¿Obstáculos para la privacidad de los datos? No con estos 5 pasos para garantizar el cumplimiento exitoso

Las organizaciones están centradas en crear relaciones más profundas con los clientes y ofrecer experiencias personalizadas, a menudo con IA generativa. En este contexto, el cumplimiento con la privacidad de los datos es esencial. De hecho, el 94% de los líderes empresariales creen que sus organizaciones deberían obtener más valor de sus datos, y la IA de calidad depende de datos de calidad. 

Sin embargo, en un panorama técnico en constante cambio, es crucial manejar la información personal con cuidado para mantener la confianza de los clientes y cumplir con las normativas globales crecientes.

Motivos por los que el cumplimiento de la privacidad de los datos es indispensable

Las normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa, la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA) en Estados Unidos, la Ley de Protección de Datos Personales Digitales (DPDPA) en la India y la Ley de Privacidad australiana establecen una serie de estándares globales de protección de los datos.

Las organizaciones enfrentan una creciente presión para proteger los derechos de privacidad en un panorama normativo cada vez más complejo. Los consumidores, más informados y preocupados por el uso de sus datos, demandan transparencia. Al fortalecer los marcos de privacidad y cumplimiento, las empresas ganan la confianza de los consumidores y reducen riesgos legales y multas.

Así que, ¿qué hay que hacer para mantener seguros y protegidos los datos de los clientes al tiempo que se cumplen las normativas globales? Aquí tiene cinco pasos que le ayudarán a reforzar la privacidad de los datos y el cumplimiento en su organización.

1. Comprenda los datos de los que dispone y clasifíquelos

Categorizar los datos por confidencialidad, como información personal, datos financieros o historias clínicas, es clave para su gestión y protección. Conocer el tipo de datos, su uso y las medidas de protección necesarias permite implementar controles específicos que cumplan normativas como el RGPD, la CPRA y la Ley de Privacidad australiana.

Clasificar correctamente los datos facilita identificar la información confidencial dentro de la organización, permitiendo aplicar medidas de protección adecuadas, como cifrado, seudonimización y anonimización.

Esta clasificación no solo cumple las leyes de protección de datos, sino que también facilita la respuesta a las solicitudes de acceso de los interesados y apoya los principios de minimización y limitación de finalidad, fortaleciendo la confianza con los clientes. 

Salesforce ofrece una herramienta gratuita de clasificación de datos que simplifica el proceso, permitiéndole identificar los datos más confidenciales e integrarlos en sus políticas de seguridad y privacidad.

2. Audite y actualice sus controles de acceso

Cuando haya clasificado sus datos, podrá considerar qué personas de su organización deberían poder acceder a qué datos. Audite sus controles de acceso y determine si los controles de acceso son adecuados. 

Revise los permisos de acceso para asegurarse de que no se hayan otorgado de más, ya sea accidental o intencionalmente. Actualice los permisos según las funciones de los empleados, la confidencialidad de los datos y los requisitos normativos, mitigando así los riesgos de filtraciones y cumplimiento. 

Gestionar los controles de acceso le preparará para auditorías y garantizará que solo las personas autorizadas accedan a datos confidenciales. Las herramientas adecuadas le permitirán definir niveles de acceso y asegurar que solo personal autorizado maneje la información sensible.

Salesforce le permite gestionar el acceso a nivel de usuario, objetivo y campo mediante la configuración de permisos y acceso. Este enfoque ayuda a mantener la seguridad y garantizar el cumplimiento en toda la organización.

3. Desidentifique los datos en su entorno de pruebas

Las empresas a menudo sufren filtraciones de datos por utilizar datos reales en sus entornos de pruebas. Aunque se busca simular escenarios realistas, anonimizar o seudonimizar la información confidencial permite hacerlo sin comprometer la privacidad de los individuos ni arriesgar filtraciones. 

Esta práctica asegura que los datos clasificados como información personal identificable (PII) como nombres, direcciones y números de seguridad social, no se expongan durante las pruebas de software, reduciendo así el riesgo de filtraciones o acceso no autorizado. 

La desidentificación es clave para la minimización de datos, ya que asegura que solo se utilicen los datos necesarios para las pruebas. De esta forma, limitará el riesgo de exposición de los datos y cumplirá las leyes de privacidad. Al usar técnicas eficaces de desidentificación y seguir prácticas de datos éticas, podrá proteger la información confidencial y reforzar la confianza de sus clientes.

Existen soluciones como Data Mask que protegen los datos confidenciales en entornos de pruebas seguros, ayudando a desidentificar la información. Estas herramientas permiten enmascarar datos mediante caracteres aleatorios, palabras similares o eliminación. Al combinarlas con un proceso de clasificación de datos, garantizará la protección de toda la información confidencial.

Considere también soluciones que le ofrezcan visibilidad completa de sus entornos de pruebas y gestionen la seguridad. Con herramientas como Centro de seguridad, puede supervisar y gestionar la seguridad en múltiples entornos desde una plataforma única, facilitando el cumplimiento y la protección.

4. Configure procesos de supervisión y alerta para los datos confidenciales 

Cuando haya clasificado los datos, repasado los controles de acceso y comprobado que las aplicaciones respetan la privacidad, será el momento de configurar sistemas de supervisión, registro y alerta para que todo esté a salvo.

Supervisar las actividades de los usuarios y generar registros le permite identificar patrones de acceso, detectar anomalías y responder rápidamente a posibles problemas de seguridad. Las alertas proactivas y en tiempo real pueden ayudarle a descubrir y bloquear actividad no deseada, e incluso a frenar las filtraciones de datos antes de que tengan lugar. 

Al registrar todas las acciones en su sistema, podrá investigar problemas, aprender de comportamientos anteriores y gestionar mejor los procesos de supervisión. Un sistema de registro también le permite proporcionar pruebas del cumplimiento durante las inspecciones normativas o en respuesta a solicitudes de acceso de interesados.

Las organizaciones pueden usar conjuntos de herramientas para reforzar el cumplimiento de las normativas de datos y garantizar la privacidad de los datos. Con herramientas como Supervisión de eventos, las organizaciones pueden supervisar la seguridad, realizar un seguimiento del rendimiento de las aplicaciones y recopilar información práctica de inteligencia de productos mediante registros de eventos. 

Es importante contar de soluciones que identifiquen proactivamente amenazas de seguridad, gestionen auditorías mediante SOQL y estén siempre un paso adelante de los requisitos normativos.

5. Permita a los clientes gestionar su consentimiento y sus preferencias 

Por último, un aspecto clave de un programa de privacidad y cumplimiento es respetar los deseos de los clientes sobre el uso de sus datos. Atender sus solicitudes, aplicar la minimización de datos y gestionar eficazmente el consentimiento son fundamentales para cumplir con las leyes de privacidad globales.

Normativas como el RGPD, la CPRA, la DPDPA y la Ley de Privacidad australiana destacan los derechos de los individuos para acceder, eliminar o retirar su consentimiento sobre sus datos. Gestionar rápidamente estas solicitudes no solo respeta sus derechos, sino que también evita riesgos legales y sanciones por incumplimiento. 

Adoptar prácticas de minimización de datos asegura que solo se recopilen los datos esenciales, reduciendo el impacto de filtraciones. Gestionar el consentimiento de manera clara y efectiva promueve la transparencia y la confianza, reforzando la seguridad de los datos y el compromiso con las leyes de privacidad en constante evolución.

En este último paso, considere soluciones que faciliten la gestión del consentimiento y las solicitudes relacionadas con los datos, permitiéndole manejar la privacidad de forma eficiente y garantizar el cumplimiento. Por ejemplo, Centro de privacidad es una herramienta diseñada para gestionar los componentes de las leyes de privacidad de los datos. Le permite crear, supervisar y hacer un seguimiento de las solicitudes, así como atender automáticamente las solicitudes de acceso y derecho al olvido de los interesados.

Los clientes pueden indicar y actualizar fácilmente su consentimiento y preferencias mediante formularios en su sitio web, Experience Cloud, Marketing Cloud de nueva generación o Data Cloud. Y podrá desidentificar, eliminar o mover datos personales y confidenciales.

Con las herramientas adecuadas, como la desidentificación y eliminación de datos personales, contará con un entorno de datos bien protegido, con permisos mínimos, listo para cumplir con la privacidad de los datos.