La guía definitiva para redactar un caso empresarial

Cada día, pasan por su cabeza 72 000 ideas. Si miles de millones de personas (y ahora también la inteligencia artificial [IA]) generan ideas, imagine la cantidad de ideas de negocio que existen, esperando hacerse realidad.

Las grandes ideas merecen atención, y un caso empresarial sólido es lo que lo hace posible. Si tiene una idea que verdaderamente genera valor, el caso empresarial es la manera de demostrar que vale la pena invertir en ella. Debe ser claro y atractivo, para que capte la atención de quienes deciden dónde invertir.

En esta guía definitiva, repasaremos todo el proceso paso a paso, desde la fijación de objetivos claros hasta la preparación de una argumentación sólida. Comencemos.

Temas que trataremos:

• ¿Qué es un caso empresarial?
• ¿Cuál es la diferencia entre un caso empresarial y un plan empresarial?
• ¿Qué debe incluir un buen caso empresarial?
• Guía paso a paso para redactar un caso empresarial
• ¿Cuáles son las herramientas correctas para crear un caso empresarial?
• Errores comunes y soluciones para evitarlos
• Cómo le puede ayudar Salesforce

¿Qué es un caso empresarial?

Un caso empresarial es un documento estructurado que explica por qué un proyecto o iniciativa de negocio merece la pena. Describe el problema, la solución que se propone, los beneficios y los costes, y ayuda a los responsables de la toma de decisiones (equipo ejecutivo, líderes de departamentos o equipos financieros) a entender por qué deberían aprobarlo. En algunos casos, puede que se necesite la aprobación de varios equipos (como el equipo financiero y operativo).

Un caso empresarial responde una pregunta clave: «¿Merece la pena?». El objetivo es que los responsables de la toma de decisiones vean el valor de su idea. Ya sea para un producto nuevo o para una campaña de marketing, un caso empresarial bien elaborado aumentará sus probabilidades de éxito.

¿Por qué necesita un caso empresarial?

Un caso empresarial le ayuda a explicar por qué un proyecto es buena idea (principalmente para obtener financiación). Muestra los beneficios y cuánto dinero podría generar. También es útil para detectar posibles problemas que puedan surgir y que todas las partes trabajen en sintonía. Con un razonamiento claro y sólido, puede obtener el apoyo y los recursos que necesita, y, con un buen caso empresarial, se asegura de que las expectativas y los objetivos están claros.

Además, es útil para prever los problemas potenciales antes de tiempo y evitar errores costosos, y para que todo el mundo comprenda el objetivo y tenga claras las expectativas. Centrarse en los proyectos más importantes le ayuda a optimizar el uso de los recursos y refuerza el compromiso de todos.

¿Por qué necesita un caso empresarial?

No todas las decisiones necesitan un caso empresarial. Por ejemplo, los gastos rutinarios o cambios menores. Pero cuando un proyecto implica una gran inversión de dinero o recursos, el caso empresarial es esencial. ¿Cuándo es necesario?

• Cuando solicita presupuesto para un proyecto nuevo.
• Cuando el proyecto afecta a varios departamentos o requiere colaboración interdisciplinar.
• Cuando el proyecto es nuevo o no se ha probado y se debe justificar.
• Cuando el equipo ejecutivo necesita conocer las previsiones de retorno de la inversión (ROI) antes de aprobarlo.
• Cuando hay que comparar varias soluciones y escoger el mejor enfoque para lanzar el proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre un caso empresarial y un plan empresarial?

Mucha gente confunde el caso empresarial con el plan empresarial, pero tienen finalidades distintas. Estas son las diferencias:

¿Qué debe incluir un buen caso empresarial?

Un buen caso empresarial incluye los datos necesarios sin hacer perder tiempo. Estos son los apartados clave:

• Resumen ejecutivo: El discurso de ventas. Resuma en unas pocas frases el problema, la solución, los beneficios previstos y los puntos clave. Debe ser directo y convincente. Es lo primero que leerán las partes interesadas.
• Identificación del problema: Explique qué quiere solucionar con su proyecto. Debe ser concreto. Sírvase de datos, tendencias o ejemplos para justificar por qué se debe abordar el problema sin demora.
• Propuesta de solución: Describa su idea de forma sencilla. Explique por qué la propone y por qué es la mejor opción de todas las alternativas.
• Beneficios y ROI: Demuestre la rentabilidad y eficiencia de su solución. Cómo va a aumentar los ingresos o va a mejorar la experiencia del cliente. Puede incluir cifras, si las tiene.
• Riesgos y medidas: Identifique los posibles desafíos y explique las medidas que pueden tomar para minimizarlos. Así, el plan gana credibilidad.
• Plan de implementación: Desglose cómo va a poner su idea en marcha. Incluya los pasos más importantes, los tiempos y los responsables. Adopte un enfoque práctico.
• Desglose de costes: Describa con claridad una estimación de los costes, desde la inversión inicial hasta los gastos recurrentes. Justifique cada euro y demuestre que los beneficios superan los costes.

Guía paso a paso para redactar un caso empresarial

En esta guía paso a paso para redactar casos empresariales se explica cómo describir beneficios, costes y problemas potenciales. Siga estos nueve pasos para trazar un plan claro, convincente, sólido y fácil de entender. 

Paso 1: Identifique el problema

Un buen caso empresarial empieza con un problema real: es el «caso» del caso empresarial. Sin problema, no hay nada que solucionar, así que defina claramente a qué se enfrenta su empresa. Analice el desafío y qué pasará si no actúan. Utilice datos reales, comentarios de los clientes o puntos débiles internos para respaldar sus análisis. El objetivo es ayudar a las partes interesadas a ver el problema y la necesidad de actuar.

Es importante que cada caso empresarial aborde un solo problema; no intente solucionar varios problemas en un mismo caso ni pasar al siguiente problema sin haber solucionado el anterior.

Paso 2: Describa las posibles soluciones

Un caso empresarial debe reflejar que ha valorado varias opciones y ha elegido la mejor. Eso refuerza su propuesta y transmite confianza a las personas involucradas en su proyecto. Incluya varias maneras de resolver el problema. Tenga en cuenta los costes, la viabilidad, el tiempo de implementación y el impacto a largo plazo. Todavía no hay que profundizar en cada idea, sino poner todas las opciones sobre la mesa. Valore lo siguiente:

• ¿Se puede solucionar mejorando los procesos o la tecnología?
• ¿Hay alguna solución estándar en el sector?
• ¿Cómo lo está haciendo la competencia?
• ¿Se pueden optimizar los recursos existentes en lugar de hacer una nueva inversión?

Paso 3: Reúna a su equipo y pida ayuda

Puede hacerlo en equipo. Pida su opinión a la gente que entiende el problema y que le puede ayudar a encontrar la mejor solución. Cuanto antes involucre a los miembros adecuados de su equipo, más fácil será concretar su idea y obtener apoyo antes de presentarla.

También necesitará las herramientas adecuadas para respaldar su caso, como comentarios de los clientes, estimaciones de costes o simplemente informes que demuestren que su solución es adecuada. Por ejemplo, una gestión de las relaciones con los clientes (CRM)puede hacer un seguimiento de las interacciones de los clientes y darle los datos que necesita para respaldar su propuesta. No se trata de elegir su opción favorita, sino de elegir la mejor para su equipo. 

Paso 4: Analice las finanzas y el ROI

Cuando analice las finanzas para su caso empresarial, tenga en cuenta algunos aspectos clave. 

• Estime los costes del proyecto, como material, personal y nuevo equipamiento. 
• Calcule los posibles beneficios, como aumento de ventas, reducción de costes o nuevos clientes.
• Por último, muestre cómo afectará el proyecto al presupuesto general y a los objetivos económicos. Así será más fácil ver, para usted y los inversores, que es una inversión inteligente.
• Cuando haya abordado los costes, pase al ROI. Demuestre que su solución genera valor. Hable del aumento de ingresos y de la reducción de costes. También puede subrayar cómo mejorará la eficiencia. 

Los responsables de la toma de decisiones quieren saber cuándo llegará el retorno de la inversión y a cuánto ascenderá. Si los beneficios económicos superan los costes en un plazo de tiempo razonable, su caso se convertirá en una opción de inversión futura.

Paso 5: Incluya los riesgos y las estrategias de mitigación

Todas las decisiones empresariales conllevan riesgos. Ignorar los posibles obstáculos no hará que desaparezcan. Debe tenerlos en mente y contar con un plan sólido para hacerles frente. Es lo que reforzará su propuesta. Estos son algunos riesgos que debería valorar: 

• Riesgos económicos: Costes que superan las previsiones o un retorno de la inversión que no las alcanza.
• Riesgos operativos: Disrupciones de los flujos de trabajo existentes durante la implementación del proyecto.
• Riesgos del mercado: Cambios en la demanda o en las tendencias del sector.
• Riesgos de adopción: Oposición de los empleados, clientes o partes interesadas.

Una vez que haya descrito los riesgos, aborde las estrategias para minimizarlos, como, por ejemplo, la reserva de un colchón financiero. La solución puede tener varias fases o contar con planes de respaldo. No puede eliminar los riesgos por completo (no es realista), pero sí que puede demostrar que se ha preparado para afrontar los obstáculos con las herramientas y la estrategia correctas. (Spoiler: solo necesitará una herramienta y esa es la CRM.)

Paso 6: Explique la estrategia

Una gran idea sin plan para ejecutarla no es más que una ilusión. Ahora debe explicar cómo piensa hacerlo. Empiece enumerando los pasos principales: ¿va a ponerla en marcha gradualmente o de una vez? ¿Quién se encargará de cada parte? ¿Necesita más ayuda, formación o herramientas? La propuesta debe ser simple y realista.

Sin un sistema estructurado, se puede complicar la ejecución, se podrían pasar por alto cambios importantes y se dificulta el control de las responsabilidades. Si está empezando, una CRM con IA le ayudará a controlarlo todo desde un solo lugar, a organizar tareas y a seguir el progreso. De este modo, todo el mundo sabe qué hay que hacer y el plan avanza sin contratiempos.

Paso 7: Redacte, revise y finalice el caso empresarial

Cuando todo esté estructurado, repase el caso empresarial por última vez para depurarlo y mejorarlo. Revise la claridad y relevancia de cada sección. Es el momento de hacerlo más atractivo añadiendo estadísticas o citas de expertos que apoyan su argumento.

Compruebe si debe ampliar o abreviar alguna parte. Un caso empresarial bien hecho consigue mostrar rápidamente el valor de su idea y aumenta las probabilidades de obtener la aprobación.

Paso 8: Lanzamiento y seguimiento

Después de la aprobación, viene el lanzamiento. Presente el plan a socios y miembros del equipo para que entiendan el objetivo y sus responsabilidades. Fije una fecha de lanzamiento y asegúrese de que todo el mundo cuenta con las herramientas que necesita para empezar. Marque hitos claros para seguir el progreso y abordar cuanto antes los posibles contratiempos. Siga comprobando los resultados tras el lanzamiento para detectar si algo no va según lo previsto y realizar los ajustes necesarios. Un seguimiento regular hará progresar su idea y conseguirá cumplir las expectativas de obtención de valor.

¿Cuáles son las herramientas correctas para crear un caso empresarial?

Contar con las herramientas adecuadas le ayudará a presentar su caso empresarial de manera convincente. Le dejamos algunas ideas que le ayudarán a conseguir datos de calidad y sin tener que lidiar con complejas hojas de cálculo.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): una CRM para pequeñas empresas le permitirá crear un caso empresarial fundamentado en datos. Con Salesforce, puede hacer un seguimiento de las ventas, las interacciones de los clientes y las tendencias de procesos para obtener métricas y justificar su propuesta. También puede generar informes sobre el rendimiento de ventas y analizar las métricas del mercado. Además, las automatizaciones integradas y la información práctica generada con IA le ayudan a predecir los resultados. 

Plataformas de colaboración y comunicación: es habitual que haya varios equipos implicados en un caso empresarial. Herramientas como Slack mantienen las conversaciones organizadas y facilitan la obtención de comentarios. Coordine los proyectos, las ventas, el servicio al cliente y las reuniones de equipo desde un mismo lugar. Así es más fácil que todo el equipo esté alineado con el objetivo.

Herramientas de análisis e informes: las cifras, por sí solas, no siempre bastan para convencer. Plataformas como Tableau le ayudan a convertir las cifras en gráficos claros e impactantes que refuerzan su propuesta. Utilice herramientas de presentación, diagramas y gráficos para mostrar las métricas y el rendimiento. 

Plataformas de prueba: Si su caso empresarial está relacionado con una nueva aplicación o producto, utilice plataformas como Heroku para elaborar rápidamente un prototipo o un entorno de prueba. Puede ser determinante para demostrar que los resultados se verán pronto.

Errores comunes y soluciones para evitarlos

Los inversores no valorarán su caso empresarial si es demasiado ambiguo o genérico, si su propuesta no está fundamentada sobre datos claros o si la solución no está estructurada. Para evitarlo, respalde sus argumentos con cifras concretas y estudios de caso. 

Otro error habitual es ignorar los datos económicos. Sin previsiones sólidas sobre el ROI, su caso no se valorará. Incluya estimaciones de costes y rentabilidad para demostrar el impacto económico de su idea.

Otro reto es saber alinear el caso con los objetivos de la empresa. No importa lo buena que sea su idea: si el equipo directivo no ve cómo encaja en la estrategia global, no le darán luz verde. Asegúrese de que su propuesta está alineada con las prioridades empresariales, como pueden ser aumento de ingresos, eficiencia o experiencia del cliente. También debe anticiparse a las objeciones. No plasmar los posibles riesgos o las soluciones alternativas puede hacer dudar a las partes interesadas. Analice con antelación los problemas que pueden surgir y proponga soluciones para demostrar que lo ha planificado todo al detalle. 

La IA puede ponérselo más fácil. Según el Informe de tendencias en el ámbito de las pymes, el 87 % de los responsables de pymes que utilizan IA afirma que les ayuda a acelerar el crecimiento. Refuerce su caso empresarial con información práctica basada en datos y predicciones concretas. También puede pedirle que estructure el caso para mejorar la claridad, que estime los resultados económicos y que detecte los riesgos que puedan surgir en el futuro para presentar un caso empresarial más preciso.

Cómo le puede ayudar Salesforce

Elaborar un caso empresarial sólido no consiste solo en justificar la inversión, sino en trazar la conexión entre estrategia y ejecución. Sin las herramientas correctas, recopilar y presentar los datos puede resultar abrumador, pero con un sistema unificado, todo es mucho más fácil. 

Salesforce para pequeñas empresas le permite unificarlo todo en un mismo lugar: ventas, marketing, servicio, comercio y colaboración. Gracias a la integración de los datos y a los informes avanzados, puede obtener una vista completa de su empresa y crear un caso empresarial con confianza partiendo de información práctica real. Tendrá acceso a todo lo que necesita saber para tomar las mejores decisiones y generar crecimiento.

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Para escribir este artículo, se ha utilizado IA.