Hilfe, wie bekomme ich meine Daten aus der Cloud?

In seinem Artikel „Wie kommen meine Daten in die Cloud. Zwei Wege in die Wolke“ beschreibt Marc Kirsch, wie Daten nach Salesforce importiert werden können. Mindestens genauso häufig werde ich gefragt, wie man die Daten eigentlich wieder herausbekommt. Hier einige Beispiele, wie Sie an Ihre Daten kommen.

Bericht-Export

Eine große Stärke von Salesforce ist das Erstellen von Echtzeit-Berichten – auch durch Fachanwender. Mit wenigen Klicks können erstellte Berichte in eine Excel- oder CSV-Datei exportiert werden. Dies ist die einfachste Variante, Daten zu exportieren. Achten Sie darauf, die technische ID mit zu exportieren, falls ein Zurückspielen geplant ist.

Excel Connector

Über ein Excel-Plugin melden Sie sich mit Nutzername/Passwort bei Salesforce an. Sie wählen ein Objekt und sehen die entsprechenden Datensätze sofort in Excel. Bei Bedarf können sie diese auch in Excel modifizieren und mit einem Klick wieder in Salesforce aktualisieren. Aber Vorsicht: wenn Sie einen Bedienungsfehler machen, sind auch ruck-zuck hunderte wichtiger Datensätze überschrieben. Deshalb auf jeden Fall auf regelmäßige Datensicherung achten.

Datensicherung

Das Wiederherstellen von Daten durch Beauftragung von salesforce.com ist möglich, kostet aber Geld. Deshalb empfiehlt sich auf jeden Fall auch eine eigene Datensicherung, um bei Bedienungsfehlern darauf zurückgreifen zu können. Mit Hilfe des Salesforce Weekly Export Schedule werden – sofern gewünscht – wöchentlich alle Salesforce Daten in eine Dateistruktur exportiert. Auf der AppExchange gibt es zudem Tools zum einfachen Export in lokale Datenbanken oder für ein automatisiertes Backup bei einem anderen Cloud-Speicher-Dienst (z.B. Amazon).

Data (Un-)Loader

Der Data Loader ist die von salesforce.com kostenlos bereitgestellte Variante zum Laden von Daten. Der Data Loader kann jedoch nicht nur Daten laden, sondern auch exportieren. Auch Filter sind möglich, um gezielt bestimmte Daten zu exportieren. Weitere kostenlose Varianten für einfachen Daten-Export sind auf der AppExchange verfügbar.

API Programmierung

Alle Objekte und Felder, egal ob Standard oder selbst angelegt, lassen sich über API ansprechen. Entwickler Ihres Unternehmens können bei Bedarf individuelle Export-Funktionen schreiben und die Daten gleich mit gewünschter Logik weiterverarbeiten. Hierüber ist auch eine Realtime-Integration zwischen Systemen möglich.

SOQL Explorer

SOQL ist ein Salesforce Dialekt von SQL, der die Beziehung zwischen Objekten bereits kennt und ermöglicht, ohne Joins auf Felder verschiedener, in Beziehung stehender Objekte zuzugreifen. Mit dem SOQL Explorer kann eine beliebige Datenbankabfrage ausgeführt werden. Das Ergebnis lässt sich einfach als CSV-Datei exportieren.

Integration Tools

Sie können Salesforce relativ einfach, mit anderen Systemen, beispielsweise SAP ERP, integrieren. Dafür gibt es Integration Tools mit Hunderten von Applikationsadaptern. Sie sind sowohl für die Salesforce API als auch SAP, Microsoft Dynamics etc. zertifiziert und ermöglichen Systemintegration per Konfiguration statt Programmierung. Hierauf werde ich sicher noch in anderen Artikeln zu sprechen kommen. Einfache Exports als CSV oder in eine Datenbank sind mit diesen Tools ebenfalls möglich.

Wie Sie sehen, ist es also ganz einfach Daten wieder aus Salesforce herauszubekommen. Hinter Salesforce steckt genauso eine relationale Datenbank wie vermutlich hinter den meisten der anderen Systeme, mit denen Sie zu tun haben. Egal, ob fachliche Anwender oder IT-Guru, für jeden gibt es adäquate Methoden – wenn gewünscht mit Durchgriff bis auf Datenbankebene.