Winter ‘17 Release: Integrierter E-Commerce, verbessertes Lead-Management und mehr Sicherheit

Erneut steht ein Update von Salesforce vor der Tür und überrascht uns mit vielen Neuerungen und Verbesserungen von neuen Oberflächen bis hin zu erweiterten Sicherheitseinstellungen. Salesforce1 wird immer mehr zum mobilen Arbeitsplatz. Der Salesforce Winter ‘17 Release bringt insgesamt über 300 neue Features, darunter sind 65 000 Ideen aus der IdeaExchange eingeflossen. PARX präsentiert Ihnen eine Zusammenfassung der besonderen Highlights. Von Alessandro Tauriello, Consultant bei PARX

Anpassungen an der Lightning Benutzeroberfläche

Sie haben gesprochen, Salesforce hat zugehört. Basierend auf zahlreichem Feedback von Kunden und Partnern hat Salesforce die Lightning Oberfläche mit einem neuen Look ausgestattet.

Die vertikale Navigation kehrt zurück in die Horizontale. Diese kleine, aber doch bedeutende Änderung sorgt für einen leichteren Umstieg von Salesforce Classic auf die Lightning Experience. Auch wurden damit die Symbole mit Labels ersetzt, sodass ein Aufklappen des Menüs nicht mehr notwendig ist. Ein weiterer Vorteil der neuen Oberfläche verbirgt sich im Untermenü der neuen Navigation: Nicht nur, dass an erster Stelle die Option besteht, einen neuen Datensatz von gewählten Objekten anzulegen. Es wird zugleich auch eine bestimmte Anzahl an «zuletzt angesehenen» Datensätzen mit aufgelistet.

Im Redesign der Oberfläche wurde dem Salesforce App Launcher besondere Beachtung geschenkt.

Der Launcher enthält eine integrierte Suche, um auf eine gewünschte App oder zur Übersicht von Objekten wie Accounts oder Kontakte zu wechseln. Der Launcher motiviert dazu, die einzelnen Apps in Salesforce mit den jeweiligen wichtigen Objekten im Menü zu bestücken. Dadurch kann schnell auf Punkte zugegriffen werden, die in der Navigation fehlen.

Der Wechsel zur neuen Oberfläche erfolgt automatisch für alle Instanzen, die Lightning Experience aktiviert haben und nutzen. Das betrifft sowohl die produktiven Organisationen, als auch die Sandboxes. Die bereits existierenden Apps in einer Instanz werden ohne Eingriff des Administrators im neuen App Launcher migriert. Die mobile Anwendung Salesforce1 ist von dieser Änderung nicht betroffen.

Unternehmen, die noch Salesforce Classic einsetzen und den Wechsel zur neuen Oberfläche evaluieren, sollten beachten, dass die Änderungshistorie eines Datensatzes nicht mehr dargestellt wird. Der Verlauf einer Änderung an einem Feld in Lightning kann nur noch im Chatter Feed gelesen werden. Chatter sollte in der Instanz daher aktiviert sein.

Salesforce Commerce Cloud – Einkaufserlebnisse mit Salesforce

Salesforce hat ebenfalls sein Produktportfolio erweitert. Ab sofort ist das neue Produkt Salesforce Commerce Cloud verfügbar. Die Lösung basiert auf der kürzlich akquirierten Technologie von Demandware und sorgt für noch mehr Kundennähe: Eine E-Commerce-Lösung, integriert in der Sales-, Marketing- und Support-Plattform.

Diese Plattform ist jedoch nicht nur als ein reiner Webshop mit direkter Anbindung an den Kundendatensätzen zu betrachten. Mit der neu vorgestellten künstlichen Intelligenz «Salesforce Einstein» soll der Kunde individuell angesprochen werden. Die Salesforce Commerce Cloud sorgt für personalisierte Produktempfehlungen für den Seitenbesucher und gestaltet die Suchergebnisse in der passenden Reihenfolge, basierend auf dem Profil des Kunden. Mit dieser Art der Navigation bekommt der Händler Einblicke, wie es zu einer bestimmten Kaufentscheidung gekommen ist. Durch diese Analyse hilft «Salesforce Commerce Cloud Einstein» dem Händler bei der Optimierung der Vermarktungsstrategie.

Die Commerce Cloud arbeitet zudem mit dem mobilen Bezahlsystem Apple Pay: Die Integration des mobilen Bezahlsystems von Apple sorgt für einen einfachen und sicheren Bezahlvorgang. Für Nutzer der Apple Produkte iPhone, iPad und Mac ist dieser Vorgang besonders benutzerfreundlich. Demandware bietet aber auch Alternativen, so ist diese auch mit anderen Bezahlsystemen, wie bspw. PayPal, ausgerüstet – so ist Apple Pay in Deutschland, Österreich und vielen weiteren europäischen Ländern noch nicht vollständig angekommen.

Kanban für Leads, Verträge und Kampagnen

Nach der Einführung einer visuellen Überwachung mehrerer Opportunities durch ein Kanban-Board im Frühjahr 2016, wurde diese Möglichkeit nun auch für Leads, Verträge und Kampagnen realisiert.

Mit einem einfachen Drag & Drop können so einzelne Datensätze in die nächste Phase verschoben und deren Status aktualisiert werden. Um diese Ansicht aufzurufen, muss bei der Übersicht der Datensätze im Menü «Ansicht» die Option «Kanban» ausgewählt werden.

Was passiert aber, wenn bei einem Statuswechsel eine Validierungsregel eingreift und das Update verhindert? Tritt ein solcher Fall auf, erscheint ein Popup mit der Meldung der Validierungsregel. Erst wenn die jeweiligen Pflichtfelder und Konditionen erfüllt sind, kann der Status-Wechsel mittels Drag & Drop erfolgreich ausgeführt werden. Leider muss der Vorgang wiederholt werden, damit ein Update auf dem Status erfolgt. Es bleibt zu hoffen, dass dies mit dem nächsten Release automatisiert wird.

Eine weitere Neuerung im Kanban-Board ist die Option, Datensätze direkt aus der Kanban-Ansicht zu bearbeiten oder zu entfernen.

Die Nutzung der Kanban-Boards ist nur für Instanzen mit Lightning Experience verfügbar.

Verbessertes Lead Management mit der Lead Queue-Funktion

Die Warteschlangen für Leads sind eine großartige Methode, um neu eingetroffene Leads nach Prioritäten zu ordnen und diese den Vertriebsmitarbeitern zuzuweisen. Sind die Leads einer Warteschlange zugeordnet, muss man nur noch den Besitzer auf den Vertriebsmitarbeiter ändern, damit die Zuweisung entsprechend erfolgt. In Salesforce Classic war dieser Schritt mit ein paar Mausklicks erledigt. In der Lightning Experience hingegen gestaltet sich das umständlicher. Jetzt aber können die Vertriebsmitarbeiter bis zu 200 Leads direkt auswählen. Diese können sie auf sich selbst übertragen, indem sie nach der Auswahl auf «akzeptieren» klicken.

Diese Funktionalität ist sowohl für Salesforce Classic als auch im Lightning Experience ab Winter ‘17 freigeschaltet.

Google Kalender in Salesforce integrieren

Das Feature «Lightning für Gmail» ist noch in der Beta-Phase, aber sehr praktisch. Mit dieser Funktion können Einträge im Google Kalender mit Salesforce synchronisiert werden. Dabei lässt sich konfigurieren, welche Art von Einträgen in Salesforce gespiegelt werden sollen – zum Beispiel privat markierten Ereignisse. Auch lässt sich festlegen, ob der Löschvorgang von Kalendereinträgen in Google mit Salesforce synchronisiert werden soll.

Das Feature ist allerdings noch nicht vollständig ausgereift. Viele Funktionen sind in der jetzigen Version nicht enthalten, darunter folgende:

  • Kontakte synchronisieren
  • Kalendereinträge von Salesforce mit Google Kalender synchronisieren
  • Wiederkehrende Ereignisse synchronisieren
  • Details zu den eingeladenen Personen einsehen
  • Status «Verfügbar» oder «Verhindert» für Ereignisse synchronisieren
  • Feldzuordnungen zwischen Salesforce und Google bestimmen

Da sich «Lightning für Google» noch in der Beta-Phase befindet, ist zu erwarten, dass bis zum endgültigen Release weitere Features folgen.

Verwalten der Picklisten an einer zentralen Stelle

Im Summer’16 Release präsentierte Salesforce die globalen Auswahllisten. Zu dem Zeitpunkt war das Feature noch in der Beta-Version zu finden, mittlerweile ist dieses Feature allgemein verfügbar. Die globalen Auswahllisten helfen, Werte für die Picklisten an einer zentralen Stelle zu verwalten und in der kompletten Instanz zur Verfügung zu stellen. Dies erspart die Verwaltung von Auswahllisten, welche sich an unterschiedlichen Objekten befinden und den gleichen Inhalt besitzen sollen. Die Werte für die globalen Auswahllisten werden im Setup unter dem Punkt «Auswahllistenwerte» erstellt. Mit dieser Einstellung können unterschiedliche Auswahllisten angelegt und eine Gruppe mit möglich wählbaren Werten hinterlegt werden.

Anschließend lässt sich eine neue Auswahlliste in den jeweiligen Standard- und Custom-Objekten hinzufügen. Statt die einzelnen Werte im darunterliegenden Feld einzutragen, kann mit der Option «Wertesatz aus globaler Auswahlliste verwenden» eine globale Auswahlliste gewählt werden. Dadurch sind die dazugehörigen Werte in der Liste automatisch verfügbar.

Neu im Winter ‘17 Release: Die Werte in einer globalen Auswahlliste können jetzt ersetzt werden. Dies muss aber manuell bei allen Auswahllisten mit der Referenz zu den globalen Auswahllistenwerten durchgeführt werden. Ebenfalls zu beachten ist, dass Auswahllisten mit besagter Referenz auf die gewählten Auswahllistenwerte beschränkt sind. Dies kann dazu führen, dass beim Importieren von Datensätzen aus einem anderen System oder über eine Schnittstelle eine Fehlermeldung aufschlägt, falls die Werte des Fremdsystems nicht mit denen aus der globalen Auswahlliste übereinstimmen. Die Verwaltung der globalen Auswahllisten ist für Salesforce Classic und Lightning Experience verfügbar.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen

Auch im Bereich Sicherheit gibt es neue Funktionen: Von erweiterten Einstellungen für die Zwei-Faktoren-Authentifizierung bis hin zur Anmeldung ohne Kennwort. Salesforce hat dafür gesorgt, dass diese Neuerungen sowohl für Salesforce Classic als auch für Lightning Experience zur Verfügung stehen.

Mehrere Authentifizierungsanwendungen pro Benutzer

Wer bereits die Zwei-Faktoren-Authentifizierung in Salesforce eingerichtet hat, weiß, dass hier eine Entscheidung gefällt werden muss. Entweder nutzt man eine Authentifizierungsanwendung wie Google Authenticator oder Authy, um sämtliche Passwörter in einer Anwendung zu sammeln – oder es fällt die Wahl auf die Salesforce App «Salesforce Authenticator». Mit dem neuen Release können allerdings beide Mechanismen genutzt werden. Im Datensatz des Benutzers können Verbindungen unter «Anwendungsregistrierung: Generator für Einmalkennwörter» und für Salesforce Authenticator unter «Anwendungsregistrierung: Salesforce Authenticator» hergestellt werden.

Die Zwei-Faktoren-Authentifizierung ist eine besondere Art der Anmeldung für benutzerbasierte Anwendungen. Der Anwender muss nicht nur seinen Benutzernamen und das Kennwort kennen, sondern sollte zudem eine weitere App zur Hand haben, um nach der ersten Anmeldung einen zeitbasierten 6-stelligen Code einzugeben. In der Regel wird diese Anwendung auf einem Smartphone installiert. Das birgt andererseits das Risiko, dass ein Login nur mit der besagten App funktioniert. Bei Verlust des Smartphones, hat man sich zunächst «ausgesperrt».

Identitätsüberprüfung mittels U2F-Sicherheitsschlüssel

Für Unternehmen, bei denen eine Identitätsprüfung nicht über Smartphones erfolgt, kann ein U2F-Sicherheitsschlüssel die richtige Alternative sein. Dieser Schlüssel dient für den Benutzer als eine zweite Authentifizierung in Form eines USB-Sticks. Statt einen Code am Bildschirm einzugeben, muss der Anwender eine Taste auf dem Stick drücken. Diese Art der Anmeldung sorgt für einen gesicherten Schutz vor Phishing im Netz.

Mit dem neuen Update ist diese Art der zusätzlichen Authentifizierung auch in Salesforce möglich. Dafür muss lediglich der Administrator der Instanz die Sicherheitsschlüssel-(U2F-)Methode in den Sitzungseinstellungen aktivieren. Sobald dies erfolgt ist, kann jeder Benutzer die Registrierung der Schlüssel auf der Seite «Erweiterte Benutzerdetails» selbst vornehmen.

Dabei sind folgende Punkte noch zu erwähnen:

  • Das Unternehmen kann seine eigenen Sicherheitsschlüssel verwenden. Die Geräte müssen nicht vorab von einem IT-Mitarbeiter oder Administrator registriert werden.
  • Achten Sie auf das FIDO U2F-Logo, um sicherzugehen, dass das Gerät mit dem U2F-Protokoll kompatibel ist.
  • Sicherheitsschlüssel sind keine biometrischen Geräte, auch wenn diese über eine Taste verfügen, die der Benutzer zur Aktivierung des Geräts betätigen muss.
  • Ab dem Winter '17 Release wird diese Methode zur Identitätsüberprüfung nur in Google Chrome Version 41 oder höher unterstützt, da dies der einzige Browser ist, der U2F nativ unterstützt.

Lightning Login – Kein Kennwort mehr notwendig

Kennwörter sind notwendig, damit sensible Daten der Kunden und eigene Informationen geschützt werden können. Doch viel zu oft sind die frei wählbaren Passwörter schwach oder zu komplex, um sich diese zu merken. Aus diesem Grund hat Salesforce eine weitere Innovation anzubieten: Lightning Login. Mit dieser Authentifizierungsmethode muss man sich lediglich einen Benutzernamen merken. Zudem ist ein Smartphone notwendig. Auf dem Smartphone muss die Anwendung Salesforce Authenticator installiert sein, wobei der Benutzer die Berechtigung benötigt, um Lightning Login anzuwenden.

Die Vorgehensweise ist leicht erklärt:

  1. Tragen Sie Ihren Benutzernamen in Salesforce ein und klicken Sie auf «Anmelden».
  2. Tippen Sie die Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone, um die App Salesforce Authenticator zu öffnen.
  3. Verifizieren Sie Ihre Identität mit Ihrem Fingerabdruck oder einem PIN-Code.

Diese Funktionalität hat ähnliche Sicherheitsaspekte wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der Benutzer ist davon befreit, sein Kennwort auf der Salesforce Anmeldeseite einzugeben. Allerdings muss der Anwender über das eigene Smartphone eine Kennung in Form eines Fingerabdrucks oder einer PIN eingeben. Im Falle von Verlust des Smartphones, kann jedoch eine Anmeldung nur mit dem Benutzernamen und Kennwort erfolgen.

Voraussetzung für Lightning Login ist ein Smartphone, basierend auf Android oder iOS sowie die Anwendung «Salesforce Authenticator» ab Version 2.

Anmeldung nur noch über HTTPS

Neu: Das Login in Salesforce muss nun über HTTPS erfolgen. Ab dem Winter ‘17 Release wird automatisch an https://yourInstance.salesforce.com weitergeleitet, falls man die Seite mit HTTP gewählt hat. Sollte man jedoch versuchen, sich über HTTP mit einer URL anzumelden, die einen Benutzernamen und ein Kennwort in der Abfragezeichenfolge beinhaltet, erhält man einen Fehlermeldung.

Neuerungen in der mobilen Salesforce-Anwendung

Auch in der mobilen Version von Salesforce finden sich viele Neuerungen, die dem Mitarbeiter im Außendienst oder unterwegs helfen, die gewohnten Aktionen auf dem Smartphone auszuführen.

SMS senden mit Salesforce1

Im Bereich der Smartphones ist es bisweilen leider noch recht zeitraubend, zwischen zwei Anwendungen hin und her zu wechseln. Es kann sich als eine kleine Herausforderung darstellen, schnell auf eine Frage von einem Lead per SMS zu antworten und die benötigten Details parat zu haben.

Hierfür hat Salesforce nachgebessert und die notwendigen Schritte eingeleitet, damit die natürliche Funktion eines Smartphones auch in der Anwendung vorzufinden ist. Doch es gelten einige Voraussetzungen, damit eine SMS an den Kontakt in Salesforce gesendet werden kann:

  • Auf dem Gerät muss die Möglichkeit, SMS-Nachrichten zu verschicken, aktiviert sein
  • Im betreffenden Datensatz muss eine gültige Rufnummer im Feld «Telefon» hinterlegt sein

Mit der Aktion «Text senden» wird die Nachrichtenanwendung auf dem Gerät des Benutzers aufgerufen und eine neue Nachricht an, die im Datensatz angegebene Telefonnummer gesendet. Diese Aktion steht für Accounts, Kontakte, Leads und Personenaccounts zur Verfügung.

Opportunities mit Produkten bereichern in Salesforce1

Ebenfalls neu: Opportunities können nun auch von unterwegs in Salesforce1 komplexer bearbeitet werden. Eine neue Aktion, die sich hier wiederfinden lässt, ist das «Hinzufügen von Produkten» in der Produktansicht einer Opportunity.

Der Benutzer wird zur Wahl eines Preisbuchs gebeten, falls für die Opportunity noch kein Preisbuch ausgewählt worden ist und noch mehrere Preisbücher in der Instanz vorhanden sind. Ist hingegen nur ein Preisbuch in der Instanz vorhanden, wird dieses automatisch übernommen.

Datensatztypen in Salesforce1 ändern

Die Funktion, einen Datensatztypen für einen bestehenden Datensatz zu ändern, wurde nun endlich auch für Salesforce1 eingeführt. Über die Aktion «Datensatztyp ändern» gelangt man zur Ansicht mit den unterschiedlichen Datensatztypen, welche zur Auswahl stehen.

Vorankündigung: Update auf Ihrem iOS-Gerät ausführen

Ab dem Spring ’17 Release wird für Salesforce1 iOS 10 erforderlich. Salesforce hebt demnach die Mindestvoraussetzung in Bezug auf das mobile Betriebssystem von Apples Geräten an.

Das Ende für BlackBerry

Wie bereits in den Versionshinweisen im Winter ‘16 Release angekündigt, wird die Unterstützung für die Salesforce1 App auf dem mobilen Browser der BlackBerry-Geräte mit dem Winter ‘17 Release enden. Die Salesforce1-Anwendung für BlackBerry Z10 und Z30 ist zwar weiterhin über den Browser ausführbar, Salesforce bietet jedoch keine Fehlerbehebungen, Verbesserungen und technische Unterstützung mehr an. Daher wird empfohlen, auf die Anwendung «Connect to Salesforce» zu wechseln, dessen Bezug über BlackBerry World möglich ist.

LinkedIn-Pilotprogramm wird nicht mehr unterstützt

Das LinkedIn-Pilotprogramm wird aufgrund der LinkedIn-Richtlinienänderungen nicht mehr unterstützt. Wenn man am LinkedIn-Pilotprogramm teilnimmt, sollten daher die synchronisierten LinkedIn-Accounts sowie die Social Posts und Personas aus LinkedIn entfernt werden.

Wie immer handelt es sich hierbei nur um eine Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen dieser Version. Wenn Sie mehr über andere Funktionen oder die hier erwähnten Neuerungen erfahren möchten, sehen Sie sich die neueste Ausgabe der Release Notes an oder setzen Sie sich mit PARX in Verbindung.