Tout savoir sur les départements d’entreprise indispensables au succès de votre PME

Avec la 4e Révolution Industrielle, les données sont devenues le carburant indispensable des entreprises. Celles dont les départements sont très cloisonnés génèrent des silos d’informations, c’est-à-dire des données qui ne sont pas accessibles à toutes les équipes. À l’ère du « Nouveau Normal », le succès des petites et moyennes entreprises est conditionné par la capacité de leurs départements à collaborer et à œuvrer vers des objectifs communs.

Vous aussi, vous souhaitez améliorer la communication et la transparence au sein de votre organisation ? Pour vous y aider, nous vous proposons un tour d’horizon des fonctions indispensables aux PME et des informations pertinentes sur l’intérêt de définir une structure organisationnelle.

Les 6 fonctions indispensables

• Production
• Ventes
• Marketing
• Recherche et Développement
• Comptabilité et Finance
• Ressources humaines

Quels sont les départements dont votre entreprise a besoin ?

Production

Elle regroupe l’ensemble des activités qui permettent la transformation de matières premières en produits à vendre. Les entreprises qui portent une attention particulière à leur système de production ont tout à gagner. Un système de production bien pensé permet de réduire les coûts de production et de réaliser des marges élevées. En plus d’offrir un gain financier, il représente un avantage concurrentiel redoutable. En effet, les systèmes de production qui sont flexibles, permettent aux entreprises de modifier rapidement leurs produits pour s’adapter aux attentes des consommateurs. Une agilité qui a de quoi séduire les clients !

Ventes et Marketing

Elles sont essentielles au succès de votre entreprise. C’est elles qui assurent la commercialisation des produits, évaluent le marché et déterminent quelles sont les opportunités à saisir. Elles sont également des points de contact privilégiés avec les prospects et clients. Ces fonctions sont la clé du développement des entreprises. Pourtant, dans les plus petites structures, où les ressources humaines sont limitées, le manque d’organisation au sein de ces entités peut rapidement créer de gros problèmes. Les informations notées sur des post-it ou des blocs notes papier ne sont pas partagées avec le reste des équipes ou pire, se perdent au départ d’employés. En s’équipant d’une plateforme CRM, les PME éliminent ces risques et obtiennent une source unique et fiable de données clients.

Recherche et Développement

En développant de nouveaux produits à mettre sur le marché, l’équipe Recherche et Développement (R&D) permet de conquérir de nouveaux clients.

Les petites entreprises ont parfois tendance à négliger cette fonction car elles ne disposent ni des ressources financières, ni des effectifs humains de leurs concurrents de plus grande envergure. Une erreur stratégique car la R&D est indispensable pour assurer la croissance et la pérennité des entreprises. Découvrez les étapes à suivre pour développer avec succès de nouveaux produits pour sa PME.

Comptabilité et Finance

Cette entité assure le bon fonctionnement de l’entreprise. Elle gère toutes les opérations financières, depuis le versement des salaires aux budgets attribués à chaque département. Elle dresse également les bilans financiers qui témoignent de la bonne santé de l’entreprise. À cet égard, l’utilisation d’un CRM permet la création de rapports et de résultats prévisionnels, qui s’avèrent très utiles notamment lors des phases de recherche de financements externes.

Ressources humaines

Le principal atout d’une entreprise, ce sont ses employés. Il est donc naturel qu’une entité leur soit dédiée ! Le département des Ressources Humaines prend en charge le recrutement et la gestion du personnel. À l’ère de la 4e Révolution Industrielle, ces missions n’ont jamais été aussi cruciales. En effet, d’ici 2020, 33 % de l’ensemble des qualifications recherchées seront nouvelles. Les Ressources Humaines ont donc la délicate mission d’anticiper les compétences nécessaires au développement futur de l’entreprise. Pour combler ce « skills gap », il existe des plateformes gratuites d’e-learning comme myTrailhead, qui permettent aux employés d’acquérir de manière ludique de nouvelles compétences. Pour les PME, c’est une alternative bien plus économique que le recrutement de nouveaux talents.

PME ou start-up en plein essor, quelle que soit la taille de votre entreprise, les six fonctions ci-dessus sont indispensables à son bon fonctionnement. Cependant, dans un paysage de plus en plus concurrentiel et orienté vers le numérique, elles ne suffisent plus. Voici deux autres fonctions que les dirigeant(e)s de PME devraient également prendre en considération.

Service Client

Le client est roi, un adage plus que jamais d’actualité. Le client contemporain est impatient, bien informé et toujours plus exigeant. Il attend des entreprises qu’elles connaissent ses besoins et y répondent rapidement…au risque qu’il aille voir ailleurs.

Pour obtenir la fidélité des acheteurs, rien ne vaut un service client de qualité, devenu indispensable au succès de toute entreprise. Les petites structures ont l’opportunité de miser sur un atout de taille : leur relation privilégiée avec leurs clients. Un outil de gestion tel que Service Cloud permet de se démarquer de ses concurrents en offrant un service client exemplaire malgré les effectifs humains limités.

IT

Depuis plusieurs années, le numérique révolutionne le monde de l’entreprise et le paysage commercial mondial. Il est crucial pour les petites entreprises de bien réfléchir à la place qu’elle donne à cette fonction au sein de leur organisation. La pandémie a mis en exergue l’urgence de leur transformation digitale. Mais, cela ne signifie pas pour autant qu’elles doivent se retrouver seules face au changement ou même qu’elles aient tout à accomplir en interne.

Les solutions basées dans le Cloud sont idéales pour permettre aux petites entreprises de se doter d’outils technologiques modernes, de créer des applications personnalisées, sans pour autant avoir la nécessité d’un département dédié au support et à la maintenance informatique.

Quelle structure organisationnelle pour votre PME ?

Une fois que les fonctions nécessaires au bon développement de l’entreprise ont été déterminées, il est temps de définir sa structure organisationnelle.

Cette étape est souvent négligée par les petites structures qui estiment, à tort, qu’en raison de leurs effectifs réduits, cela n’est pas nécessaire. C’est faux ! La structure organisationnelle fournit un cadre. Elle permet d’organiser et de répartir les tâches entre les collaborateurs afin de maximiser l’efficacité et la productivité de l’entreprise. Elle détermine aussi les chaînes de direction et entre quelles mains se trouvent le pouvoir décisionnaire final.

Il existe différents types de structures. La structure fonctionnelle est l’organisation la plus classique et la plus fréquemment utilisée par les petites entreprises. Les employés et les outils sont regroupés par fonction.

La structure fonctionnelle est intéressante pour les petites entreprises car elle peut facilement évoluer pour accompagner leur croissance et la prise de décision est directe et rapide.

L’inconvénient majeur de cette méthode d’organisation est qu’elle accentue le cloisonnement des données par départements. Chacun des services tend à se concentrer sur ses tâches et ses responsabilités, plutôt que sur l’objectif commun de croissance de l’entreprise.

Les dirigeants d’entreprise qui optent pour cette structure devront prendre en considération ces contraintes et trouver des solutions pour favoriser la communication entre les départements.

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, ses besoins grandissent aussi. La bonne structure organisationnelle doit donc être flexible et à même d’évoluer selon vos besoins. De nouveaux rôles peuvent émerger ou des postes se transformer pour couvrir de nouvelles responsabilités grâce à l’usage de nouvelles technologies.

Lisez notre guide spécial entrepreneurs pour découvrir comment le bon CRM peut optimiser le fonctionnement des départements de votre entreprise.