforce den „Data Loader“ dazu kostenlos zur Verfügung – einfach im Menüpunkt „Datenverwaltung“ beim Unterpunkt „Data Loader“ herunterladen. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie die Schnittstelle von Salesforce aktiviert haben. Die Möglichkeit dazu besteht ab der Professional Edition, ab der Enterprise Edition ist sie inkludiert.
Schnell, einfach, anwenderfreundlich
Nach der Installation auf Ihrem Rechner können Sie sofort loslegen und Ihre Daten mit den Feldern in Salesforce mappen. Ein großer Vorteil des Data Loaders ist, dass Sie Ihre Arbeit speichern können und so den gleichen Ablauf immer und immer wiederholen können. Wenn Sie beispielsweise in regelmäßigen Abständen Ihre Daten von einem anderen System nach Salesforce bringen wollen, reichen Ihnen ab dem zweiten Mal wenige Klicks und Sie haben die Änderungen in Salesforce. Wichtig: Der Data Loader hat – ebenso wie der Wizard – eine graphische Oberfläche. Beide sind also sehr einfach in der Bedienung.
Erst testen!
Für den Fall, dass Sie etwas kompliziertere Datenstrukturen nach Salesforce laden möchten, kann ich aus vielen Jahren Erfahrung nur eindringlich dazu raten, dies vorab in einer Testumgebung ausgiebig zu testen und erst dann in Ihrer Live-Umgebung durchzuführen. Gerade beim Laden von etwas „verstrickteren“ Datenstrukturen sollten Sie ausreichend Zeit in die Vorbereitung investieren und sich mit dem Datenmodell Ihrer Umgebung intensiv beschäftigen, es wird Ihnen sehr viel Zeit sparen. Versprochen.
Haben sie Erfahrung mit dem Laden von Daten? Welche Tools nutzen Sie?
