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Haben Sie letzte Nacht mindestens acht Stunden geschlafen? Und zum Frühstück Müsli gegessen? Sind Sie mit dem Fahrrad statt dem Auto zur Arbeit gefahren? Und Ihr Schreibtisch ist tipptopp aufgeräumt? Haben Sie sich gerade eben noch niedliche Tierbilder angesehen? Am besten, nachdem Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus schickten. Dann haben Sie bereits fast alle Voraussetzungen erfüllt, um Ihre persönliche Produktivität zu steigern. Ein guter Moment, um sich zu fragen, wie Sie die Produktivität im Unternehmen optimieren können.

Der Komplexität den Kampf ansagen?

Um Unternehmen produktiver zu machen, raten Experten gerne dazu, die Unternehmensstrukturen zu vereinfachen. Flache Hierarchien schaffen es, die Abstimmungswege zu verkürzen und mehr Eigenverantwortung in die Hände Einzelner legen – mit anderen Worten: Allem, was komplex wirkt, den Kampf ansagen.

Eine reflexartige Reaktion auf die Erkenntnis, dass die Komplexität digitalisierter Arbeitsabläufe stetig zunimmt und die Kundenerwartungen an die Leistungsfähigkeit ihrer Dienstleister ständig wachsen. Gut gemeinte Ratschläge, die aber an der Realität vorbeigehen. Denn die Welt, in der wir arbeiten, ist komplex und wird täglich komplexer. Und Vereinfachungen in der Unternehmensorganisation und in der Strukturierung täglicher Arbeitsabläufe zur Produktivitätssteigerung bleiben Lippenbekenntnisse. Zumindest so lange sie an die Fähigkeiten von Menschen gekoppelt werden, autonom Entscheidungen zu treffen und immer genau zu wissen, welchen Schritt sie als nächsten tun oder welchen Kollegen sie in einen Prozess involvieren müssen. Im Zweifelsfall führt dieses Vorgehen zu mehr Meetings und einer noch geringeren Produktivität. Das geht auch anders.

Optimierungen entstehen im Mikro-Management

Um es vorweg zu nehmen: Ohne eine grundlegende operative Ausrichtung Ihrer Unternehmensorganisation auf agile Arbeitsabläufe wird die Produktivität von Projekt-Teams immer mehr hinter den Erwartungen von Kunden und Vorgesetzten zurückbleiben. Und das gilt sowohl für Projekte im B2B- als auch im B2C-Bereich. Wenn die Räder sich immer schneller drehen sollen, benötigen Sie Steuerungssysteme, damit Ihr Team trotz steigender Komplexität nicht aus der Kurve fliegt.

Das klingt zunächst einmal nach Investitionen – in Schulungen von Mitarbeitern, in Lizenzen für eine zu Ihrem Unternehmen passende Software für die Projektplanung, in flächendeckende, performante Hardware und in die Kundenkommunikation. Doch Zeit und Geld sind bekanntlich die Ressourcen, die im Kreislauf aus Abgabeterminen, Präsentationen, Budget-Kürzungen und günstigeren Konkurrenten am schwierigsten zu beschaffen sind.

Da große Lösungen auch intern in der Regel auf mehr Widerstand stoßen, empfehlen sich zuerst Optimierungen im Mikro-Management von Meetings.

Vom unproduktiven zum produktiven Meeting

Beginnen wir mit einem der größten Produktivitätskiller – dem Meeting. Die Aussage „Nicht schon wieder ein Meeting“ gehört zu den Standardsätzen des Flurfunks und begründet oftmals, warum ein Arbeitstag als stressig empfunden wird. Die folgenden Regeln können helfen:

  • Agenda: Formulieren Sie das Meeting-Ziel und weisen Sie im Vorfeld jedem Teilnehmer begründete Aufgaben zu, die dem Erreichen des Ziels dienen.
  • Skalierung: Das Projekt muss Fahrt aufnehmen? Dann halten Sie das Meeting kurz – 15 Minuten genügen, um die Tagesziele jedes Einzelnen zu definieren, ohne sich in Inhalten zu verlieren.
  • Teamwork: Lassen Sie Teilnehmer ihre Arbeitsergebnisse vorstellen. Das steigert das Verantwortungsbewusstsein und hilft bei der individuellen Einschätzung der Produktivität.
  • Advokat des Kunden: Wenn Sie es nicht selber sind, ziehen sie einen Kollegen hinzu, der jeden Arbeitsschritt dahingehend beleuchtet, ob er den Kundenerwartungen entspricht.
  • Fazit: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen. Üben Sie direkt Kritik und geben Sie jedem Teilnehmer ein konkretes Ziel für das nächste Meeting mit auf den Weg.

Unternehmensorganisation beginnt mit Selbstorganisation

Sie schreiben täglich Ihre Stunden in das neue Zeiterfassung-Tool, antworten sofort auf jede E-Mail, verbringen Mittagspausen am Rechner und reagieren zuvorkommend, sobald Kollegen an Ihrem Arbeitsplatz erscheinen. Und fragen sich, warum Sie mit der Arbeit nicht hinterherkommen? Genau aus diesen Gründen. Denn Produktivität braucht Fokussierung – auch auf die Regeneration.

Sehen Sie Arbeitstage doch wie Sprints in einem Scrum-Projekt. Ursprünglich für die Software-Programmierung entwickelt, lässt sich dieses iterative Vorgehensmodell mit wenigen Anpassungen auch für Marketing-Projekte nutzen – und als theoretisches Modell auf die Arbeitsorganisation übertragen: Es beginnt mit der Erstellung eines Projekt-Backlogs, in Ihrem Fall also mit allen Produktionszielen, die Sie bis zum Projektabschluss erreichen sollen. Vergewissern Sie sich im Austausch mit Ihrem Team, ob diese Ziele zu deren Aufgaben passen und ineinandergreifen. Unterteilen Sie die Ziele in einzelne Schritte, um sie auf Wochentage zu verteilen und werden Sie so zum „Master“ Ihres Arbeitstages.

Vom Mikro-Management zum Makro-Management

Ob sich ein konkretes Modell wie Scrum auf Ihre Unternehmensorganisation übertragen lässt, bedarf einer Einzelfall-Analyse. Wie aber eingangs bereits erwähnt, werden agile Arbeitsabläufe – nicht zuletzt im Radius der von der Bundesregierung postulierten „Industrie 4.0“ – auch im Marketing zunehmend wichtiger.

In Zeiten von Smart Grid  und des „Internets der Dinge“, in denen Qualität und Flexibilität sowie Kosten-, Zeit- und Ressourceneffizienz internetbasiert gesteuert werden, müssen Marketing und Vertrieb auf vergleichbarem Niveau operieren, um die Anforderungen vieler Kunden überhaupt noch richtig interpretieren zu können.

Kreative Exzellenz und die Entwicklung von Marketing-Ideen lassen sich nach wie vor nicht systematisieren. Die Chance liegt in der Verknüpfung dieser besonderen Dienstleistungen mit dem Komfort und uneingeschränkten Zugriff, den modernste Informations- und Kommunikationstechniken bieten. Sofern dieser Prozess nicht bereits in vollem Gange ist, ist eine Ausrichtung der Unternehmensorganisation auf webbasierte, agile Arbeitsabläufe notwendig, um höherer Komplexität und zeitlicher Beschleunigung tatsächlich mit mehr Produktivität zu begegnen.

Hilfreiche Ansätze für mehr Produktivität

Sind in Ihrem Unternehmen mehrere Mitarbeiter für den Kundenkontakt zuständig, kann eine mobile CRM-Plattform die Lösung sein, um die Zusammenarbeit auf Basis gemeinsamer Daten-Ressourcen und unabhängig von stationären Arbeitsplätzen sicherzustellen.

Die Etablierung einer webbasierten Arbeitsplattform mit den Funktionsweisen eines sozialen Netzwerkes ist eine weitere Option, um den gemeinsamen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen und im Privatleben längst etablierte Nutzungs- und Kommunikationsvorlieben auf die Arbeitswelt zu übertragen.

Eine webbasierte Schnittstelle zum Kunden sollte existieren. Heißt Ihr wichtigstes Werkzeug im regelmäßigen Kontakt mit wichtigen Kunden noch immer „E-Mail“, drängt die Zeit, bevor der Kunde oder die Konkurrenz so eine Schnittstelle vorschlägt.

Es gibt zahlreiche Tools, um die Unternehmensstruktur hin zu webbasierten Projektabwicklungen zu verändern. Keines sollte spontan implementiert werden. Ist es auf die Anforderungen Ihres Unternehmens skalierbar? Ist es nutzerfreundlich? Verfügt es über Schnittstellen? Lässt es sich weiterentwickeln? Fragen wie diese sollten im Vorfeld beantwortet werden.

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