Es gibt zahlreiche Prozesse und Workflows, die sich mit Salesforce im Standard abbilden lassen (z.B. Lead-Konvertierung, Opportunity-Prozess). Ich möchte hier einen Überblick geben, welche Möglichkeiten die Salesforce Plattform force.com Administratoren bietet, um Prozesse in ihren eigenen unternehmensspezifischen Salesforce Erweiterungen und Apps zu gestalten. Im ersten Teil meines Beitrags geht es um die Auswahlliste in Verbindung mit einem benutzerdefinierten Objekt sowie einen „normalen“ Workflow. In Teil zwei werde ich mich dann den Themen „Genehmigungsprozess“, „Visual Workflow“ und „Visual Lifecycle“ widmen.

Auswahlliste

Die einfachste Art und Weise, um einen eigenen Geschäftsprozess abzubilden, ist eine Auswahlliste verbunden mit einem benutzerdefinierten Objekt. Stellen Sie sich vor, Sie benötigen eine einfache Bewerbungs-Applikation, in der Sie eingehende Bewerbungen entgegennehmen und im Team bearbeiten. Entweder Sie suchen sich eine passende App auf dem AppExchange oder Sie erstellen sie einfach selbst - beispielsweise als benutzerdefiniertes Objekt „Bewerbung“ mit Beziehung zu einem Lead oder Kontakt.

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Die Prozessphasen könnten beispielsweise sein:

1) Bewerbungseingang

2) Eingangsbestätigung

3) Bewerbung geprüft

4) Telefoninterview

5) Interview

6) Zusage

X) Absage

Die eingehende E-Mail könnten Sie zu einem neuen Datensatz des benutzerdefinierten Objekts hochladen und über den Datensatzinhaber innerhalb des HR-Teams weiterreichen. Über Chatter können Sie sich im Team über den Bewerber austauschen. Den Prozessfortschritt dokumentieren Sie, indem Sie die Auswahlliste je nach Phase umsetzen. So erhalten Sie in Berichten und Filtern immer den richtigen Blick auf die Bewerber-Pipeline sowie Erfolgsquoten.

Workflow

Ein Workflow in Salesforce erlaubt das Automatisieren von Arbeitsabläufen bei Salesforce Standard-Objekten, aber auch bei Ihren benutzerdefinierten Objekten. Im Workflow wird eingestellt, bei welchen Bedingungen Folgeaktivitäten ausgelöst werden sollen. Dies kann direkt beim Erstellen eines Datensatzes sein, aber auch wenn nur bestimmte Felder des Datensatzes definierte Werte enthalten. Ein Workflow kann beliebig viele Aktionen anstoßen.

Verfügbare Aktionen sind beispielsweise eine automatisch versendete E-Mail, eine automatisch erstellte Aufgabe oder eine Feldaktualisierung. In unserer Bewerbungs-App könnte der Bewerber z.B. automatisch eine E-Mail entsprechend eines dynamischen Templates erhalten, wenn der Status „2) Eingangsbestätigung“ gesetzt wird. Oder ein Kollege im Team könnte automatisch eine Aufgabe „Terminvereinbarung Telefoninterview“ zugewiesen bekommen, sobald der Status „Bewerbung geprüft“ erreicht wird.

Cross-Object Workflow

Hierbei können wie bei normalen Workflows E-Mails, Aufgaben und Feldaktualisierungen ausgelöst werden – allerdings objektübergreifend. Beispielsweise könnte der Typ des Accounts vom Wert „Interessent“ auf „Kunde“ geändert werden, sobald eine Opportunity gewonnen wird. Oder der Status eines Kundenvorgangs kann auf „Neue Nachricht“ gesetzt werden, sobald eine neue E-Mail eingeht. Der Cross-Object Workflow funktioniert nur mit bestimmten  Objekten – welche das sind, erfahren Sie in der Salesforce Hilfe.

Ihre Erfahrung?

Welche Auswahllisten- und Workflow-Möglichkeiten verwenden Sie in Ihrer Salesforce-Umgebung regelmäßig? Ich freue mich auf Ihr Feedback!