En 2020, un commercial ne dédiait qu’un tiers de son temps de travail à la vente, les deux tiers restants étant accaparés par l’administratif. L’intelligence artificielle et l’automatisation peuvent faire gagner du temps à votre équipe, qui pourra alors se consacrer entièrement à ce qu’elle fait le mieux.
Pensez à la journée de travail type d’un commercial. Combien de temps consacre-t-il aux réunions avec des clients potentiels ? Combien de temps consacre-t-il à des tâches administratives ? Selon notre récente étude « Focus sur les ventes », les commerciaux ne consacrent qu’un tiers de leur temps à la vente. La majeure partie de leur journée est engloutie par des tâches administratives, telles que la saisie de données dans le CRM ou la création à la main des devis et des contrats. Oui, deux tiers de son temps…
Ce temps consacré aux tâches administratives ne fait qu’augmenter avec l’arrivée de nouvelles méthodes de vente plus chronophages... Ce qui était autrefois perçu comme une petite besogne se traduit aujourd’hui par un manque à gagner important. Toutefois, cette situation n’est pas une fatalité. La technologie peut automatiser ces tâches administratives, permettant ainsi à vos commerciaux de se consacrer à ce qu’ils font le mieux : vendre. Les experts peuvent déployer un arsenal d’outils digitaux et d’algorithmes d’intelligence artificielle (IA) pour que votre équipe travaille plus intelligemment et facilement. L’automatisation des ventes s’inscrit comme l’une des dernières tendances qui changent notre façon de travailler.
Comment faire pour aider les commerciaux à récupérer les deux tiers de leur journée ? Découvrez ci-dessous trois tâches fastidieuses que la technologie peut vous aider à éliminer.
1. Halte à la saisie manuelle de données, place à l’automatisation
Seulement 57 % des commerciaux enregistrent un résumé de leurs appels clients dans leur CRM, même si de nombreux directeurs commerciaux considèrent qu’il s’agit d’une tâche essentielle, selon l’étude « Focus sur les ventes ». En effet, le fait de prendre des notes après chaque appel réduit le temps précieux consacré à la vente. Pire, ces notes doivent être copiées à plusieurs endroits dans le CRM. Or, il est possible d’automatiser la saisie et les copier-coller d’informations pour gagner du temps.
« La saisie de données est toujours la tâche la plus facile à automatiser », affirme Valerie Papa, responsable de l’équipe Sales Operations chez Andela, une société de services d’ingénierie à distance. « Nous en avons assez de voir les commerciaux perdre du temps à saisir des données dénuées de sens ou qui pourraient être extraites automatiquement d’autres sources. Nous concevons des automatisations qui font circuler les informations dans Salesforce, qu’il s’agisse d’opportunités (leads), de lignes de devis ou de contacts. En utilisant des outils tels que LeadIQ, nous sommes en mesure de fournir plus d’informations externes aux commerciaux afin qu’ils n’aient pas besoin d’effectuer de recherche. Nous évitons également la double saisie de données », explique Valerie Papa.
Les outils tels que Salestrail ou RingDNA Intelligent Dialer notent automatiquement les transcriptions et les informations des appels entrants et sortants dans votre CRM. Ces outils indiquent si l’appel a été pris en charge, la durée de l’appel et ce qui a été réalisé pendant l’appel, puis organisent ces informations dans le CRM sans saisie manuelle. Les directeurs commerciaux obtiennent ainsi une meilleure visibilité sur les performances des commerciaux.
Les entreprises qui épargnent à leurs commerciaux la saisie de données superflues obtiennent des résultats. Selon notre étude « Focus sur les ventes », 69 % des collaborateurs les plus performants ont automatisé cette tâche, contre 46 % des collaborateurs les moins performants. « Il n’y a pas de meilleure façon d’augmenter la productivité qu’en utilisant ces outils : l’automatisation est la clé. Un commercial ne devrait être perdu dans son travail », appuie Valerie Papa.
2. La hiérarchie des leads et des opportunités ne devrait pas être un casse-tête
Comment savoir si un lead est prêt à être sollicité, et si oui, lequel prioriser ? Un mauvais choix peut faire perdre du temps, et des leads plus prometteurs risquent de passer à travers les mailles du filet. Savoir quelles affaires ont le plus de chance d’être conclues est le nec plus ultra pour les commerciaux. Les outils d’IA basés sur les données peuvent hiérarchiser les leads en les classant selon leur probabilité de conclusion. Certains outils vous permettent même de configurer des appels automatiques.
« Avec un système de numérotation automatique de type Power Dialer, les commerciaux n’ont pas à se demander qui appeler en premier, le système s’en charge pour eux grâce à l’automatisation mise en place par mon équipe », explique Valerie Papa. Valerie Papa s’appuie également sur LeanData, un outil d’automatisation qui se superpose à Salesforce et attribue les leads en fonction de l’activité récente du prospect ou de l’avancement d’une affaire. « Grâce à cet outil, les commerciaux reçoivent une alerte afin de suivre une personne et de lui donner la priorité, car elle est considérée comme un lead prometteur », explique Valerie Papa. « Nous pouvons définir des rappels qui s’affichent si les commerciaux n’ont pas effectué le suivi dans le délai imparti. »
Pour que ces automatisations soient aussi précises et à jour que possible, appuyez-vous sur une équipe de Sales Operations. Au bout du compte, cela se traduira par un nombre moindre d’opportunités perdues.
3. La génération et l’envoi de devis en toute simplicité
La génération de devis est une étape critique du cycle de vente, mais elle peut être chronophage et générer une certaine fatigue mentale. Cela concerne en particulier les commerciaux qui traitent avec un grand nombre de clients et qui doivent donc personnaliser manuellement chaque devis, ce qui peut nuire à l’efficacité. De même, le nombre de services impliqués dans la production d’un devis peut également ralentir le processus.
« Les dirigeants sont les méticuleux sur la formulation et la mise en forme du devis, le service financier refuse de communiquer certaines offres, et les ventes veulent atteindre leurs objectifs, ils sont donc très préoccupés par les remises et par la façon dont les prix sont fixés », explique Valerie Papa. « Enfin, le commercial est chargé de satisfaire les désirs de son entreprise et de son client. Il est pris entre deux feux. »
C’est là que votre équipe Sales Operations peut aider. Elle peut configurer des outils d’automatisation qui tiennent compte de tous ces besoins tout en soutenant vos commerciaux en première ligne. Valerie Papa utilise un programme Configure Price Quote (CPQ). Ce logiciel permet à son équipe de fournir des modèles de devis préapprouvés, tout en offrant aux commerciaux la possibilité de les configurer en fonction des besoins des clients, d’appliquer les remises adaptées et de transmettre ces devis à la bonne personne pour approbation.
« Tout notre système repose sur notre logiciel CPQ. Salesforce sert de base à tous nos processus », affirme Valerie Papa. L’automatisation des devis ou des propositions contribue également à réduire les erreurs. Selon notre étude « Focus sur les ventes », 65 % des entreprises les plus performantes automatisent un outil CPQ, contre 37 % des entreprises les moins performantes.*
« J’ai vu de nombreux cas où un commercial a accidentellement saisi un zéro de plus ou de moins sur un devis adressé à un prospect. Lorsqu’il est question de contrats à l’échelle de l’entreprise, c’est particulièrement problématique », explique Valerie Papa.
Une journée de travail défile toujours à toute vitesse, et une équipe de Sales Operations de vente peut aider à en tirer le maximum. Grâce à l’automatisation de certaines des tâches chronophages, vos commerciaux pourront consacrer plus de temps à ce qu’ils font le mieux : conclure des contrats.
