Perçus - à juste titre - comme chronophages, les e-mails nuisent à la productivité des entreprises. Mais peut-on s’en passer ? C’est la conviction de Slack. Explications et bonnes pratiques.
L’e-mail fête ses 60 ans en 2021. L’âge de la retraite pour celui qui a accompagné (et soutenu) l’informatisation des entreprises puis la digitalisation des méthodes de travail. Supplanté par les messageries instantanées des réseaux sociaux depuis la généralisation du smartphone dans nos usages personnels, l’e-mail montre paradoxalement une forte résistance au sein des entreprises. 300 milliards de mails (pros et persos) sont envoyés chaque jour dans le monde selon Statista : envoi de documents à des clients, prise de contact, remerciement… mais aussi invitation pour un déjeuner en interne, discussion entre collègues ou conduite de projets en groupe. Si l’e-mail continue d’être autant plébiscité, c’est qu’il est rapide et simple à rédiger : le temps d’un coup de téléphone, on peut envoyer 10 e-mails ! Le problème ? C’est la réception ! La consultation et le traitement des mails peut représenter jusqu’à 25 % du temps de travail selon certaines estimations. Lire le message, télécharger la pièce jointe, classer, effacer, répondre, oublier la pièce jointe, transférer « à tous »… La liste des tâches est longue et source de nombreuses erreurs. Dans le monde post-Covid marqué par l’avènement du travail à distance et la montée en puissance du collaboratif, l’archaïsme de l’e-mail se trouve en décalage avec l’exigence de fluidité et d’agilité qui s’impose à tous. Le future of work passe par des outils mieux adaptés et plus performants. La bonne nouvelle, c’est qu’ils existent : les plateformes collaboratives comme Slack apportent déjà l’amélioration tant attendue de l’expérience de travail.
La crise de la COVID-19, un révélateur de l’archaïsme de l’email
La pandémie a provoqué un électrochoc au sein des organisations, contraintes de travailler en mode remote du jour au lendemain. Confinés, beaucoup d’actifs ont rapidement appréhendé les limites de l’e-mail en termes de réactivité et d’efficacité, et se sont dirigés vers les plateformes collaboratives, rapides à implémenter et simples d’utilisation. Un basculement, décidé parfois en quelques heures, qui a eu un effet comparable à un proof of concept : début 2021, 78 % des décideurs IT déclaraient vouloir poursuivre l’utilisation de Slack et d’autres solutions collaboratives après la crise sanitaire. La proportion monte à 100 % chez les employés utilisateurs qui soulignent « l’importance de pouvoir collaborer au moment qui leur convient le mieux, ce qui améliore la cohésion entre les équipes et renforce la productivité de chacun ». C’est ça le Future of Work !
Slack : une réponse au besoin de fluidité des collaborateurs
Lancé en 2014, Slack a été conçu pour apporter une réponse simple aux besoins les plus élémentaires des usagers pros : animer des conversations en one to one ou en groupe, échanger des documents de travail quel que soit leur format, collaborer à distance sur des projets communs sans multiplier les documents supports… La plateforme fonctionne à la manière d'un chat où chaque discussion dispose de son propre canal. Le partage de fichiers et leur modification s’effectuent directement au sein des conversations. Des outils et services externes, comme Heroku ou Zoom, y sont intégrés pour faciliter la conduite de projets, extraire des rapports, démarrer des appels, faire des demandes de tickets et même envoyer des… e-mails !
Slack Connect, la fonctionnalité qui rend le Future of Work possible
Puisque le Future of Work oriente les organisations vers toujours plus de collaboration, en interne comme en externe avec ses partenaires, Slack a déployé la fonctionnalité Slack Connect. Son ambition va au-delà de la simple substitution de l’e-mail. Avec Slack Connect s’ouvrent désormais de nombreux axes de simplification des échanges : signature de nouveaux contrats, vérification de factures, gestion des bons de commande… Tout en éliminant les doublons (et les risques d’erreurs), Slack fluidifie la communication pour devenir le « QG digital » de chaque collaborateur, engagé dès aujourd’hui sur la voie du future of work.
