Schluss mit dem Dokumenten-Wahnsinn!

Aha, im Laufe meines Lebens soll ich als deutscher Otto Normalverbraucher einen Berg von Broten essen, "fast so hoch wie die Zugspitze – außerdem 3 Ochsen, 4 Kälber, 8 Schweine, 4 Hammel, 300 Hühner, 75 Gänse, 100 Tauben, 5000 Fische, 5000 Eier, 4 Tonnen Zucker und 500 Kilogramm Salz." Aber hat bitteschön mal jemand gemessen, wie viele "Berge" an Präsentationen, Excel-Sheets, Word-Briefen und allerlei Dateien anderer Formate, die in der einen oder anderen Art mit Prozessen des Unternehmens zu tun haben, ich während meines Berufslebens erstellt haben werde?

Das Erstellen ist natürlich kein Problem. Und das Verschicken an Kollegen, Kunden und Partner via E-Mail schon gar nicht. Doch beim alltäglichen Handhaben von wichtigen Angeboten, Marketingpräsentationen oder Service-Dokumentationen für Kunden fängt der Ärger an: Was wurde für wen präsentiert? Welches Angebot wurde wann versendet? Wo finde ich es gleich nochmal? Und welche ist nun die aktuellste Version der Präsentation? Die Antwort auf diese Fragen zu finden kostet Nerven, Zeit und damit Geld.

Smarte Verwaltung von Dateien – ein Traum?

Wäre es nicht wunderbar, wenn das Freigeben von Dateien im Unternehmen vereinfacht würde? Wenn man Präsentationen, Angebote oder Servicedokumente – ohne Suchen! – stets zur Hand hätte für die optimale Unterstützung von Vertrieb, Kundenservice und Marketing? Man stelle sich vor, von überall und jederzeit einfach auf diese Dateien zugreifen zu können und zu wissen: Ja, es ist die aktuellste Version! Und das Ganze auch noch im Kontext des Prozesses oder des jeweiligen Kunden oder Projekts. Traumhaft, oder?

Salesforce Files lässt Träume wahr werden

Mit Salesforce Files wird dieser Traum Realität: Wichtige Informationen liegen stets griffbereit vor. Dateien muss man nicht mehr suchen. Vielmehr sind sie auf Klick zu finden. Klingt einfach – ist es auch. Man arbeitet produktiver. Denn Dokumente sind nun direkt in den Geschäftsablauf integriert.

Marketingpräsentationen, Angebote und Servicevorgänge für einen Kunden werden einfach am Account-Datensatz im CRM-System gemanaged. Möchte man nun einen Überblick für diesen Kunden erhalten, findet man alles an einem einzigen Ort. Nicht verteilt als Anhänge in E-Mails oder auf dem Desktop unterschiedlicher Mitarbeiter. Vorbei sind damit die Zeiten, als man langwierig (laut oder still vor sich hin fluchend) nach Ansprechpartnern oder den Erstellern des gesuchten Dokuments fahnden musste.

 

Mobil verfügbar, sicher und immer aktuell

Alles an einem Ort. Klasse. Wie kommt man aber von unterwegs an die Dokumente, um einen Kunden mit aktuellsten Informationen zu beeindrucken? Ganz einfach: Die Dateien werden mit Salesforce Files auf allen Mobilgeräten synchronisiert. Damit wird sichergestellt, dass die Dateien immer auf dem aktuellsten Stand sind und man von jedem beliebigen Standort darauf zugreifen kann. Sicher? Sicher! Salesforce Files baut auf die Salesforce1 Platform auf und bietet daher dieselben Sicherheitskriterien, die uns als CRM-Marktführer auszeichnen.

Das glauben Sie alles nicht? Dann schauen Sie sich das hier einfach mal an!

PS: "8 Monate vergeuden wir, um unerwünschte E-Mails in den Papierkorb zu schmeißen", heißt es in dem eingangs zitierten Beitrag. Ich bin davon überzeugt: Mit Salesforce Files reduziert sich auch die Anzahl der E-Mails an die lieben Kollegen, die da lauten "Wer weiß, wo die xx-Präse liegt?", "Hilfe, ich brauche dringend das yy-Angebot, wer kann mir schnell die aktuelle Version zusenden?!" und so weiter und so fort :-)