Pharma-Software im Einsatz – Digitale Transformation in der Pharmaindustrie

Die pharmazeutische Industrie steht vor großen Herausforderungen: strenge regulatorische Vorgaben, komplexe Produktionsprozesse und hohe Qualitätsanforderungen erfordern präzise Planung und Dokumentation. Eine auf Pharmaunternehmen spezialisierte Software ist die ideale Lösung, um diese Anforderungen zu bewältigen. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile eine Pharma-Software bietet und wie Sie Ihre Unternehmensprozesse dank KI optimal gestalten. 

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

• Was ist Pharma-Software?
• Diese Funktionen sollte eine moderne Pharma-Software bieten
• Vorteile der KI: Wie spezialisierte Pharma-Software Prozesse optimiert
• So bereiten Sie sich auf die Nutzung von Pharma-Software vor
• Mit KI-basierter Pharma-Software in die Zukunft der Industrie

Diese Funktionen sollte eine moderne Pharma-Software bieten

Eine gute Pharma-Software muss verschiedene essenzielle Funktionen bieten, um den komplexen Anforderungen der pharmazeutischen Industrie gerecht zu werden. 

• Ein integriertes Kundenmanagement ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Kundenbeziehungen, unterstützt die Nachverfolgung von Interaktionen mit Kund:innen und verbessert die Kundenzufriedenheit. 
• Das Sicherheitsmanagement spielt eine zentrale Rolle, um die strengen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und die Sicherheit in allen Prozessen zu gewährleisten. Hierzu zählen die Verwaltung von Compliance-Anforderungen und die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien.
• Datenanalyse und -management sind notwendig, um große Datenmengen zu sammeln, auszuwerten und wertvolle Einblicke für die Prozessoptimierung zu gewinnen.
• Optimierte Vertriebsprozesse helfen dabei, die gesamte Interaktion mit dem Kunden aufzuwerten, digitale Marketingmaterialien CLM (Closed Loop Marketing) zu präsentieren und Kommunikation über verschiedene Kanäle anzubieten.  

Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Erwartungen ihrer Kund:innen wie Ärzt:innen, Institutionen und Apotheker:innen gerecht zu werden.

Vorteile der KI: Wie spezialisierte Pharma-Software Prozesse optimiert

Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Pharma-Software definiert die Art und Weise, wie Unternehmen in der Branche arbeiten, grundlegend neu. Statt lediglich Prozesse zu digitalisieren, ermöglicht KI eine tiefere, personalisierte Interaktion – sowohl intern als auch mit Ärzt:innen, Apotheken und Patient:innen.

Moderne Pharma-Software nutzt KI-gestützte Analysen, um Echtzeitdaten mit historischen Mustern zu verknüpfen. So werden Bedarfe frühzeitig erkannt und Arbeitsabläufe optimiert: Ein KI-gestütztes CRM kann beispielsweise identifizieren, welche Ärzt:innen welche Studien benötigen oder welche Therapieoptionen für Patient:innen relevant sind. Predictive Analytics unterstützt zudem dabei, den optimalen Zeitpunkt für Nachfassaktionen festzulegen.

Auch die Verarbeitung großer Datenmengen wird durch Natural Language Processing (NLP) erheblich erleichtert. KI filtert gezielt relevante Informationen aus komplexen Dokumenten, Studien oder behördlichen Richtlinien heraus und stellt sie den richtigen Teams zur Verfügung. Dies minimiert Fehlerquellen, sorgt für Compliance und verbessert die Effizienz in Dokumentation, Produktion und Qualitätskontrolle.

Ganz konkret erleichtert Ihnen die Nutzung einer KI-basierten Pharma-Software unter anderem die folgenden Prozesse.     

Managen von klinischen Studien

Pharma-Software unterstützt Sie beim effizienten Management klinischer Studien. Sie digitalisiert den gesamten Prozess von der Planung über die Rekrutierung von Teilnehmer:innen bis zur Datenerfassung. Eine Pharma-Software, wie die Life Sciences Cloud, bietet Echtzeit-Einblicke in den Studienfortschritt und die Patientendaten und erleichtert die Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Zudem ermöglicht sie eine vollständige Nachverfolgung und Analyse der Studiendaten. Das trägt zu präziseren Ergebnissen und schnelleren Entscheidungen bei.

Over-the-Counter-Sales erfassen

Mithilfe von Pharma-Software können Unternehmen Verkaufsdaten für Medikamente zentral erfassen und analysieren. Die Software liefert Echtzeitberichte über Verkaufszahlen, Produktbestände und regionale Markttrends. Unternehmen überwachen darüber aktuelle Verkaufszahlen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, Vertriebsstrategien gezielt anzupassen, um die Nachfrage zu decken und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Auch die mobile Bestellerfassung wird unterstützt, wodurch Vertriebler:innen direkt vor Ort Bestellungen erfassen und in Auftrag geben können.

Verbesserter Service dank Bestandsmanagement

Moderne Pharma-Software optimiert das Bestandsmanagement und hilft Pharmaunternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Sie ermöglicht eine präzise Bestellaufnahme, unterstützt das Retouren-Management und erleichtert die Verwaltung von Musterproben.

Durch die automatisierte Überwachung der Lagerbestände in Echtzeit können Bestellungen zudem gezielt ausgelöst werden, sobald bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. So lassen sich Engpässe vermeiden, Überbestände reduzieren und die Verfügbarkeit essentieller Medikamente sicherstellen.

Zusätzlich verbessert die Software die Transparenz entlang der Lieferkette und ermöglicht eine bessere Abstimmung mit Apotheken und anderen Vertriebspartnern. Dies spart Kosten, reduziert den administrativen Aufwand und sorgt für eine reibungslose Versorgung des Marktes.

Hilfe bei eDetailing

Pharma-Software kann eDetailing-Prozesse maßgeblich unterstützen. Mit integrierten CRM– und Kommunikationsfunktionen ermöglicht sie eine personalisierte Ansprache und Produktpräsentation gegenüber Ärzt:innen und Apotheken. Die Software bietet umfassende Kundeneinblicke und ermöglicht es, interaktive und datenbasierte Präsentationen bereitzustellen, die auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt sind. So wird das eDetailing gezielt eingesetzt, um die Markenbindung zu stärken und den Verkauf zu fördern.

Zentraler Zugriff auf Dokumente

Insbesondere für Aufsichtsbehörden im Gesundheitswesen ist ein zentralisiertes Dokumentenmanagement wichtig. Mithilfe von Pharma-Software können Dokumente und Berichte zentral verwaltet werden. Dies erleichtert den Zugang zu Audits, Inspektionen und Prüfberichten. Somit wird eine lückenlose Dokumentation aller regulatorisch relevanten Informationen gewährleistet.

Verbesserte Kommunikation mit anderen Gesundheitsdienstleistern

Eine Pharma-Software wie die Life Sciences Cloud erleichtert die Kommunikation zwischen Ärzt:innen, Kliniken, Apotheken und Lieferanten. Dies ermöglicht eine nahtlose Kooperation entlang der Versorgungskette. Die Vernetzung zwischen Pharmaunternehmen und anderen Unternehmen in der Gesundheitsbranche entspricht zudem dem Wunsch der Verbraucher:innen: Diese möchten nicht separat mit Pharmaunternehmen interagieren, sondern erwarten eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten in der Pharmaindustrie (Connected Health Consumer, 2. Ausgabe). Somit verbessert die Nutzung einer Pharma-Software nicht nur die Kommunikation und Transparenz untereinander, sondern steigert auch das Vertrauen der Verbraucher:innen in alle beteiligten Unternehmen.

So bereiten Sie sich auf die Nutzung von Pharma-Software vor

Die Einführung einer Pharma-Software erfordert sorgfältige Planung und eine strukturierte Vorgehensweise, um die Integration erfolgreich und reibungslos zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen beachten sollten, um eine KI-basierte Pharma-Software effizient in ihren Betrieb zu integrieren.

KI-basierte Pharma-Software:  Erfolgreiche Implementierung beginnt mit der richtigen Strategie

Die Einführung einer KI-basierten Pharma-Software erfordert eine durchdachte Datenstrategie. Unternehmen sollten frühzeitig definieren, welche Datenquellen – etwa Arztfeedback, Patientendashboards oder klinische Studien – relevant sind und wie deren Qualität sichergestellt wird. Gleichzeitig ist ein robustes Berechtigungsmanagement essentiell, um den Zugriff auf sensible Informationen, beispielsweise über rollenbasierte Steuerungen, gezielt zu regeln.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Transparenz von KI-gestützten Entscheidungen. So lassen sich KI-Prozesse nachvollziehbar gestalten und regulatorische Vorgaben einhalten.

Fragen, die während der Planungsphase geklärt werden sollten, umfassen:

• Wie lassen sich bestehende Systeme optimal mit der neuen KI-Lösung verknüpfen und wie sieht die Datenstrategie im Unternehmen aus? 
• Welche Vorgaben wie DSGVO oder HIPAA müssen bei der Nutzung und Verarbeitung von Daten eingehalten werden? 
• Welche KPIs definieren den Erfolg der KI – beispielsweise reduzierte Bearbeitungszeiten oder eine verbesserte Interaktion mit Ärzt:innen? 

Eine klare Vorstellung Ihrer Ziele und Anforderungen ist unerlässlich. Nur so wählen Sie eine Softwarelösung, die zur Optimierung von Prozessen, Kundeninteraktionen und Compliance in Ihrem Unternehmen beiträgt. 

Change Management: Mitarbeiter:innen im Umgang mit KI schulen

Der Erfolg der Softwareeinführung hängt stark von der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen ab. Eine Pharma-Software kann nur dann ihre volle Wirkung entfalten, wenn alle Beteiligten die neuen Systeme verstehen und nutzen. Daher ist Change Management ein entscheidender Bestandteil der Integration. 

Hierzu gehört von Anfang an die Einbindung aller relevanten Teams. Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen Schulungen und KI-Workshops an, um die Nutzung der neuen Software vorzubereiten. Ebenso sind rollenbasierte Schulungen sinnvoll, da je nach Abteilung und Team andere Funktionen der Pharma-Software wichtig sind. 

Ein schrittweises Rollout, bei dem das Team nach und nach in die neuen Prozesse eingeführt wird, hilft, die Umstellung zu erleichtern und die Akzeptanz zu fördern. Gleichzeitig sollten Ansprechpartner:innen im Unternehmen benannt werden, die als Multiplikator:innen dienen und das Change Management unterstützen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen verstehen, welche Vorteile die Software für ihre tägliche Arbeit bringt, um mögliche Widerstände zu minimieren.

Technische Integration: Pharma-Software an Ihre bestehenden IT-Systeme anbinden

Die technische Integration der Pharma-Software ist ein kritischer Schritt. Hierbei müssen Sie sicherstellen, dass die neue Software nahtlos mit den bestehenden IT-Systemen Ihres Unternehmens zusammenarbeitet. Die Anbindung an ERP-Systeme, Content-, Produktions- oder Datenbankmanagementsysteme ist essentiell, um die Prozesse zu vereinfachen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

Ein zentraler Punkt in diesem Prozess ist die Datenmigration. Vorhandene Daten, wie etwa Produktionsdaten, Patienteninformationen oder Compliance-Dokumentationen, müssen sicher und korrekt in die neue Software übertragen werden. Unternehmen sollten die Datenmigration gründlich planen und testen, um den Verlust oder die Beschädigung von Daten zu vermeiden. Zusätzlich sollte die Kompatibilität der neuen Software mit bestehenden Systemen im Vorfeld überprüft werden, um technische Probleme zu minimieren.

Datenschutzanforderungen: Stellen Sie die Einhaltung aller geltenden Datenschutzgesetze sicher

Im Pharma- und Gesundheitsbereich ist der Schutz sensibler Informationen wie zum Beispiel personenbezogener Daten von größter Bedeutung. Unternehmen müssen bei der Einführung einer neuen Software sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Datenschutzanforderungen eingehalten werden.

Pharma-Software sollte über fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien verfügen, um den Schutz von Daten und Unternehmensinformationen zu gewährleisten. Zudem sollte die Software regelmäßig aktualisiert werden, um den neuesten Sicherheitsstandards zu entsprechen. Die Einhaltung aller regulatorischen Vorgaben in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit ist unerlässlich, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Mit KI-basierter Pharma-Software in die Zukunft der Industrie

Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie Pharmaunternehmen arbeiten – von der Forschung bis zur Patientenkommunikation. Doch wie sieht das konkret aus? Durch realitätsnahe Use Cases wird deutlich, welchen Mehrwert eine KI-gestützte Pharma-Software bietet.

• Daten intelligent nutzen: Cross-funktionale Teams aus IT- und Medizinexperten entwickeln praxisnahe Anwendungsfälle, um den größtmöglichen Nutzen aus Daten zu ziehen. Ein Beispiel: Natural Language Processing (NLP) analysiert das Feedback von Ärzt:innen, um häufige Herausforderungen oder Wissenslücken zu identifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen direkt in Produktentwicklungen oder medizinische Fortbildungen ein.
• Skalierung durch intelligente Analysen: Klinische Studien produzieren enorme Datenmengen – doch ohne smarte Analysen bleiben viele Erkenntnisse ungenutzt. KI-gestützte Systeme durchsuchen Datenbanken nach relevanten Informationen und informieren Ärzt:innen gezielt über passende Therapien für ihre Patient:innen. So wird personalisierte Medizin Realität.
• Erleichterung des Vertriebs: Verkaufsgespräche und Besprechungen lassen sich einfach transkribieren und zusammenfassen. Wichtige Diskussionspunkte werden automatisch hervorgehoben, anhand derer die KI das weitere Vorgehen empfiehlt.
• Hilfe für Ärzt:innen: KI-Tools erkennen, in welchen Bereichen medizinisches Fachpersonal Fortbildungsbedarf hat – etwa zu neuen Onkologie-Leitlinien – und schlagen individuell relevante Schulungsinhalte vor.
• Unterstützung für Apotheken: Predictive Analytics prognostiziert saisonale oder regionale Bedarfe, zum Beispiel für Grippeimpfstoffe, und optimiert die Lieferkette, um Engpässe zu vermeiden.
• Mehrwert für Patient:innen: Generative KI in Apps hilft dabei, komplexe Behandlungen in verständlicher Sprache zu erklären. Zudem bietet ein medizinischer Support eine rundum Betreuung und beantwortet allgemeine Anfragen zu Behandlungsdetails, Versicherungsschutz oder den Umgang mit chronischen Erkrankungen.

Durch die zentrale Verwaltung und intelligente Analyse aller relevanten Daten sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen – sie schaffen auch eine nahtlose, individualisierte Customer Experience. Mit der Life Sciences Cloud setzen wir neue Maßstäbe: KI wird nicht nur als Tool genutzt, sondern als strategischer Partner, der die Pharmaindustrie auf ein neues Innovationsniveau hebt.