【例文つき】営業で使えるアポイントの取り方やポイントを解説

営業活動において、アポイント獲得は避けて通れない業務です。アポイントの獲得を効率よくおこなえれば、あまった時間で成約率の向上に集中できたり、顧客との関係構築に時間を使ったりできます。

この記事では、アポイントの意味や種類、営業手法ごとのポイントや、メールの例文を紹介します。ご自身の営業活動にお役立てください。

アポイントとは？

アポイントとは、顧客と商談に関する約束を取るための営業活動です。英語では「appointment（アポイントメント）」と表記し、「日時や場所を決めて約束する」「予約する」といった意味があります。アポイントと似た言葉に「アポ」という言葉がありますが、アポはアポイントの略であり、意味は同じです。

アポイントを取らないで訪問をする、いわゆる「アポなし訪問」をすると、相手に応じてもらえない場合が多く無駄足になってしまいます。営業活動においては、何らかの方法で事前にアポイントを獲得し、その後に訪問や商談を行う流れを取りましょう。

アポイントが営業において必要な理由

営業活動では、顧客にしっかりと話を聞いてもらえる環境を用意することが大切です。アポイントなく顧客を訪問した場合、話を聞いてもらえる確率は下がります。アポイントを取得した顧客であれば、事前に時間が確約されているだけでなく、どのような要件で訪問するか理解が進んでいるため、商談もスムーズに進みやすいでしょう。

アポイントの取りやすい営業方法2つ

アポイントを取得するには、おもに電話とメールの2つの営業手法があります。それぞれ、方法とメリットを解説します。

電話でのアポイント

電話でのアポイントは、自社が持つ顧客リストを使い、電話をかけながらアポイント獲得に向けて話を進めていきます。別名「テレアポ」とも呼ばれます。

電話でのアポイントのメリットは、顧客と直接話をしながら進められることです。相手の温度感が声から伝わりやすく、相手にあった内容をその場で判断できます。一般的にメールよりも電話のほうがアポイント獲得率は高いことが多く、顕在層には電話でのアプローチがおすすめです。

関連記事：こう言われたら、どう返す？営業トークで使える5つの応酬話法

メールでのアポイント

メールでのアポイントのメリットは、一度に多くの人にアプローチができる点です。また、メールは相手の都合で開封されるので、顧客の負担も軽減できます。メールでのアポイントはアプローチ漏れが起きにくい傾向があり、とくに潜在顧客から準顕在顧客に対するアポイントの獲得率が向上します。

アポイントを取る際の注意点

アポイントを取る際は、メールでも電話でも、配慮したい点がいくつかあります。ここでは、アポイントを取る際の注意点を解説します。

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連絡をする時間帯に気をつける

電話でアポイントを取る際は、架電する時期や時間帯に気をつけましょう。これはメールの営業活動でも同じです。メールでのアポイントでも、企業にとっての繁忙期を避けた方が、開封率は上がります。忙しいタイミングでアポイントが取れたとしても、顧客がきちんと話を聞いてくれない可能性が高いため、タイミングは重要です。

話す内容を事前に決めておく

電話営業の場合、事前にトークスクリプトと呼ばれる、セールス用の台本を用意しておくのが一般的です。トークスクリプトがあれば、相手の温度感によって話の展開を変えられますし、スムーズな会話が実現します。また、営業担当者も話す内容がわかっていると、落ち着いた対応ができ、成約率にもいい影響があるでしょう。

関連記事：トークスクリプトとは？営業力の上がる作り方や活用のポイントを解説

各種マナーに配慮する

メールでも電話でも、基本的なマナーには配慮し、相手に失礼のない振る舞いをしましょう。電話であれば、声のトーンや言葉遣いに配慮し、きちんと所属や電話した目的を伝えます。メールの場合も、所属や目的を記載し、あわせて誤字脱字や言い回しに気をつけてください。 件名や本文で要件が明確に伝わるよう意識し、アポイント獲得につなげましょう。

電話でアポイントを取るためのポイント

電話でアポイントを効率的に取るために、以下5点を意識しましょう。

• 顧客情報を事前に調べておく
• 良質なリストを使用する
• 顧客のメリットを意識して話す
• 自信を持ってゆっくりハキハキ話す
• 情報を伝えすぎない

それぞれの内容を詳しく解説していきます。

顧客情報を事前に調べておく

電話をかける前に、相手企業の事業や製品情報など、可能な範囲で情報を調べておきます。既存顧客の場合は、自社内の担当者に顧客情報を聞くことも有効です。下調べをおこなうと、相手のニーズが予想でき、より自社のアピールがしやすくなります。

良質なリストを使用する

電話でアポイントを成功させるためには、確度の高い顧客を集めた良質なリストを用意する必要があります。電話はメールでのアポイントよりも効率が悪い分、無駄な架電を減らす意識を持ちましょう。また、自身でも営業中にリスト情報を更新して、次回以降の営業活動で使える、良質なリストにブラッシュアップしておきます。

顧客のメリットを意識して話す

電話で話す際は、自社の都合ばかりで進めてはいけません。顧客のメリット考え、今の提案や話し方が適切なのかを考えていきましょう。商品やサービスを売り込む際も、「ここが自慢です」といった自社目線ではなく、「御社の◯◯業務に役立ちます」といった、相手の利益を意識していきます。

自信を持ってゆっくりハキハキ話す

電話での営業は、声や話し方のみで印象が決まります。顔や資料が見えない状況は、相手の理解も進みにくいです。ゆっくりハキハキ話し、好印象を残せるよう意識しましょう。緊張すると、人は早口になったり、声が小さくなったりします。堂々と自信を持って話すことで、安心や信頼の獲得にもつながります。

情報を伝えすぎない

アポイントは、商品説明や商談へむけた約束を取りつけるのが目的です。電話営業の時点で、商品やサービスについて詳細を話す必要はありません。商談で詳細を聞きたいと思ってもらえるよう、情報はポイントを絞って伝える意識を持ちましょう。

メールでアポイントを取るためのポイント

メールでアポイントを取る場合、書き方にポイントがあります。

• 件名をわかりやすく書く
• シンプルかつ有益な内容にする
• 身元や連絡経緯をしっかり明かす
• 候補日程や返信期日の希望を記載する
• 必要に応じて資料や外部リンクを活用する

解説する内容を踏まえて、効果的なアポイントメールを作成しましょう。

件名をわかりやすく書く

件名はメールを開封する前に相手が目にする、重要な情報です。件名で興味を持ってもらえなければ、開封してもらえません。本文の内容が推測できる件名にすることで、開封率は高まります。

また、具体的な数字や相手へのメリットを記載し、興味を引けるよう意識しましょう。件名は長すぎると途中で画面から表示が途切れてしまうので、18文字程度にまとめてください。

シンプルかつ有益な内容にする

多くの人が1日に多数のメールを受信する中、最後まで読んでもらうには内容を工夫する必要があります。本文はなるべく複雑にならないよう心がけ、相手のメリットを盛り込んで簡潔にまとめましょう。

身元や連絡経緯をしっかり明かす

人は現実でもメール上でも、見知らぬ人には警戒心を抱きます。面識のない相手に営業メールを送る際は、ご自身の所属や連絡経緯をきちんと開示しましょう。自己紹介やメールを送った理由などを明かすと、相手の警戒心は解かれやすくなります。

候補日程や返信期日の希望を記載する

メールには、アポイントの候補日を複数記載しておきましょう。相手も日程の調整がしやすく、やり取りの回数も減るため喜ばれます。面識のある相手にメールを送る場合は、返信期日を記載するのも有効です。日程調整ツールを活用すると、自動で日程調整が完了するので、お互いにメリットがあります。

必要に応じて資料や外部リンクを活用する

一般的には、アポイントの段階で詳細な説明は避けた方がよいとされます。しかし、事前にしっかり情報を伝える必要があると判断した場合は、添付資料や外部リンクを活用しましょう。これらファイルには「◯◯の使用で売上が◯％アップしました」など、魅力的な紹介文を添えるようにします。

【シーン別】メールでのアポイントの例文紹介

ビジネスメールは、相手との関係性によって内容が変わります。それぞれコツと例文を解説しますので、参考にしてください。

• 件名：パッと見て内容がわかる書き方をしましょう。マスメールと間違われないよう表現に注意します。

• 宛名：先方の担当者の名前を記載しましょう。不明の場合は「システム　ご担当者様」など、誰に宛てている内容かを明確にします。

• 挨拶文：はじめて連絡をする場合は、「はじめてご連絡します」と丁寧に挨拶し、自社の簡単な説明をおこないます。

• 趣旨や詳細説明：連絡した経緯や商品紹介、提案内容や面談日程の提示など、必要情報を記載しましょう。相手にとってのメリットを意識して記載します。

• 結びの挨拶：読み進めていただいたお礼とともに、検討をお願いする文章を添えましょう。最後は「どうぞよろしくお願いします」などの挨拶で締めます。

• 署名：問い合わせ先や自社サイト、商品サイト等のURLを見やすくまとめて記載します。

新規顧客へのアプローチ

新規顧客へのアプローチ例文は以下のとおりです。

既存顧客へのアプローチ

続いて、既存顧客へのアプローチ例文を紹介します。一定の関係性があるからこそ、相手の役に立てるという点をアピールしましょう。

AIを活用したCRMでアポイント獲得をスムーズにする

CRMは、会社全体で顧客情報を一元管理できるシステムです。購買履歴や行動データ、サービスの利用状況を集約して管理でき、アポイント獲得に限らず、営業シーンの助けになります。

AIを搭載したCRM「Sales Cloud」を活用すれば、データや行動が管理できるだけでなく、売上予想の管理や、案件の優先度をAIに分析してもらうことも可能です。

アポイントを取る際にも、CRMの活用は大きなメリットがあります。CRMデータをもとに、ワンクリックでお客様にあったメールが自動で生成できたり、数秒で打ち合わせ日程の調整を完了したりすることが可能です。

「Sales Cloud」には、他にも多数の魅力的な機能が備わっています。たとえば顧客シグナルを分析する機能では、実際の会話にもとづいて顧客の発したキーワードを可視化でき、成約率アップのために活用できます。充実した営業活動のサポート体制も整っているため、スムーズに業務効率化を実現することが可能です。

関連記事：AIを活用したCRMとは？従来型との違いや導入ポイントを解説

アポイントのコツを知り効率的に顧客との約束を取り付けよう

アポイントとは、顧客と商談に関する約束を取るための営業活動です。アポイントが必要な理由や、電話とメールでのアポイントの特性の違いを知ると、自身の営業活動の質を高められます。またCRMを活用し、効率的に質の高い顧客リストを準備することも、アポイントをおこなう上では重要です。

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