Pour la plupart d'entre nous, « être au travail » a toujours renvoyé à un lieu physique : le bureau. Mais en cette période, les entreprises, les associations, les écoles et les organisations doivent s'adapter au télétravail.

Cette évolution soudaine et à si grande échelle soulève une question pertinente : comment faire pour que les employés puissent travailler facilement depuis n'importe où, alors qu'ils sont tous à distance ? Quelle que soit votre responsabilité, la question se pose : que faut-il faire maintenant ?

Il n'existe pas de solution miracle ni de réponse simple. Mais nous tenons à vous partager quelques astuces, qui, nous l'espérons, vous aideront à trouver des moyens non seulement de réinventer le travail, mais également de mettre en place des outils et des pratiques pour que toutes vos équipes puissent facilement travailler ensemble, où qu'elles soient.

 

Créer des canaux de communication pour favoriser les échanges

Chez Salesforce, nous utilisons Chatter, notre réseau social interne, pour partager des actualités et des conseils. En des périodes comme celle que nous vivons, Chatter est plus important que jamais : il constitue un pôle unique sur lequel les équipes peuvent partager des informations. Il permet également à nos employés de poser des questions et de voir les réponses publiques.

Bien que nous ayons un groupe All Salesforce sur lequel nous partageons les informations les plus importantes pour chacun de nos plus de 50 000 employés, nous avons également créé un groupe pour les mises à jour sur le coronavirus, afin que ces derniers puissent poser leurs questions. Également, chaque site dispose de son propre groupe Chatter pour partager des informations au niveau local. Nous souhaitons éviter au maximum les silos d'informations lorsque nous partageons des informations sur Chatter.

Nos canaux de communication ne se limitent pas à Chatter. Nous mettons quotidiennement à jour un document Quip avec les dernières directives et ressources. Il constitue notre source unique de vérité (Single Source of Truth). Nos équipes de direction envoient également chaque jour un e-mail pour présenter les dernières évolutions et partager les questions les plus importantes posées sur Chatter. Cette communication transparente est essentielle à l'heure où chacun est à la recherche d'informations à jour.

 

Digitaliser les processus pour faciliter le travail à distance

Si nos documents avaient été sur papier, le passage au télétravail aurait été bien plus compliqué. En tant qu'entreprise technologique, nous avons développé des applications qui permettent de digitaliser, par exemple, les approbations de déplacement, le contenu marketing ou encore les organigrammes. Plutôt que d'envoyer la dernière version d'une feuille de calcul, chaque personne peut accéder aux informations dont elle a besoin. Et comme ces processus ont toujours été dématérialisés et hébergés sur Salesforce, le passage au télétravail a été fluide.

 

Utiliser des outils qui rendent la collaboration fluide

Le télétravail rend la collaboration plus difficile. En effet, l'élément clé d'une collaboration efficace est l'échange entre collègues. En plus des visioconférences et des « pauses café virtuelles », il est important de pouvoir compter sur des outils de collaboration en ligne.

Notre outil Quip permet à plusieurs utilisateurs de collaborer en temps réel sur des documents, tableaux ou présentations partagés. Nous pouvons tagguer nos collègues sur une partie précise du document, partager des éléments facilement ou encore échanger via la messagerie instantanée.

Afin de faciliter la collaboration en cette période de crise, Quip Starter est accessible à tous gratuitement, et ce jusqu'au 30 septembre.

Nous utilisons également Trailhead, notre plateforme d'e-learning, afin de partager des astuces pour travailler efficement en télétravail, ou rester concentré durant cette période stressante, comme par exemple ce Trailmix

 

Faciliter l'accès rapide à l'information

En ces temps incertains, nos employés doivent, plus que jamais, pouvoir accéder facilement aux informations dont ils ont besoin et poser leurs questions.

Concierge est notre outil de support en libre-service. Grâce à une simple barre de recherche, il permet de lire les articles de notre base de connaissances, ou de diriger les employés vers les informations pertinentes qu'ils cherchent. Ils peuvent suivre facilement le traitement de leur demande, et interagir avec le support technique par chat. En obtenant facilement des réponses à leurs questions, nos employés passent moins de temps à chercher de l'aide et se libérent l'esprit plus rapidement.

Depuis toujours, nous proposons des outils et des ressources permettant à nos employés d'être productifs et impliqués dans leur travail. Mais maintenant, plus que jamais, nous devons faciliter leur travail, pour qu'ils puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment. Nous espérons que ces idées vous aideront, vous et vos organisations, à vivre plus sereinement cette période difficile.
 
 
Pour aider les dirigeants et les responsables d’entreprise à maintenir leurs opérations pendant la crise actuelle, Salesforce crée Repenser Demain, une série de contenus pour partager des conseils et des pratiques business.