Im Februar verwandelte Salesforce seine World Tour-Konferenz in Sydney innerhalb von zehn Tagen in ein virtuelles Event. Hier erfahren Sie, was wir daraus gelernt haben, und erhalten Tipps zur Umsetzung für Ihr eigenes Unternehmen.

Letzten Monat haben wir aufgrund der von COVID-19 verursachten beispiellosen Situation die Salesforce World Tour innerhalb von zehn Tagen in ein virtuelles Event verwandelt. Diese jährliche Konferenz ist die größte Salesforce Veranstaltung in der Region Asien/Pazifik. Sie zieht über 10.000 Besucher an, und ihre Vorbereitung dauert mehr als sechs Monate. Unser umgestaltetes Event verzeichnete über 13.000 registrierte Teilnehmer und 80.000 „Salesforce Live“-Aufrufe. 

Auch andere Unternehmen stellen sich ähnlichen Herausforderungen, indem sie wichtige Veranstaltungen in den virtuellen Raum verlagern. Dieser Artikel richtet sich an diejenigen, die vor der schwierigen Entscheidung stehen, große Veranstaltungen von Präsenz- in Online-Events zu verwandeln. Wir teilen unsere Erfahrungen, damit auch Sie daraus lernen können.

1. Die Fakten ermitteln und ein Team zusammenstellen

Trotz der Hürden, die wir bei diesem enormen Umbau überwinden mussten, nahmen wir die Gelegenheit wahr, etwas Besonderes zu tun. Live-Streaming- und Konferenztools sind leichter verfügbar denn je, und Online-Events können nun viel kostengünstiger produziert werden. Auch weist nichts darauf hin, dass Online-Versammlungen nur ein vorübergehender Trend sind. Laut Prognosen von Cisco werden bis 2022 82 % des gesamten Internet-Traffics auf Video entfallen.

Derek Laney, Head of Solutions and Product Marketing für Asien/Pazifik bei Salesforce, erklärt, sein Team diskutiere bereits seit Jahren über die Einführung von Online-Events. Er freue sich trotz der Herausforderungen auf die Neuplanung der Konferenz. 

„Wir hatten noch nie etwas Derartiges getan“, berichtet er. „Es sprach also nichts dagegen, etwas Neues auszuprobieren.“

Beginnen wir mit vier Punkten, die bei der Strategie zu beachten sind: 

  • Überzeugen Sie die Unternehmensführung mit visuellem Material

  • Erstellen Sie nach Bedarf neue Teams

  • Setzen Sie häufige Besprechungen an

  • Setzen Sie konsequent Prioritäten, die Sie täglich nach Bedarf neu festlegen

Das Marketingteam für Asien/Pazifik (APAC) betreute die Einrichtung einer Reihe von Arbeitssträngen für World Tour Sydney. Jeder Strang zielte auf einen anderen Aspekt der Veranstaltung ab: Inhalt, Beteiligung und Kommunikation. Andere Teilgruppen arbeiteten an Themen wie Online-Streaming, Live-Demos und Kundenmanagement.

Durch regelmäßige Besprechungen wurde dafür gesorgt, dass alle wussten, welche Ergebnisse am dringlichsten waren. Morgens wurden Besprechungen mit dem Headquarter in den USA und nachmittags mit den lokalen APAC-Teams abgehalten. „Aufgrund der Zeitdifferenz waren Mitarbeiter fast rund um die Uhr bei der Arbeit“, berichtet Renata Bertram, Vice President, Australia and New Zealand (ANZ) Marketing. 

Bertram fügt hinzu, dass es für den Erfolg wichtig war, gleich von Anfang an Unterstützung auf höchster Ebene zu gewinnen. „Wir haben recht schnell erkannt, wie wichtig Visuals waren, um Beteiligten eine Vorstellung von dem Event und den sichtbaren Ergebnissen zu vermitteln“, erklärt sie. „Wir haben zum Beispiel Folien erstellt, um die Betrachtung einer Präsentation auf einem Bildschirm zu replizieren.“

Konsequente Priorisierung war wichtig. „Ich habe aufgehört, alle Fragen zu beantworten, sodass wir uns auf die Priorisierung konzentrieren konnten“, berichtet Laney. „Wir wollten nicht von den vielen Herausforderungen erdrückt werden, die bewältigt werden mussten.”

2. Eine Auswahlliste von Inhalten erstellen

Unser World Tour Sydney-Team fand einen Sendestandort und begann dann, an den Programminhalten zu arbeiten. Gleich in den ersten paar Stunden wurde ein „War-Room“-Team eingesetzt.

Am ersten Tag wurde bestimmt, welche der 150 Sitzungen der Veranstaltung sich am besten für ein virtuelles Format eigneten. Wir entwickelten einen Plan für die 30 am besten geeignetsten Sessions und das Personal, das dafür benötigt wurde. Laney empfahl eine Zusammenarbeit mit dem umfassenderen Team nach dem „Need-to-know“-Prinzip, um termingerecht voranzukommen. 

„Ein wenig Unklarheit über den Prozess ist OK“, erklärt er. „Das heißt nicht, dass wir Dinge geheim gehalten haben, aber wir mussten fokussieren. Wenn Ideen einer größeren Gruppe offengelegt werden, kann dies die Konzentration stören.” 

Um Interessenkonflikte zu vermeiden, müssen die leitenden Organisatoren bestimmen, wann offene Zusammenarbeit und wann direktives Handeln angemessen ist.

 

3. Überlegen, wie sich ein Online-Publikum gewinnen lässt

Als Nächstes präsentierten wir die einzelnen Elemente, die für das Präsenz-Event geplant waren. Wir bestimmten Stück für Stück, wie wir mit den vorhandenen Ressourcen die Richtung wechseln konnten. Dabei spielte Outsourcing eine zentrale Rolle. Viele unserer Dienstleister waren in der Lage, umzuplanen und ein überzeugendes Online-Erlebnis zu schaffen. Unser Partner für audiovisuelle Produktion zum Beispiel hatte umfassende Fernseherfahrung. So konnte er schnell ein überzeugendes digitales Multichannel-Erlebnis schaffen.

Wir haben auch erwogen, was wir in das neue Format übernehmen könnten. Digitale Inhalte, die zur Projizierung an die Rückwand einer Ausstellungshalle entwickelt wurden, wurden als interessanter Hintergrund für Online-Sitzungen verwendet. Die Messestandbauer bauten Studios, in denen das Inhaltsteam die Sitzungen filmen konnte.

Bertram erklärte, es müsse eine Arbeitsgruppe mit Fokus auf diejenigen geben, die sich darauf vorbereitet hatten, einen Tag lang an einem Präsenz-Event teilzunehmen und Leuten persönlich zu begegnen.

„Das Streaming von Inhalten geht relativ einfach, aber wie lässt sich die Interaktion in beide Richtungen realisieren?“, fragt Stuart Frank, Director of Strategic Events Asia Pacific.

Zur ursprünglichen Live-Veranstaltung gehörte eine Messehalle, also entwickelte unser Team ein digitales Erlebnis, das dem Besuch von Messeständen nachempfunden war. Teilnehmer aus der ganzen Welt konnten 18 virtuelle Räume besuchen, die auf Salesforce Customer 360 basierten. Jeder Raum wurde von einem Experten des Unternehmens präsentiert, der Demos mit Besuchern teilte und in Echtzeit Fragen beantwortete. Wie dieses Video zeigt, konnten sich Besucher mit dem Inhalt aktiver auseinandersetzen als beim Ansehen eines Videos und lockerer als bei einem terminierten Meeting.

Alena Fereday, eine Community Cloud-Lösungsingenieurin bei Salesforce, die bei der Entwicklung des digitalen Events mithalf, hat diesen Tipp: „Allen, die etwas Ähnliches versuchen möchten, schlagen wir vor, schnell ein funktionierendes Event zu erstellen, damit Zeit bleibt, es zu optimieren. Das hat sehr viel ausgemacht.“ 

Auch über Social Media lassen sich Highlights teilen und Elemente einer Live-Interaktion bewahren. Zwar wurde dies für Sydney noch nicht realisiert, aber unser Social-Team arbeitet daran, den Mix durch interaktive Aktivitäten wie Wettbewerbe, F&A-Sessions, Umfragen und Ähnliches aufzulockern.

4. Das Team auf die Live-Kamera vorbereiten

In einem Studio vor der Kamera zu stehen, fühlt sich ganz anders an als ein Auftritt vor einem Live-Publikum. Sprechern, die an ein Publikum gewöhnt sind, fehlt nun die direkte Resonanz, und daher müssen sie viel Selbstvertrauen ausstrahlen, um das Publikum mitzureißen. Zeigen Sie den Sprechern, wie das Studio und das gesamte Erlebnis für die Zuschauer aussehen wird.

Ermuntern Sie Referenten, so früh wie möglich vor einer Kamera zu üben. Geben Sie ihnen dann die Gelegenheit, ihr Auftreten in Videos zu prüfen. So können sie sich in die Zuschauer hineinversetzen und ihren Vortragsstil entsprechend anpassen. 

Noch ein paar Dinge, die wir gelernt haben:

  • Halten Sie die Sitzungen etwas kürzer, denn bei Online-Events sind die Aufmerksamkeitsspannen kürzer. 

  • Probieren Sie ein Gesprächsformat aus, in dem mehrere Personen miteinander reden. Unterschiedliche Sprecher machen Diskussionen spannender.

  • Die Kamera erfasst nur einen Ausschnitt von einem Quadratmeter, die Details darin sind also wichtig. Überlegen Sie, was in diesem Ausschnitt zu sehen sein soll und wie es für die Zuschauer erscheinen wird. 

  • Sorgen Sie dafür, dass die Inhalte auch für Personen mit Seh- oder Hörbeeinträchtigung zugänglich sind. Wenn Sie für ein weltweites Publikum planen, erwägen Sie Übersetzungsdienste für Untertitel.

5. Interne und externe Stakeholder unterrichten

Wir entschieden uns für direkte Kommunikation mit Sponsoren, Partnern und Kunden über unser Projekt. „Es gibt nichts Schlimmeres, als Dinge, die ein Unternehmen erheblich betreffen, aus zweiter Hand zu erfahren“, erklärt Frank. 

Meist befinden sich viele Stakeholder in der gleichen Lage und werden Ihre Entscheidung verstehen. Die Stakeholder haben ein Interesse am Erfolg Ihres Events. Arbeiten Sie bei Programmverlagerungen gegebenenfalls mit ihnen zusammen.

Und vergessen Sie bei der Umplanung von Veranstaltungen nicht, das Vertriebsteam zu konsultieren. Präsenz-Events sind für Vertriebsmitarbeiter eine wichtige Gelegenheit, neue Leads zu gewinnen, bestehende Kunden zu treffen und neue Geschäfte abzuschließen. Aber nun? Es ist wichtig, diese Mitarbeiter einzubeziehen, damit sie entsprechend planen können.

Sie können über interne Kanäle Briefings abhalten und Updates posten. Erstellen Sie Folien und Renderings, die replizieren, was auf dem Bildschirm erscheint, damit das Vertriebsteam weiß, wie das Event aussehen wird. Nehmen Sie ein fünfminütiges Erklärungsvideo auf, um Mitarbeitern eine Vorstellung von dem Event zu vermitteln. Und demonstrieren Sie die Produktionsqualität, damit das Team seinen Kunden über den Fortschritt Auskunft geben kann.

Mit einem guten Plan ist es möglich, die Strategie für das Präsenzevent auf eine virtuelle Veranstaltung zu übertragen. Und sehen Sie es so: Sie haben den Taktikplan Ihres Unternehmens für die Veranstaltung neu verfasst und ein modernes, zukunftsgerichtetes Playbook daraus gemacht, auf das sich ihre Kunden einstellen können. „Was wir getan haben, war notwendig, aber das Ergebnis hat das Potenzial, unsere Strategie nachhaltig zu verändern“, erklärt Bertram. „Die Leute zeigen ganz einfach Interesse an dieser Art der Interaktion.”

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