Cómo hacer un análisis DAFO para pymes

Qué es un análisis DAFO

Llevar a cabo un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) ayuda a las empresas a evaluar su actual posición mediante la creación de una sola perspectiva efectiva de su situación en esas cuatro categorías. Las fortalezas y debilidades se consideran factores internos sobre los que las empresas tienen cierto control, mientras que las oportunidades y amenazas representan factores externos, en el ámbito del mercado.

Al mirar estos elementos de forma global, se obtiene un marco de trabajo que permite a las empresas aprovechar sus fortalezas internas para superar los retos externos.

Al desarrollar un análisis DAFO, las empresas pueden ver con más claridad cómo alcanzar sus objetivos empresariales. Un análisis DAFO para pequeñas empresas es una de las formas más sencillas y rápidas de que una empresa determine su situación actual y cómo pueden cumplir sus aspiraciones. Es una herramienta elemental pero muy potente.

Los cuatro elementos de un análisis DAFO para pequeñas empresas

Los análisis DAFO tienen cuatro partes:

• Fortalezas (aspecto interno): Este punto describe las áreas en las que la empresa es particularmente potente, lo cual puede incluir un servicio de atención al cliente único, una propiedad intelectual de gran valor, una estrategia de marketing innovadora, una base de clientes fiel, una marca de primera clase, facilidad por un design thinking superior, etc. Las fortalezas de una empresa indican cuáles son sus ventajas competitivas: qué es lo que hace mejor que sus competidores.

• Debilidades (aspecto interno): Este punto cubre aquellas cuestiones que resultan un obstáculo para que la empresa desarrolle su potencial completo. ¿La empresa carece de la experiencia necesaria? ¿Se encuentra en una ubicación que no le beneficia? ¿Utiliza tecnologías desfasadas? ¿Qué debe mejorar la empresa para seguirle el ritmo a la competencia? Las debilidades de una empresa indican cuáles son sus desventajas competitivas y qué debe hacer esta para alcanzar su techo. Por ejemplo, si una empresa ofrece a sus clientes experiencias fragmentarias o incómodas, podría identificarse esta cuestión como un problema que se podría resolver mediante la automatización.

• Oportunidades (aspecto externo): Puede que las empresas no puedan controlar cuándo o cómo se presentan las oportunidades externas, pero pueden usar su tabla DAFO para obtener una vista general de sus fortalezas y tocar las teclas adecuadas en el momento oportuno. Para las empresas, puede ser muy útil analizar sus ventas, valorar qué oportunidades existen en el mercado, averiguar cómo pueden aprovechar sus fortalezas para maximizar las oportunidades y determinar cómo pueden superar sus debilidades para capitalizar debidamente las posibilidades que aparezcan.

• Amenazas (aspecto externo): Las amenazas son fuerzas externas que pueden tener un efecto negativo sobre una empresa. Por ejemplo, estos son algunos de los elementos que pueden perjudicar a una empresa: interrupciones en la cadena de suministro, materias primas cada vez más caras, escasez de empleados, legislación cambiante, clientes con comportamientos variables o una mayor competencia. Y si bien las amenazas suelen estar fuera del control de las empresas, esto no significa que no puedan intentar prepararse para ellas. Por ejemplo, las soluciones digitales pueden ayudarte a seguir el ritmo del cliente, mientras que las plataformas de formación pueden ayudarte a mitigar la escasez de empleados.

Cómo llevar a cabo un análisis DAFO para pequeñas empresas

Reúne al equipo: Para llevar a cabo un análisis DAFO para pequeñas empresas que sea exhaustivo y eficaz, es importante que te asegures de incluir a los miembros adecuados del equipo. No es necesario que todos los participantes sean visionarios del análisis empresarial: contar con representantes de cada departamento y rol contribuirá a que la empresa logre esbozar una vista general detallada y completa de las fortalezas y debilidades de sus operaciones.

Haz una lluvia de ideas: Una vez que hayas reunido al equipo, puedes dar comienzo a una lluvia de ideas en la que se promueva la participación de todos los participantes. De esta forma, todos los presentes podrán aportar su grano de arena en cuanto a fortalezas y debilidades de la empresa, así como sobre las oportunidades y amenazas que logran identificar. No es necesario juzgar la relevancia o importancia de estas observaciones en esta fase: por ahora, basta con lanzar ideas al aire y apuntarlas para su análisis posterior. Algunas empresas hacen estas sesiones en grupo, mientras que otras piden a sus empleados que proporcionen individualmente sus ideas y luego un grupo de trabajo se encarga de recopilar los datos.

Establecer prioridades: Al final de la sesión de lluvia de ideas, puedes empezar a clasificar las ideas que ha generado tu equipo. Puede ser útil contar con un sistema de votación para este ejercicio si se hace una valoración conjunta, pero cada empresa tiene sus propios métodos para llegar a un consenso: por ejemplo, algunas empresas delegan la tarea a los ejecutivos y responsables más veteranos.

Una vez que se han determinado y clasificado las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, estos datos se pueden introducir en una simple tabla de cuatro columnas, donde cada cuadro esté dedicado a uno de estos aspectos. Y con esto, tu empresa ahora tiene una herramienta fácil y eficaz de optimizar las fortalezas, mejorar las zonas problemáticas, materializar las nuevas oportunidades y mitigar las amenazas antes de que resulten más dañinas.

Ejemplo de análisis DAFO para pequeñas empresas

Orouboros es una pequeña librería en Burgos, especializada en fantástico, que ha logrado hacerse un hueco en el mercado local y de habla hispana gracias a la venta local en su atractiva tienda y por Internet, mediante un portal especializado de ebooks sin DRM y títulos propios de su editorial independiente.

La dirección quiere analizar la situación actual de la empresa, por lo que recurre al análisis DAFO. Para ello, reúne a 3 personas: la propietaria, que supervisa todos los aspectos empresariales; el vendedor más veterano de la tienda, que conoce a la perfección a sus clientes; y la responsable del portal de libros electrónicos, también a cargo de la pequeña editorial bajo la que publican títulos inéditos en castellano.

Hacen una lluvia de ideas conjunta y las anotan todas en una pizarra, que en una segunda fase puntúan individualmente en orden de importancia, quedándose finalmente con los 3 elementos más votados en cada categoría.

Entre las fortalezas, identifican su fiel clientela local, la baza que supone la venta digital a un mercado global y contar con contactos de primera categoría en el mundo editorial anglosajón.

Entre las debilidades, identifican la inminente salida de la empresa de su vendedor más veterano, el hecho de que la web de ebooks no esté suficientemente elaborada y la población relativamente baja de la ciudad, alrededor de 150.000 habitantes.

Entre las oportunidades identifican el buen rendimiento de las ventas de digital a nivel nacional e internacional, el auge de las series de ficción que vienen registrando mejoras en las ventas de los libros en que se basan y el hueco en el mercado que supone vender sin DRM.

Entre las amenazas, logran identificar una competencia cada vez más fuerte en Amazon y similares, un descenso preocupante de ventas en los últimos trimestres debido presumiblemente a la COVID-19 y el previsible encarecimiento del transporte a nivel mundial

Conjuntamente, valoran las piezas del rompecabezas en la pizarra y logran establecer diversas conexiones de interés como, por ejemplo, el hecho de que, potenciando su tienda online, con buenos resultados a pesar de sus limitaciones, podrán aumentar todavía más las ventas digitales, a la par que minimizar algunas de sus debilidades y amenazas (como la baja población de la ciudad, o la complicada competencia en ventas de libros físicos). +

Consideran también, personalizar el portal de venta gracias a un sistema CRM que permita afinar las recomendaciones a sus clientes, lo cual podría contribuir a mitigar la pérdida de su vendedor estrella, a la vez que, obviamente, mejorar las ventas por el canal digital que desean fortalecer.

Además, observan que gracias a sus contactos en EE. UU. están en posición de predecir cuáles serán series de éxito y obtener los derechos de publicación antes que sus competidores, para así publicar libros que tendrán tirón comercial y sin competencia en castellano, tanto en físico como en digital.

Así, comienza a cobrar forma un plan según el cual la empresa se centraría en las ventas online y la publicación propia de libros muy bien seleccionados.

¿Y ahora qué?

Como has visto, es tan fácil como reunir a las personas relevantes de tu empresa, hacer una lluvia de ideas y sacar conclusiones para reducir las debilidades de tu empresa, impulsar lo que ya hacéis bien y, en definitiva, maximizar las opciones de alcanzar el éxito.

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